Menurut Ad Age2019 terbukti menjadi "tahun terlemah untuk pertumbuhan agensi sejak Resesi Besar." Dan kemudian keadaan berubah menjadi lebih buruk. Tahun 2020 telah mengejutkan agensi digital dengan banyak tantangan dan ketidakpastian. Dengan mengingat hal tersebut, mungkin tidak mengherankan jika perusahaan-perusahaan menetapkan hati mereka untuk meningkatkan profitabilitas dan menyenangkan klien dengan proyek-proyek yang sukses.
Apa yang akan Anda pelajari dari artikel ini:
Salah satu langkah untuk meningkatkan kinerja agensi digital Anda adalah mengevaluasi cara Anda merencanakan dan mengelola proyek kreatif. Apakah tim Anda kesulitan dalam memperkirakan upaya mereka secara akurat? Apakah mereka sering melebihi anggaran atau terlambat menyelesaikan proyek? Apakah karyawan Anda mengungkapkan ketidakpuasan mereka? Semua sinyal ini bisa menunjukkan masalah dengan proses dan alat manajemen proyek agensi Anda.
Memang, meningkatkan kemampuan manajemen proyek tim Anda mungkin mengharuskan Anda untuk mempekerjakan Manajer Proyek yang hebat dan mendesain ulang proses yang berbeda. Namun, Anda juga dapat melihat beberapa keuntungan cepat dengan menerapkan alat yang mendukung perencanaan dan pengelolaan proyek kreatif.
Setiap agensi, terutama yang memiliki tenaga kerja yang tersebar, harus memiliki tumpukan manajemen proyek yang kuat-seperangkat aplikasi yang membantu mereka berkolaborasi dan meluncurkan proyek dengan sukses.
Dalam artikel blog ini, kami akan menguraikan berbagai kategori alat bantu yang mungkin ingin Anda sertakan dalam rangkaian manajemen proyek tim Anda. Setelah Anda mengetahui area mana yang memerlukan bantuan, akan lebih mudah menemukan perangkat lunak tertentu untuk memenuhi kebutuhan Anda. Tetapi jika Anda membutuhkan alat manajemen proyek agensikami juga siap membantu Anda.
Hal pertama yang pertama: kami mencoba untuk membuat area manajemen proyek yang sudah tidak asing lagi bagi sebagian besar agensi digital. Tentu saja, tergantung pada peran dalam tim Anda dan jenis proyek yang biasanya Anda kerjakan, Anda mungkin menemukan bahwa hanya beberapa dari kategori aplikasi ini yang berguna untuk agensi Anda.
Tidak masalah! Pilihlah yang dapat membuat pekerjaan tim Anda lebih efisien dan efektif, dan nikmati manfaat dari manajemen proyek yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Apa pun sifat proyek yang dikerjakan oleh tim Anda, Anda memerlukan beberapa alat bantu untuk melakukan persiapan yang diperlukan bahkan sebelum memulai proyek.
Alat perencanaan proyek akan membantu Anda mengatur persyaratan proyek, menentukan ruang lingkup proyekdan merencanakan jadwal kerja. Banyak aplikasi PM yang memungkinkan Anda memvisualisasikan rencana proyek Anda, misalnya, dalam bentuk diagram Gantt.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: buka postingan blog di mana kami dievaluasi alat perencanaan proyek
Manajemen sumber daya pemasaran memiliki kategori tersendiri di antara perangkat lunak untuk manajemen proyek pemasaran. Apakah Anda memerlukan perencana sumber daya ketika Anda sudah memiliki alat bantu perencanaan proyek? Ya, Anda perlu! Merencanakan ruang lingkup dan jadwal proyek Anda adalah satu hal, tetapi Anda juga harus merencanakan pekerjaan anggota tim Andaalokasi sumber daya yang efektif sangat penting dalam manajemen proyek.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: Teamdeck-solusi perencanaan sumber daya kami untuk tim kreatif.
[/vc_column_text]
Dengan kalender sumber daya seperti yang tersedia di Teamdeck, Anda dapat merencanakan beban kerja yang seimbang untuk karyawan Anda
Apa saja alat bantu yang mungkin Anda perlukan setelah proyek dimulai? Pada dasarnya, Anda harus mencari aplikasi yang membantu Anda menjalankan operasi sehari-hari tim proyek dan memajukan proyek.
Manajemen tugas
Ini adalah alat di mana tim Anda dapat mengelola tugas-tugas mereka (misalnya, menggunakan papan Kanban). Ini adalah aplikasi manajemen proyek yang sangat penting, karena Anda dapat dengan mudah melacak kemajuan proyek dan menemukan potensi kemacetan.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: JIRA, Asana - keduanya lebih dari sekadar pengelola tugas, tetapi memiliki fitur yang memungkinkan tim memperbarui status tugas mereka.
Dengan Asana, Anda bisa memvisualisasikan jadwal proyek Anda dan mendapatkan gambaran besar tentang apa yang perlu dilakukan oleh tim Anda.
Aplikasi ini akan sangat berguna jika agensi Anda menagih klien berdasarkan jam kerja yang dihabiskan untuk proyek. Pelacak waktu akan membantu Anda menghitung berapa banyak waktu yang dapat ditagih dan waktu yang tidak dapat ditagih yang dicatat oleh karyawan Anda.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: Teamdeck, Toggl
Manajemen cuti
Melacak ketidakhadiran dan ketersediaan tim Anda jauh lebih mudah ketika Anda memiliki aplikasi manajemen cuti khusus. Anda akan memiliki kontrol lebih besar atas jatah liburan tim Anda dan menghemat banyak waktu dengan pengajuan cuti secara digital.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: Teamdeck, Sage HR
Komunikasi internal untuk kolaborasi tim yang lebih baik
Baik tim Anda bekerja dari jarak jauh maupun di kantor, mereka membutuhkan alat yang memungkinkan mereka berkomunikasi secara efektif. Perusahaan sering menggunakan aplikasi komunikasi berbasis obrolan dan video.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: Kendur, Google Meet
Berhubungan dengan klien
Anda dan manajer proyek Anda membutuhkan cara untuk berhubungan dengan klien. Beberapa perangkat lunak manajemen proyek pemasaran menawarkan fitur yang memungkinkan Anda untuk melakukan dan menyimpan percakapan dengan klien di dalam aplikasi.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: Basecamp, Kendur
Basecamp memungkinkan Anda untuk menentukan pesan mana yang bisa dilihat oleh klien dan mana yang hanya bisa dilihat oleh tim proyek.
Manajemen file / Berbagi file
Dari kontrak dan pernyataan pekerjaan untuk aset kreatif, tim Anda membutuhkan sistem untuk mengatur dan berbagi file proyek.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: Dropbox, Google Drive
Kategori ini didedikasikan untuk alat bantu yang digunakan anggota tim Anda untuk bekerja secara efisien di sepanjang siklus proyek. Alat-alat berikut ini mungkin tidak ada di urutan teratas dalam benak Anda saat Anda berpikir tentang "tumpukan manajemen proyek", tetapi alat-alat ini membantu tim proyek Anda mengelola tugas-tugas mereka dan berhasil menyelesaikan proyek dengan sukses.
Curah pendapat untuk karya kreatif
Selama fase ide proyek, dan pada tahap selanjutnya juga, tim Anda akan menghargai alat yang dapat mereka gunakan untuk berbagi ide dengan anggota tim jarak jauh, klien, atau kolaborator lainnya.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: Miro, Papan Konsep
Miro berfungsi sebagai papan tulis virtual tim Anda sehingga mereka dapat berkolaborasi dari jarak jauh dengan mudah.
Kolaborasi tim kreatif
Ada banyak aplikasi yang memungkinkan tim Anda mengerjakan aset kreatif dengan cara yang lebih produktif: aplikasi-aplikasi ini menyederhanakan proses umpan balik, handoff pengembang, dan pembuatan prototipe yang cepat.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: InVision, Figma
Manajemen kode
Jenis aplikasi ini akan berguna untuk agensi digital dengan tim IT mereka sendiri. Bayangkan para insinyur Anda mengerjakan potongan kode mereka sendiri, namun mereka semua harus bekerja sama untuk membuat aplikasi yang sempurna bagi klien. Alat manajemen kode memungkinkan para programmer untuk saling meninjau kode dan merencanakan penerapan yang lancar.
Aplikasi yang mungkin ingin Anda coba: Bitbucket, GitHub
Kemungkinan besar, saat Anda membaca bagian sebelumnya, Anda membuat catatan mental seperti "Saya membutuhkan jenis alat ini dan yang itu juga." Itu bagus, tetapi Anda harus menyadari bahwa kotak peralatan agensi yang efektif perlu menyertakan aplikasi yang bekerja dengan baik bersama-sama. Sangat penting untuk mempertimbangkan bagaimana Anda dapat menghubungkan alat yang digunakan anggota tim Anda.
Misalnya, Anda bisa mengintegrasikan pengelola tugas Anda dengan aplikasi komunikasi tim Anda dan menerima pemberitahuan tentang tugas yang baru diselesaikan langsung ke, katakanlah, saluran Slack yang dipilih. Ide lainnya adalah secara otomatis menarik nama proyek Anda dari aplikasi PM utama dan menggunakannya untuk perencana sumber daya atau alat pelacakan waktu.
Ada beberapa opsi untuk menghubungkan aplikasi:
Pilih Teamdeck.io. - yang manajemen sumber daya dan proyek perangkat lunak yang dipilih oleh Hill-Knowlton, Wunderman Thompson, Circus Maximus.
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...