Popularitas kerja jarak jauh telah menimbulkan banyak pertanyaan tentang mengelola tim jarak jauh, terutama jika tim tersebut bersifat internasional. Sistem kerja seperti ini membutuhkan pendekatan dan alat bantu yang sama sekali baru, serta penetapan prioritas. Dalam artikel hari ini, kami akan menyajikan 10 tips untuk mengelola tim jarak jauh yang bekerja dari berbagai negara.
Virus = Karyawan Jarak Jauh
Covid-19 telah mengubah cara kerja banyak perusahaan. Orang-orang yang berada di gedung perkantoran yang tertutup meningkatkan risiko penyebaran virus, sehingga manajemen harus mencari solusi. Solusi tersebut adalah bekerja dari jarak jauh. Tentu saja, kerja jarak jauh tidak ditemukan bersamaan dengan pandemi, tetapi baru sekarang perusahaan mulai menerapkan model ini dalam skala besar. Beberapa bisnis telah memiliki pengalaman dengan bekerja dari rumah. Sebaliknya, bagi organisasi lain, hal ini merupakan tantangan yang sama sekali baru, yang membutuhkan perombakan total terhadap pola manajemen yang ada.
Manfaat bersama dari mengelola karyawan jarak jauh
Kerja jarak jauh menghadirkan peluang baru dan juga masalah barunamun sistem transformasi jarak jauh yang dijalankan dengan baik dapat memberikan manfaat besar bagi perusahaan Anda. Terutama karena pada saat ini, kemampuan untuk bekerja dari jarak jauh merupakan kriteria yang sangat penting bagi sebuah organisasi untuk menjadi kompetitif di pasar. Menurut laporan Growmotely, sebanyak 97% karyawan yang disurvei tidak ingin kembali ke kantor secara penuh waktu. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya untuk dapat menggunakan kantor di rumah, setidaknya sebagian.
Selain itu, bagi pemberi kerja, bekerja jarak jauh juga berarti banyak manfaat yang patut diperhitungkan. Pertama - biaya yang lebih rendah dalam menjalankan perusahaan. Faktanya adalah ketika tim Anda bekerja dari rumah, Anda tidak perlu menyewa kantor yang begitu besar. Beberapa perusahaan bahkan tidak lagi memiliki kantor. Lagi pula, biaya untuk menyewa ruang seperti itu sangat tinggi.
Kedua, karyawan lebih kecil kemungkinannya untuk absen. Ketika mereka merasa tidak enak badan, namun belum terlalu sakit, mereka sering memilih untuk tidak mengambil cuti dan bekerja dari tempat tidur. Mereka juga lebih mudah berhenti bekerja selama satu atau dua jam ketika ada tugas yang harus mereka kerjakan, sedangkan jika mereka bekerja dari rumah, mereka mungkin akan mengambil cuti. Sebuah studi di Stanford juga menemukan bahwa karyawan yang dapat bekerja dari rumah 22% lebih produktif. 32,2% manajer perekrutan yang disurvei mengonfirmasi bahwa produktivitas pekerja jarak jauh telah meningkat.
Mencari lebih banyak kiat ahli tentang manajemen proyek? Lihatlah Daftar periksa perencanaan sprint GRATIS sekarang!
Pilih model yang paling sesuai untuk Anda
Tentu saja, model kerja jarak jauh tidak seragam dan bergantung pada kebutuhan dan spesifikasi bisnis Anda. Tentu lebih mudah bagi perusahaan teknologi dan internasional untuk mengirim karyawan ke kantor di rumah dibandingkan dengan bisnis yang berbasis kerja manual. Lihatlah organisasi Anda dan putuskan bentuk mana yang terbaik untuk Anda: jarak jauh penuh atau mungkin hibrida? Atau serahkan pilihan pada karyawan Anda - bagaimanapun juga, mereka tahu di mana mereka bekerja paling baik. Apa pun model yang Anda pilih, panduan ini akan membantu Anda dalam mengelola tim jarak jauh.
1. Struktur organisasi yang jelas
Salah satu perubahan terbesar bagi karyawan ketika bekerja dari jarak jauh adalah komunikasi. Di kantor, selalu mudah untuk bertanya kepada rekan kerja di meja sebelah Anda tentang siapa yang harus dituju dengan pertanyaan tertentu atau jika seseorang sedang cuti atau berlibur. Ketika bekerja dari jarak jauh, mencari informasi seperti itu bisa sangat memakan waktu, terutama di perusahaan besar atau menengah. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan sistem yang akan mempermudah hal ini.
Sebagai contoh, fitur Bidang Khusus dari Teamdeck (perangkat lunak manajemen sumber daya), dapat membantu Anda mengelompokkan karyawan berdasarkan departemen dan keahlian yang mereka miliki. Hal ini sangat berguna dalam menugaskan orang ke proyek dan membuat laporan. Ini juga memudahkan untuk melihat siapa yang bertanggung jawab atas apa di perusahaan.
2. Tugas-tugas yang didefinisikan dengan tepat dan ekspektasi yang jelas
Tugas dan ekspektasi yang didefinisikan dengan jelas adalah dasar dari pekerjaan secara umum. Namun demikian, dalam mode remote, hal ini menjadi sesuatu yang krusial. Sulit untuk menggambarkan seberapa besar rasa frustrasi, kesalahpahaman, dan penundaan yang dapat terjadi akibat tidak adanya ruang lingkup pekerjaan yang jelas. Itulah mengapa sangat penting bagi karyawan Anda untuk mengetahui dengan pasti apa yang Anda minta dari mereka, apa yang harus mereka lakukan, dan berapa tenggat waktunya. Gunakan panel acak yang diperbarui secara real-time. Dengan cara ini, setiap karyawan akan diberi tugas spesifik dalam sebuah sprint. Mereka akan tahu persis apa tanggung jawab mereka dan kapan Anda mengharapkan mereka untuk menyelesaikan pencapaian tertentu. Anda bertanggung jawab sebagai manajer untuk memastikan kejelasan dan keterbukaan.
3. Otonomi tim dan karyawan
Apabila bekerja dari jarak jauh, Anda pasti akan kehilangan kendali. Anda tidak bisa terus menerus memeriksa apa yang dilakukan karyawan Anda. Sangat penting untuk mempekerjakan orang yang dapat mengatur waktu dan tujuan mereka sendiri. Kemandirian dan kepercayaan sangat penting ketika mengelola tim internasional yang tidak bekerja dari kantor. Tentu saja, ini bukan berarti bahwa karyawan harus dibiarkan sendiri dan Anda akan kehilangan wawasan tentang kemajuan proyek.
Anda harus memberikan dukungan maksimal dan informasi terperinci kepada tim Anda tentang tugas yang harus mereka selesaikan. Melacak fase-fase kunci dari proyek-proyek penting juga sangat penting agar Anda tahu apa yang terjadi di perusahaan dan apakah semuanya berjalan sesuai rencana. Namun, jika Anda mencoba untuk terus memantau setiap elemen pekerjaan tim Anda, Anda tidak akan mencapai hasil yang diinginkan sama sekali. Anda akan membuang banyak waktu untuk memeriksa apakah semua orang melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan. Karyawan Anda akan merasa frustrasi dan terkontrol, dan motivasi internal mereka akan berkurang karena mereka tidak merasa bertanggung jawab atas pekerjaan mereka sendiri.
4. Pengetahuan tentang ketersediaan tim Anda
Di kantor, Anda selalu bisa bertanya kepada seseorang "apakah Anda punya waktu untuk rapat singkat?". Atau datang saja dan presentasikan kasus Anda dalam 5 menit. Ketika tim bekerja dari jarak jauh, kasusnya menjadi jauh lebih rumit. Terutama ketika Anda mempekerjakan banyak orang di seluruh dunia dan Anda tidak dapat mengontrol waktu mereka selama satu hari, satu minggu, atau satu bulan. Hal ini juga sangat penting jika Anda mempekerjakan orang yang bekerja di zona waktu yang berbeda atau paruh waktu.
Dalam situasi ini, mengelola ketersediaan menjadi lebih rumit. Agar bisnis Anda tetap berjalan lancar, Anda perlu mengetahui ketersediaan tim Anda. Ini akan membantu Anda merencanakan kalender seoptimal mungkin. Di sinilah alat kami sangat berguna. Di kalender Teamdeck, Anda akan menemukan Ketersediaan fungsi.
Setiap karyawan dapat mengisi ketersediaan mereka kapan saja, sehingga memudahkan untuk merencanakan shift dan rapat. Anda juga dapat menambahkan ketersediaan berulang daripada menentukannya hari demi hari.
Saat mengelola tim jarak jauh yang bekerja dari berbagai negara, sangat penting juga untuk mempertimbangkan hari libur setempat. Di sinilah letaknya Unit Organisasi sangat berguna. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengelompokkan tim Anda berdasarkan lokasi dan menetapkan hari libur bank yang sesuai. Dengan begitu, kapan pun Anda ingin menjadwalkan rapat atau tugas untuk karyawan Anda, kalender akan mempertimbangkan negara tempat mereka berada dan hari libur lokal yang berlaku di sana.
5. Manajemen waktu dan pemantauan jadwal kerja
Manajemen waktu proyek - pernahkah Anda mendengarnya? Anda tidak bisa terus bertanya kepada setiap anggota tim "apakah kamu sudah mengerjakannya?", "Kapan kamu akan mengerjakannya?", "Apakah kita akan memenuhi tenggat waktu?". Bahkan ketika bekerja di pekerjaan yang tidak bergerak, hal ini sangat tidak efisien, apalagi jika Anda mempekerjakan banyak orang di seluruh dunia! Anda perlu memiliki sistem untuk mengelola proyek dan jadwal kerja.
Apabila Anda mengumpulkan semua tugas dan jadwal proyek jangka panjang dalam sebuah panel yang jelas, maka akan lebih mudah bagi Anda untuk mengecek apakah semuanya berjalan sesuai rencana dan Anda akan dapat terlibat hanya apabila diperlukan. Perangkat lunak manajemen sumber daya proyek seperti itu menghemat banyak waktu. Ini juga menjamin bahwa Anda tidak akan melewatkan apa pun, karena alat otomatis akan mengingat hal-hal penting untuk Anda!
6. Gunakan remote perangkat lunak manajemen tim proyek
Saran ini juga penting ketika Anda bekerja di kantor, namun ketika Anda bekerja dari jarak jauh, saran ini menjadi sangat penting karena Anda tidak memiliki pilihan lain. Anda tidak bisa mengawasi semua yang terjadi dalam bisnis Anda tanpa manajemen modern dan alat komunikasi. Memperkenalkan mereka ke dalam bisnis Anda bahkan bukan masalah pilihan lagi - tanpa mereka, Anda tidak dapat bekerja setiap hari.
Ketika bekerja dari jarak jauh, sangat penting untuk meningkatkan komunikasi di antara anggota tim. Di kantor, email sudah cukup sering digunakan, karena untuk setiap hal kecil, Anda bisa datang ke meja lain. Ketika karyawan tinggal di rumah, email bukanlah solusi terbaik karena tidak nyaman untuk komunikasi yang berkelanjutan, cepat, dan responsif. Pertimbangkan layanan pesan instan seperti Slack atau Skype untuk memfasilitasi pertukaran informasi yang cepat di antara karyawan. Ketika Anda bekerja di perusahaan internasional, pertemuan tatap muka sangat jarang dilakukan, jadi Anda memerlukan alat rapat online yang nyaman. Zoom, Google Meets atau Microsoft Teams bisa digunakan dengan baik. Seperti yang telah kami sebutkan, mengelola pekerjaan tim Anda juga sangat penting. Menugaskan tugas, memeriksa kemajuan proyek, menetapkan tonggak dan jadwal, membuat laporan, serta mengelola kalender dan hari libur. Lihat alat bantu apa saja yang ditawarkan seperti Teamdeck, Asana, atau Jira.
7. Membangun rasa kerja sama dan rasa memiliki dalam tim
Sulit untuk mempertahankan perasaan sebagai bagian dari tim ketika Anda bahkan tidak bertemu dengan rekan kerja Anda. Perasaan terasing dan kesepian adalah salah satu kelemahan terbesar dari kerja jarak jauh dan merupakan tantangan besar bagi perusahaan. Tidak perlu dikatakan lagi betapa pentingnya bagi karyawan dan motivasi mereka untuk merasa menjadi bagian dari tim mereka. Kami telah menulis lebih banyak tentang hal ini di artikel ini. Jadi, bagaimana cara menangani pembangunan tim dengan baik sambil mengelola tim jarak jauh yang bekerja dari berbagai negara?
Nah, untuk memulainya, Anda harus fokus pada apa yang Anda miliki setiap hari, yaitu komunikasi online. Akan sangat membantu jika setiap hari, setidaknya untuk waktu yang singkat, seluruh tim memiliki panggilan status. Di dalamnya, Anda bisa mendiskusikan pekerjaan dan kemajuan saat ini, tetapi juga menanyakan kabar semua orang dan bagaimana perasaan mereka. Hal ini membantu membangun rasa bahwa Anda secara teratur berhubungan. Sebaiknya Anda juga memiliki Pertemuan 1:1tidak hanya dengan manajer Anda, tetapi juga dengan orang lain di perusahaan. Anda dapat menerapkan sistem yang mencocokkan karyawan dalam pasangan acak dan mengatur pertemuan setengah jam di mana mereka dapat mengenal satu sama lain dengan lebih baik.
Pertemuan rutin dengan seluruh perusahaan juga sangat penting, di mana Anda dapat mendiskusikan perubahan dan pencapaian besar. Obrolan dan saluran, misalnya di Slack, juga memungkinkan Anda untuk tetap mengetahui apa yang terjadi dengan orang lain di perusahaan. Juga merupakan ide yang bagus untuk memiliki berbagai aktivitas untuk karyawan, seperti olahraga online atau klub buku. Kapan pun Anda memiliki kesempatan, ada baiknya Anda mengadakan acara pembangunan tim sehingga karyawan dapat bertemu langsung. Mengenal kolega Anda dengan cara ini akan mempermudah membangun hubungan di kemudian hari, meskipun hanya secara online.
8. Memastikan transparansi dan memberikan informasi kepada tim
Ada satu hal yang bisa menjadi kutukan dan berkah bagi setiap manajer. Gosip. Di kantor, terkadang yang diperlukan hanyalah mengatakan sesuatu kepada beberapa orang, dan dalam sekejap semua orang tahu. Dan itu tidak harus tentang topik yang buruk atau sulit, tetapi juga tentang ide untuk pengembangan, mengatur acara, orang baru yang bergabung dengan tim dan topik terkini lainnya. Namun, mengelola tim jarak jauh mengharuskan Anda untuk lebih waspada tentang apakah karyawan mengetahui semua hal yang seharusnya mereka ketahui.
Di kantor, Anda cukup membicarakan berbagai hal saat makan siang atau di mesin kopi. Ketika karyawan Anda berada di rumah, Anda bertanggung jawab untuk bersikap transparan dan memberi mereka informasi tentang semua hal penting. Terkadang hal ini membutuhkan waktu untuk membiasakan diri dan mengubah kebiasaan Anda sebelumnya. Anda tentu harus lebih sering menulis email ke seluruh tim dan menggunakan ruang obrolan umum. Namun, Anda bisa yakin bahwa dengan terus memberi informasi kepada tim tentang apa yang terjadi di perusahaan akan sangat membantu Anda dalam manajemen. Jauh lebih nyaman bekerja dengan orang-orang yang mengetahui segala sesuatu yang sedang terjadi. Selain itu, karyawan juga akan merasa menjadi bagian dari perusahaan dan akan lebih tertarik dengan urusan perusahaan.
9. Menciptakan identitas perusahaan yang koheren, nilai-nilai perusahaan, dan budaya perusahaan
Ketika semua karyawan berada di tempat yang berjauhan, di negara dan konteks budaya yang berbeda, sulit untuk mempertahankan rasa kebersamaan di dalam perusahaan. Jadi, pastikan bahwa perusahaan Anda memiliki kepribadian dan identitasnya sendiri. Ciptakan komunikasi yang koheren untuk perusahaan Anda. Tentukan apa yang penting bagi perusahaan Anda, apa nilai-nilainya, apa misinya. Biarkan karyawan Anda merasa bahwa mereka adalah bagian dari tempat yang memiliki karakter tersendiri. Penting bagi setiap orang untuk merasa nyaman di perusahaan, jadi tanyakan kepada karyawan Anda apa pendapat mereka tentang kebijakan perusahaan. Mungkin mereka memiliki beberapa saran atau wawasan? Ini sangat berharga. Terutama saat bekerja dari jarak jauh, Anda harus melibatkan karyawan dalam membentuk perusahaan dan memberi mereka perasaan bahwa suara mereka penting. Menjadi bagian dari sebuah kelompok dan organisasi akan meningkatkan rasa memiliki dan motivasi.
10. Memastikan proses orientasi yang sangat baik
Ketika tim Anda bekerja dari kantor, orientasi cenderung mengikuti pola yang sama. Selama pertemuan dengan karyawan baru, Anda menceritakan sedikit tentang perusahaan dan apa yang sedang Anda kerjakan. Namun, kenyataannya, sebagian besar informasi penting tentang tugas, proses, alur kerja, dan semua hal yang benar-benar penting diperoleh karyawan dari rekan kerja mereka dengan menanyakan hal-hal yang mengganggu mereka. Dengan kerja jarak jauh, tidak ada kemungkinan seperti itu. Karyawan langsung dilemparkan ke dalam tanggung jawab baru. Lebih sulit untuk meminta saran karena mereka tidak selalu tahu kepada siapa mereka harus bertanya. Beberapa hal juga lebih sulit dijelaskan secara online. Meskipun tentu saja hampir semuanya bisa dilakukan secara online dan dukungan dari tim sangat penting. Untuk memudahkan karyawan baru menyesuaikan diri, proses orientasi yang baik sangatlah penting.
Atur pertemuan dengan anggota tim lain yang akan memperkenalkan orang baru tersebut ke berbagai aspek perusahaan. Anda juga bisa melakukan sesi tanya jawab dengan anggota tim jarak jauh yang tidak hanya akan menjawab pertanyaan namun juga memberikan wawasan. Cobalah untuk menyediakan kursus online, misalnya di platform e-learning. Dengan cara ini, karyawan baru akan selalu dapat merujuk kembali ke pelajaran apa pun hingga mereka merasa percaya diri di tempat kerja baru mereka.
Mengelola tim jarak jauh yang bekerja dari berbagai negara merupakan tantangan besar. Mengoptimalkan model kerja seperti itu akan mengharuskan Anda mengambil pendekatan baru dan membuat beberapa perubahan. Namun, Anda bisa yakin bahwa jika Anda menerapkan kiat-kiat di atas, Anda akan segera melihat peningkatan dalam pengelolaan tim jarak jauh Anda.
