Pelacakan Cuti vs Metode Lain untuk Menangani Permintaan Cuti Karyawan

Seiring berjalannya waktu, setiap perusahaan membuat sistem untuk mengelola permintaan cuti. Mungkin berantakan, mungkin memakan waktu, tetapi sistem ini ada. Masalahnya adalah bahwa perusahaan Anda tidak boleh menerima sembarang kebijakan permintaan cuti. Idealnya, prosesnya harus bebas dari kerumitan bagi karyawan Anda dan juga mudah dikelola oleh tim administrasi. Bagaimana cara mencapainya?

Hari ini, kami akan berbagi tiga metode paling populer yang digunakan perusahaan untuk menangani permintaan cuti, beserta keuntungan dan kerugiannya. Semoga Anda bisa menemukan metode yang paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:

• Saran tentang cara menentukan kebijakan cuti
• Peran dari perangkat lunak perencanaan sumber daya dengan waktu mati fitur pelacakan
• Peran Slack sebagai perangkat lunak manajemen cuti

Tentukan kebijakan permintaan cuti Anda

Hal pertama yang harus Anda lakukan sebelum memilih alat terbaik untuk menangani permintaan cuti dari karyawan Anda, Anda harus memastikan bahwa kebijakan cuti perusahaan Anda jelas dan dikomunikasikan dengan baik.

Coba pikirkan tentang detail berikut ini:

• Berapa hari libur per tahun yang dapat diambil oleh karyawan Anda? Apakah ada aturan mengenai lamanya setiap liburan?
• Seberapa jauh sebelumnya karyawan harus mengirimkan permintaan liburan mereka?
• Kepada siapa permintaan tersebut harus dikirim? Seseorang di bagian SDM? Pemimpin tim yang kemudian akan meneruskan keputusan mereka ke bagian administrasi?
• Bagaimana Anda akan memperlakukan permintaan cuti yang tumpang tindih? Siapa cepat dia dapat, atau mungkin berdasarkan jumlah hari cuti yang sudah diambil tahun ini?

Setelah Anda mengetahui hal-hal ini, pastikan untuk mendokumentasikan kebijakan perusahaan Anda dan membuatnya tersedia untuk semua karyawan. Dokumen-dokumen ini juga harus menjadi bacaan wajib bagi orang-orang baru yang bergabung dengan tim Anda.

Setelah Anda memiliki aturan cuti yang tepat, Anda dapat memikirkan metode untuk menangani permintaan cuti. Di bawah ini, Anda akan menemukan tiga opsi yang berbeda beserta kelebihan dan kekurangannya.

Mengelola permintaan cuti

Perangkat lunak manajemen cuti dan pelacak waktu cuti karyawan

Alat manajemen cuti membantu Anda melacak kehadiran dan cuti tim Anda. Anda bisa menemukan alat manajemen cuti yang berdiri sendiri, namun alat ini juga bisa menjadi bagian dari solusi manajemen sumber daya yang lebih komprehensif. Teamdeck adalah salah satu alat yang menggabungkan manajemen cuti dengan penjadwalan sumber daya dan fitur pelacakan waktu. Kami akan menggunakan aplikasi ini sebagai contoh dalam artikel blog ini, termasuk tangkapan layar.

Namun, perlu diingat bahwa manfaat umum dari aplikasi manajemen cuti akan berhubungan dengan beberapa alat yang tersedia di pasaran. Teamdeck sangat dekat dan dekat di hati kami, karena kami telah mengerjakannya selama empat tahun terakhir. Jika Anda ingin mencobanya sendiri, Anda bisa mencobanya secara gratis, tidak perlu kartu kredit. [/vc_column_text]

• Ini sangat nyaman bagi karyawan. Mereka bisa masuk ke aplikasi yang mereka gunakan setiap hari untuk melacak waktu mereka dan memeriksa tugas yang akan datang. Yang perlu mereka lakukan untuk meminta cuti adalah memilih tanggal di kalender dan mengisi formulir permintaan cuti. Yang penting, karyawan melihat pemesanan mereka sendiri di aplikasi kalender sumber daya juga, sehingga mereka dapat memilih tanggal cuti dengan mempertimbangkan tugas mereka. Ketika anggota staf tidak yakin apa yang akan terjadi pada mereka dalam beberapa minggu atau bulan ke depan, mereka bisa saja memilih tanggal yang tidak sesuai secara tidak sengaja. Dengan alat bantu seperti Teamdeck, ada transparansi yang lebih besar terhadap beban kerja dan rencana setiap orang.
• Ini juga nyaman bagi pemberi persetujuan. Kapan pun seseorang mengirimkan permintaan cuti, orang yang bersangkutan akan mendapatkan pemberitahuan di aplikasi. Yang harus mereka lakukan adalah memverifikasi pemesanan karyawan tertentu untuk menghindari konflik penjadwalan proyek dan klik "Setujui" atau "Tolak". Semuanya terjadi di aplikasi yang sama, sehingga prosesnya cepat dan efisien.
• Anda dapat menyesuaikan aplikasi dengan kebijakan perusahaan Anda. Aplikasi manajemen cuti biasanya memungkinkan Anda untuk menyesuaikan berbagai jenis cuti dan menandainya sebagai cuti berbayar atau tidak berbayar. Pembedaan seperti itu mungkin berguna, terutama jika Anda ingin menghitung gaji karyawan menggunakan data dari aplikasi manajemen sumber daya Anda. Di Teamdeck, Anda juga bisa menentukan periode cuti yang bisa diminta oleh karyawan Anda (satu hari penuh, setengah hari, dsb.)
• Anda dapat mengintegrasikan aplikasi manajemen cuti dengan alat lain yang Anda gunakan. Katakanlah Anda ingin menerima pemberitahuan tentang setiap permintaan cuti karyawan baru langsung ke akun Slack Anda. Aplikasi manajemen sumber daya yang kuat menawarkan integrasi bawaan atau cara bagi Anda untuk membuat alur kerja otomatis (misalnya, melalui Zapier).

Permintaan Email/Slack

Ini mungkin cara yang paling sederhana untuk mengelola proses ini-kami bahkan tidak memperhitungkan permintaan lisan di sini. Namun, bagi banyak tim, email masih menjadi saluran komunikasi utama untuk semua hal yang berhubungan dengan cuti.

Bagaimana cara kerjanya? Karyawan mengirimkan permintaan cuti mereka melalui email atau Slack kepada manajer mereka atau staf SDM yang berdedikasi. Penerima menganalisis permintaan tersebut dan memberi tahu karyawan tentang keputusan mereka. Kedengarannya bagus di atas kertas, namun dalam kehidupan nyata, prosesnya sering kali kurang ideal.

Pertama-tama, email atau permintaan Slack dapat dengan mudah hilang di antara pesan-pesan penting lainnya. Untuk melacak permintaan karyawan, orang yang bertanggung jawab atas permintaan tersebut harus memiliki sistem organisasi yang sempurna, misalnya, folder yang dapat ditugaskan untuk setiap permintaan atau tag email.

Fakta bahwa anggota staf dapat menulis apa saja dalam pesan mereka juga dapat menjadi tantangan. Katakanlah bahwa Anda membuat keputusan cuti berdasarkan alasan yang diberikan untuk permintaan mereka. Tetapi bagaimana jika seseorang lupa menambahkan alasan tertentu? Anda harus membalas untuk meminta rincian lebih lanjut dan menunggu mereka sebelum Anda dapat membuat keputusan. Memang, Anda bisa menyiapkan template email/Slack message untuk karyawan Anda untuk meminimalisir kemungkinan mereka melewatkan informasi penting, namun itu bukan jaminan bahwa mereka akan selalu mengikuti aturan-aturan ini.

Satu lagi kelemahan menggunakan email sebagai saluran utama untuk mengkomunikasikan permintaan cuti adalah bahwa hal ini dapat memakan waktu untuk membuat keputusan yang tepat mengenai apakah seseorang harus diberikan cuti atau tidak. Pemberi persetujuan mungkin harus memeriksa kalender/pesanan karyawan tertentu atau menghubungi manajer proyek mereka. Jika tidak, ketidakhadiran yang tidak terduga dapat menyebabkan konflik penjadwalan proyek.

Jika perusahaan tidak menawarkan kebijakan cuti tanpa batas, kita juga harus memastikan bahwa orang tersebut tidak melebihi jatah cuti. Terakhir, mereka harus mencatat waktu cuti yang telah disetujui di suatu tempat. Jika tim Anda tidak menggunakan sistem sumber daya alat perencanaanmungkin berarti masuk ke beberapa aplikasi yang berbeda dan, akibatnya, menghabiskan banyak waktu yang berharga untuk menangani permintaan cuti dari satu karyawan.

Seperti yang Anda lihat, menggunakan email atau Slack untuk mengelola permintaan cuti bukanlah cara yang paling efisien untuk melakukannya. Beberapa permintaan mungkin tidak dapat dipenuhi, yang membuat frustrasi karyawan, dan bahkan jika Anda sangat terorganisir, seluruh prosesnya mungkin sangat memakan waktu. 

Formulir permintaan cuti karyawan

Memperkenalkan formulir permintaan cuti adalah langkah yang diambil beberapa tim untuk mengatur proses manajemen cuti. Kami setuju bahwa formulir, terutama jika online, bisa lebih efisien untuk dikelola daripada email, terutama untuk karyawan Anda. Kelebihan terbesarnya adalah, sebagai pemberi kerja, Anda bisa menentukan permintaan. Karyawan hanya mengisi formulir mereka. Artinya, semua detail yang diperlukan kemungkinan besar akan disertakan dalam formulir permintaan cuti yang mereka serahkan. Selain itu, membuat formulir permintaan cuti tidak membutuhkan investasi yang besar. Anda dapat menggunakan perangkat lunak gratis, misalnya Google Formulir, untuk membuat formulir tersebut.

Apakah ada kekurangannya? Anda harus ingat bahwa mengelola formulir permintaan cuti masih memerlukan beberapa pekerjaan manual. Anda harus mengarsipkannya, memeriksa apakah karyawan yang bersangkutan memenuhi syarat untuk mendapatkan cuti, dan mencatat keputusan Anda di suatu tempat. Sama halnya dengan menangani permintaan melalui email, Anda mungkin perlu menggunakan beberapa alat bantu sebelum dapat memproses satu permintaan.

Secara keseluruhan, formulir permintaan cuti dapat menyederhanakan proses penanganan permintaan cuti karyawan, namun Anda harus ingat bahwa masih ada kemungkinan pengoptimalan yang dapat dilakukan.

Apakah ada kerugian untuk perangkat lunak manajemen cuti karyawan? Mungkin pertimbangan terbesar bagi perusahaan Anda adalah investasi yang diperlukan untuk mulai menggunakan alat tersebut. Untungnya, aplikasi modern sering kali hadir dalam bentuk SaaS model-Anda membayar biaya bulanan, jadi Anda tidak perlu mengeluarkan banyak uang di muka.

Teamdeck, misalnya, akan dikenakan biaya $3.99 per karyawan per bulan. Dengan mempertimbangkan bahwa ini adalah harga untuk semua fitur, termasuk lembar waktu, sebuah perencana kalender onlinedan laporan yang kuatAnda akan segera melihat laba atas investasi Anda. Lagi pula, karyawan Anda akan dapat bekerja lebih efisien dan menghindari bolak-balik yang tidak perlu.

Apakah Anda ingin mengetahui bagaimana perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat dari penerapan manajemen sumber daya? Jadwalkan panggilan dengan Anielapakar kesuksesan pelanggan kami. Dia akan memberikan tur produk dan menjawab semua pertanyaan Anda mengenai permintaan cuti dan proses SDM.

Namun, jika Anda masih penasaran dengan perangkat lunak manajemen karyawan - baca artikel blog kami.

Mencari alat yang membantu dalam permintaan cuti karyawan?