Varians biaya sumber daya adalah salah satu dari KPI manajemen sumber daya yang harus Anda perhatikan. Metrik ini biasanya dinyatakan sebagai nilai persentase. Metrik ini menunjukkan kepada Anda rasio antara biaya yang dijadwalkan per anggota tim proyek dan biaya aktual per anggota tim.
Apa manfaatnya?
Pertama-tama, melacak varians biaya sumber daya memungkinkan Anda memantau profitabilitas proyek Anda. Hal ini sangat penting terutama ketika Anda bekerja berdasarkan anggaran tetap. Apa yang terjadi jika Anda melihat bahwa anggota tim Anda menghasilkan lebih banyak biaya daripada yang diharapkan? Anda dapat menerapkan pengoptimalan yang diperlukan untuk memastikan proyek tidak mempengaruhi keuntungan Anda secara negatif.
Perusahaan yang beroperasi dengan anggaran waktu dan material juga harus memeriksa varians biaya sumber daya secara teratur agar dapat bereaksi tepat waktu terhadap pola yang mengkhawatirkan.
Membandingkan estimasi dan biaya aktual juga dapat memberi Anda beberapa wawasan berharga mengenai proses estimasi proyek di perusahaan Anda. Tentu saja, estimasi tidak akan pernah tepat, tetapi beberapa tim cenderung meremehkan aspek tertentu dari proyek mereka. Pola seperti ini akan terlihat jelas ketika Anda membandingkan varians biaya sumber daya dari peran yang berbeda dalam tim proyek Anda atau tahapan proyek yang berbeda.
Rumus yang paling sederhana adalah dengan membagi biaya aktual tim Anda (jam yang dilacak dikalikan dengan biaya per jam karyawan) dengan biaya yang dijadwalkan (estimasi proyek dikalikan dengan biaya per jam). Sekarang Anda melihat berapa banyak uang yang harus Anda tagih kepada klien Anda versus berapa banyak yang Anda pikir akan Anda tagih kepada mereka. Jika Anda ingin menggali lebih dalam, Anda juga bisa membedakan antara biaya internal-uang yang Anda bayarkan kepada anggota tim Anda + biaya administrasi-dan uang yang Anda terima dari klien. Dengan cara ini Anda akan dapat menentukan keuntungan yang dihasilkan organisasi Anda.
Seperti yang bisa Anda bayangkan, untuk mendapatkan data yang dapat diandalkan mengenai biaya aktual tim Anda, Anda harus menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu karyawan. Sekarang, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menghitung varians biaya sumber daya dengan mudah menggunakan aplikasi manajemen sumber daya yang lengkap-Teamdeck.
Teamdeck adalah perangkat lunak manajemen sumber daya dengan fitur pelaporan canggih yang tersedia untuk semua pengguna-yang harus Anda lakukan adalah buat akun di sini. Anda bisa mencoba Teamdeck secara gratis selama 7 hari. Setelah uji coba gratis, biaya per anggota tim adalah $3.99 yang mencakup penjadwalan sumber daya, pelacakan waktu, dan sistem manajemen cuti fitur.
Akun Teamdeck Anda sudah siap? Untuk membuat laporan yang bermakna tentang tim proyek Anda, Anda perlu meminta mereka untuk mulai melacak waktu mereka menggunakan Aplikasi pelacakan waktu seluler Teamdeck atau memasukkan entri waktu mereka melalui aplikasi web.
Namun, jika Anda hanya ingin melihat cara kerja laporan tersebut, Anda dapat dengan cepat membuat akun demo, yang diisi dengan data sampel. Cukup klik "Bermain dengan data sampel" ketika Anda berada di bagian Organisasi di Teamdeck.
Baik Anda bekerja dengan data riil tim Anda atau dengan titik data sampel, langkah selanjutnya adalah sama. Buka Laporan di menu atas dan klik ikon plus di sudut kanan bawah. Hari ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat laporan varians biaya sumber daya dari awal, jadi klik "buat kustom".
Selanjutnya, beri nama laporan Anda dan tetapkan rentang tanggal yang sesuai.
Cara kerja laporan Teamdeck adalah Anda yang menentukan terdiri dari apa saja laporan tersebut. Anda bisa membuat berbagai jenis bagan dan tabel dengan bidang interaktif. Sebagai permulaan, mari kita buat diagram batang yang akan memberikan gambaran yang baik tentang perbandingan antara estimasi dan aktual.
Klik ikon plus di pojok kanan dan pilih diagram batang. Secara default, diagram ini akan terdiri dari batang-batang yang mengilustrasikan pemesanan tim Anda (jam yang dijadwalkan), lembar waktu (jam yang dilacak), jam yang tersedia, dan jam liburan. Kita hanya perlu membandingkan pemesanan dan lembar waktu, jadi buka Metrik dan hapus centang pada liburan serta ketersediaan.
Tabel Anda akan terlihat seperti ini:
Tentu saja, jika Anda memiliki banyak orang dalam tim Anda, diagram batang akan menjadi lebih mudah dibaca. Varians biaya sumber daya biasanya dihitung untuk satu proyek, sehingga Anda bisa menyaring proyek-proyek lain. Klik Filter dan tambahkan filter yang sesuai.
Klik terapkan dan nikmati bagan yang hanya berisi data yang relevan. Dengan melihat bagan ini, Anda bisa melihat karyawan mana yang mencatatkan jam kerja lebih banyak dari yang diharapkan dan karyawan mana yang berada di bawah jumlah jam kerja yang diperkirakan. Namun, untuk mendapatkan angka yang tepat di sini, lebih baik menambahkan tabel yang informatif.
Klik ikon plus di pojok kanan atas dan tambahkan tabel. Anda dapat mengulangi beberapa langkah dari bagan sebelumnya: hapus centang pada metrik yang tidak perlu (hanya menyisakan lembar waktu dan pemesanan untuk saat ini), dan memfilter proyek yang relevan.
Anda mungkin juga ingin mengubah pengelompokan data dalam tabel Anda. Secara default, data akan dikelompokkan berdasarkan proyek terlebih dahulu, dan kemudian berdasarkan anggota tim. Untuk mengubah pengaturan tersebut, klik pada Pengelompokan dan ganti blok data. Anda sebenarnya dapat menghapus "Proyek" sama sekali jika Anda menggunakan filter.
Dalam contoh laporan kami, pengelompokan akhir terlihat seperti ini:
Sekarang setelah tabel anda terdiri dari dua kolom data (Pemesanan dan Timesheet), sekarang saatnya untuk menambahkan lebih banyak kolom yang merepresentasikan estimasi dan biaya aktual. Pertama-tama, anda perlu menambahkan kolom untuk biaya per jam tim anda. Klik pada Metrik dan kemudian pada "Tambahkan kustom" -> "Tambahkan kolom nilai kustom". Beri nama kolom baru Anda (misalnya "Biaya per jam") dan pilih format data mata uang.
Ketika Anda menerapkan perubahan ini, Anda akan melihat bahwa sebuah kolom kosong telah ditambahkan ke dalam tabel. Cara kerjanya mirip dengan spreadsheet Excel-klik sel mana pun untuk memasukkan data di sana.
Setelah biaya per jam tim anda sudah siap, anda bisa menambahkan kolom yang secara otomatis akan menghitung total estimasi biaya dan biaya aktual. Sekali lagi, masuk ke Metrik dan klik "Tambahkan kebiasaan", tetapi sekarang pilih "Tambahkan bidang perhitungan khusus" karena kita ingin Teamdeck menghitung hasilnya sendiri. Beri nama kolom, pilih format data mata uang dan masukkan rumusnya.
Untuk biaya terjadwal, rumusnya adalah sebagai berikut:
= (Pemesanan: Waktu / 60) * Nilai khusus: Biaya per jam
Untuk biaya aktual:
= (Lembar Waktu: Waktu / 60) * Nilai khusus: Biaya per jam
Setelah Anda mulai mengetikkan variabel, Teamdeck akan menyarankan opsi yang tersedia.
Saat ini, anda seharusnya memiliki 5 kolom dalam tabel anda, termasuk dua kolom baru untuk estimasi dan biaya aktual.
Satu kolom terakhir yang harus kita tambahkan ke dalam tabel adalah kolom yang akan dibahas dalam laporan ini: varians biaya sumber daya. Untuk menghitungnya, mari kita buat kolom kolom kalkulasi kustom lainnya. Kali ini, Anda harus memilih format data persentase dan memasukkan rumus berikut ini:
= (Rumus khusus: Biaya aktual / Rumus khusus: Biaya terjadwal)*100
Catatan: jika kolom-kolom Anda diberi nama yang berbeda, Anda harus menyesuaikan rumusnya untuk merefleksikannya.
Selesai, sebuah kolom baru akan muncul di tabel Anda dengan nilai varians biaya sumber daya untuk setiap karyawan Anda yang bekerja pada proyek tertentu.
Jika nilainya lebih dari 100%, artinya anggota tim ini mencatat waktu lebih banyak dari yang diperkirakan. Jika nilainya lebih rendah dari 100%, berarti estimasi awal tidak tercapai.
Satu hal terakhir yang mungkin ingin Anda lakukan adalah mengubah cara penghitungan baris "total". Secara default, ini adalah jumlah dari semua nilai dalam kolom tertentu. Nilai rata-rata akan jauh lebih berguna di sini. Baris terakhir dapat diklik dan diedit seperti sel spreadsheet sehingga Anda hanya perlu memasukkan rumus berikut:
= average(bersarang(Grup: Orang, Rumus khusus: varians biaya sumber daya))
Perusahaan perangkat lunak dan agensi kreatif dari berbagai benua menggunakan Teamdeck untuk merencanakan dan memantau pekerjaan tim mereka. Jika Anda merasa organisasi Anda juga bisa mendapatkan manfaat dari manajemen sumber daya yang efektif, cobalah Teamdeck. Kami mendorong Anda untuk jadwalkan panggilan dengan AnielaPakar Keberhasilan Pelanggan kami, yang akan memandu Anda berkeliling aplikasi dan membantu tim Anda menggunakan aplikasi dengan lancar.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...