Dengan semakin populernya kebijakan liburan tanpa batas dan jam kerja yang fleksibel, sepertinya sudah menjadi kesimpulan yang pasti bahwa masa-masa pelacakan kehadiran karyawan akan segera berlalu, setidaknya di beberapa industri.
Namun, saya akan berargumen bahwa pelacakan ketidakhadiran adalah proses kunci bagi perusahaan yang ingin mempertahankan jadwal tim yang transparan dan seimbang. beban kerja tim. Hanya saja, fokusnya cenderung tidak terlalu banyak pada pengendalian individu dan lebih banyak pada kemampuan untuk merencanakan pekerjaan dengan cara yang optimal.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
- 4 solusi tentang bagaimana perangkat lunak perencanaan sumber daya membantu dengan pelacakan ketidakhadiran
- bagaimana memilih yang relevan sistem manajemen cuti karyawan
- cara mengelola kehadiran karyawan
- mengapa Teamdeck - perangkat lunak manajemen sumber daya - dipilih sebagai perangkat lunak pelacakan ketidakhadiran utama
Teks ini menguraikan langkah-langkah penting yang perlu Anda ambil untuk membangun proses pelacakan ketidakhadiran yang mudah dikelola. Pendekatan ini mengharuskan Anda untuk memanfaatkan alat bantu digital sehingga tim Anda dapat berkolaborasi dengan Anda. Spreadsheet adalah pilihan yang memungkinkan, namun memiliki lebih sedikit opsi dibandingkan aplikasi khusus. perangkat lunak manajemen sumber dayaaplikasi untuk manajemen ketidakhadiran sering kali dilengkapi dengan fitur pelaporan atau alur kerja permintaan liburan.
Mari kita bahas langkah-langkah penting untuk memperkenalkan manajemen cuti di perusahaan Anda. Setiap poin akan disertai dengan instruksi singkat tentang bagaimana Teamdeck dapat bermanfaat di sini.
Menetapkan kebijakan liburan
Itu adalah langkah yang diperlukan dalam menciptakan proses apa pun yang berkaitan dengan waktu istirahat. Mungkin Anda sudah membuat seperangkat aturan yang bekerja dengan baik untuk tim Anda. Dalam hal ini, Anda bisa melanjutkan ke poin berikutnya.
Jika kebijakan liburan Anda belum dibuat atau masih dalam proses, pastikan untuk mencakup aspek-aspek ini:
- Jenis-jenis ketidakhadiran karyawan (cuti sakit, cuti panjang, cuti hamil, dll.),
- Kompensasi per jenis liburan (jenis ketidakhadiran mana yang dikompensasi?),
- Jumlah hari liburan berbayar per karyawan (apakah berubah dari waktu ke waktu?),
- Pemberitahuan minimum di muka saat meminta hari libur.
Setelah Anda selesai menyusun aturan, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini:
- Apakah kebijakan Anda relevan untuk pekerja paruh waktu dan/atau pekerja lepas?
- Apakah ini merupakan perubahan budaya yang besar bagi karyawan? Haruskah Anda menjalankan konsultasi tim?
- Apakah polis Anda mencakup kasus-kasus yang kurang umum? Misalnya, apa yang terjadi jika seseorang tidak "menggunakan" semua jatah hari liburnya sepanjang tahun?
Kebijakan liburan Anda harus dikomunikasikan dengan jelas kepada karyawan yang sudah ada dan menjadi bagian dari orientasi karyawan baru.
Bagaimana Teamdeck bisa membantu pelacakan ketidakhadiran?
Sebagai admin organisasi, Anda dapat memilih dari berbagai jenis absen yang telah diunggah atau menambahkan jenis absen Anda sendiri. Jenis ketidakhadiran dapat disesuaikan: Anda dapat mengedit namanya, menetapkan kode warna, dan menentukan apakah mereka dibayar atau tidak. Sekarang ketika karyawan Anda perlu mengajukan cuti, mereka hanya perlu memilih jenis dari daftar.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Menyederhanakan alur kerja permintaan cuti untuk meningkatkan pelacakan ketidakhadiran
Angkat tangan Anda jika Anda pernah menjadi bagian dari rantai email yang panjang saat mencoba untuk mendapatkan hari libur. Saya yakin sebagian besar dari Anda pernah mengalaminya. Hal ini tidak efisien dan membuat frustasi karyawan dan manajer.
Inilah sebabnya mengapa alur kerja permintaan cuti perlu direncanakan dan diimplementasikan. Idealnya, Anda ingin menghilangkan kebutuhan untuk bolak-balik. Anda bisa melakukannya dengan menggunakan formulir permintaan cuti yang menyertakan semua detail yang diperlukan untuk membuat keputusan. Hal yang sama berlaku untuk tanggapan manajer: apakah permintaan disetujui atau ditolak, karyawan perlu diberitahu sesegera mungkin.
Bagaimana Teamdeck bisa membantu pelacakan ketidakhadiran?
Proses permintaan & persetujuan liburan sedang berlangsung di dalam aplikasi, dengan demikian menyelamatkan Anda dari potensi kekacauan komunikasi. Karyawan dapat mengajukan cuti dengan mengklik tanggal yang dipilih dan mengisi formulir singkat.
Manajer menerima permintaan tersebut dengan segera dan dapat segera merespons. Setelah permintaan liburan baru disetujui, kalender tim akan diperbarui.
Membuat absen dapat dilihat oleh anggota tim utama
Poin ini juga bisa diberi judul "membuat ketidakhadiran terlihat oleh semua anggota tim", namun hal ini tergantung pada kebijakan transparansi tempat kerja Anda. Meskipun dapat dimengerti bahwa tidak semua anggota tim perlu mengakses kalender ketidakhadiran semua orang, hal yang sama tidak berlaku untuk manajer proyek, pemimpin tim, atau pengembang bisnis baru. Siapa pun yang ditugaskan untuk merencanakan proyek (atau mendapatkan proyek baru - dalam hal ini tim penjualan), harus dapat melihat siapa saja yang tersedia untuk bekerja. Jika tidak, kapasitas tim yang sebenarnya tidak akan diketahui, yang dapat menyebabkan kesalahan perencanaan yang besar.
Memiliki kalender tim yang transparan juga meningkatkan efisiensi sehari-hari: orang tidak perlu bertanya-tanya untuk mengetahui apakah seseorang dalam tim mereka bekerja pada hari itu atau tidak.
Bagaimana Teamdeck bisa membantu pelacakan ketidakhadiran?
Fitur utama Teamdeck adalah kalender tim yang kuat, di mana Anda bisa melihat ketersediaan, penugasan, dan jadwal setiap orang. Orang-orang yang sedang berlibur dapat dengan cepat diketahui.
Anda juga tidak perlu khawatir ketika memberikan tugas kerja yang lebih lama kepada anggota tim Anda. Hari libur akan dilewati secara otomatis (kecuali jika Anda menentukan lain) dan begitu juga dengan hari libur bank.
Meringkas data
Jika Anda tidak mengikuti kebijakan liburan tanpa batas, Anda memerlukan cara untuk mengumpulkan absen yang terlacak dan membandingkannya dengan jatah liburan setiap orang. Ini bisa berupa spreadsheet sederhana, atau Anda bisa meringkas data secara langsung di alat manajemen sumber daya pilihan Anda. Pastikan untuk membedakan jenis-jenis ketidakhadiran yang berbeda karena tidak semua ketidakhadiran akan dihitung dalam tunjangan tahunan.
Mengumpulkan data terkait ketidakhadiran dapat membantu Anda merencanakan pekerjaan tim Anda dengan lebih baik di masa depan. Cobalah untuk mengidentifikasi pola yang berulang. Mungkin ada periode ketika cuti sakit lebih sering terjadi. Kapan orang cenderung meminta cuti terpanjang mereka? Wawasan seperti itu sangat membantu saat menyusun kalender produksi untuk bulan-bulan mendatang.
Bagaimana Teamdeck bisa membantu pelacakan ketidakhadiran?
Teamdeck melacak waktu istirahat setiap orang. Buka bagian laporan dan pilih opsi Laporan waktu cuti untuk menghasilkan laporan yang akan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut untuk Anda:
- berapa banyak hari liburan yang diambil oleh karyawan Anda?
- jenis absen apa yang diambil oleh orang-orang tertentu?
- berapa banyak tunjangan liburan yang tersisa untuk setiap orang (Anda dapat memasukkan tunjangan yang berbeda untuk setiap orang jika diperlukan).
Siap meningkatkan alur kerja pelacakan ketidakhadiran tim Anda?
Tidak ada alasan yang tepat untuk tetap menggunakan prosedur yang memakan waktu dan mengandalkan formulir yang sudah ketinggalan zaman dalam hal pelacakan ketidakhadiran. Proses yang kuat akan membantu Anda mengelola cuti dengan cara yang efisien dan teratur. Untuk kekuatan tambahan, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak yang telah dirancang untuk menyederhanakan proses ini. Jadwalkan panggilan dengan Aniela untuk mendiskusikan proses pelacakan ketidakhadiran karyawan yang paling efisien untuk tim Anda. Namun bagi mereka yang masih belum yakin tentang sistem manajemen cuti - mari baca artikel kami.