Retrospektif scrum adalah pertemuan penting dalam kalender tim Anda. Ini adalah kesempatan untuk menganalisis sprint sebelumnya dan "membuat rencana untuk perbaikan yang akan diberlakukan selama sprint berikutnya" (sumber: Panduan Scrum). Jika Anda ingin tim Anda berkinerja lebih baik dan anggota tim Anda merasa lebih baik dengan pekerjaan mereka, retrospektif adalah pertemuan yang harus Anda fokuskan.
Karena retrospektif dilakukan secara teratur (antara setiap Sprint Review dan Sprint Planning), Anda memiliki banyak kesempatan untuk menginspirasi anggota tim Anda untuk berbagi ide untuk perbaikan. Kelemahan dari retrospeksi yang sering dilakukan adalah bahwa mereka dapat dengan mudah berubah menjadi pertemuan rutin yang hanya ingin diikuti oleh orang-orang.
Jika tim Anda juga terpengaruh oleh kelelahan retrospektif, atau Anda tidak melihat hasil yang nyata dari pertemuan-pertemuan ini, Anda akan menemukan postingan blog ini sangat berguna. Kami telah mengumpulkan beberapa ide untuk menyegarkan kembali acara retrospeksi yang lincah dan memaksimalkan manfaat bagi tim Anda.
Mengguncang bagian yang biasa dari retrospektif yang gesit
Kami tidak menciptakan kembali roda di sini. Retrospektif scrum memiliki struktur yang sudah mapan yang tidak perlu dibongkar untuk membuat pertemuan menjadi lebih produktif. Namun demikian, Anda dapat mengubah cara Anda biasanya melakukan bagian tertentu dari retrospektif:
Mengumpulkan umpan balik dan mengumpulkan data
Mengumpulkan catatan dari anggota tim yang berbeda adalah bagian penting dari retrospektif scrum. Kemungkinan besar Anda telah menggunakan formula yang sama untuk mengumpulkan umpan balik untuk sementara waktu. Ini bisa berupa tabel dengan mulai, berhenti, lanjutkan kolom, atau kolom perahu layar metafora. Mereka mungkin bekerja dengan baik di awal, tetapi, seiring berjalannya waktu, menjadi sedikit basi.
Anda bisa menyegarkan suasana dengan melakukan hal yang sama, tetapi sedikit mengubah bentuk latihan ini. Ini akan terasa lebih segar dan mungkin akan menginspirasi tim Anda untuk menghasilkan ide-ide baru:
- Kolom/grafik - Anda dapat tetap menggunakannya sebagai dasar latihan Anda, tetapi ganti kategorinya menjadi belajar, kurang, dicintai atau senang, marah, sedih. Perubahan ini tidak revolusioner, tetapi dapat memberikan perspektif baru kepada orang-orang tentang apa yang ingin mereka katakan atau tulis pada catatan tempel mereka. Jika Anda ingin menarik otot kreatif di sini, Anda dapat menggunakan pahlawan super dan kualitas utama mereka sebagai kategori Anda (Superman adalah super, Doctor Strange adalah aneh, dan Batman bisa jadi buruk jika Anda hanya mengganti satu huruf pada nama panggilannya;). Penghargaan untuk pendekatan pahlawan super diberikan kepada Ralph van Roosmalen dari Langkah-langkah Tangkas.
- Metafora - jika Anda menyukai latihan perahu layar, tetapi tim Anda mungkin sedikit lelah karena menggunakannya, Anda dapat beralih ke analogi yang serupa, tetapi pada akhirnya sedikit berbeda. Cobalah metode balon udara atau mendaki gunung.
Menghasilkan wawasan
Tujuan dari tahap retrospektif ini adalah untuk menggali lebih dalam tentang poin-poin yang disampaikan oleh tim Anda. Anda ingin mengetahui mengapa hal ini terjadi seperti ini? Sebelum Anda menyelami lebih dalam tentang item-item yang dipilih, Anda perlu memilih mana yang paling membutuhkan perhatian. Keputusan ini sering kali dilakukan dengan pemungutan suara. Namun demikian, Anda dapat menemukan cara yang berbeda untuk memutuskan subjek untuk sisa retrospektif tangkas Anda.
Salah satu ide untuk memfilter catatan tempel Anda (atau catatan virtual jika Anda menjalankan scrum retrospektif untuk karyawan jarak jauh) adalah menempatkannya di lkemungkinan vs. dampak bagan. Gambarkan grafik di mana sumbu x mewakili dampak dari tindakan yang diberikan (jika berhasil diselesaikan), dan sumbu y mewakili kemungkinan tindakan tersebut terjadi.
Kemudian, mintalah kelompok Anda untuk menempatkan semua item di tempat yang sesuai pada bagan. Setelah dipetakan, Anda dapat memilih item yang diprioritaskan (berdampak tinggi, kemungkinan besar) dan yang kemungkinan besar tidak perlu didiskusikan (berdampak rendah, kemungkinan kecil). Latihan ini dijelaskan oleh Retrospeksi yang Menyenangkan.
Butir-butir tindakan
Tantangan dalam membuat butir-butir tindakan adalah untuk membuatnya bertahan. Jika Anda memperhatikan bahwa butir-butir tindakan dari retrospeksi sebelumnya dengan cepat ditinggalkan, Anda harus mengubah cara Anda merumuskannya.
Pikirkan tentang kerangka kerja SMART. Item tindakan Anda (dan tujuan yang mereka dukung) seharusnya:
- Spesifik
- Terukur
- Dapat dicapai
- Relevan
- Terikat waktu
Pastikan bahwa peserta retrospektif Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini tentang butir-butir tindakan mereka:
- Apa yang ingin kita capai?
- Langkah-langkah apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan item ini?
- Bagaimana kita tahu bahwa hal itu telah tercapai?
- Kapan hal itu harus dilakukan?
Apa yang juga bisa Anda lakukan dengan item tindakan ini adalah meningkatkan visibilitasnya. Jika memungkinkan, tampilkan pada catatan tempel, atau sebagai tiket di perangkat lunak manajemen proyek. Item tindakan berkelanjutan (misalnya, "Perbarui lembar waktu Anda setiap hari") dapat difasilitasi dengan pengingat otomatis di Slack (atau alat lain yang Anda gunakan untuk komunikasi).
Memperkenalkan elemen-elemen baru ke dalam rapat retrospektif yang tangkas
Aktivitas berikut ini bisa menjadi bagian dari retrospeksi lincah Anda berikutnya. Anda tidak harus memperkenalkan semuanya, tetapi cobalah setidaknya satu atau dua di antaranya.
Ingatkan orang-orang tentang tujuan di balik retrospektif scrum
Retrospeksi dapat dengan mudah berubah menjadi pesta keluhan yang suram. Anda mungkin berpikir bahwa ini bukanlah hal yang buruk: ini adalah kesempatan untuk membicarakan hal-hal yang buruk juga. Itu benar, namun rapat tersebut harus menghasilkan serangkaian tindakan yang akan meningkatkan proses tim Anda secara signifikan. Jika hanya satu jam (atau tiga jam) untuk mengeluh, perbaikan tidak akan terjadi.
Elemen penting lainnya dari retrospektif yang sukses adalah memastikan bahwa pertemuan tersebut tidak bercela. Tentu saja, orang-orang didorong untuk mengutarakan pendapat mereka, tetapi bukan berarti mereka harus menuding. Bagaimanapun juga, tujuannya adalah untuk menghasilkan ide-ide perbaikan yang konstruktif. Hal ini tidak selalu mudah untuk dicapai, terutama ketika scrum retrospective diselenggarakan setelah insiden yang tidak menyenangkan selama sprint (pemadaman perangkat lunak atau konflik tim).
Bagaimana Anda memastikan bahwa tim Anda selalu mengingat aturan-aturan ini? Anda bisa mengulanginya saat memulai retrospeksi, atau Anda bisa menggunakan pengingat visual: poster atau catatan sketsa yang mengingatkan anggota tim tentang sifat pertemuan ini.
Mungkin tim Anda akan terinspirasi oleh kata-kata dari Petunjuk Utama:
Terlepas dari apa yang kami temukan, kami memahami dan benar-benar percaya bahwa setiap orang melakukan pekerjaan terbaik yang mereka bisa, mengingat apa yang mereka ketahui pada saat itu, keterampilan dan kemampuan mereka, sumber daya yang tersedia, dan situasi yang dihadapi.
Norm Kerth, Tinjauan Ulang Proyek: Sebuah Buku Pegangan untuk Tinjauan Tim
Pantau kesejahteraan tim Anda di awal retrospektif Anda
Memeriksa perasaan tim Anda berguna bagi fasilitator rapat, tetapi juga merupakan pemecah kebekuan yang sangat baik di awal retrospeksi yang tangkas.
Gunakan kertas plano, papan tulis, atau catatan tempel untuk menggambarkan suasana hati mereka secara visual. Mintalah mereka untuk menunjukkan perasaan mereka dengan emoji atau buatlah skala yang dapat mereka gunakan untuk menempatkan diri mereka sendiri. Ini akan membantu Anda untuk membaca ruangan selama retrospektif. Jika Anda mengumpulkan data semacam ini secara teratur, Anda bisa menemukan pola-pola yang menarik.
Mengganti fasilitator
Jika Anda adalah orang yang selalu memimpin retrospeksi, hal-hal yang dilakukan mungkin akan sedikit berulang-ulang bagi para peserta. Salah satu ide retrospektif yang dianggap efektif oleh tim adalah meminta orang lain untuk memfasilitasi setidaknya sebagian dari pertemuan tersebut. Hal ini memungkinkan orang lain untuk terlibat, menggali lebih dalam tentang teori di balik retrospektif. Fasilitator baru Anda mungkin akan memberikan ide untuk latihan dalam rapat yang menyegarkan seluruh tim.
Memanfaatkan metrik kuantitatif
Sebagai Manajer Proyek atau pemimpin tim, Anda memiliki akses ke laporan yang penuh dengan wawasan berharga ke dalam kinerja tim Anda. Sebaiknya Anda membagikannya kepada para peserta retrospeksi Anda. Mereka akan mempelajari fakta-fakta penting, dan Anda dapat mendasarkan seluruh diskusi pada keduanya: umpan balik kualitatif dan data kuantitatif.
Jenis data apa yang dapat Anda gunakan?
- Bagan burndown proyek: Anda dapat menemukannya di alat bantu manajemen proyek Anda (misalnya, Jira)
- Perbandingan jam kerja yang direncanakan dan jam kerja aktual atau laporan lemburini bisa dibuat di Teamdeck, solusi manajemen sumber daya Anda.
Gunakan ide-ide retrospektif yang gesit ini untuk memberikan kehidupan baru ke dalam rapat tim Anda
Kami berharap panduan ini dapat memberikan Anda ide-ide retrospektif yang dapat digunakan untuk proyek Anda. Apa pun yang Anda pilih, ingatlah bahwa untuk mengajak tim Anda terlibat dalam inisiatif baru, yang terbaik adalah memberi mereka wawasan tentang tujuan dari tindakan ini. Ketika mereka tahu mengapa Anda melakukannya, mereka akan lebih mungkin untuk menindaklanjuti dan bahkan mungkin berkontribusi pada perangkat retrospektif Anda dengan ide-ide mereka sendiri.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]