Apa saja yang harus Anda sertakan dalam Pernyataan Pekerjaan dalam manajemen proyek?
Sangat penting untuk dicatat bahwa proyek bisa sangat berbeda sehingga, tergantung pada sifat proyek yang mereka kerjakan, perusahaan yang berbeda dapat menggunakan Pernyataan Pekerjaan yang sangat berbeda. Namun, ada beberapa elemen yang biasanya akan disertakan dalam SOW Anda. Mari kita bahas satu per satu:
Ringkasan proyek
Pengantar Pernyataan Kerja Anda adalah tempat Anda dapat meringkas proyek dan menjelaskan semua pihak yang terlibat. Ringkasan proyek biasanya merupakan tempat Anda menjelaskan tujuan dan visi proyek. Tentang apa proyek ini? Apa tujuan bisnis untuk menyelesaikannya? Masalah apa yang akan dipecahkan oleh produk akhir?
Menjelaskan elemen-elemen ini di bagian atas SOW Anda akan membantu Anda mengatur nada untuk keseluruhan dokumen dan juga memberikan alasan untuk memasukkan atau tidak memasukkan hasil tertentu ke dalam ruang lingkup.
Ruang lingkup proyek
Di bagian Pernyataan Kerja ini, Anda mencoba menjawab dua pertanyaan:
- Apa yang akan disampaikan?
- Apa yang tidak akan dikirimkan?
Dapat dimengerti, bagian ini tidak boleh terlalu kabur, karena bisa menimbulkan kesalahpahaman. Di sisi lain, Anda mungkin tidak dapat, misalnya, menguraikan semua tugas pada saat ini. Jika memang demikian, tidak apa-apa. Hal yang penting adalah Anda secara akurat mencerminkan ruang lingkup yang telah Anda dan pemangku kepentingan lainnya sepakati.
Anda dapat mulai dari gambaran umum ruang lingkup hingga membuat daftar langkah-langkah dan tugas-tugas tertentu yang perlu dilakukan oleh tim proyek. Jangan lupakan hasil kerja, dan jelaskan secara spesifik. Sangat penting untuk menghindari frasa yang ambigu seperti menyatakan bahwa Anda akan memberikan ini atau itu. Jika Anda ingin Pernyataan Pekerjaan Anda bermanfaat dalam negosiasi potensial di masa depan dengan klien, Pernyataan Pekerjaan harus dibuat sejelas mungkin.
Bisa juga merupakan ide yang baik untuk memasukkan ruang lingkup negatif dalam SOW Anda. Yang kami maksud adalah elemen-elemen proyek yang telah didiskusikan dengan klien atau ada dalam produk pesaing, tetapi pada akhirnya Anda setuju untuk tidak memasukkannya ke dalam ruang lingkup.
Jadwal & pencapaian
Saat Anda menjelaskan langkah-langkah yang berbeda dalam proyek, Anda mungkin ingin menyertakan pencapaian proyek dan tanggal jatuh tempo juga. Beberapa proyek memiliki tenggat waktu tetap, sementara yang lain tidak, sehingga Anda tidak akan selalu dapat menentukan periode kinerja yang tepat. Namun, akan sangat membantu jika Anda mengkomunikasikan fase-fase proyek yang berbeda dalam SOW dan perkiraan waktu yang dibutuhkan.
Kriteria penerimaan, definisi keberhasilan
Kami telah menekankan bahwa Anda harus menggunakan bahasa yang tepat dalam Pernyataan Pekerjaan dan mempresentasikan proyek secara akurat. Hal yang sama berlaku untuk standar dan kriteria penerimaan yang juga harus disertakan dalam SOW Anda.
Bayangkan tim Anda sedang mengerjakan aplikasi seluler untuk klien. Tidak cukup hanya dengan mendeskripsikan fitur-fitur aplikasi dalam SOW. Bagaimana jika aplikasi Anda berfungsi seperti yang ditentukan di sebagian besar perangkat seluler, tetapi tidak di semua perangkat seluler? Jika Anda dan klien tidak menyetujui daftar platform yang dituju oleh aplikasi, Anda akan kesulitan untuk mengatakan bahwa pekerjaan telah selesai dengan sukses. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk menyertakan beberapa standar khusus industri. Untuk proyek pengembangan perangkat lunak, mereka mungkin menyertakan rincian tentang:
- pengujian (Bagaimana produk akan diuji?),
- perangkat, browser, sistem operasi.
- waktu henti dan pemeliharaan produk,
- standar keamanan, dll.
Anda juga dapat menyebutkan tanggung jawab klien dalam dokumen SOW-apakah mereka perlu menyediakan aset, misalnya?
Terakhir, catat definisi kesuksesan proyek: seperti apa proyek yang sukses yang diharapkan klien? Siapa yang akan bertanggung jawab untuk menentukan apakah proyek tersebut sukses?
Harga dan ketentuan pembayaran
Informasi tentang anggaran merupakan bagian integral dari SOW Anda. Jika Anda dapat menyajikan biaya proyek, tulislah. Jika Anda bekerja berdasarkan waktu dan material atau ada pengaturan lain, jelaskan persyaratannya dengan jelas. Jangan lupa tentang biaya proyek tambahan: biaya lisensi, peralatan, perjalanan, dll.
Jadwal pembayaran juga harus ditentukan dalam SOW. Kapan Anda harus mengharapkan pembayaran? Apakah ada cicilan? Sebagai perusahaan yang bertanggung jawab atas proyek, Anda berkepentingan untuk tidak memberikan ruang bagi keraguan di bagian mana pun dalam SOW dan, dapat dimengerti, bagian ini tidak terkecuali.
Apakah Anda sudah mengumpulkan semua detail yang dibutuhkan dalam Pernyataan Kerja Anda? Pastikan semua pihak yang terlibat memahami dokumen tersebut dan menandatanganinya.