Jawaban singkatnya adalah: ya, Anda harus melakukannya! Pernyataan Pekerjaan (SOW) yang baik dapat menghemat banyak stres, waktu, dan biaya. Kedengarannya seperti sesuatu yang patut dicoba, bukan? Dalam artikel blog ini, kita akan membahas dasar-dasar penulisan Pernyataan Pekerjaan yang efektif. Kita juga akan membahas manfaat paling signifikan dari dokumen ini. Namun pertama-tama, mari kita luangkan waktu sejenak untuk menjelaskan apa itu SOW dan posisinya dalam proses manajemen proyek.
Panduan untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek mendefinisikan Pernyataan Kerja proyek sebagai deskripsi naratif tentang produk, layanan, atau hasil yang akan diberikan oleh suatu proyek (sumber: Panduan PMBOK® - Edisi Kelima).
Pada dasarnya, ini adalah dokumen yang menguraikan berbagai aspek proyektermasuk:
Pernyataan Pekerjaan harus ditandatangani oleh semua pemangku kepentingan proyek dan sering kali merupakan bagian dari kontrak proyek.
Anda mungkin bertanya-tanya tentang perbedaan antara Pernyataan Kerja dan ruang lingkup pekerjaan. Yang pertama adalah nama dokumen yang biasanya mencakup ruang lingkup proyek. Ketika kami mengatakan "ruang lingkup pekerjaan," kami biasanya merujuk pada pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Mendokumentasikan ruang lingkup adalah elemen penting dari manajemen ruang lingkup proyek. Anda dapat melakukannya dengan membuat apa yang disebut struktur rincian kerja (WBS) yang memungkinkan Anda memvisualisasikan sebuah ruang lingkup. Bisa juga merupakan ide yang baik untuk menambahkan WBS ke Pernyataan Pekerjaan Anda.
Di bagian atas artikel blog ini, kami telah menyebutkan bahwa pernyataan kerja yang baik dapat menghemat banyak waktu dan uang. Hal ini terutama berlaku ketika Anda bekerja dengan pemangku kepentingan eksternal, dan proyek Anda cukup kompleks. Memiliki satu sumber kebenaran mengenai pekerjaan yang seharusnya dan tidak seharusnya Anda lakukan dapat menjadi penyelamat. Berkat Pernyataan Pekerjaan, Anda bisa melakukannya:
[/vc_column_text]
Sangat penting untuk dicatat bahwa proyek bisa sangat berbeda sehingga, tergantung pada sifat proyek yang mereka kerjakan, perusahaan yang berbeda dapat menggunakan Pernyataan Pekerjaan yang sangat berbeda. Namun, ada beberapa elemen yang biasanya akan disertakan dalam SOW Anda. Mari kita bahas satu per satu:
Pengantar Pernyataan Kerja Anda adalah tempat Anda dapat meringkas proyek dan menjelaskan semua pihak yang terlibat. Ringkasan proyek biasanya merupakan tempat Anda menjelaskan tujuan dan visi proyek. Tentang apa proyek ini? Apa tujuan bisnis untuk menyelesaikannya? Masalah apa yang akan dipecahkan oleh produk akhir?
Menjelaskan elemen-elemen ini di bagian atas SOW Anda akan membantu Anda mengatur nada untuk keseluruhan dokumen dan juga memberikan alasan untuk memasukkan atau tidak memasukkan hasil tertentu ke dalam ruang lingkup.
Di bagian Pernyataan Kerja ini, Anda mencoba menjawab dua pertanyaan:
Dapat dimengerti, bagian ini tidak boleh terlalu kabur, karena bisa menimbulkan kesalahpahaman. Di sisi lain, Anda mungkin tidak dapat, misalnya, menguraikan semua tugas pada saat ini. Jika memang demikian, tidak apa-apa. Hal yang penting adalah Anda secara akurat mencerminkan ruang lingkup yang telah Anda dan pemangku kepentingan lainnya sepakati.
Anda dapat mulai dari gambaran umum ruang lingkup hingga membuat daftar langkah-langkah dan tugas-tugas tertentu yang perlu dilakukan oleh tim proyek. Jangan lupakan hasil kerja, dan jelaskan secara spesifik. Sangat penting untuk menghindari frasa yang ambigu seperti menyatakan bahwa Anda akan memberikan ini atau itu. Jika Anda ingin Pernyataan Pekerjaan Anda bermanfaat dalam negosiasi potensial di masa depan dengan klien, Pernyataan Pekerjaan harus dibuat sejelas mungkin.
Bisa juga merupakan ide yang baik untuk memasukkan ruang lingkup negatif dalam SOW Anda. Yang kami maksud adalah elemen-elemen proyek yang telah didiskusikan dengan klien atau ada dalam produk pesaing, tetapi pada akhirnya Anda setuju untuk tidak memasukkannya ke dalam ruang lingkup.
Saat Anda menjelaskan langkah-langkah yang berbeda dalam proyek, Anda mungkin ingin menyertakan pencapaian proyek dan tanggal jatuh tempo juga. Beberapa proyek memiliki tenggat waktu tetap, sementara yang lain tidak, sehingga Anda tidak akan selalu dapat menentukan periode kinerja yang tepat. Namun, akan sangat membantu jika Anda mengkomunikasikan fase-fase proyek yang berbeda dalam SOW dan perkiraan waktu yang dibutuhkan.
Kami telah menekankan bahwa Anda harus menggunakan bahasa yang tepat dalam Pernyataan Pekerjaan dan mempresentasikan proyek secara akurat. Hal yang sama berlaku untuk standar dan kriteria penerimaan yang juga harus disertakan dalam SOW Anda.
Bayangkan tim Anda sedang mengerjakan aplikasi seluler untuk klien. Tidak cukup hanya dengan mendeskripsikan fitur-fitur aplikasi dalam SOW. Bagaimana jika aplikasi Anda berfungsi seperti yang ditentukan di sebagian besar perangkat seluler, tetapi tidak di semua perangkat seluler? Jika Anda dan klien tidak menyetujui daftar platform yang dituju oleh aplikasi, Anda akan kesulitan untuk mengatakan bahwa pekerjaan telah selesai dengan sukses. Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk menyertakan beberapa standar khusus industri. Untuk proyek pengembangan perangkat lunak, mereka mungkin menyertakan rincian tentang:
Anda juga dapat menyebutkan tanggung jawab klien dalam dokumen SOW-apakah mereka perlu menyediakan aset, misalnya?
Terakhir, catat definisi kesuksesan proyek: seperti apa proyek yang sukses yang diharapkan klien? Siapa yang akan bertanggung jawab untuk menentukan apakah proyek tersebut sukses?
Informasi tentang anggaran merupakan bagian integral dari SOW Anda. Jika Anda dapat menyajikan biaya proyek, tulislah. Jika Anda bekerja berdasarkan waktu dan material atau ada pengaturan lain, jelaskan persyaratannya dengan jelas. Jangan lupa tentang biaya proyek tambahan: biaya lisensi, peralatan, perjalanan, dll.
Jadwal pembayaran juga harus ditentukan dalam SOW. Kapan Anda harus mengharapkan pembayaran? Apakah ada cicilan? Sebagai perusahaan yang bertanggung jawab atas proyek, Anda berkepentingan untuk tidak memberikan ruang bagi keraguan di bagian mana pun dalam SOW dan, dapat dimengerti, bagian ini tidak terkecuali.
Apakah Anda sudah mengumpulkan semua detail yang dibutuhkan dalam Pernyataan Kerja Anda? Pastikan semua pihak yang terlibat memahami dokumen tersebut dan menandatanganinya.
Sekarang, Anda telah memahami nilai dari Pernyataan Kerja yang ditulis dengan baik. Baik Anda menjalankan agensi butik atau bekerja untuk organisasi yang lebih besar, SOW adalah elemen yang berguna dalam proses manajemen proyek tim Anda. Bagikan panduan kami dengan manajer proyek di perusahaan Anda dan dorong mereka untuk membuat dokumen SOW untuk berbagai proyek yang mereka jalankan.
Di sini, di blog Teamdeck, kami sering membagikan panduan manajemen proyek. Berikut ini beberapa tulisan yang mungkin berguna bagi Anda dan rekan tim Anda:
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...