Sebagai pemimpin perusahaan atau tim, Anda pasti menyadari pengaruh KPI terhadap moral dan kinerja tim Anda. Indikator kinerja yang dipilih dengan cermat akan membantu semua orang di tim Anda untuk mengetahui apakah mereka berada di jalur yang benar. Selain itu, indikator ini membantu menjaga fokus semua orang pada metrik yang penting dan mewakili tujuan proyek dengan baik.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
- Nilai indikator kinerja utama, perbedaan, jenis
- Berguna dalam metode proses manajemen proyek untuk menghitung KPI
- Peran perangkat lunak manajemen sumber daya dalam manajemen kinerja
Metrik sumber daya manusia yang umum mencakup pemantauan apakah ada pergantian karyawan yang tinggi atau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang kosong. Di sisi lain, metrik manajemen sumber daya akan terkait erat dengan pengukuran efek dari perencanaan sumber daya dan manajemen proyek.
Memantau metrik utama Anda secara teratur sangat penting, karena memungkinkan Anda untuk mengatasi masalah dengan segera dan, berpotensi menyelamatkan proyek agar tidak menjadi kacau. Staf Anda juga akan menghargai pendekatan berbasis data untuk manajemen sumber daya, karena itu berarti mereka cenderung memiliki jadwal yang lebih seimbang.
Di bagian pertama dari artikel blog ini, kami akan mencantumkan beberapa metrik penting yang terkait dengan manajemen sumber daya proyek. Anda akan belajar bagaimana mereka dapat berguna bagi Anda dan dari mana mereka dapat digunakan. Nanti, kami akan memberi tahu Anda sedikit tentang Teamdeck, adalah alat manajemen sumber daya terbaik yang memudahkan untuk melacak semua metrik ini di perusahaan Anda.
Estimasi vs. aktual
Membandingkan nilai estimasi yang Anda buat pada tahap perencanaan proyek dengan hasil aktual adalah cara terbaik untuk memeriksa apakah proyek Anda berjalan sesuai rencana. Kami menyarankan Anda untuk memeriksa jumlah waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk proyek tertentu dan biaya yang dihasilkan. Kemudian, bandingkan dengan perkiraan Anda.
Perkiraan vs. jam kerja aktual per anggota tim
Ketika merencanakan sebuah proyek dan mengalokasikan sumber dayaAnda memperkirakan jumlah jam kerja yang akan dilakukan oleh setiap anggota staf. Setelah proyek dimulai, Anda harus secara teratur membandingkan estimasi ini dengan jam kerja aktual yang dilacak oleh anggota tim Anda.
Apa manfaatnya?
Ini adalah metode yang sangat baik untuk melihat tanda-tanda awal penundaan proyek: jika seseorang menghabiskan lebih banyak waktu untuk suatu tugas daripada yang diharapkan, hal ini dapat secara signifikan memengaruhi jadwal proyek. Anda juga dapat menggunakan metrik ini untuk perencanaan sumber daya strategis dalam proyek-proyek Anda di masa depan. Ketika Anda mengetahui kecepatan kerja setiap orang, akan lebih mudah untuk memperkirakan waktu mereka.
Perkiraan vs. biaya aktual per anggota tim (varians biaya sumber daya)
Tentu saja, Anda juga ingin melihat biaya yang dihasilkan oleh tenaga kerja tim Anda. Alat manajemen sumber daya yang tangguh seperti Teamdeck memungkinkan Anda untuk menetapkan tarif per jam atau per hari untuk setiap karyawan dan membuat pelacakan biaya proyek laporan berdasarkan mereka dan lembar waktu tim Anda.
Apa manfaatnya?
Memahami biaya proyek Anda saat ini sangat penting untuk menjaga agar bisnis Anda tetap menguntungkan. Dengan mengetahui bahwa proyek tertentu kemungkinan besar akan menjadi lebih mahal, Anda dapat bertindak berdasarkan informasi tersebut. Misalnya, Anda bisa menegosiasikan anggaran dengan klien Anda atau mengubah ruang lingkup proyek.
Jam yang dapat ditagih vs jam yang tidak dapat ditagih
Berbicara mengenai profitabilitas, Anda juga harus memperhatikan rincian jam kerja yang dapat ditagih dan yang tidak dapat ditagih dalam proyek Anda. Hitung kedua angka tersebut dan lihat berapa banyak waktu tim Anda yang dihabiskan untuk aktivitas yang tidak dapat ditagih seperti tugas administratif, rapat semua orang, atau sesi pelatihan.
Apa manfaatnya?
Jika orang-orang mencatat banyak jam yang tidak dapat ditagih, ini bisa menjadi pertanda bahwa Anda perlu mengoptimalkan beberapa proses di perusahaan Anda. Mungkin Anda bisa mengadakan lebih sedikit rapat di seluruh perusahaan? Atau, melihat persentase yang tinggi dari jam kerja yang tidak dapat ditagih terkait proyek dapat menjadi alasan untuk menegosiasikan ulang beberapa aspek kontrak dengan klien. Misalnya, Anda bisa setuju untuk memperlakukan beberapa jenis jam sebagai jam yang dapat ditagih meskipun Anda tidak menagihnya hingga saat ini.
Pemanfaatan sumber daya
Pemanfaatan kapasitas sumber daya adalah salah satu metrik terpenting yang dapat Anda lacak di perusahaan Anda. Bagaimanapun juga, Anda tidak ingin staf Anda bekerja terlalu keras, namun Anda juga tidak ingin membiarkan beberapa orang tidak memiliki tugas. Ada dua cara untuk menghitung pemanfaatan sumber dayadan Anda dapat menggunakannya pada dua tahap berbeda dalam siklus hidup proyek.
Saat merencanakan proyek, hitung pemanfaatan yang direncanakan
Rumus untuk pemanfaatan terencana itu sederhana. Pertimbangkan perkiraan pemesanan karyawan Anda (misalnya, 50 jam per proyek per bulan) dan membaginya dengan kapasitas yang direncanakan (berapa banyak waktu yang akan mereka sediakan dalam periode tertentu). Memang, menjalankan perhitungan ini akan lebih mudah jika Anda memiliki aplikasi manajemen sumber daya yang menyimpan kapasitas sumber daya dan pemesanan. (Beberapa kata lain tentang perencanaan kapasitas sumber daya).
Apa manfaatnya?
Manajemen sumber daya yang efektif tidak mungkin dilakukan jika Anda tidak memperhatikan pembuatan jadwal yang seimbang untuk tim Anda. Memeriksa bagaimana jadwal yang Anda rencanakan dibandingkan dengan kapasitas sumber daya Anda adalah suatu keharusan. (Dan inilah alasan mengapa kami dianggap sebagai alat perencanaan kapasitas juga). Pada tahap perencanaan proyek, Anda mungkin masih memiliki ruang untuk bermanuver. Anda bisa mengalokasikan ulang beberapa orang atau membagi pemesanan ke lebih banyak anggota tim.
Saat proyek berlangsung, pantau pemanfaatan aktual
KPI ini sangat mirip dengan KPI sebelumnya. Satu-satunya perbedaan adalah, alih-alih pemesanan, Anda mempertimbangkan lembar waktu (jam kerja aktual). Hasilnya, Anda akan mendapatkan nilai persentase dari pemanfaatan aktual tim Anda.
Apa manfaatnya?
Anda harus memonitor penggunaan sumber daya secara teratur. Sayangnya, sering kali pekerjaan tidak seimbang untuk semua orang. Beberapa orang memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang lain. Namun, bisa jadi Anda memiliki sumber daya yang memiliki kemampuan sempurna untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, namun terlewatkan pada tahap perencanaan sumber daya. Jelas, orang-orang yang harus bekerja lebih dari kapasitas mungkin akan merasa frustrasi dan bahkan akhirnya keluar dari pekerjaannya. Menariknya, orang-orang yang kurang dimanfaatkan juga tidak puas.
Bagaimana cara mengukur KPI manajemen sumber daya?
Anda mungkin dapat membayangkan bahwa menghitung semua indikator kinerja ini dalam spreadsheet akan membosankan. Selain itu, inti dari pelacakan metrik manajemen sumber daya adalah memanfaatkan data yang dapat diandalkan, yang tidak dapat Anda akses jika, misalnya, perusahaan Anda tidak menggunakan pelacakan waktu atau sistem manajemen cuti.
Cara yang paling efisien untuk memantau KPI yang disebutkan di atas adalah dengan melacaknya dalam alat yang digunakan perusahaan Anda untuk manajemen sumber daya. Ada beberapa alat manajemen sumber daya yang tersedia di pasaran, jadi Anda harus bisa menemukan yang tepat untuk bisnis Anda. Kami sangat bangga dengan Teamdeck, aplikasi yang kami buat ketika kami menyadari bahwa tidak ada solusi ramah agensi yang menggabungkan perangkat lunak penjadwalan proyek, pelacakan waktu karyawandan lsistem manajemen atap fitur.
Bagaimana Teamdeck dapat membantu Anda melacak metrik manajemen sumber daya Anda? Pertama-tama, ini adalah aplikasi di mana Anda bisa merencanakan dan mengelola pekerjaan tim Anda tanpa repot. Ada kalender sumber daya - satu sumber kebenaran mengenai rekan tim Anda:
- pemesanan
- lembar waktu
- ketersediaan setiap hari
- liburan.
Dengan menggunakan kalender sumber daya Teamdeck, Anda bisa dengan mudah menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Siapa yang mengerjakan proyek yang mana?
- Apakah kami memiliki kapasitas yang cukup untuk menangani proyek baru?
- Siapa yang tersedia untuk bergabung dengan proyek saya (dan memiliki keterampilan yang diperlukan)?
- Siapa yang terlalu banyak bekerja, dan siapa yang memiliki waktu untuk mengerjakan lebih banyak tugas?
Karena Anda dapat melihat lembar waktu orang lain di kalender sumber dayaharus ada cara bagi mereka untuk melacak waktu. Dengan Teamdeck, mereka bisa menggunakan aplikasi pelacakan waktu seluler yang mudah digunakan atau memasukkan entri waktu secara manual ke kalender, misalnya, pada akhir setiap hari kerja.
Kami juga telah merancang fitur manajemen cuti untuk memastikan kenyamanan maksimal bagi semua orang yang terlibat. Setiap karyawan dapat mengirimkan permintaan cuti hanya dengan beberapa klik, langsung dari kalender sumber daya. Orang yang bertanggung jawab atas manajemen sumber daya juga dapat melihat permintaan ini di aplikasi dan dapat langsung merespons. Semua liburan yang diterima akan langsung muncul di kalender untuk menghindari potensi konflik penjadwalan.
Ketika mengukur berbagai KPI, Anda pasti akan menikmati rangkaian pelaporan Teamdeck. Kami telah mendesainnya untuk membantu pemimpin tim, manajer proyek, dan spesialis SDM membuat laporan proyek dan tim khusus.
Anda mengatur laporan Anda sekali, dan kemudian Anda dapat memantaunya secara teratur selama proyek berlangsung. Data akan diperbarui secara otomatis ketika orang memasukkan lebih banyak entri waktu, perubahan pemesanan, dll.
Yang penting, Anda bisa memasukkan nilai dari luar Teamdeck ke dalam laporan Anda, misalnya, tarif sumber daya per jam atau anggaran proyek. Formula yang fleksibel memungkinkan untuk melakukan analisis yang lebih canggih.