Apakah Anda bekerja di perusahaan perangkat lunak atau agensi kreatif, Anda mungkin tahu betul bahwa proyek tidak berakhir ketika seseorang menekan komit akhir ke basis kode atau ketika klien membalas dengan "terlihat bagus" untuk pekerjaan Anda. Tentu saja, bagian pengiriman dari siklus hidup proyek mungkin telah berakhir, tetapi sekarang adalah waktu yang tepat untuk menutup proyek dengan benar. Dalam artikel blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda beberapa langkah terpenting yang harus Anda sertakan dalam proses manajemen proyek perusahaan Anda di akhir proyek.
Pertama, mari kita bahas mengapa Anda harus peduli dengan proses penutupan proyek.
Proses penutupan proyek berguna untuk memastikan semua orang yang terlibat dalam proyek memiliki pemahaman yang sama, dan proyek secara resmi telah selesai. Apa yang terjadi jika Anda tidak menutup proyek dengan benar? Sebagai permulaan, Anda mungkin masih menerima permintaan perubahan dari klien yang tidak menyadari bahwa ini bukan lagi waktunya untuk permintaan tersebut. Menutup proyek juga menguntungkan dari sisi manajemen sumber daya proyek perspektif. Anda tidak perlu membuat karyawan Anda sibuk dengan proyek yang sudah selesai-mereka akan bebas mengerjakan tugas baru. Akhirnya, Anda akan memiliki kesempatan untuk melihat kembali proyek dan mengevaluasi apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan.
Bagaimana dengan karyawan Anda? Berpartisipasi dalam proses penutupan setelah sebuah proyek, entah itu berhasil atau tidak, akan memberi mereka rasa penutupan dan meningkatkan moral tim.
Jika Anda ingin membangun proses terpadu untuk penutupan proyek, Anda mungkin ingin memulai dengan analisis menyeluruh tentang status quo.
Bertemu dengan tim manajemen proyek dan diskusikan aktivitas mereka menjelang akhir siklus hidup proyek. Bersama-sama, Anda dapat menganalisis pro dan kontra dari berbagai pendekatan dan membangun prosedur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Pertama-tama, Anda harus memeriksa daftar persyaratan dan memastikan bahwa tim proyek telah menyiapkan semua hasil kerja. Proses penutupan proyek dapat dimulai ketika Anda siap untuk menyerahkan proyek.
Hubungi klien untuk secara resmi mentransfer semua hasil kerja bersama dengan dokumentasi yang diperlukan. Mungkin saja Anda telah menyerahkan berbagai elemen proyek yang berbeda di awal proses. Itu tidak masalah. Anda hanya perlu memastikan bahwa klien Anda memiliki akses ke set lengkap hasil kerja. Ingatlah tentang berbagi URL, login, kata sandi juga.
Langkah selanjutnya adalah mendapatkan tanda tangan resmi dari klien. Idealnya, Anda akan mendapatkan pernyataan tertulis-sebuah email sudah cukup, bahwa pekerjaan tim proyek Anda telah dianggap dapat diterima oleh klien. Jika Anda gagal mendapatkan tanda tangan, Anda mungkin akan mendapatkan kejutan yang tidak menyenangkan di kemudian hari: jika ada masalah, lebih baik mengatasinya sekarang.
Ini juga merupakan kesempatan yang sangat baik untuk menerima umpan balik dari klien. Anda dapat menjadwalkan panggilan untuk melakukan pertemuan retrospektif dengan klien. Setelah percakapan seperti itu, Anda mungkin akan memiliki beberapa poin tindakan untuk perbaikan di masa depan dan berpotensi menjadi testimoni yang bagus untuk ditampilkan di situs web Anda.
Ada banyak dokumen proyek yang harus ditangani oleh manajer proyek di sepanjang siklus hidup proyek. Fase penutupan adalah saat yang tepat untuk mengatur semuanya dan memastikan tidak ada yang terlewat.
Orang-orang yang bekerja pada sebuah proyek mungkin merasa bahwa mereka mengetahui segala hal tentang proyek tersebut. Itu mungkin yang terjadi untuk saat ini, tetapi bagaimana dengan beberapa bulan lagi ketika klien ingin bertanya tentang detail teknis? Jauh lebih baik jika semua dokumen yang berhubungan dengan proyek terorganisir dengan baik.
Selain itu, Anda juga harus secara resmi menutup kontrak proyek dengan vendor atau pekerja lepas yang berbeda. Jangan lupa untuk membayar mereka!
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, penutupan proyek adalah saat yang tepat untuk merefleksikan kinerja tim Anda. Buka perangkat lunak manajemen proyek atau manajemen sumber daya Anda dan analisis laporan proyek. Berikut ini beberapa ide yang bisa Anda cermati:
Gunakan Teamdeck untuk membuat laporan perkiraan vs. laporan aktual.
Teamdeck juga dapat membantu Anda untuk menghitung pemanfaatan sumber daya.
Menghitung jam kerja yang dapat ditagih serta waktu yang tidak dapat ditagih dapat membantu Anda menemukan ide perbaikan lebih lanjut dalam meningkatkan produktivitas tim Anda.
Saat Anda meninjau proyek, Anda juga harus mengatur pertemuan tim proyek untuk mendiskusikan pelajaran yang didapat dan ide-ide untuk masa depan.
Jika perusahaan Anda mengerjakan beberapa proyek dalam satu waktu, seperti yang terjadi pada banyak agensi atau perusahaan perangkat lunak, mungkin tidak semua orang tahu bahwa proyek tertentu baru saja selesai. Sebaiknya manajer proyek mengirimkan pesan ke seluruh perusahaan yang mengumumkan penyelesaian proyek dan mengakui kerja keras tim mereka. Mereka harus mencoba menyoroti pencapaian setiap anggota tim dan memastikan bahwa mereka melibatkan semua orang. Sikap seperti itu pasti akan membuat karyawan Anda merasa dihargai dan diperhatikan.
Meskipun pandemi mungkin menghalangi Anda untuk menyelenggarakan acara perayaan untuk tim proyek, Anda tetap harus mencoba untuk bersenang-senang dengan mereka. Bahkan perayaan virtual dapat menjadi acara yang menyenangkan untuk memupuk persahabatan.
Sekarang, Anda telah mendiskusikan proyek secara panjang lebar dengan tim proyek, mendapatkan umpan balik dari klien, dan melihat data. Kemungkinan besar Anda memiliki wawasan yang berharga dan dapat ditindaklanjuti yang dapat bermanfaat bagi proyek-proyek perusahaan Anda di masa depan. Sangat penting bagi Anda untuk mendokumentasikannya dan membagikannya kepada orang lain yang bertanggung jawab atas manajemen proyek perusahaan Anda.
Selain itu, ini adalah saat yang tepat untuk menciptakan gebrakan pemasaran di sekitar proyek: masukkan ke dalam portofolio online tim Anda, publikasikan studi kasus. Akan sangat menguntungkan jika Anda merencanakan langkah-langkah tersebut; jika tidak, mereka mungkin tidak akan pernah selesai di tengah-tengah proyek dan tugas-tugas lainnya.
Meskipun Anda yakin bahwa rekan satu tim Anda tahu bahwa proyek sudah siap, Anda tetap harus membebaskan mereka secara resmi dari penugasan ini. Ketika melihat sumber daya perusahaan Anda atau perencana kalender onlinekaryawan ini tidak boleh lagi dipesan untuk proyek yang telah selesai.
Pastikan tim Anda kalender sumber daya terbaru. Dengan cara ini, manajer proyek lain dapat memesannya untuk proyek-proyek baru.
Ketika membaca tentang berbagai langkah dalam proses penutupan, Anda mungkin menyadari bahwa fase ini akan memakan waktu. Ini adalah alasan lain untuk memiliki prosedur seperti itu sebelum proyek dimulai. Ketika Anda mengetahui berapa jam rata-rata yang dibutuhkan untuk menutup sebuah proyek, Anda bisa memperhitungkannya saat memperkirakan biaya proyek.
Kami berharap artikel blog ini dapat membantu Anda merencanakan langkah-langkah penutupan proyek yang efektif yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Hal ini pasti akan bermanfaat bagi proyek-proyek tim Anda di masa depan.
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...