Banyak perencanaan yang dilakukan untuk membuat anggaran proyek yang solid, namun sering kali hal tersebut tidak cukup. Menurut Survei Institut Manajemen Proyekkurang dari 60% proyek yang diselesaikan sesuai dengan anggaran aslinya. Untuk mengetahui ke mana arah proyek Anda, Anda perlu melacak perkembangannya dan memeriksa apakah perkiraan Anda sesuai dengan data aktual.
Teamdeck memungkinkan Anda untuk tetap mengetahui anggaran proyek Anda saat ini, keuntungan dan potensi risiko perusahaan Anda. Anda juga bisa berbagi wawasan ini dengan tim atau klien Anda.
Siap menjadi manajer proyek yang lebih berbasis data?
Pertama, Anda belum menyiapkan akun teamdeck Anda, daftar sekarang. Fitur-fitur yang dijelaskan dalam artikel ini tersedia di bagian laporan bagian.
Anda dapat membuat laporan baru dari awal (dengan mengeklik membuat kustom) tetapi saya sarankan untuk menggunakan templat yang disebut "Anggaran Proyek". Beri nama laporan Anda dan pilih rentang tanggal yang sesuai.
Melihat grafik pertama, yang disebut Pemesanan vs Lembar WaktuAnda dapat melihat bagaimana estimasi (pemesanan) Anda dibandingkan dengan waktu aktual yang dihabiskan untuk mengerjakan proyek tertentu. Klik pada pengaturan -> kelompok oleh dan beralih di antara proyek dan orang untuk melihat perbandingan yang sama dari perspektif yang berbeda.
Bagan semacam itu dapat membantu Anda mengidentifikasi risiko dan area perbaikan jika Anda ingin kembali ke jalur yang benar dengan proyek Anda.
Jika anda menggunakan laporan template "Anggaran Proyek", anda bisa melihat tabel bernama Anggaran. Di sinilah Anda dapat menghitung keuntungan perusahaan Anda dan melihat berapa biaya setiap proyek.
Jika Anda membuat laporan dari awal, baca terus. Anda akan menggunakan metrik dan formula yang sama seperti yang dijelaskan di bawah ini, namun Anda harus mendefinisikannya terlebih dahulu atau mengimpor dari laporan lain. Berikut ini adalah cara membuat metrik khusus untuk laporan Anda.
Tabel ini secara default dibuat untuk proyek dengan anggaran tetap. Jika Anda menggunakan kontrak waktu dan bahan, Anda akan menemukan instruksi yang sesuai di bagian di bawah ini.
Hal pertama yang harus Anda lakukan dengan Anggaran tabel yang harus diisi. Ada dua kolom yang membutuhkan masukan Anda: Anggaran proyek dan Tarif internal USD. Yang pertama adalah anggaran proyek Anda: jumlah yang akan dibayarkan oleh klien Anda untuk pekerjaan yang telah diselesaikan. Yang kedua adalah tarif rata-rata per jam yang Anda bayarkan kepada karyawan Anda. Pastikan Anda memasukkan tarif internal secara terpisah untuk setiap orang yang mengerjakan proyek.
Dua metrik khusus kemudian akan dihitung untuk proyek Anda: Keuntungan dan Biaya. Biaya Anda terdiri dari uang yang Anda keluarkan untuk memberi kompensasi kepada karyawan Anda yang bekerja pada proyek tertentu. Keuntungan sama dengan jumlah uang yang tersisa setelah Anda mengurangi biaya-biaya tersebut dari anggaran proyek Anda.
Apakah Anda menagih klien Anda berdasarkan kontrak waktu dan material? Dalam hal ini, Anda tidak dapat menentukan anggaran tetap untuk proyek Anda, namun Anda dapat menghitungnya berdasarkan lembar waktu tim Anda.
Gunakan tombol Anggaran (Anda dapat menghapus tabel Anggaran proyek dari kolom tersebut) dan tambahkan kolom nilai kustom yang disebut misalnya "Tarif eksternal".
Setelah kolom tersebut ada di tabel Anda, isi sesuai dengan berapa biaya yang Anda kenakan kepada klien Anda per jam.
Mari kita buat kolom lain yang akan menentukan berapa banyak klien Anda harus membayar Anda untuk periode tertentu. Klik pada metrik di menu kanan atas tabel Anda dan pilih tambahkan kustom -> menambahkan bidang perhitungan khusus.
Buat kalkulasi bernama "pendapatan" atau "penghasilan" dengan mata uang sebagai format data Anda. Sekarang, ketik rumusnya:
(Lembar waktu: Waktu / 60) * Nilai khusus: Nilai Eksternal
Perhatikan bahwa jika Anda menentukan tarif yang berbeda untuk orang yang berbeda, biaya dan pendapatan Anda akan dihitung secara terpisah untuk setiap baris yang diisi:
Sekarang setelah Anda memiliki pendapatan dihitung, Anda juga perlu mengedit rumus Keuntungan. Mengubahnya dari:
Nilai khusus: Anggaran proyek - jumlah (bersarang (Grup: Orang, Rumus khusus: Biaya USD))
untuk
sum(bersarang(Grup: Orang, Rumus kustom: Pendapatan)) - sum(bersarang(Grup: Orang, Rumus kustom: Biaya USD))
Ini dia! Keseluruhan keuntungan Anda sudah siap.
Dengan laporan Teamdeck, Anda bisa membuat daftar waktu yang dilacak oleh tim Anda dan juga menggali lebih dalam ke dalam lembar waktu. Setiap entri waktu yang dicatat oleh karyawan Anda dapat disertai dengan "deskripsi" - komentar anggota tim tentang entri tertentu. Anda dapat mengimpor deskripsi ini ke dalam laporan anggaran proyek Anda. Cukup tambahkan kolom "deskripsi timesheet" ke salah satu tabel dalam laporan Anda:
Anda juga dapat melihat deskripsi pemesanan tim Anda dan membandingkannya dengan komentar timesheet:
Analisis semacam itu dapat membantu Anda mengidentifikasi perbedaan antara pekerjaan yang direncanakan dan yang sebenarnya dan lebih memahami bagaimana anggaran proyek digunakan.
Anda dapat menambahkan diagram garis ke laporan Anda untuk menganalisis tingkat pembakaran proyek Anda.
Pilih Pemesanan: Waktu dan Lembar waktu: Waktu sebagai metrik yang ingin Anda visualisasikan dan gunakan filter untuk memilih proyek yang relevan.
Bagan seperti itu akan membantu Anda memahami ke mana arah proyek Anda. Apakah realisasi telah melebihi perkiraan? Apakah anggaran proyek Anda terancam karena hal tersebut? Identifikasi pola yang mengkhawatirkan segera setelah muncul.
Teamdeck memungkinkan Anda untuk berbagi laporan dengan anggota tim atau pemangku kepentingan eksternal. Yang harus Anda lakukan adalah mengklik berbagi dan putuskan dengan siapa Anda ingin membagikan laporan Anda. Orang yang memiliki akun teamdeck dapat menerima hak pengeditan pada laporan Anda, sementara orang lain dapat melihatnya.
Apakah Anda seorang manajer proyek yang digerakkan oleh data? Menganalisis wawasan dapat membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih baik sehingga Anda dapat mengelola proyek dengan lebih efektif. Jika Anda menggunakan Teamdeck, informasi waktu nyata tentang kinerja tim Anda ada di ujung jari Anda: mulai sekarang![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Perusahaan biasanya berupaya keras dalam alokasi sumber daya. Anda ingin membuat semua orang sibuk sambil memastikan tugas mereka berharga (yang sering kali berarti dapat ditagih) bagi perusahaan. Hal ini menjadi sangat rumit ketika tim Anda...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...