Melacak profitabilitas proyek sangat penting bagi agensi, perusahaan perangkat lunak, atau konsultan dalam bentuk apa pun. Ketika Anda bekerja dengan banyak klien untuk menyelesaikan beberapa proyek, Anda harus memastikan bahwa upaya Anda menghasilkan keuntungan. Selain itu, menganalisis profitabilitas proyek Anda akan membantu Anda meningkatkan strategi penetapan harga dan arus kas di masa depan. Misalnya, mungkin saja Anda menagih terlalu sedikit atau memasukkan terlalu banyak jam kerja yang tidak dapat ditagih.
Apa yang akan Anda pelajari dari artikel ini:
Masalahnya, Anda juga ingin melacak profitabilitas saat proyek berlangsung, bukan setelah proyek selesai. Mengapa? Karena semakin cepat Anda menemukan area yang perlu ditingkatkan, misalnya, karyawan Anda menghabiskan banyak waktu yang tidak dapat ditagih untuk pertemuan klien, Anda dapat mengatasi masalah ini.
Apakah Anda memerlukan alat akuntansi khusus untuk memantau keuntungan proyek Anda? Belum tentu. Dalam artikel blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana penjadwalan sumber daya dan perangkat lunak pelacakan waktu karyawan, Teamdeckdapat menjadi alat yang berguna untuk mengawasi biaya dan keuntungan proyek.
Sebelum Anda mulai membuat laporan profitabilitas proyek Anda, Anda perlu daftar ke Teamdeck (Anda bisa mencobanya secara gratis selama 7 hari, tidak perlu kartu kredit). Anda akan berada di perusahaan yang hebat: lebih dari 3500 pelanggan dari agensi interaktif, perusahaan perangkat lunak, dan perusahaan rintisan gunakan Teamdeck untuk merencanakan dan mengelola pekerjaan tim mereka setiap hari.
Sekarang, mari kita bahas laporan profitabilitas proyek Anda. Kami akan membahas dua jenis anggaran proyek yang umum: harga tetap dan waktu & material. 
Ketika Anda beroperasi dengan anggaran tetap, yang harus Anda lakukan adalah melacak biaya proyek Anda dan menguranginya dari harga keseluruhan. Melacak biaya seperti lisensi perangkat lunak atau biaya perjalanan biasanya relatif mudah, karena departemen akuntansi mengendalikannya. Namun, sebagian besar biaya proyek Anda terletak pada tenaga kerja tim Anda. Bagaimana cara melacak biaya ini?
Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan merangkul pelacakan waktu di perusahaan Anda. Ini memiliki banyak manfaatsalah satunya adalah fakta bahwa Anda memantau pengeluaran proyek secara akurat. Tentu saja, agar lembar waktu Anda dapat diandalkan, tim Anda harus melacak waktu mereka secara teratur, idealnya secara real time. Alat pelacakan waktu yang kuat seperti Teamdeck menawarkan kemudahan pelacak waktu tim untuk web dan seluler perangkat.
Ketika tim Anda melacak waktu yang mereka habiskan untuk berbagai proyek, Anda dapat dengan mudah membuat laporan biaya proyek di Teamdeck:
1. Buka rangkaian pelaporan di bilah menu atas dan klik ikon "buat baru" plus. Pilih opsi "buat kustom", karena kita ingin membuat laporan dari awal tanpa menggunakan templat.
2. Tambahkan tabel baru. Secara default, tabel ini akan menampilkan semua proyek perusahaan Anda bersama dengan data mengenai timesheet, pemesanan, dan liburan. Untuk melacak biaya tenaga kerja tim Anda, Anda hanya memerlukan timesheets, sehingga Anda dapat menghapus kolom-kolom lainnya. Tabel anda akan terlihat seperti ini (hanya dengan proyek-proyek anda yang terdaftar di kolom kiri):
[/vc_column_text]
3. Karena anda hanya ingin melacak biaya dari satu proyek, anda bisa memfilter proyek lainnya. Klik "Filter", lalu tambahkan filter baru yang akan menyaring informasi berdasarkan nama proyek. Masukkan nama proyek yang ingin anda analisis dan klik "terapkan".
4. Langkah selanjutnya adalah menghitung biaya yang dihasilkan oleh setiap karyawan yang mengerjakan proyek ini. Anda bisa melihat lembar kerja mereka dengan mengklik tanda panah kecil di tabel, di sebelah nama proyek:
5. Kita akan mengasumsikan bahwa masing-masing dari mereka memiliki tarif per jam yang berbeda. Mari kita tambahkan kolom baru di mana kita dapat memasukkan nilai tersebut. Buka metrik -> Tambahkan kustom -> Tambahkan kolom nilai kustom. Kemudian masukkan nama kolom baru Anda (misalnya: "Tarif per jam internal") dan pilih tipe data mata uang. Anda akan melihat kolom baru muncul di tabel Anda dengan sel-sel kosong.
6. Kolom nilai kustom berfungsi seperti kolom spreadsheet. Anda bisa mengklik sel dan secara manual menambahkan angka di sana. Isi kolom ini dengan tarif tim Anda. Anda bisa membiarkan baris pertama kosong karena kami tidak memiliki tarif standar per jam untuk seluruh tim.
7. Sekarang, mari kita tambahkan kolom yang akan menghitung biaya yang dihasilkan oleh setiap karyawan yang mengerjakan proyek ini. Tambahkan kolom baru tetapi kali ini, alih-alih memilih "kolom nilai kustom", Anda akan memilih "tambahkan kolom kalkulasi kustom", karena kita perlu melakukan perhitungan di sini.
Beri nama kolom Anda (misalnya, "Biaya"), pilih tipe data mata uang, dan masukkan rumusnya:
(Lembar waktu: Waktu / 60) * Nilai khusus: Tarif internal per jam
Ketika Anda mulai mengetikkan nama kolom, Teamdeck akan menyarankan kolom yang tepat untuk dimasukkan ke dalam rumus. Ingatlah untuk membagi lembar waktu dengan 60 jika Anda ingin mengoperasikannya dalam satuan jam-waktu disimpan dalam sistem kami dalam satuan menit.
Itu dia-kolom baru dengan biaya yang ditetapkan untuk setiap karyawan.
8. Hal terakhir yang ingin kita lakukan adalah menjumlahkan semua nilai biaya individual dalam baris "Total". Klik di atasnya dan masukkan formula berikut ini:
= sum(bersarang(Grup: Orang, Rumus khusus: Biaya))
Sekali lagi, saat Anda mengetikkan nilai, Teamdeck akan menyarankan nama kolom yang cocok.
Selesai! Anda memiliki laporan biaya proyek yang akurat, yang dapat Anda bandingkan dengan anggaran tetap untuk melihat profitabilitas proyek.
Apakah Anda bisa membuat tabel seperti itu di spreadsheet Excel Anda? Ya, tetapi akan membutuhkan pembaruan rutin karena orang terus melacak waktu mereka. Dengan Teamdeck, Anda selalu mendapatkan data timesheet yang akurat sehingga Anda dapat melacak biaya hampir secara real-time. Ini jauh lebih nyaman dan cepat daripada membuat laporan berbasis spreadsheet.
Ketika Anda menagih klien berdasarkan model waktu & bahan, kemungkinan besar Anda sudah melacak waktu tim Anda. Sangat penting untuk memiliki data timesheet yang tepat untuk menagih klien secara akurat.
Dengan Teamdeck, anggota tim Anda bisa melacak waktu mereka dengan mudah, dan Anda bisa memantau keuntungan proyek Anda dengan sangat akurat. Segera setelah seseorang memasukkan entri waktu baru di lembar waktu mereka, laporan profitabilitas proyek Anda akan memiliki informasi terbaru.
Membuat laporan yang menghitung keuntungan proyek Anda mengharuskan Anda untuk mengulangi langkah 1 hingga 6 dari laporan harga tetap yang dijelaskan di bagian pertama posting blog ini.
Pada titik ini, Anda memiliki tabel yang menunjukkan absensi tim Anda dan tarif per jam internal mereka (yaitu, uang yang Anda bayarkan kepada mereka untuk setiap jam kerja). Sekarang saatnya untuk menambahkan kolom untuk tarif per jam eksternal mereka (yaitu, uang yang Anda bayarkan kepada klien Anda untuk satu jam kerja karyawan tertentu). Anda bisa melakukannya dengan menambahkan kolom nilai kustom baru dan mengetikkan nilainya ke dalam sel.
Keuntungan perusahaan Anda adalah selisih antara tarif eksternal dan tarif internal. Mari kita buat kolom untuk menghitung laba dan mengalikannya dengan jam kerja karyawan Anda pada proyek ini. Tambahkan "kolom kalkulasi khusus" yang baru. Beri nama (misalnya, "Keuntungan"), pilih jenis mata uang, dan masukkan rumus berikut:
(Nilai khusus: tarif per jam eksternal - Nilai khusus: tarif per jam internal) * (Lembar waktu: Waktu/60)
Hal terakhir yang harus dilakukan adalah menjumlahkan keuntungan karyawan Anda di baris total. Klik di atasnya dan masukkan:
Tabel akhir Anda akan terlihat seperti ini:
Tentu saja, Anda bisa menyesuaikan lebih lanjut dengan menyaring informasi atau menambahkan kolom baru. Laporan Teamdeck sangat kuat, jadi Anda harus bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan organisasi Anda.
Apakah Anda ingin mengobrol tentang menambahkan Teamdeck ke tumpukan manajemen proyek perusahaan Anda? Jadwalkan panggilan dengan Anielapakar kesuksesan pelanggan kami. Dia akan memandu Anda melalui aplikasi dan membantu Anda menyiapkannya untuk tim Anda.
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Perusahaan biasanya berupaya keras dalam alokasi sumber daya. Anda ingin membuat semua orang sibuk sambil memastikan tugas mereka berharga (yang sering kali berarti dapat ditagih) bagi perusahaan. Hal ini menjadi sangat rumit ketika tim Anda...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...