Apakah Anda seorang manajer proyek atau pemimpin perusahaan, prioritas Anda adalah memastikan bahwa tim Anda menyelesaikan proyek dengan sukses: tepat waktu dan sesuai anggaran. Namun, di sisi lain, Anda juga ingin anggota tim Anda merasa puas dan bahagia di tempat kerja. Mencapai kedua tujuan tersebut mungkin terlihat rumit, namun mengabaikan salah satunya akan berakibat buruk bagi bisnis Anda.

Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini:

Bagi banyak tim, proses manajemen sumber daya ternyata merupakan strategi yang sukses untuk mencapai kedua target tersebut. Mengapa manajemen sumber daya proyek penting? Ini adalah strategi untuk mencapai manfaat bisnis yang nyata sekaligus menjaga tim Anda tetap bahagia. Dengan manajemen sumber daya yang efektif, semua orang menang. Mari kita lihat lebih dekat manfaat utama manajemen sumber daya terkait organisasi dan sumber daya.

Apa saja manfaat dari manajemen sumber daya?

Sebelum kita masuk ke dalam daftar manfaat, mari kita rekap apa saja yang bisa dilakukan oleh manajemen sumber daya, karena itulah dasar dari semua manfaat yang dijelaskan di bawah ini.

Pertama, dengan menggunakan Perangkat lunak manajemen sumber daya Teamdeck (apakah itu aplikasi khusus atau hanya sebuah kalender sumber daya), Anda tahu persis siapa yang tersedia untuk mengerjakan proyek Anda dan berapa lama. Hasilnya, Anda bisa mengalokasikan sumber daya untuk tugas yang berbeda sesuai dengan tujuan bisnis.

Namun, pengelolaan sumber daya tidak berhenti pada alokasi sumber daya-Anda juga harus memantau tim Anda saat mereka mengerjakan proyek dan membuat keputusan yang sesuai, misalnya, mengganti tim atau memodifikasi dan mengelola beban kerja orang-orang tertentu. Singkatnya, manajemen sumber daya memberi Anda visibilitas mendalam ke dalam kapasitas, beban kerja, dan kinerja tim Anda.

Apa yang akan Anda peroleh ketika Anda mulai mengelola sumber daya secara strategis?

Efisiensi dan efektivitas pelaksanaan proyek

Manajemen sumber daya dapat secara positif mempengaruhi pelaksanaan proyek. Inilah sebabnya mengapa hal ini merupakan aspek penting dalam manajemen proyek. Ketika Anda menerapkan strategi perencanaan sumber daya dan alokasi, Anda memastikan bahwa orang yang tepat bekerja pada proyek yang tepat.

Penjadwalan sumber daya berdasarkan keterampilan [Layar dari Teamdeck]
Yang dimaksud dengan "orang yang tepat" tidak selalu berarti "orang yang tersedia untuk bekerja selama periode tertentu." Banyak sumber daya - dan bahkan alat manajemen sumber daya memungkinkan Anda memasukkan lebih banyak informasi tentang tenaga kerja Anda, misalnya, keahlian mereka. Ini akan memungkinkan Anda mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik-Anda dapat memilih anggota tim yang akan unggul dalam proyek tertentu karena keahlian mereka.

Efisiensi dan efektivitas pelaksanaan proyek juga meningkat karena Anda dapat melihat potensi tantangan (konflik penjadwalankekurangan sumber daya, terlalu banyak lembur) sebelumnya, dan sesuaikan jadwal proyek Anda sebelum masalah ini meningkat. Peringatan dini seperti itu dapat menyelamatkan proyek Anda dari kegagalan. Ketika ditanya tentang penyebab utama kegagalan proyek mereka di tahun 2017, 23% dari Responden Project Management Institute bernama "tidak memadai peramalan sumber daya" dan "ketergantungan sumber daya."

Transparansi dan komunikasi yang lebih baik

Manajer proyek tahu bahwa transparansi proyek sangat penting untuk menjaga kepercayaan di dalam tim mereka. Manajemen sumber daya sangat mendukung hubungan yang sehat antara karyawan dan manajer mereka, tetapi juga antara manajer proyek yang berbeda. Alasannya adalah ketika Anda memiliki gambaran umum tentang ketersediaan sumber daya dan beban kerja yang direncanakan, Anda tidak akan membuat keputusan yang salah. Hasilnya, Anda tidak akan, misalnya, memesan dua kali lipat untuk karyawan tertentu.

Anda juga tidak perlu membuang waktu untuk bolak-balik email yang sebenarnya bisa ditangani di dalam aplikasi manajemen sumber daya. Sebagai contoh, jika Anda berencana untuk menambahkan sumber daya manusia tertentu ke dalam tim proyek Anda, namun proyek itu sendiri belum 100%, Anda tidak perlu menghubungi PM lain dan "menelepon" beberapa karyawan. Alat bantu Anda seharusnya memungkinkan Anda untuk menambahkan pemesanan tentatif untuk orang tersebut: manajer lain akan melihat bahwa orang ini mungkin akan bergabung dengan tim Anda.

Mari kita jalankan skenario lain: kali ini, tentang seorang karyawan yang ingin berlibur sejenak. Mereka mengirim email ke proyek mereka atau manajer sumber daya atau supervisor lain, dan rantai email dimulai. Ketika Anda memiliki sistem manajemen cuti di tempat, karyawan akan dapat menangani permintaan liburan dengan beberapa klik. Ditambah lagi, liburan itu sendiri akan dicatat dalam sistem, sehingga tidak akan ada percakapan "apakah Anda bekerja hari ini?" yang canggung yang terjadi pada hari itu. Hal ini sebenarnya membawa kita ke poin berikutnya-kebahagiaan tim.

Kebahagiaan tim

Bayangkan hari ini adalah hari libur Anda. Anda memiliki beberapa rencana, atau mungkin Anda hanya bersiap-siap untuk bersantai sepanjang hari. Apa pun itu, saya rasa akan sangat mengganggu jika Anda menerima email atau pesan Slack dari rekan kerja Anda seolah-olah Anda sedang bekerja pada hari itu. Rasanya seperti mereka tidak benar-benar memperhatikan jadwal Anda. Hal yang sama berlaku untuk saat-saat ketika Anda dibanjiri dengan pekerjaan, namun Anda terus ditugaskan untuk mengerjakan lebih banyak tugas. Atau ketika Anda seorang karyawan paruh waktu yang terkenal sering diundang ke rapat yang diadakan di luar jam kerja mereka.

Situasi ini dapat dihindari ketika Anda menggunakan kalender sumber daya dan mengikuti praktik terbaik dalam manajemen sumber daya. Sangat penting untuk membuat sumber daya manusia Anda merasa bahwa mereka diperhatikan, dan jadwal mereka dihormati. Ketika Anda memiliki akses yang mudah ke jadwal tersebut, akan lebih mudah untuk memperhatikan waktu mereka. Hal ini, pada gilirannya, dapat meningkatkan kebahagiaan karyawan Anda.

Anggota tim Anda juga akan menghargai beban kerja yang optimal, yang memungkinkan mereka untuk menjadi produktif di tempat kerja dan tetap menjaga keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Ketika, sebagai seorang manajer, Anda tahu berapa banyak yang dimiliki setiap orang di piring mereka, Anda dapat melihat kelebihan atau kurang dimanfaatkan orang segera.

Perencanaan strategis dan pengambilan keputusan yang lebih baik

Ketika Anda memiliki visibilitas ke dalam sumber daya perusahaan Anda, jadwal dan ketersediaannya, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang aspek fundamental bisnis Anda.

Misalnya, Anda akan mengetahui dengan pasti apakah tim Anda memiliki kapasitas untuk proyek baru. Meskipun Anda tidak dapat melihat sesuatu dengan segera di kalender sumber daya, Anda dapat menggunakan data untuk membuat keputusan. Menganalisis kebutuhan tim Anda lembar waktu dari beberapa proyek sebelumnya untuk melihat pola dalam kinerjanya atau memeriksa kinerja perusahaan Anda saat ini pemanfaatan sumber daya-manajemen sumber daya memberi Anda alat yang berharga untuk membantu Anda mengambil keputusan yang sulit.

Anda juga dapat merencanakan perekrutan di masa depan dengan lebih baik: berikut ini cara menggunakan laporan pemanfaatan tim dan data historis untuk peramalan sumber daya manusia.

Memangkas biaya

Anda sudah tahu bahwa manajemen sumber daya akan meningkatkan komunikasi tim Anda dan, sebagai hasilnya, menghemat uang. Yang juga penting adalah menggunakan perangkat lunak khusus akan membantu Anda memangkas beberapa biaya administrasi yang tidak perlu (mengisi lembar waktu kertas atau melacak ketidakhadiran secara manual). Jika Anda tertarik untuk mempelajari cara menghemat uang dengan alat manajemen sumber daya, Anda harus membaca Studi kasus Apptension. Mereka telah berhasil menghemat hampir $10k per bulan setelah mereka menerapkan Teamdeck di organisasi.

Apa yang dimaksud dengan manajemen sumber daya yang efektif?

Manfaat yang diuraikan di atas memiliki tanda bintang: manfaat ini hanya akan terlihat jika proses manajemen sumber daya Anda efektif. Anda mungkin bertanya-tanya: bagaimana cara memastikan bahwa upaya saya berhasil? Resep singkatnya adalah: ikuti praktik terbaik dan pantau hasil Anda secara teratur. Inilah caranya.

Di sini, di blog Teamdeck, kami secara teratur menerbitkan panduan manajemen sumber daya dan manajemen proyek untuk pemula dan profesional. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang manajemen sumber daya yang efektif, Anda mungkin ingin memulai dengan ini manajemen sumber daya proyek pemandu.

Posting blog ini juga akan membantu Anda menjadi lebih baik dalam manajemen sumber daya:

Mengukur upaya manajemen sumber daya Anda

Memantau hasil Anda adalah cara terbaik untuk mengidentifikasi area perbaikan dan melihat apa yang bekerja dengan baik dalam hal mengelola sumber daya proyek Anda.

Apa yang dapat Anda ukur?

Memang, melacak metrik ini tidak mungkin dilakukan jika Anda tidak mengumpulkan data tentang ketersediaan tim Anda, pemesanan, waktu yang dilacak, atau liburan. Beberapa alat manajemen proyek memiliki fitur yang didedikasikan untuk mengelola sumber daya, tetapi Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen sumber daya khusus untuk menganalisis proses Anda.

Teamdeck adalah perangkat lunak manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda menjadwalkan sumber daya di berbagai proyek. Karyawan sendiri dapat merencanakan jadwal liburan mereka, mencatat ketersediaan, dan melacak waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan tugas yang berbeda. Fitur pelaporan Teamdeck memungkinkan Anda membuat dasbor analitik yang diperbarui secara otomatis yang nantinya bisa Anda bagikan dengan manajer atau klien. Anda bisa mendaftar dan mencoba aplikasinya secara gratis di sini.

Jika Anda mencari templat dan ide laporan proyek, Anda harus melihat tulisan ini:

Siap memperkenalkan manajemen sumber daya di organisasi Anda?

Kami berharap artikel blog ini meyakinkan Anda bahwa manajemen sumber daya dapat memberikan manfaat yang besar bagi bisnis Anda. Di saat yang sama, kami memahami bahwa menerapkan proses baru di seluruh perusahaan dapat menjadi tugas yang menantang. Jika itu yang terjadi pada Anda, Anda dapat jadwalkan panggilan dengan Anielapakar kesuksesan pelanggan kami. Dia akan membantu Anda mengetahui kebutuhan manajemen sumber daya perusahaan Anda, menunjukkan kepada Anda cara mengelola sumber daya secara efisien dengan alat khusus, dan menyiapkan rencana untuk memperkenalkan strategi ini di organisasi Anda.

Posting terkait

Kepemimpinan

8 Ide untuk Mengurangi Pergantian Karyawan

  Pergantian karyawan yang rendah adalah tujuan dari banyak perusahaan, dan memang seharusnya begitu. Ketika tingkat retensi Anda tidak memuaskan, Anda harus khawatir tentang perekrutan dan orientasi karyawan baru, ditambah lagi pergantian karyawan dapat dengan cepat menggagalkan...

Ania Kitowska