Orang-orang menuntut keterbukaan di tempat kerja. 87% di antaranya, yaitu.
87% pekerja disurvei oleh Kelton Global dalam sebuah studi tahun 2018 mengakui bahwa mereka ingin perusahaan mereka di masa depan menjadi transparan. 80% responden ingin tahu lebih banyak tentang pengambilan keputusan organisasi mereka.
Tidak heran jika transparansi di tempat kerja adalah istilah yang banyak dibahas di sebagian besar perusahaan. Beberapa perusahaan memilih transparansi yang radikal, sementara yang lain memilih cara lain untuk mendorong komunikasi yang terbuka.
Sebagai manajer proyek atau pemimpin tim, Anda mungkin tidak memiliki suara dalam kebijakan perusahaan. Namun, Anda bertanggung jawab atas tim proyek, sehingga transparansi proyek sangat berada dalam kendali Anda.
Komunikasi yang buruk dan ekspektasi yang tidak jelas termasuk di antara 8 teratas tantangan manajemen proyek. Transparansi dalam manajemen proyek dan sumber daya adalah budaya komunikasi terbuka dan visibilitas dalam tim proyek. Dari perspektif manajerial, hal ini sering kali merupakan kasus kejujuran dengan tim tentang proyek dan tim itu sendiri.
Ada beberapa cara di mana transparansi proyek dapat dikembangkan dalam sebuah tim, tetapi konsekuensinya sangat positif.
Hubungan antara transparansi dan keterlibatan/kebahagiaan karyawan telah diselidiki dalam beberapa survei atau penelitian. Ada data yang membuktikan bahwa kejujuran memang merupakan faktor penting yang menentukan kebahagiaan orang di tempat kerja.
Namun, ketika berbicara tentang transparansi proyek, kita juga berbicara tentang keuntungan finansial dalam proyek tersebut. Hal ini dimungkinkan karena transparansi meningkatkan produktivitas. Karyawan yang terlibat yang mengetahui apa yang diharapkan dari mereka (dan mengapa) berkinerja lebih baik dan bekerja lebih efisien. Seperti yang dinyatakan oleh Jyoti M, Konsultan TI Tata, dalam tulisannya makalah tentang Manajemen Proyek dan Transparansi: Transparansi dengan izin yang sesuai dalam sistem manajemen proyek menghemat waktu dan uang semua orang dalam proyek. Apakah itu terdengar seperti mimpi PM? Seharusnya!
Kurangnya transparansi, di sisi lain, dapat menyebabkan ketidakpercayaan di antara tim atau bahkan kebencian. Institut Manajemen Proyek Laporan-laporan menunjukkan berkali-kali bahwa komunikasi yang tidak memadai atau buruk adalah penyebab utama kegagalan proyek. Maka, ada banyak alasan untuk berpikir bahwa kejujuran dan komunikasi yang terbuka sangat penting bagi manajer proyek.
Memang, transparansi bukanlah pendekatan yang bisa diterapkan untuk semua orang, karena berbeda antara satu klien dengan klien lainnya atau satu industri dengan industri lainnya. Kami telah membuat daftar langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan transparansi proyek dalam tim Anda.
Kedengarannya sudah jelas? Mungkin saja, tetapi perlu diingat bahwa ada lebih banyak "visibilitas tugas" daripada daftar fitur yang harus dibuat.
Pertama-tama, jelaskan proyek ini kepada tim Anda. Baik dari segi cakupan teknis, maupun dari sisi bisnis. Apa tujuan dari proyek tersebut? Siapa saja yang akan mendapatkan manfaat dari proyek tersebut? Apa alasan dari fitur tertentu? Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini dapat menyelamatkan Anda dari kesalahan dalam memperkirakan tugas.
Memahami "mengapa?", bukan hanya "apa?", akan meningkatkan keterlibatan tim Anda. Itu adalah cara yang baik untuk mengembangkan rasa kepemilikan.
Itu adalah hal yang besar. Dan sekaligus juga sulit.
Anda ingin bersikap transparan, namun ada beberapa hal yang tidak seharusnya Anda bagikan. Berhati-hatilah untuk tidak membahas informasi pribadi atau rahasia. Selain itu, perhatikan apakah keterbukaan Anda tidak menimbulkan spekulasi atau gosip. Jika Anda merasa ada sesuatu yang tidak boleh diungkapkan kepada tim Anda, kemungkinan besar memang demikian. Tunggu hingga informasi Anda sudah dikonfirmasi atau relevan, baru kemudian sampaikan kepada tim Anda.
Selain itu, Anda harus membuat tim Anda merasa bahwa mereka adalah bagian dari proyek. Dan hal ini mengharuskan Anda untuk membuat mereka sadar akan perubahan-perubahan dalam proyek.
Salah satu alasannya sudah dijelaskan di bagian sebelumnya - Anda membutuhkan orang-orang yang memahami apa yang mereka kerjakan. Alasan lain yang tidak kalah pentingnya: Anda berurusan dengan para spesialis di sini dan mereka tahu apa yang mereka kerjakan.
Jika perubahan persyaratan berarti bahwa fitur baru harus dikembangkan, pastikan bahwa hal itu direncanakan dengan cara yang paling efisien. Diskusi terbuka dengan tim teknisi Anda dapat memberikan banyak ide untuk mengurangi dampak perubahan ini dan menghindari konsekuensi yang ditakuti dari pergeseran ruang lingkup. Berikan tim Anda kesempatan untuk benar-benar berpartisipasi dalam proyek dan Anda akan melihat rasa yang lebih besar dari "kita melakukan ini bersama-sama".
Satu catatan terakhir di sini: bersikaplah transparan mengenai posisi Anda. Jika Anda tidak mengetahui jawaban atas pertanyaan tim Anda (atau jawabannya belum dapat diungkapkan), jangan mengada-ada. Sebaliknya, bersikaplah terbuka tentang ketidakmampuan Anda untuk memberikan jawaban. Tim akan menghargai kejujuran Anda.
Anda tidak dapat berbicara tentang komunikasi dua arah yang terbuka tanpa adanya umpan balik yang mendorong.
Karena Anda jujur kepada tim, Anda juga ingin mereka jujur kepada Anda. Tentu saja, Anda mungkin akan mendengar beberapa kata kasar atau bahkan mengetahui tentang kesalahan langkah dalam proyek, tetapi ini masih merupakan kesempatan yang baik untuk mengatasi masalah ini lebih awal sebelum berubah menjadi masalah besar.
Berilah contoh dan berikan umpan balik yang konstruktif kepada tim Anda. Jangan lupakan penghargaan: pastikan kinerja yang baik tidak luput dari perhatian. Hal ini juga akan memperkuat keterlibatan dan akuntabilitas tim Anda.
Karena visibilitas dan komunikasi adalah faktor utama transparansi proyek, tidak mengherankan jika berbagi pengetahuan adalah praktik yang patut dipupuk. Pertukaran pengetahuan antara anggota tim bisa terjadi selama standup atau acara khusus.
Salah satu aspek dari berbagi pengetahuan yang sangat berharga namun sering diabaikan adalah tim dapat belajar dari tim lain. Sebagai manajer proyek (atau pemimpin tim), Anda dapat berkolaborasi dengan rekan-rekan Anda untuk menyelenggarakan acara di mana tim berbagi pelajaran yang didapat selama proyek sebelumnya. Pertemuan lintas tim seperti itu tidak hanya akan memberikan wawasan terkait proyek tetapi juga menjadi peluang ikatan tim yang baik.
Transparansi proyek perlu didukung dengan alat yang memudahkan kolaborasi dan komunikasi. Untuk tim yang bekerja di satu ruangan, papan tulis bisa menjadi awal yang baik. Namun, untuk tim yang tersebar, alat bantu online akan diperlukan.
Untuk memberikan visibilitas ke dalam jalur proyek, gunakan aplikasi manajemen proyek. Di Teamdeck, kami menggunakan JIRA untuk melacak kemajuan kami. Setiap anggota tim bisa melihat status tugas yang berbeda, apakah ada bug baru yang muncul, dan sebagainya.
Pelacakan waktu, perangkat lunak pelacakan ketidakhadirandan alat penjadwalan sumber dayaseperti Teamdeck, memiliki dua efek pada transparansi proyek. Pertama, anggota tim mengetahui beban kerja dan tugas yang direncanakan. Pada saat yang sama, pemimpin proyek melihat catatan waktu dari tim merekasehingga mereka memahami beban kerja karyawan mereka yang sebenarnya (baca tentang manajemen beban kerja). Kedua belah pihak memiliki visibilitas yang mereka butuhkan untuk merasa lebih nyaman dengan pekerjaan mereka.
Pastikan tim Anda memiliki akses ke alat yang memungkinkan komunikasi reguler. Slack adalah contoh yang bagus di sini: ini adalah alat obrolan yang juga dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain yang Anda gunakan.
Jika Anda mengerjakan produk yang sudah diluncurkan dan memiliki pengguna yang nyata, Anda memiliki cara tambahan untuk memperkenalkan transparansi proyek. Ambil aplikasi kami, Teamdeck, sebagai contoh. Meskipun kami memiliki anggota tim khusus yang menjawab pertanyaan pelanggan yang diajukan melalui Intercom (Anda bisa mencobanya sendiri, ikon biru di pojok), semua orang dalam tim memiliki akses ke kanal Slack di mana umpan balik dari pengguna dikirimkan. Hasilnya, setiap anggota tim mengetahui apa yang disukai pengguna tentang aplikasi ini dan apa yang mereka minta. Tidak hanya mencentang kotak "visibilitas", tetapi juga membuat masukan semua orang jauh lebih berarti saat mendiskusikan fitur-fitur baru dan peta jalan produk.
Transparansi proyek adalah tentang berkomunikasi secara terbuka dan jujur serta memungkinkan orang untuk bekerja secara efisien. Hal ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan keterlibatan orang-orang, namun juga membantu menghilangkan pembunuh produktivitas: mulai dari persyaratan yang tidak jelas hingga gosip di kantor. Bangunlah budaya transparansi dalam tim proyek Anda dan Anda semua akan mendapatkan manfaatnya.
Pentingnya Mengukur Kebahagiaan Tim Para peneliti telah lama menyelidiki hubungan antara kebahagiaan karyawan dan kinerja mereka di tempat kerja. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa kebahagiaan memang membuat orang menjadi lebih produktif. Hubungan langsung antara semangat kerja...
Ketika Anda berpikir tentang bagaimana meningkatkan peluang kesuksesan perusahaan Anda, keterlibatan karyawan mungkin bukanlah hal yang pertama kali terlintas di benak Anda. Awalnya, Anda mungkin lebih suka berfokus pada aspek-aspek seperti kinerja, motivasi, dan pengembangan keterampilan. Namun, setelah itu,...