Manajemen cuti adalah salah satu elemen kunci dari organisasi Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan alur kerja Anda, menghindari kemacetan dan meningkatkan produktivitas tim Anda. Periksa apakah organisasi Anda memerlukan sistem manajemen cuti dan alat mana yang harus dipilih!
Apa yang akan diketahui dari artikel ini:
Mari kita akui saja - di sebagian besar perusahaan, manajemen cuti berantakan. Permintaan yang dikirim melalui sumber daya atau email sering tidak dijawab selama berhari-hari atau mudah dilupakan. Karyawan yang tidak tahu siapa yang akan cuti pada waktu tertentu tidak dapat merencanakan tugas mereka bersama dengan anggota tim lainnya. Kemacetan karena kurangnya kapasitas yang memadai selama periode sibuk seperti hari libur atau akhir tahun. Hari libur nasional jatuh pada hari yang berbeda di berbagai negara, yang sangat penting ketika Anda mengelola tim internasional.
Proses manajemen cuti yang buruk memiliki dampak yang sangat negatif terhadap alur kerja di seluruh perusahaan, menyebabkan penundaan dan kekacauan. Oleh karena itu, disarankan untuk memperkenalkan perangkat lunak manajemen cuti online yang efektif dan anti-peluru.
Anda sudah mengetahui manfaat sistem manajemen cuti. Sekarang tanyakan pada diri Anda sendiri, apakah bisnis Anda memerlukannya? Siapa tahu, mungkin Anda sudah memiliki alat yang sempurna untuk tujuan ini. Di sisi lain, karena Anda membaca artikel ini, Anda mungkin sedang mencari informasi tentang bagaimana Anda bisa meningkatkan kualitas manajemen cuti Anda. Jadi, jawablah beberapa pertanyaan dan diagnosis jika bisnis Anda membutuhkan solusi baru.
Akan sulit bagi Anda untuk memeriksa setiap kali berapa hari libur yang dimiliki karyawan sebelum Anda menerima cuti mereka. permintaan cuti. Selain itu, memasukkan hari cuti secara manual setelah cuti selesai adalah aktivitas yang memakan waktu yang mungkin tidak perlu dilakukan jika sistem melakukannya untuk Anda. Sistem manajemen cuti yang baik akan secara otomatis menghalangi Anda untuk mengambil cuti yang melebihi jumlah hari cuti yang tersedia.
Terkadang permintaan cuti mudah terlewatkan, sehingga sistem Anda harus menginformasikannya melalui saluran yang paling sering Anda gunakan. Pastikan bahwa saluran alat manajemen cuti mengirimkan notifikasi email bahwa permintaan telah diterima dan mengingatkan Anda untuk menerimanya.
Tidak ada yang lebih memperpanjang proses persetujuan selain memantul dari satu orang ke orang lain. Seorang karyawan mengirimkan permohonan cuti kepada pemimpin tim mereka, yang kemudian meneruskannya kepada kepala departemen, yang kemudian meneruskannya kepada orang lain, dan seterusnya. Buatlah permintaan langsung ke orang yang dapat menyetujuinya. Sistem manajemen cuti yang dirancang dengan baik akan memberi Anda kemampuan untuk secara otomatis mengarahkan permintaan kepada orang yang tepat. Hal ini akan menghindari kebingungan dan membuat seluruh proses menjadi cepat dan jelas.
Seperti yang telah kami sebutkan, mengelola tim internasional adalah hal yang rumit karena adanya hari libur lokal. Hal ini tidak menjadi masalah jika karyawan Anda bekerja di satu negara - Anda semua merayakan hari libur nasional yang sama dan tidak perlu memasukkannya ke dalam sistem.
Yang berbeda adalah jika tim Anda berada di 10 negara yang berbeda dan masing-masing memiliki hari libur bank lokal yang berbeda. Jika Anda kesulitan melacak hari libur internasional, temukan sistem yang secara otomatis memblokir hari libur untuk orang yang bekerja di negara tertentu.
Liburan tidaklah sama. Selain cuti klasik, ada juga cuti melahirkan, sakit, cuti sesuai permintaan, atau cuti mengasuh anak. Masing-masing diperhitungkan dengan cara yang sedikit berbeda, tergantung pada kontrak dan situasi. Oleh karena itu, penting bagi karyawan Anda untuk menentukan alasan dan waktu liburan yang disesuaikan. Hal ini akan menghindari kebingungan tambahan dengan penghitungan hari libur.
Hari libur memengaruhi aspek lain dari organisasi, seperti manajemen sumber daya proyek. Akan sangat memakan waktu jika Anda harus menghitung bagaimana hari libur mempengaruhi kapasitas perusahaan Anda setiap saat.
Oleh karena itu, sistem manajemen cuti yang baik harus dapat diintegrasikan dengan mudah dengan alat manajemen kerja lainnya... Dan idealnya, cuti, sumber daya, tugas, dan manajemen waktu semuanya dapat dilakukan dari satu alat yang komprehensif.
Ini bukanlah tugas yang mudah, karena semua orang mencoba meyakinkan Anda bahwa solusi mereka adalah yang terbaik, jadi di bawah ini kami telah merangkum beberapa alat terbaik yang tersedia di pasar.
Teamdeck - perangkat lunak manajemen sumber daya berbasis cloud - adalah alat bantu yang universal, langsung ke sasaran, dan transparan untuk mengelola berbagai aspek pekerjaan. Ini dibuat oleh sebuah software house yang berpengalaman untuk memenuhi kebutuhan software house lain dan industri teknologi. Namun, dengan cepat diketahui bahwa cara efisien khas software house dalam mengelola pekerjaan juga diadopsi oleh industri lain, seperti agensi kreatif, organisasi keuangan, perusahaan rintisan yang sedang berkembang, dan perusahaan modern yang besar. Teamdeck.io menyertakan fitur perangkat lunak manajemen cuti dengan fungsi manajemen cuti dan ketidakhadiran.
Sistem ini memudahkan proses manajemen cuti - untuk mengirimkan permintaan cuti karyawan, termasuk alasan dan lama cuti, dan mengalamatkannya kepada orang yang tepat. Sistem ini membuat pengelolaan tim internasional lebih mudah karena memperhitungkan hari libur bank setempat dan zona waktu dari masing-masing negara.
Hari libur saat ini dari semua anggota tim segera diunggah di panel ketersediaan dan jadwal mereka, sehingga Anda selalu dapat dengan cepat melihat sumber daya yang Anda miliki. Sistem manajemen cuti Teamdeck tersedia untuk semua karyawan yang Anda pilih, termasuk pekerja lepas, yang bisa dengan mudah menandai waktu ketidakhadiran mereka, misalnya selama seminggu penuh, atau hanya beberapa jam dalam sehari.
The fungsi alasan khusus memberi Anda pilihan untuk menggunakan jenis cuti individu, menandainya sebagai dibayar atau tidak dibayar, dan menugaskan karyawan dan departemen yang relevan ke dalam kebijakan cuti individu. Dengan cara ini, selain jenis cuti klasik seperti cuti tahunan atau cuti sakit, Anda juga dapat memantau dan mengelola dengan mudah alasan lain untuk mengambil cuti.
Anda bisa melakukan seluruh proses di dalam aplikasi, tetapi Teamdeck akan mengirimi Anda pemberitahuan email tambahan ketika permintaan cuti diterima. Jika Anda ingin memeriksa statistik cuti organisasi Anda, Teamdeck akan menghasilkan laporan yang jelas dan lengkap untuk Anda.
Ini adalah alat manajemen SDM yang sederhana dan mudah digunakan untuk manajemen cuti. Sistem ini didasarkan pada kalender bersama, sehingga siapa pun yang ditambahkan ke sistem dapat langsung melihat ketersediaan rekan kerja mereka. Ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah mengirim permintaan dan menerimanya dengan segera dan memberi Anda kemampuan untuk membuat laporan. Jika apa yang Anda butuhkan tidak ada dalam jenis cuti default, Anda dapat dengan mudah membuat opsi khusus.
Perangkat lunak HR ini memberikan setiap karyawan akses ke akun masing-masing untuk melihat berapa hari libur yang tersisa dan status penerimaan permintaan mereka. Aplikasi ini tersedia dalam versi web dan aplikasi seluler. Sage HR terintegrasi dengan Slack, sehingga Anda bisa menerima karyawan permintaan cuti langsung dari alat itu.
Podio adalah alat yang dibuat untuk mereka yang tidak puas dengan solusi yang sudah jadi. Sistem ini memberikan Anda banyak kemungkinan kustomisasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Pertama, frontend Podio dibangun di atas API sehingga pengembang dapat secara fleksibel mengembangkan sistem agar sesuai dengan seluruh kebutuhan perusahaan.
Kedua, sistem ini memiliki kemungkinan integrasi yang luas dengan alat lain. Dengan mengunggah ekstensi yang dipilih, Anda bisa menggunakan aplikasi lain di dalam Podio. Sistem ini bukan sistem manajemen cuti biasa, tetapi Anda bisa mengintegrasikannya dengan, misalnya, Kalender Google atau Teamdeck. Dengan cara ini, Anda bisa mengimplementasikan fungsionalitas yang dibuat khusus untuk bisnis Anda dan dapatkan fitur yang Anda butuhkan untuk melacak dan menerima cuti karyawan Anda. Dan masih banyak lagi.
Di HR bambu, karyawan dapat dengan cepat dan mudah mengajukan permintaan cuti dan manajer dapat dengan cepat dan mudah menerimanya. Sistem ini menunjukkan kemungkinan konflik penjadwalan dengan rapat atau hari libur karyawan lainnya untuk memberikan semua data yang diperlukan untuk menerima permintaan tersebut. Kedua belah pihak dapat menambahkan catatan pada pengajuan tersebut untuk menjustifikasi permintaan dan keputusan.
Sistem manajemen cuti mengubah hari yang dipilih menjadi jam kerja untuk memudahkan perencanaan kapasitas perusahaan. Satu Kebijakan PTO mungkin tidak cocok untuk setiap perusahaan, sehingga pengaturan khusus dapat dibuat di Bamboo HR. Hanya dengan beberapa klik di aplikasi, beberapa jenis laporan cuti dapat dibuat. Hal ini memudahkan manajer untuk memeriksa tren cuti, bahkan yang tidak terlihat secara sekilas. Hal ini memudahkan mereka untuk merencanakan alur kerja strategis organisasi.
Hi Bob adalah sistem manajemen cuti yang mudah digunakan. Sistem ini memungkinkan karyawan untuk memilih jenis cuti apa pun seperti hari libur dan hari sakit, Pelacakan PTOcuti besar, cuti liburan, atau cuti orang tua. Mereka dapat menentukan durasi cuti mereka dan mengirimkan permintaan langsung ke atasan mereka.
Keuntungan penting dari aplikasi ini adalah integrasinya dengan Slack dan MS Teams, sehingga para manajer bisa dengan cepat menyetujui cuti sambil menggunakan alat komunikasi sehari-hari. Tentu saja, semuanya juga tersedia dalam bentuk aplikasi web dan seluler.
Aplikasi ini juga memungkinkan Anda untuk membuat dan menetapkan kebijakan khusus untuk kelompok karyawan dan posisi yang dipilih, menjadikan alat ini sangat fleksibel, apa pun bentuk pekerjaannya. Sistem ini secara otomatis melaporkan permintaan cuti karyawan saat ini, sebelumnya, dan yang tertunda, sehingga Anda dapat dengan mudah memeriksa statistik dan status berbagai jenis permintaan untuk masing-masing karyawan dan departemen.
Manajemen cuti adalah masalah bagi setiap organisasi, terlepas dari ukuran, industri, atau pola kerja. Jangan biarkan kurangnya prosedur dan alat bantu yang tepat mengurangi efisiensi dan kepuasan karyawan Anda. Analisis kebutuhan perusahaan Anda, periksa titik-titik lemah dari solusi Anda saat ini, dan biarkan sistem manajemen cuti yang profesional membuka potensi baru untuk tim Anda.
Menurut sebuah studi CIPD, karyawan mengambil rata-rata 6 hari cuti per tahun untuk berbagai alasan. Hal ini mungkin tidak terlalu penting, namun tidak memiliki prosedur yang tepat untuk mengatur waktu cuti ini dapat merusak organisasi kerja dengan efek bola salju.
Manajemen cuti, atau manajemen cuti adalah proses menerima, mengoptimalkan, dan melacak hari libur dan cuti karyawan dalam sebuah organisasi. Hal ini memiliki dampak yang sangat besar terhadap kesehatan bisnis Anda dan Anda harus menjadikannya sebagai prioritas. Manfaat apa yang dapat diberikannya pada bisnis Anda? Bagaimana cara menilai apakah organisasi Anda membutuhkan alat manajemen cuti?
Bahkan pekerjaan yang paling menarik dan inspiratif pun bisa melelahkan dan karyawan berhak untuk beristirahat dan mengisi ulang tenaga mereka untuk menghadapi tantangan berikutnya. Sangat frustasi jika tim Anda merasa mereka tidak dapat pergi berlibur karena perusahaan membutuhkan mereka dan tidak ada yang bisa menggantikannya. Menurut peneliti Mark Rosekind dari Alertness Solutions, "Efek jeda dari liburan dapat meningkatkan kinerja sebesar 80%. Waktu reaksi wisatawan yang kembali berlibur meningkat 40%".
Seseorang yang mengetahui bahwa organisasi peduli dengan kesejahteraan dan keseimbangan kehidupan kerja mereka akan menjadi lebih produktif karena kebutuhan mereka terpenuhi. Adalah tanggung jawab manajemen untuk melakukan apa pun yang diperlukan untuk memastikan bahwa setiap orang dapat mengambil cuti dan pekerjaan berjalan lancar. Ini adalah tanda manajemen cuti yang baik.
Setiap perusahaan memiliki prioritas dan proyek-proyek yang paling penting. Namun, wajar jika terkadang muncul tugas dan permintaan mendesak yang sebelumnya tidak direncanakan dalam jadwal. Tidak ada yang salah dengan hal tersebut, selama tidak mengorbankan tanggung jawab utama.
Manajemen cuti memungkinkan Anda untuk menilai dengan lebih baik apakah seorang karyawan memiliki ruang untuk mengurus tugas tambahan sebelum cuti, atau apakah lebih baik bagi mereka untuk fokus pada prioritas yang tidak dapat menunggu dua minggu untuk kembali.
Mengelola tim yang bekerja dari jarak jauh dari berbagai negara membutuhkan sistem manajemen cuti yang kuat yang memperhitungkan zona waktu yang berbeda dan hari libur nasional di banyak negara.
Mengetahui kapasitas perusahaan Anda adalah dasar dari manajemen sumber daya yang tepat. Dengan manajemen cuti, Anda akan dapat melihat karyawan mana yang sedang cuti dan mengalokasikan penggantinya secara efisien, mendistribusikan tugas sesuai dengan kapasitas departemen yang relevan, dan mengalokasikan dukungan jika diperlukan.
Kemacetan adalah momen krisis bagi setiap perusahaan. Kemacetan muncul ketika Anda tidak memiliki sumber daya yang cukup (uang, karyawan, teknologi, waktu) untuk melakukan tugas yang diberikan. Liburan karyawan sering kali menyebabkan kemacetan karena tim yang tidak lengkap memiliki kapasitas yang lebih sedikit dari biasanya. Manajemen cuti yang efektif akan memungkinkan Anda untuk mempersiapkan diri menghadapi situasi ini sebelumnya dan meminimalisir kesulitan dalam mempertahankan kecepatan kerja normal.
Cuti karyawan bukanlah informasi yang hanya penting bagi manajer. Perusahaan adalah sebuah sistem yang terdiri dari berbagai elemen yang saling berinteraksi, sehingga setiap karyawan harus mengetahui ketersediaan orang lain dalam organisasi. Dan ini bukan hanya tentang anggota tim yang sama. Saat merencanakan pekerjaan mereka, orang perlu tahu apakah orang yang dapat membantu mereka dengan tugas tertentu akan tersedia pada saat itu. Ini berlaku untuk setiap departemen dan posisi. Oleh karena itu, manajemen cuti memastikan struktur alur kerja yang jelas dan menghasilkan efisiensi yang lebih besar.
Sebelum Anda mendapatkan pengetahuan dari kami tentang manajemen cuti, Anda juga harus tahu di mana manajemen cuti ditempatkan di pasar untuk mendapatkan gambaran yang lebih besar dan membuat keputusan yang lebih akurat untuk membeli perangkat lunak sistem manajemen cuti
Manajemen cuti adalah bagian dari manajemen waktu dan kehadiran. Jadi, mari kita lihat keduanya. Namun, agar tidak terlalu jauh membahas masalah yang bukan merupakan petunjuk dari bab ini, manajemen waktu adalah proses perencanaan dan pengendalian waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu. Terutama yang berhubungan dengan peningkatan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas. Sederhananya, ini adalah tentang bagaimana membagi waktu antara berbagai kegiatan dan tetap produktif untuk setiap kegiatan tersebut.
Sementara manajemen kehadiran adalah cara Anda melacak jam kerja karyawan. Ini adalah sistem untuk mendokumentasikan waktu kerja karyawan dan waktu libur mereka. Tujuan utamanya adalah untuk mencegah hilangnya waktu karyawan dengan melacak jam kerja karyawan, waktu masuk, pulang, istirahat, dan cuti.
Jadi, inilah saatnya untuk istilah utama dari pembicaraan kita - manajemen cuti. Tidak perlu berpikir panjang tentang apa arti manajemen cuti. Manajemen cuti (atau hanya manajemen cuti, atau manajemen PTO) mengacu pada pengelolaan permintaan cuti karyawan. Lebih spesifiknya, ini tentang cuti melahirkan, cuti sakit, cuti orang tua, cuti haid, cuti liburan, dan lainnya, terkadang keputusan cuti yang tidak direncanakan.
Dan tujuan utama dari tindakan kompleks yang dinamakan "manajemen cuti" ini adalah untuk memastikan karyawan menikmati tunjangan mereka dengan cara yang tidak merepotkan tanpa membiarkan dampak yang sama pada fungsi bisnis.
Manajemen cuti adalah administrasi cuti karyawan sesuai dengan kebijakan cuti perusahaan, tidak hanya untuk kepatuhan terhadap undang-undang, tetapi juga untuk keterlibatan karyawan, produktivitas, dan pencitraan perusahaan yang lebih baik. (GreytHR.com)
Seperti yang bisa kita baca lebih lanjut di situs GreyHR, ada tiga bagian dari manajemen cuti secara keseluruhan: merancang kebijakan cuti, mengimplementasikan dan mengeksekusi kebijakan cuti, dan pekerjaan administrasi cuti yang dilakukan secara teratur. Namun demikian, GreyHR tidak menyebutkan apa pun tentang hubungan yang erat antara manajemen cuti dan menjalankan bisnis ke depan atau - untuk mengatakan yang lebih relevan - antara cuti karyawan dan kemajuan proyek.
Tujuan manajemen cuti adalah menangani permintaan cuti karyawan dengan cara yang adil dan akurat sehingga bisnis berjalan lancar dan karyawan mendapatkan tunjangan yang menjadi hak mereka. (Lucidchart.com)
Sementara GreyHR menekankan keterlibatan dan produktivitas (dan pencitraan perusahaan) sebagai kekhawatiran yang tidak diragukan lagi dalam perencanaan cuti karyawan, Lucidhart memperhatikan kinerja bisnis yang tidak tergoyahkan sebagai kriteria atau fokus yang menentukan keputusan terkait persetujuan cuti.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...