Proses orientasi karyawan baru mendapat banyak perhatian dari perusahaan. Hadiah selamat datang, perburuan orientasi, atau pesan pribadi dari eksekutif tingkat C, semuanya menjadi pengalaman yang tak terlupakan bagi karyawan baru. Anda bisa menemukan banyak sumber daya online yang berharga untuk membuat kebijakan orientasi karyawan perusahaan Anda sendiri. Pastikan untuk memeriksanya templat ini dari Trello atau panduan dari Workable.
Namun, ada satu proses orientasi lain yang sangat penting bagi bisnis Anda, namun sepertinya jarang dibahas. Saya berbicara tentang menambahkan orang baru ke dalam tim proyek. Baik Anda berurusan dengan karyawan baru atau karyawan yang sudah ada, bergabung dengan proyek baru membutuhkan perhatian khusus.
Tugas penerimaan anggota tim baru biasanya merupakan tanggung jawab manajer proyek. Ada banyak hal yang dipertaruhkan, mulai dari kebahagiaan karyawan. Orang-orang yang tidak disambut dengan baik di dalam kelompok mungkin akan merasa tersisih dan, pada akhirnya, meninggalkan perusahaan. Penyelesaian proyek juga bisa berisiko: tanpa orientasi yang tepat, anggota tim baru Anda mungkin kurang efisien dalam bekerja.
Untungnya, ada beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk memasukkan orang baru ke dalam tim proyek dengan cepat. Dalam artikel ini, kita akan membahasnya satu per satu.
Sebelum mereka memasuki kantor (atau ruang obrolan), Anda harus sudah membuat beberapa persiapan.
Elemen utamanya adalah Anda harus mengetahui bahwa seseorang akan bergabung dengan tim Anda (dan siapa orang itu). Hal ini relatif mudah dilakukan ketika Anda bekerja di startup atau agensi yang lebih kecil. Tantangannya adalah melacak keputusan penjadwalan ketika perusahaan Anda mengerjakan beberapa proyek pada waktu yang sama. A kalender sumber daya sangat berguna ketika Anda ingin tetap berada di puncak pemesanan tim Anda:
Kalender sumber daya Teamdeck memudahkan untuk mengontrol siapa saja yang ditugaskan ke proyek Anda. Kelompokkan kalender Anda berdasarkan proyek untuk menelusuri pemesanan dengan cepat.
Setelah Anda mengetahui bahwa seseorang akan bergabung dengan tim proyek Anda, pastikan bahwa anggota tim yang sudah ada juga diberitahu tentang hal itu. Anda ingin menghindari percakapan "Anda di sini untuk melakukan apa?" yang canggung. Mungkin juga merupakan ide yang baik untuk memberi tahu klien Anda bahwa ada orang tambahan yang akan bergabung dengan tim. Bagaimanapun juga, ini adalah kepentingan bisnis mereka juga.
Ketika mempersiapkan untuk menerima orang baru ke dalam tim proyek, Anda juga harus memikirkan stasiun kerja mereka. Baik Anda bekerja di kantor maupun dari jarak jauh, pastikan setiap orang memiliki semua peralatan yang diperlukan dan akses ke perangkat lunak. Hal ini tidak hanya akan membuat mereka merasa lebih diterima, namun juga akan menyederhanakan proses orientasi.
Anggota tim terbaru Anda harus mengenal anggota tim lainnya, klien, dan karyawan yang akan berinteraksi dengan mereka secara teratur. Pada saat yang sama, tim Anda dan pemangku kepentingan eksternal harus diperkenalkan kepada anggota baru grup dan peran mereka dalam proyek. Untuk mencairkan suasana, Anda bisa mengadakan makan siang bersama atau bermain game. Menjadi tim yang tersebar bukanlah alasan di sini. Ada banyak aktivitas pembangunan tim untuk tim jarak jauh juga.
Tahap perkenalan juga merupakan saat Anda dapat mempresentasikan budaya organisasi tim Anda dan alur kerja yang biasa Anda lakukan. Jika Anda bekerja sebagai manajer proyek TI, kemungkinan besar Anda akan mengikuti salah satu metodologi yang paling populer. Meskipun karyawan Anda mungkin sudah terbiasa dengan dasar-dasar Scrum atau Kanban, tim cenderung menambahkan bakat individu mereka ke dalam proses. Inilah sebabnya mengapa sangat penting bagi anggota tim terbaru Anda untuk melihat semua rapat dan ritual yang sedang berlangsung. Membayangi orang lain dan berpartisipasi dalam rapat sejak awal adalah ide yang bagus.
Satu hal lagi di sini: pastikan bahwa karyawan baru mengetahui cara kerja perusahaan.
Meskipun menjelaskan kebijakan perusahaan dan tur kantor biasanya ditangani oleh tim SDM, Anda sebaiknya memeriksa kembali apakah karyawan yang bersangkutan mengetahui cara kerja mereka di perusahaan Anda. Bagikan beberapa tips dari orang dalam dan pastikan mereka merasa nyaman di tempat kerja mereka dan lebih memahami budaya dan nilai-nilai inti Anda.
Saat memperkenalkan anggota tim baru ke dalam proyek, pikirkan tentang hal-hal yang biasa Anda lakukan saat proyek dimulai. Anda harus mengumpulkan semua persyaratan, memahami ruang lingkup proyek dan detail mengenai anggaran atau jadwalnya. Anggota terbaru dari tim Anda harus terbiasa dengan semua detail ini agar dapat memahami proyek sepenuhnya.
Baca lebih lanjut tentang orientasi proyek di sini.
Jika Anda bekerja dengan seseorang yang baru saja dipekerjakan di perusahaan Anda, Anda harus menjelaskan ekspektasi Anda dengan jelas. Proyek pertama di perusahaan baru sangatlah penting, karena hal ini akan menentukan arah kerja sama di masa depan, tetapi juga membantu Anda memahami cara kerja orang tersebut.
Claire Lew, CEO dari Kenali Tim Anda mengatakan:
Salah satu rekomendasinya adalah merancang seperti apa bulan pertama karyawan baru tersebut dalam hal proyek. Apa yang akan menjadi tanggung jawab mereka, dan apa hasil yang ideal? Anda ingin memiliki sesuatu untuk membantu orang tersebut mengenal perusahaan, tetapi juga memiliki perasaan pencapaian pada saat yang sama.
Pada kenyataannya, proyek pertama mungkin saja menjadi tugas dengan tekanan tinggi dan tenggat waktu yang pendek untuk klien yang menuntut. Untuk mengurangi stres dan menghindari kesalahpahaman, tetapkan tujuan yang jelas dan secara teratur memeriksa karyawan baru Anda. Dengan cara ini, jika ada tantangan yang muncul, Anda bisa menyelesaikannya lebih cepat.
Aspek lain dari alur kerja tim Anda yang harus Anda bahas selama orientasi adalah tentang alat yang Anda gunakan. Sekali lagi, meskipun karyawan baru Anda sudah terbiasa dengan perangkat lunak tertentu, pastikan mereka memahami alur kerja tim Anda. Banyak aplikasi yang digunakan oleh tim TI untuk menyelesaikan proyek menawarkan sumber daya untuk pengguna baru. Kendur menunjukkan kepada orang-orang cara menyelesaikan tugas-tugas yang paling umum. Atlassian mengajarkan orang-orang cara menggunakan produk mereka dalam konteks kursus Agile yang ekstensif. Di Teamdeckbaru-baru ini kami menerbitkan panduan untuk anggota tim baru, Anda dapat memeriksanya di sini. Kumpulkan sumber daya yang paling relevan terkait perangkat lunak yang digunakan tim Anda dan bagikan kepada orang baru yang bergabung dengan tim.
Kami berharap tips ini dapat membantu Anda menyambut orang baru dalam proyek Anda dengan lancar dan mengelola tim dengan lebih percaya diri. Anda mungkin ingin menyesuaikannya dengan kebutuhan organisasi Anda dan membuat program orientasi formal. Selamat mencoba!
Pentingnya Mengukur Kebahagiaan Tim Para peneliti telah lama menyelidiki hubungan antara kebahagiaan karyawan dan kinerja mereka di tempat kerja. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa kebahagiaan memang membuat orang menjadi lebih produktif. Hubungan langsung antara semangat kerja...
Ketika Anda berpikir tentang bagaimana meningkatkan peluang kesuksesan perusahaan Anda, keterlibatan karyawan mungkin bukanlah hal yang pertama kali terlintas di benak Anda. Awalnya, Anda mungkin lebih suka berfokus pada aspek-aspek seperti kinerja, motivasi, dan pengembangan keterampilan. Namun, setelah itu,...