Mungkin perbedaan yang paling signifikan antara cara Anda berkomunikasi dalam pengaturan kantor biasa dan jarak jauh adalah bahwa agar komunikasi jarak jauh berhasil, maka harus disengaja. Upaya sadar Anda untuk membangun proses komunikasi yang sukses dalam tim jarak jauh akan membuahkan hasil. Dalam artikel blog ini, kami akan membahas tantangan terbesar dalam komunikasi jarak jauh dan bagaimana Anda dapat mengatasinya. Kami juga akan memberikan daftar alat yang akan bermanfaat bagi tim jarak jauh Anda. Setelah membaca artikel ini, Anda akan dapat memperkenalkan praktik terbaik dalam berkomunikasi jarak jauh.
Namun, sebelum kita membahas detailnya, penting bagi Anda untuk mendokumentasikan proses komunikasi perusahaan Anda. Buatlah sebuah ruang di dalam basis pengetahuan/ruang kerja organisasi Anda di mana Anda bisa menyimpan panduan mengenai cara orang berkomunikasi. Buatlah daftar alat yang perlu mereka gunakan. Pastikan karyawan baru membaca dokumen/halaman ini selama proses orientasi. proses orientasi.
Terlebih lagi, jangan sampai menjadi basi. Anda dan karyawan Anda perlu membahas proses komunikasi ini secara teratur dan melakukan penyesuaian jika diperlukan. Jika Anda seorang manajer proyek, Anda bisa mendiskusikan komunikasi tim selama retrospeksi sprint.
[/vc_column_text]
Apa tantangan pertama dalam berkomunikasi jarak jauh yang muncul di benak Anda? Mungkin Anda berpikir tentang zona waktu dan kesulitan untuk tetap sinkron. Atau mungkin Anda khawatir tentang masalah dengan koneksi internet yang tidak dapat diandalkan. Ini adalah kekhawatiran yang valid, tetapi tantangan yang diuraikan di bawah ini sering kali menjadi lebih serius, meskipun tidak mudah untuk diantisipasi atau diperhatikan.
Kurangnya visibilitas yang dapat menyulitkan tim jarak jauh terlihat jelas pada beberapa tingkatan:
Kalender sumber daya Teamdeck adalah sumber kebenaran tunggal mengenai ketersediaan dan beban kerja tim Anda. Anda bisa melihat siapa yang ditugaskan ke proyek mana, siapa yang sedang berlibur, dan siapa yang kapasitas kiri (jika Anda mencari orang yang dapat bergabung dengan proyek Anda).
Ketika berkomunikasi dengan seseorang yang bekerja dari jarak jauh, Anda tidak memiliki konteks seperti halnya komunikasi langsung. Intinya, Anda tidak melihat bahasa tubuh, sebagian besar waktu Anda tidak tahu apa yang sedang dilakukan orang tersebut baru-baru ini, bagaimana suasana hatinya, dll. Pertimbangkan contoh berikut: Anda menerima pesan singkat dari salah satu rekan kerja yang meminta Anda untuk berbagi informasi. Pada awalnya, Anda mungkin berpikir: "Apakah orang ini marah padaku? Kesal? Saya tidak melakukan kesalahan apa pun". Anda bisa melihat bagaimana hal tersebut dapat menyebabkan miskomunikasi atau bahkan konflik. Inilah mengapa sangat penting untuk:
Orang-orang yang bekerja dalam tim jarak jauh perlu melakukan upaya sadar untuk tetap terhubung. Cukup mudah untuk membatasi komunikasi pada pesan singkat yang dipertukarkan di Slack atau melalui email, terutama jika peran orang bersifat independen atau mereka bekerja di zona waktu yang berbeda. Sebagai pemimpin tim, Anda bisa memupuk semangat tim dengan mendorong untuk melakukan panggilan video secara rutin, kegiatan pembangunan timatau bahkan saluran obrolan yang didedikasikan untuk memposting meme (Anda dapat melihat ide-ide untuk saluran penguatan budaya lainnya di sini).
Poin ini sedikit rumit. Anda mungkin berpikir: mengapa hanya ada sedikit kesempatan untuk pertemuan 1:1? Lagipula, orang-orang bisa mengobrol secara pribadi kapan pun mereka mau: banyak alat komunikasi yang digunakan oleh tim jarak jauh yang memungkinkan percakapan pribadi.
Hal ini berlaku untuk obrolan antar karyawan, tetapi laporan langsung manajer ke manajer 1:1 mungkin akan cepat terlupakan ketika Anda tidak bertemu dengan tim Anda setiap hari. Atau, Anda mungkin akan mendapatkan rasa aman yang salah ketika Anda melakukan obrolan dengan tim Anda secara teratur-semua orang terlihat senang, tidak ada gunanya pertemuan 1:1 tambahan. Hanya ada, terlepas dari persepsi kesejahteraan tim Anda.
Memang, tantangan ini tidak hanya terjadi pada tim jarak jauh. Anggota tim yang berada di kantor mungkin juga mendapatkan lebih sedikit kesempatan untuk bertemu dengan atasan mereka daripada yang mereka butuhkan. Namun, untuk pekerja jarak jauh, Anda perlu memastikan bahwa mereka mendapatkan kesempatan untuk berbicara dengan Anda sesekali. Anda bisa menjadwalkan waktu tetap untuk pertemuan ini atau mengingatkan karyawan secara teratur untuk memilih slot waktu untuk pertemuan 1:1. Dengan cara ini, Anda akan dapat terhubung dengan karyawan Anda yang tersebar dengan lebih baik dan juga membangun kepercayaan dengan tim Anda.
Catatan penting tentang alat bantu: tidak cukup hanya dengan membuat akun dan memberi tahu tim Anda bahwa "alat bantu ini ada di sana jika Anda ingin menggunakannya." Pastikan semua orang tahu apa saja platform yang harus mereka gunakan dan bagaimana cara menggunakannya. Sekali lagi, Anda harus mendokumentasikan panduan ini dan membuatnya dapat diakses oleh karyawan Anda saat ini dan karyawan baru di masa mendatang. Jika salah satu alat yang Anda gunakan tidak berjalan seperti yang Anda harapkan, rancang ulang toolbox Anda. Lanskap teknologi sangat luas, jadi Anda mungkin akan menemukan aplikasi yang 100% sesuai dengan kebutuhan tim Anda.
Kami telah bertanya kepada Rohit Gupta dari Pixpasebuah platform yang membantu para pekerja kreatif membangun situs web portofolio yang indah, tentang pendekatan mereka terhadap karya dan alat kerja jarak jauh:
Di Pixpa, kami telah bekerja secara jarak jauh selama 3 bulan terakhir, dan kami berniat untuk terus bekerja sebagai perusahaan yang sepenuhnya bekerja jarak jauh mulai saat ini. Meskipun pergeseran ini dipaksakan kepada kami oleh penguncian pandemi, kami dengan cepat merangkul normalitas baru dan beralih ke bekerja dari jarak jauh dengan mulus. Bekerja dari jarak jauh memiliki banyak manfaat - waktu dan stres akibat perjalanan pulang pergi setiap hari telah lenyap, keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi pulih dan tingkat produktivitas meningkat. Sebagai tim kerja jarak jauh, fokus kami adalah mempertahankan dan membangun budaya kami, persahabatan di antara rekan kerja, dan memupuk kolaborasi.
Kami menggunakan Slack, Asana, Zoom, dan Github untuk semua komunikasi dan kolaborasi kerja kami. Kami memiliki kolaborasi yang mengalir bebas dan tidak terstruktur di dalam tim yang tidak sesuai dengan definisi rapat scrum.
Gunakan perangkat lunak perencanaan sumber daya yang dirancang untuk membantu tim jarak jauh, tidak hanya dari TI atau industri kreatif
Dapatkan Uji Coba GRATIS selama 30 hari
Pentingnya Mengukur Kebahagiaan Tim Para peneliti telah lama menyelidiki hubungan antara kebahagiaan karyawan dan kinerja mereka di tempat kerja. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa kebahagiaan memang membuat orang menjadi lebih produktif. Hubungan langsung antara semangat kerja...
Ketika Anda berpikir tentang bagaimana meningkatkan peluang kesuksesan perusahaan Anda, keterlibatan karyawan mungkin bukanlah hal yang pertama kali terlintas di benak Anda. Awalnya, Anda mungkin lebih suka berfokus pada aspek-aspek seperti kinerja, motivasi, dan pengembangan keterampilan. Namun, setelah itu,...
