Ketika Anda seorang manajer proyek atau pemimpin tim, Anda harus selalu melacak biaya proyek Anda. Tidak masalah apakah proyek Anda merupakan pekerjaan internal atau sesuatu yang disponsori oleh pemangku kepentingan eksternal: mengetahui berapa banyak biaya yang dihasilkan memungkinkan Anda untuk memimpin tim dengan lebih baik dan berpotensi meningkatkan rencana manajemen biaya.
Apa yang akan Anda dapatkan dengan artikel ini:
Dalam posting blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara melacak pengeluaran proyek menggunakan Perangkat lunak perencanaan sumber daya Teamdeck. Kami akan fokus pada biaya yang dihasilkan oleh anggota tim Anda yang mengerjakan proyek - analisis seperti ini akan sangat berguna bagi perusahaan yang bekerja berdasarkan waktu dan bahan, di mana setiap jam dihitung dalam keseluruhan anggaran. Biaya terkait proyek lainnya jelas penting juga, tetapi cenderung lebih mudah dilacak.
Sebagai permulaan, mari kita rekap keuntungan utama menggunakan aplikasi yang tangguh untuk pelacakan anggaran proyek.
Kami rasa cukup aman untuk mengatakan bahwa Anda memahami pentingnya melacak biaya proyek. Masalahnya adalah banyak perusahaan masih mengandalkan alat yang sudah ketinggalan zaman untuk mengontrol anggaran proyek, terutama spreadsheet. Kami akan berpendapat bahwa menggunakan sistem alat perencanaan proyek, apakah itu perangkat lunak manajemen proyek pemasaran atau yang berfokus pada sumber daya seperti Teamdeck, memberi Anda keunggulan yang signifikan.
Pertama-tama, Anda memerlukan data yang tepat dan terbaru. Setelah merencanakan anggaran dengan cermat, Anda harus bisa mengetahui apakah semuanya berjalan sesuai rencana. Tidak mudah untuk menjaga agar spreadsheet tetap akurat, terutama ketika Anda harus melacak pekerjaan beberapa anggota tim.
Meminta mereka untuk mengisi lembar waktu akan membantu, tetapi ini mungkin pilihan yang tidak nyaman, terutama jika tim Anda bekerja di mana saja (misalnya, manajemen acara). Teamdeck adalah sumber kebenaran tunggal mengenai tim beban kerja dan lembar waktu.
Semua karyawan dapat secara manual memasukkan catatan waktu mereka atau menggunakan pelacak waktu selulermana saja yang dirasa lebih nyaman. Manajer proyek dapat dengan mudah menghitung biaya proyek berdasarkan berapa banyak waktu yang dihabiskan oleh setiap anggota tim dalam proyek tersebut.
Aspek penting lainnya dalam melacak biaya proyek adalah kemampuan untuk menggali lebih dalam ke dalam data dengan cepat. Anda mungkin ingin menyelidiki biaya yang dihasilkan oleh tim yang berbeda atau menilai perbandingan biaya dari minggu ke minggu. Aplikasi dengan fitur pelaporan proyek memungkinkan Anda untuk melakukannya dengan mudah tanpa menghabiskan banyak waktu untuk mendesain ulang laporan. Laporan biaya proyek Anda selalu ada dan selalu terbaru, siap untuk dianalisis lebih lanjut atau dibagikan dengan orang lain.
[/vc_column_text]
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat akun Teamdeck. Anda bisa menguji aplikasi ini secara gratis selama tujuh hari dan menjelajahi semua fitur selama itu, termasuk laporan proyek yang canggih. Daftar di sini.
Sebelum Anda bisa mulai menganalisis biaya proyek Anda, Anda perlu memiliki beberapa data untuk dilacak. Untuk pengguna baru Teamdeck, ada dua opsi di sini:
Setelah Anda memiliki beberapa data untuk dianalisis, Anda bisa menuju ke menu atas aplikasi dan klik "laporan."
Ketika Anda mengklik "buat laporan baru," Anda dapat memilih antara laporan template atau membuat laporan dari awal. Dalam tutorial ini, kita akan mulai dengan laporan kosong, jadi klik "buat kustom."
Catatan: sebuah template bernama Anggaran Proyek akan menjadi alternatif yang bagus untuk tujuan pelacakan biaya dan anggaran jika Anda ingin memulai di sini.
Setelah Anda memiliki laporan proyek, Anda perlu memberi nama dan memilih rentang tanggal.
Siap? Mari mulai menambahkan bagan dan tabel ke pelacakan anggaran proyek laporan.
Membandingkan estimasi biaya dan biaya aktual adalah grafik yang berguna untuk dimiliki dalam laporan pelacakan biaya proyek Anda. Di Teamdeck, Anda bisa menghitung estimasi menggunakan pemesanan tim Anda dan menggunakan lembar waktu mereka sebagai biaya aktual. Mari kita buat diagram garis dengan dua nilai ini:
Dengan melihat bagan ini, kita dapat melihat bahwa garis timesheet telah melewati garis pemesanan pada satu titik, dan waktu aktual yang dihabiskan jauh lebih tinggi daripada perkiraan sejak saat itu. Ini adalah awal yang baik untuk analisis yang lebih mendalam mengenai anggaran proyek kita.
Catatan: Seperti yang Anda lihat, hanya satu proyek yang terlihat di bagan ini. Hal ini karena kami telah menggunakan filter dan memutuskan untuk hanya menganalisis proyek ini saja:
Sekarang, mari kita tambahkan tabel di mana kita dapat menghitung biaya proyek berdasarkan lembar waktu sumber daya kita.
Mulailah dengan menambahkan tabel ke laporan Anda. Secara default, tabel ini akan memiliki beberapa kolom, namun anda bisa menghapus semua kolom kecuali untuk lembar waktu. Sekarang kita perlu menambahkan dua kolom baru-satu untuk menentukan biaya pekerjaan per jam ("tarif per jam") dan satu untuk total biaya ("biaya proyek").
Kedua kolom akan terdiri dari nilai yang tidak dikumpulkan di Teamdeck secara default: kita perlu memasukkannya secara manual (tarif per jam) atau membuat kalkulasi otomatis (untuk mengalikan waktu dan biaya per jam). Klik "metrik" dan kemudian "tambahkan kustom".
Sekarang, Anda akan melihat tiga opsi yang berbeda-mari kita jelaskan secara singkat cara kerjanya:
Mari tambahkan kolomnya sekarang!
Pertama, klik "tambahkan kolom nilai kustom" dan beri nama (dalam kasus kami adalah "tarif per jam"). Kemudian, pilih jenis data yang akan disimpan di sini.
Ketika Anda menyimpan kolom tersebut, kolom tersebut akan muncul di laporan Anda. Klik sel kosong dan ketik nilai jam kerja tim Anda. Tidak dapat menemukan satu nilai di sini karena semua anggota tim Anda memiliki tarif per jam yang berbeda? Jangan khawatir! Kita akan membahas skenario tersebut sebentar lagi.
Untuk saat ini, mari tambahkan kolom untuk biaya keseluruhan proyek. Klik "Tambahkan kolom kalkulasi khusus" dan gunakan rumus berikut:
Lembar waktu: Waktu / 60 * Nilai khusus: Tarif per jam
Anda mungkin bertanya-tanya mengapa kita perlu membagi nilai pertama dengan 60. Alasannya sederhana: lembar waktu disimpan dalam sistem kami sebagai menit, jadi agar dapat diperlakukan sebagai jam, kami harus membaginya dengan 60.
Meja Anda sudah siap:
Bagaimana jika Anda memiliki sumber daya dengan biaya per jam yang berbeda untuk mengerjakan proyek?
Anda bisa membiarkan pengaturan tabel yang sama seperti pada paragraf sebelumnya, tetapi anda harus menentukan tarif setiap orang. Akses daftar orang dengan mengklik tanda panah di sebelah nama proyek:
Sekarang, ketik tarif setiap orang di sel kosong di baris mereka. Anda akan melihat bahwa kolom kalkulasi akan mulai terisi dengan biaya yang dihasilkan oleh masing-masing karyawan.
Tentu saja, anda ingin melihat biaya keseluruhan juga. Untuk menjumlahkan semua biaya sumber daya tertentu, anda perlu mengklik cell "biaya proyek" di bagian total baris dan ketik rumus berikut:
=jumlah(bersarang(grup: Orang, Rumus khusus: Biaya proyek))
Klik enter-baris terakhir sekarang akan menampilkan jumlah biaya setiap orang:
Teamdeck juga memungkinkan Anda untuk menganalisis hanya dapat ditagih atau tidak dapat ditagih jam (baca cara menghitung jam yang dapat ditagih). Setiap entri waktu yang dicatat oleh sumber daya Anda dapat dikategorikan dengan tepat (menggunakan apa yang disebut dengan tag timesheet). Yang harus Anda lakukan untuk menghasilkan, katakanlah, biaya yang dapat ditagih, adalah memasukkan filter:
Demikian pula, Anda dapat fokus hanya pada jam-jam yang tidak dapat ditagih dan, sebagai hasilnya, menghitung biaya internal.
Mengetahui berapa banyak uang yang harus Anda bayarkan untuk aktivitas yang tidak dapat ditagih dapat membantu membuat beberapa keputusan pengoptimalan biaya baik dalam hal anggaran proyek, tetapi juga, misalnya, mengurangi jumlah pertemuan yang tidak perlu.
Mungkin saja Anda tidak dapat menjelaskan tren tertentu dalam data hanya dengan melihat angka-angkanya saja. Inilah sebabnya mengapa Anda dapat menambahkan kolom untuk deskripsi lembar waktu dalam laporan Anda. Deskripsi adalah komentar yang dibuat oleh karyawan Anda ketika mencatat entri waktu tertentu. Dengan melihat deskripsi, Anda dapat mengetahui dengan tepat apa yang telah dilakukan oleh anggota tim tertentu ketika mereka masuk lembur, misalnya.
Kemungkinan besar Anda ingin membagikan laporan anggaran Anda dengan orang lain: klien, manajer, dan tim Anda. Dengan Teamdeck, Anda bisa membuat tautan ke laporan Anda dan mengirimkannya ke orang-orang yang relevan. Bermainlah dengan laporan yang telah kami buat di posting blog ini di sini.
Kami berharap tutorial ini dapat membantu anda membuat laporan pelacakan biaya untuk proyek-proyek anda. Jika anda memiliki kebutuhan pelaporan biaya yang tidak kami bahas di artikel blog ini, kami sarankan anda untuk jadwalkan panggilan dengan Aniela. Dia akan dengan senang hati menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda bisa membuat laporan pembaruan otomatis yang sesuai dengan kebutuhan tim Anda.
Perencanaan sumber daya yang efektif adalah tujuan penting bagi bisnis dari semua ukuran, baik yang beroperasi secara online maupun di industri tradisional. Mengingat banyaknya variasi bisnis yang membutuhkan perencanaan sumber daya, sulit untuk memberikan rekomendasi yang cocok untuk semua...
Tim di seluruh dunia menghadapi tantangan yang sama dalam hal merencanakan jadwal tim mereka. Membuat rencana proyek saja sudah sulit, dan menjaganya agar tetap mutakhir dan bereaksi terhadap perubahan lebih...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...