Pelacakan waktu karyawan online dapat membantu Anda memantau kinerja tim Anda, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, atau sekadar melacak kehadiran pekerja Anda. Ini juga merupakan alat manajemen proyek yang berharga-jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang hal ini, lihat panduan kami tentang manajemen proyek dan pelacakan waktu (atau, cukup manajemen waktu proyek).
Pelacakan waktu karyawan menawarkan banyak manfaat bagi organisasi. Tidak heran jika bisnis dengan berbagai ukuran dan beroperasi di industri yang berbeda mencari alat pelacakan waktu karyawan yang sempurna. Apakah ada perangkat lunak pelacakan waktu yang mencentang semua kotak untuk setiap perusahaan di luar sana? Mungkin tidak. Namun kami cukup yakin bahwa, dengan lanskap aplikasi pencatatan waktu yang luas, setiap perusahaan dapat menemukan alat yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
Artikel blog ini akan membantu Anda lebih memahami kebutuhan organisasi Anda dan memfokuskan pencarian Anda untuk perangkat lunak pelacakan waktu terbaik. Langkah pertama adalah meluangkan waktu sejenak dan memikirkan "mengapa" di balik pencarian Anda.
Pikirkan: apa yang ingin saya capai? Kemudian, bayangkan tim Anda menggunakan aplikasi pelacakan waktu-bagaimana mereka melakukannya? Perangkat dan opsi mana yang mereka sukai? Terakhir, Anda bisa memilih fitur-fitur aplikasi pencatatan waktu yang paling bermanfaat bagi Anda. Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda memiliki daftar periksa perangkat lunak pelacakan waktu. Yang harus Anda lakukan sekarang adalah memeriksa apakah alat apa pun yang Anda evaluasi dapat menawarkan apa yang Anda butuhkan.
Sebelum Anda mulai menjelajahi situs web berbagai alat yang berbeda dan membandingkan fitur atau harganya, fokuslah pada kebutuhan perusahaan Anda. Sangat penting bagi Anda untuk mengetahui mengapa Anda membutuhkan alat pelacakan waktu sejak awal.
Berikut ini beberapa alasan yang mungkin terjadi. Jangan merasa harus memilih salah satu, namun cobalah untuk memprioritaskan tujuan Anda. Mengetahui motivasi utama tim Anda untuk melacak waktu tim Anda akan membantu Anda mempersempit pencarian ke alat yang paling mendukung tujuan ini.
Perangkat lunak pelacakan waktu karyawan mendukung manajer proyek dengan:
Mungkin Anda memiliki alasan lain untuk mengimplementasikan perangkat lunak pelacakan waktu di perusahaan Anda. Hal yang penting adalah Anda menjelaskan motivasi utama Anda. Berada di pasar untuk aplikasi pelacakan waktu karyawan baru, Anda harus fokus pada alat yang membawa Anda lebih dekat ke tujuan tersebut.
Ketika berpikir tentang pengertian manajemen proyek, pertama-tama kita harus menggunakan definisi Project Management Institute (PMI). Seperti yang disarankan oleh Institusi ini, manajemen proyek adalah tentang menggunakan kompetensi, keterampilan, mungkin bakat, pengetahuan, perangkat, instrumen, perangkat lunak, teknik, proses, metode, dan apa pun yang diperlukan untuk memberikan "nilai kepada orang-orang".
Frasa "nilai bagi orang lain" - karena ambiguitasnya - mendorong kita untuk berpikir bahwa hasil dari manajemen proyek dapat berupa apa saja - mulai dari kursi hingga gerakan sosial, termasuk gerakan keagamaan. Apa pun yang berguna bagi sejumlah individu.
Namun ketika kita menggunakan definisi Association for Project Management (APM), pemahaman tentang manajemen proyek akan lebih konservatif tetapi juga membantu dalam membagi manajemen yang adil dari manajemen proyek. Seperti yang mereka katakan:
Manajemen proyek adalah penerapan proses, metode, keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman untuk mencapai tujuan proyek tertentu sesuai dengan kriteria penerimaan proyek dalam parameter yang telah disepakati. Manajemen proyek memiliki hasil akhir yang dibatasi oleh skala waktu dan anggaran yang terbatas.
Ketika kita membandingkan kedua definisi tersebut, kita akan melihat beberapa kesamaan. Dalam keduanya, kita melihat bahwa manajemen proyek adalah - katakanlah - tentang menjalankan sesuatu dan menggunakan pengetahuan, pengalaman, metode, proses, dan prosedur untuk menyelesaikan pekerjaan.
Namun hanya definisi terakhir yang bersifat bisnis. Dalam definisi APM terdapat tiga aspek yang tidak muncul dalam pemahaman PMI. Ketiga aspek tersebut adalah waktu, anggaran, dan "kriteria penerimaan proyek". Seperti yang kita ketahui, dalam dunia bisnis, setiap proyek memiliki tujuan. Apakah itu permintaan internal atau eksternal. Dan masing-masing harus dilakukan pada waktu tertentu, sesuai anggaran, dan dengan persetujuan komisaris.
Dan inilah perbedaan utama antara manajemen dan manajemen proyek. Menurut APM, perbedaan antara kedua istilah tersebut terletak pada waktu. Waktu ketika proyek siap dijalankan atau sudah dijalankan. Sementara manajemen adalah operasi yang berkelanjutan, manajemen proyek memiliki hasil akhir yang disediakan dalam rentang waktu yang terbatas.
Dengan mengingat hal di atas, hubungan antara perangkat lunak pelacakan waktu dan proses manajemen proyek menjadi sangat jelas.
Mari kita rangkum hal-hal yang telah disebutkan di atas. Kita sudah mengetahui bahwa dalam bisnis, dalam manajemen proyek, analisis kinerja tim dan karyawan adalah bagian penting saat mengerjakan proyek. Dan tujuan dari melacak kinerja adalah, menurut PMI
manajemen kinerja adalah pendekatan sistematis untuk meningkatkan dan mengembangkan kinerja dan kapasitas individu dan tim dalam rangka meningkatkan efisiensi di seluruh organisasi
Anda juga sudah mengetahui apa perbedaan antara manajemen proyek dan manajemen biasa. Ini tentang anggaran, kriteria penerimaan, dan - tentu saja - waktu. Dari sudut pandang ini, berikut adalah indikator yang digunakan untuk melacak dan meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan.
Ini adalah indikator yang paling jelas dan paling populer. Jika Anda mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap fase, Anda dapat memperkirakan waktu dan anggaran proyek di masa mendatang. Dan Anda dapat meningkatkan perkiraan anggaran dan manajemen sumber daya proyek.
KPI ini menunjukkan kepada Anda rasio keseluruhan dari pekerjaan yang menguntungkan secara langsung terhadap biaya internal yang dilakukan oleh setiap karyawan. Setiap perusahaan memiliki pandangan yang sangat berbeda mengenai hubungan nilai antara waktu yang dapat ditagih dan waktu yang tidak dapat ditagih, dan kami berpendapat bahwa keduanya sama pentingnya. Bagaimana pun cara Anda memandangnya, Anda perlu melihat berapa banyak waktu yang dihabiskan tim Anda untuk waktu yang tidak dapat ditagih agar dapat menentukan harga dan merencanakan pekerjaan secara kompetitif.
Indikator yang berguna untuk mengevaluasi kesejahteraan dan kesehatan karyawan Anda. Tingkat lembur per karyawan yang berlebihan berarti Anda harus mempertimbangkan untuk mempekerjakan lebih banyak staf agar karyawan yang ada saat ini tidak terlalu banyak bekerja.
Metrik ini ditafsirkan dengan beberapa cara berbeda. Misalnya, untuk memahami kesehatan karyawan - baik dalam hal kesejahteraan fisik dan keterlibatan. Terkadang sebagai indikator dedikasi karyawan (namun Anda harus waspada dengan fenomena presenteeism karena tidak berarti kualitas kerja atau antusiasme yang baik. Jika tim Anda terus menerus melakukan lembur, mungkin ini saatnya untuk menambah tenaga kerja.
Kapasitas karyawan adalah ukuran yang bagus untuk kinerja produktif. Serupa dengan lembur, hal ini menunjukkan kepada Anda siapa yang hampir mengalami kelelahan dan siapa yang masih memiliki ruang untuk melakukan lebih banyak pekerjaan. Hal ini sangat membantu untuk mendistribusikan pekerjaan secara merata di seluruh tim Anda dan memahami siapa yang membutuhkan dukungan ekstra.
Agensi periklanan dan perusahaan konstruksi mungkin memiliki perangkat lunak pelacakan waktu yang sama namun menggunakannya dengan cara yang berbeda. Sangat penting bahwa alat yang Anda pilih pada akhirnya sesuai dengan kebutuhan karyawan Anda. Itulah mengapa Anda perlu membayangkan mereka menggunakannya saat Anda bersiap-siap berbelanja aplikasi pelacakan waktu.
Apakah anggota tim Anda perlu menggunakan ponsel untuk melacak waktu, atau apakah mereka duduk dengan laptop hampir sepanjang hari? Apakah masuk akal bagi karyawan Anda untuk menggunakan solusi pelacakan waktu otomatis (beberapa alat mengenali aplikasi dan situs web yang dikunjungi karyawan dan membuat lembar waktu berdasarkan data semacam ini), atau apakah mereka ingin memasukkan catatan waktu secara manual?
Dengan mengetahui dengan jelas bagaimana tim Anda akan menggunakan pelacakan waktu akan membantu Anda memilih alat yang dapat diadopsi dengan cepat oleh karyawan Anda. Jika tidak, Anda berisiko membayar untuk sebuah aplikasi yang tidak nyaman dan memakan waktu untuk digunakan.
Setelah Anda mengetahui tujuan perusahaan dan kebutuhan tim Anda, Anda bisa melihat fitur-fitur tertentu dari alat pencatat waktu karyawan yang populer dan menentukan mana yang berguna untuk Anda. Membuat "daftar belanja" semacam ini akan membuat Anda tidak mudah terpengaruh oleh rayuan tenaga penjualan atau salinan pemasaran. Anda akan tetap fokus pada kebutuhan Anda dan memilih perangkat lunak yang benar-benar memenuhinya.
Di bawah ini Anda akan menemukan daftar fitur yang bisa Anda temukan di berbagai aplikasi pencatatan waktu karyawan. Manakah yang Anda butuhkan?
Semoga artikel blog ini membantu Anda mengidentifikasi kebutuhan pencatatan waktu dan memilih alat yang terbaik untuk perusahaan Anda. Alat pencatatan waktu jelas bukan jenis perangkat lunak yang "satu ukuran untuk semua", jadi kami sarankan untuk meneliti pilihan Anda dengan cermat. Terakhir, kami ingin memberikan gambaran singkat tentang alat pelacakan waktu yang telah kami buat selama lima tahun terakhir-Teamdeck. Mungkin ini aplikasi yang Anda cari?
Teamdeck adalah perangkat lunak manajemen sumber daya proyekyang berarti bahwa, selain pelacak waktu, ia juga menawarkan proyek dan alat penjadwalan sumber daya dan sistem manajemen cuti fitur. Pada dasarnya, ini adalah aplikasi satu atap untuk tim Anda di mana Anda dapat merencanakan pekerjaan mereka, memantau kinerja mereka, dan melihat ketersediaannya.
[/vc_kolom_teks][/vc_kolom]
Jika Anda merasa bahwa Teamdeck mungkin merupakan sesuatu yang cocok untuk tim Anda, tetapi Anda ingin melihatnya beraksi (sebagaimana mestinya!), Anda bisa jadwalkan panggilan dengan Anielapakar kesuksesan pelanggan kami. Dia akan menjawab semua pertanyaan Anda dan menunjukkan kepada Anda bagaimana Teamdeck akan menguntungkan tim Anda.
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...