Apabila Anda mengerjakan beberapa proyek dalam satu waktu, adalah hal yang wajar apabila segalanya menjadi sedikit kacau, bukan?
Namun, Anda memiliki banyak solusi di pasaran untuk menjaga proyek Anda tetap berada di jalurnya dan memastikan pekerjaan tim Anda direncanakan dengan baik. Manajer proyek sering menggunakan perangkat lunak perencanaan sumber dayatetapi bagaimana dengan aplikasi manajemen sumber daya? Apakah perlu berinvestasi pada kedua jenis solusi tersebut?
Dalam artikel blog ini, kami akan membagikan beberapa indikator yang perusahaan Anda harus secara serius mempertimbangkan untuk menerapkan perangkat lunak manajemen sumber daya untuk merencanakan dan mengelola pekerjaan tim Anda dengan lebih baik.
Untuk setiap tanda yang kami bahas di bawah ini, Anda juga akan ditunjukkan bagaimana aplikasi manajemen sumber daya yang tangguh dapat membantu Anda.
Sebelum kita membahas masalah-masalah khusus yang dihadapi perusahaan, mari kita rangkum secara singkat apa itu alat manajemen sumber daya.
Perangkat lunak manajemen sumber daya membantu Anda merencanakan pekerjaan tim Anda dengan lebih baik dan mengukur hasilnya. Seperti namanya, fokus di sini adalah pada tim Anda:
Sebagian besar aplikasi manajemen sumber daya menyertakan fitur untuk perencanaan dan alokasi sumber daya. Anda juga bisa menemukan alat bantu yang lebih komprehensif seperti Teamdeck, yang menggabungkan penjadwalan sumber daya, pelacakan waktu, dan manajemen cuti. Jika Anda ingin memeriksanya, Anda bisa daftar untuk uji coba gratis.
Sekarang, mari kita bahas tentang tantangan yang mungkin Anda hadapi:
Ada banyak alasan kegagalan proyek, namun manajemen sumber daya dapat sangat membantu Anda menyelesaikan proyek dengan sukses.
Pertama-tama, Anda perlu melihat alokasi sumber daya dan memastikan bahwa orang yang tepat bekerja pada proyek yang tepat. Hal ini tidak mudah dilakukan jika Anda memiliki tim yang besar dan portofolio proyek yang banyak. Untuk memastikan bahwa Anda memilih karyawan terbaik untuk proyek tertentu, akan sangat berguna jika Anda memiliki kalender sumber daya.
Kalender seperti itu memudahkan untuk melihat karyawan mana yang tersedia untuk bergabung dengan proyek Anda. Selain itu, alat perencanaan sumber daya yang baik akan membantu Anda menyaring anggota tim berdasarkan keterampilan, senioritas, atau lokasi. Berdasarkan hal tersebut, Anda akan dapat mengalokasikan orang yang tepat untuk proyek tersebut.
Alasan lain dari proyek yang gagal adalah ketidakmampuan untuk memantau perkembangannya. Perangkat lunak manajemen proyek sering kali memungkinkan Anda membuat bagan Gantt untuk mengilustrasikan jadwal proyek. Namun, Anda juga harus melacak pekerjaan tim Anda melalui lembar waktu. Mengapa? Misalnya, ketika Anda melihat bahwa orang-orang menghabiskan waktu lebih lama untuk mengerjakan suatu tugas daripada yang direncanakan, ini bisa menjadi pertanda bahwa keseluruhan proyek akan tertunda.
Mengapa pemanfaatan sumber daya begitu penting bagi kesejahteraan tim Anda dan kondisi proyek Anda? Di satu sisi, sebagai pemberi kerja, Anda tidak ingin tim Anda bekerja terlalu keras. Perangkat lunak perencanaan sumber daya seperti Teamdeck memungkinkan Anda untuk secara instan mengetahui lembur di lembar waktu karyawan Anda dan pantau mereka beban kerja secara real-time.
Pemanfaatan sumber daya yang seimbang juga sangat penting dari sudut pandang bisnis. Anda tidak boleh memiliki orang-orang dalam tim Anda yang tidak memiliki cukup pekerjaan. Anggota tim ini sendiri juga harus cenderung menjadi frustrasi tentang kurangnya penugasan mereka. Sayangnya, Anda dapat dengan mudah melewatkan beberapa orang ketika Anda tidak memiliki alat penjadwalan sumber daya terpusat. Mengukur pemanfaatan sumber daya secara teratur dalam tim Anda sangat penting untuk menjaga agar karyawan Anda tetap puas dan bisnis Anda tetap menguntungkan.
Bagaimana Anda tahu jika proyek Anda berjalan dengan baik? Memeriksa bagian "selesai" di task manager tim Anda adalah salah satu opsi, namun kami sarankan Anda juga memperhatikan waktu yang dihabiskan tim Anda untuk mengerjakan suatu proyek.
Sebaiknya bandingkan estimasi waktu proyek dengan waktu aktual yang dilacak oleh tim Anda. Idealnya, Anda akan melihat nilai yang berubah dari waktu ke waktu. Lihatlah bagan yang dibuat di rangkaian pelaporan proyek Teamdeck ini:
Bar hijau tua mewakili pemesanan tim Anda - perkiraan jam. Bar hijau muda adalah jam aktual yang dicatat melalui aplikasi pelacakan waktu. Anda bisa melihat bahwa sejak awal proyek, orang-orang telah melacak waktu yang sedikit lebih banyak dari perkiraan awal. Perbedaan antara estimasi dan aktual terlihat jelas, namun tidak terlalu besar. Namun, pada tanggal 17 Januari, tim melacak dua kali lebih banyak jam dari yang diperkirakan. Bagi para manajer, ini merupakan indikator bahwa ada sesuatu yang tidak beres dalam proyek tersebut. Mungkin ada permintaan perubahan yang tidak terduga dari klien? Atau mungkin salah satu tugas terbukti jauh lebih sulit dari yang diperkirakan? Memang, beberapa jam tambahan seharusnya tidak menjadi masalah besar dalam skema besar, tetapi bayangkan situasi ini berlangsung selama berminggu-minggu atau berbulan-bulan. Tanpa memanfaatkan pelacakan waktu dan pemantauan perangkat lunak manajemen sumber daya Anda, Anda mungkin tidak akan menyadari bahwa proyek tidak berada di jalur yang benar.
Sebagian besar perusahaan menggunakan semacam aplikasi manajemen proyek. Ini mungkin berupa papan Kanban sederhana atau solusi komprehensif dengan kemampuan perencanaan sumber daya. Namun, jika alat PM Anda hanya berfokus pada tugas dan pencapaian proyek, Anda akan membutuhkan aplikasi lain untuk mengelola proyek dan tim Anda dengan baik.
Untungnya, alat bantu manajemen sumber daya biasanya memiliki integrasi bawaan dengan aplikasi manajemen proyek, API publik, atau Zapier aplikasi.
Hal ini bisa terjadi karena beberapa alasan. Kami telah menyebutkan alokasi sumber daya sebagai tantangan yang cukup besar bagi manajer proyek. Masalah lainnya adalah banyak perusahaan yang mengerjakan beberapa proyek sekaligus. Tanpa alat perencanaan sumber daya, Anda dapat dengan mudah mempekerjakan orang dua kali lipat atau menyebabkan konflik penjadwalan proyek. Terakhir, perencanaan proyek menjadi sangat sulit jika Anda tidak memiliki visibilitas terhadap ketersediaan karyawan dan ketidakhadiran yang direncanakan. Bayangkan jika Anda menyewa seorang programmer untuk proyek yang berjalan cepat, hanya untuk mengetahui bahwa mereka berlibur selama dua minggu di tengah-tengah proyek.
Seperti yang bisa Anda bayangkan, aplikasi manajemen sumber daya bisa menghindarkan Anda dari semua masalah ini, asalkan aplikasi tersebut menawarkan fitur manajemen cuti di atas kemampuan perencanaan sumber daya.
Dengan menggunakan Teamdeck, Anda bisa menampilkan jadwal, ketersediaan, dan liburan setiap orang. Dengan cara ini, Anda bisa merencanakan proyek dengan lebih percaya diri. Bagaimana jika Anda harus membuat perubahan? Teamdeck memiliki fitur seret dan lepaskan.perencana kalender onlinesehingga Anda dapat dengan mudah mengedit jadwal dan kembali mengelola tim Anda.
Anda sudah mengetahui bahwa beberapa alat perencanaan sumber daya menggabungkan penjadwalan dengan manajemen cuti (sistem manajemen cuti). Ini adalah peluang besar untuk membawa proses SDM perusahaan Anda ke tingkat berikutnya.
Sayangnya, banyak tim masih mengandalkan spreadsheet dan komunikasi yang tidak terstruktur untuk mengelola cuti. Hal ini tidak efisien bagi siapa pun yang terlibat dalam proses ini: karyawan merasa perlu waktu untuk mengirim permintaan cuti, dan manajer dapat dengan mudah tersesat dalam kekacauan.
Akibatnya, manajer proyek mungkin hanya memiliki sedikit visibilitas terhadap ketersediaan sumber daya dan ketidakhadiran yang direncanakan. Tentu saja, hal ini dapat menyebabkan kesalahan penjadwalan yang merugikan. Manajemen sumber daya yang efektif dan perencanaan kapasitas hanya mungkin dilakukan jika Anda mengetahui siapa saja di tim Anda yang tersedia dan kapan.
Dengan Teamdeck, karyawan bisa mengajukan cuti hanya dengan beberapa klik. Setiap ketidakhadiran yang diterima akan terlihat di kalender sumber daya, sehingga manajer proyek bisa mempertimbangkannya saat merencanakan proyek baru.
Memahami berapa banyak jam yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih yang dilacak oleh tim Anda sangat penting untuk memantau profitabilitas proyek. Setelah Anda melihat rincian jam kerja, Anda dapat mencoba mencari pengoptimalan dan, misalnya, mengurangi jam kerja yang tidak dapat ditagih dengan meningkatkan efektivitas rapat tim Anda.
Bagaimana cara menghitung jam yang tidak dapat ditagih? Di Teamdeck, karyawan bisa memberikan tag seperti "tidak dapat ditagih" pada entri waktu mereka ketika melacak waktu. Yang harus Anda lakukan sebagai manajer adalah membuat laporan sederhana untuk menganalisis tim atau proyek tertentu. Selain itu, Anda bisa menggunakan laporan yang sama untuk menghitung penggajian karyawan atau jumlah uang yang harus ditagihkan ke klien.
Semoga Anda melihat bahwa perangkat lunak manajemen sumber daya dapat menjadi tambahan yang bagus untuk kotak peralatan tim Anda. Sekarang, Anda harus menemukan alat yang tepat untuk tim Anda. Kami sarankan untuk memulai dengan membaca artikel ikhtisar alat perencanaan sumber daya yang populer. Gunakan untuk membandingkan fitur dan harga berbagai alat berbasis cloud yang tersedia di pasaran.
Mungkin Anda menyukai apa yang Anda lihat di postingan blog ini dan ingin mempelajari lebih lanjut tentang Teamdeck secara khusus? Jadwalkan panggilan dengan AnielaPakar Kesuksesan Pelanggan kami. Dia akan menunjukkan kepada Anda fitur-fitur terpenting Teamdeck dan menjelaskan bagaimana Anda dapat mengoptimalkan proses perusahaan Anda dengan menggunakan manajemen sumber daya.
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...