Sebagai pemilik agensi atau manajer tim kreatif, Anda mungkin sudah pernah mendengar bahwa pencatatan waktu dapat meningkatkan produktivitas agensi dan memberikan dorongan yang signifikan bagi bisnis Anda. Namun, beberapa tim waspada terhadap pelacakan waktu karena mungkin terasa mengganggu. Namun, pada akhirnya, jika Anda memilih opsi perangkat lunak pelacakan waktu karyawan terbaik untuk kebutuhan tim Anda dan menumbuhkan budaya pelacakan waktu, ini adalah alat yang sangat berguna. Dalam artikel blog ini, kita akan membahas berbagai manfaat yang mungkin akan dirasakan oleh agensi Anda setelah Anda mulai melacak waktu.
Meminta karyawan Anda untuk melacak waktu mereka akan memberikan Anda visibilitas yang sangat baik tentang bagaimana tim kreatif menghabiskan waktu mereka. Anda akan tahu siapa yang bekerja terlalu keras dan siapa yang memiliki terlalu sedikit tugas. Anda juga akan tahu proyek klien mana yang terancam tertunda atau melebihi anggaran. Wawasan ini memungkinkan Anda untuk melakukannya:
Jika Anda tidak mengandalkan absensi untuk menagih klien Anda, kemungkinan besar Anda menagih mereka terlalu sedikit. Banyak karyawan yang lupa mencatat bahwa mereka menghabiskan satu atau dua jam ekstra untuk mengerjakan proyek tertentu. Sayangnya, jam kerja yang tidak ditagih ini cenderung menumpuk jika Anda melihat perspektif bulanan atau tahunan. Sebagai agensi, Anda tidak boleh mengalami kebocoran uang seperti ini. Lembar waktu yang tepat memungkinkan Anda untuk melihat apa yang telah dilakukan semua orang. Tidak ada pekerjaan klien yang luput dari perhatian.
[/vc_column_text]
Kehidupan agensi mungkin menjadi sibuk, dan sebagian besar karyawan tidak asing lagi dengan bekerja lembur. Namun, agensi tidak boleh mengabaikan beban kerja karyawan mereka, karena konsekuensi dari penggunaan yang berlebihan bisa sangat serius. Pada saat yang sama, karyawan yang tidak memiliki tugas khusus yang cukup untuk mengisi hari-hari mereka juga tidak bahagia. Sebagai pemimpin tim, Anda harus berusaha menjaga keseimbangan pemanfaatan sumber daya. Berkat lembar waktu, Anda dapat dengan mudah mengetahui siapa yang memiliki terlalu banyak pekerjaan dan siapa yang kurang dimanfaatkan.
Banyak agensi menagih klien mereka dengan model waktu dan materi. Jika itu yang terjadi pada Anda, Anda tidak punya alasan untuk tidak melacak waktu anggota tim Anda. Ketika Anda memiliki catatan waktu yang akurat, sangat mudah untuk menerbitkan faktur berdasarkan catatan waktu tersebut. Bagian keuangan Anda pasti akan menghargai memiliki akses ke data yang komprehensif tentang pekerjaan proyek.
Perkiraan sumber daya berarti memprediksi berapa banyak sumber daya yang Anda perlukan dan kapan. Data historis yang dikumpulkan dari catatan waktu tim Anda akan sangat membantu Anda di sini. Lihatlah berapa banyak waktu yang dicatat oleh tim Anda dalam beberapa bulan atau minggu yang berbeda, dan Anda akan menemukan pola-pola tertentu (misalnya, lebih banyak jam kerja yang dicatat saat mengerjakan kampanye liburan musim dingin). Tahun ini, alih-alih terburu-buru merekrut karyawan baru atau mempekerjakan pekerja lepas dengan biaya yang lebih tinggi, Anda akan tahu untuk mendapatkan lebih banyak sumber daya manusia terlebih dahulu.
Agensi sering kali bekerja dengan kontraktor atau pekerja lepas. Mintalah mereka melacak waktu bersama tim Anda, dan Anda akan melihat berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk proyek Anda dan berapa banyak yang harus Anda bayarkan kepada mereka. Jika Anda menggunakan TeamdeckAnda juga dapat meminta orang-orang ini untuk mencatat ketersediaan harian mereka. Anda akan tahu persis berapa banyak waktu yang dapat mereka habiskan untuk proyek Anda dan kapan.
Memang, estimasi jarang sekali benar-benar akurat, tetapi pelacakan waktu akan membantu Anda menyempurnakan proses estimasi agensi Anda. Pertama, analisis proyek-proyek Anda sebelumnya dengan melihat estimasi dan aktual (jam kerja yang direncanakan dan waktu yang dilacak). Cobalah untuk mengidentifikasi pola: mungkin, misalnya, ternyata tim Anda sering meremehkan fase desain proyek. Dengan memiliki wawasan ini, Anda bisa menyusun estimasi berikutnya dengan lebih percaya diri.
Dalam paragraf sebelumnya, kami telah menyebutkan pola yang sering terlihat di lembar waktu. Dengan melihat catatan waktu tim Anda, Anda mungkin juga dapat melihat beberapa area perbaikan terkait produktivitas mereka. Misalnya, Anda mungkin terkejut dengan berapa jam yang dihabiskan karyawan Anda untuk duduk di pertemuan. Kemungkinan besar Anda akan mendapatkan ide instan untuk mengoptimalkan proses internal perusahaan Anda atau menyempurnakan teknik manajemen proyek. Akan lebih membantu lagi jika tim Anda melacak waktu, menandai jam-jam yang tidak dapat ditagih dan jam-jam yang dapat ditagih. Dengan cara ini, anda akan melihat sekilas aktivitas mana yang paling banyak menghabiskan biaya.
Berbicara tentang jam kerja yang dapat ditagih, jam kerja ini juga sangat penting dalam menilai profitabilitas proyek Anda. Mungkin saja tim Anda bekerja sangat keras dalam sebuah proyek, berhasil menyelesaikannya tepat waktu, tetapi agensi Anda nyaris tidak menghasilkan keuntungan apa pun. Jika itu yang terjadi, Anda harus mencari peluang untuk mengoptimalkan harga atau menegosiasikan persyaratan kontrak Anda. Misalnya, jika Anda memperlakukan penerapan perubahan yang diminta klien sebagai waktu yang tidak dapat ditagih, namun hal ini mengisi sebagian besar lembar waktu tim Anda, mungkin Anda harus menagihnya. Pelacakan waktu memberi Anda alat bantu untuk menjelaskan dan menjustifikasi keputusan ini kepada klien Anda.
Anda ingin tim agensi Anda bahagia dan terlibat dalam pekerjaan. Hal ini tidak perlu diragukan lagi. Dengan melacak waktu mereka, Anda yakin bahwa beban kerja mereka akan terkendali. Apakah seseorang baru-baru ini mulai mencatat beberapa lembur? Anda akan melihat ini di lembar waktu dan dapat bereaksi atau meningkatkan arus manajemen lembur. Tim Anda akan senang bekerja di perusahaan yang menghargai upaya mereka. Mereka juga akan melihat bahwa melacak waktu memiliki efek positif pada produktivitas pribadi mereka.
Di pasaran ada banyak alat manajemen proyek (juga didedikasikan untuk industri kreatif) atau - berbicara lebih spesifik - aplikasi pelacakan waktu. Dari platform menyeluruh hingga yang didedikasikan untuk tugas dan tanggung jawab tertentu. Masing-masing dengan kemampuan dan kasus penggunaan yang sedikit berbeda, dan terkadang dengan semua fitur yang diperlukan dalam satu aplikasi dengan harga yang terjangkau.
Dalam salah satu artikel kami baru-baru ini, kami mencantumkan kiat-kiat tentang cara memilih perangkat lunak pelacakan waktu karyawan. Singkatnya, Anda harus mengetahui apa yang ingin Anda capai dengan aplikasi pelacakan dan bagaimana tim Anda akan menggunakannya. Kemudian, pilihlah alat yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Dalam Teamdeckpelacak waktu yang mudah digunakan adalah bagian dari perangkat lunak manajemen sumber daya lengkap yang dapat membantu Anda dalam penjadwalan sumber daya atau manajemen cuti. Jika Anda ingin melihat lebih dekat aplikasi kami, dapatkan Uji Coba GRATIS selama 30 hari atau jadwalkan konsultasi dengan Anielapakar kesuksesan pelanggan kami.
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...