Di sini, di blog Teamdeck, kami cenderung membahas strategi bisnis, termasuk strategi manajemen waktuuntuk manajemen proyek dan sumber daya yang lebih efektif. Keberhasilan mereka sering kali bergantung pada kemampuan mengelola waktu di tempat kerja. Inilah mengapa kami memutuskan untuk melakukan tes selama seminggu: meminta tiga orang untuk mencoba beberapa teknik manajemen waktu yang populer dan menjelaskan hasilnya. Ada lebih banyak variabel dalam percobaan kami, karena kami bertiga memiliki bentuk pekerjaan yang berbeda (penuh waktu, paruh waktu, dan pekerja lepas). Selain itu, kami semua memiliki tugas yang sedikit berbeda dalam pekerjaan kami sehari-hari, Anda akan membaca semuanya di bawah ini.
Untuk membuatnya berguna bagi kami juga, kami mencoba menemukan teknik yang kami yakini akan efektif. Kami memilih tiga teknik manajemen waktu yang berbeda:
Kami telah membuat jurnal selama percobaan untuk menangkap kesan kami mengenai teknik manajemen waktu ini. Berikut ini adalah cerita kami:
Ania.
Pembuat konten
Pekerja lepas
Teknik manajemen waktu yang telah saya uji: Kerja Keras (berdasarkan pada Cal Newport) buku)
Premis utama:
Dalam bukunya, Cal Newport menjelaskan beberapa pendekatan, termasuk pendekatan di mana Anda sepenuhnya menghilangkan apa yang disebut pekerjaan dangkal. Karena peran saya mengharuskan saya untuk melakukan cukup banyak tugas dangkal setiap hari, saya memutuskan untuk menggunakan filosofi ritme penjadwalan kerja mendalam. Pada dasarnya, saya akan merencanakan dua blok pekerjaan mendalam yang tidak terputus setiap hari dan mengerjakan tugas-tugas yang dangkal di antaranya.
Slot waktu kerja mendalam saya akan berlangsung selama 90 hingga 120 menit. Selama itu saya hanya akan mengerjakan tugas yang telah dialokasikan. Ponsel dan notifikasi SM saya akan dimatikan, dan saya akan minum air putih agar saya tidak tergoda untuk meninggalkan meja kerja.
Harapan:
Saya sangat menantikan untuk mencoba metode kerja mendalam. Pernahkah Anda melihat gif "anak anjing yang terganggu" (seperti yang ini)? Saya adalah anak anjing itu. Tantangan terbesar saya dalam bekerja adalah tetap fokus pada tugas yang sedang dikerjakan, tanpa mencoba mengerjakan banyak hal atau memeriksa sesuatu yang tidak perlu saya lakukan selama satu minggu atau lebih.
Penulis teknik kerja dalam menggambarkannya sebagai kemampuan untuk fokus tanpa gangguan pada tugas yang menuntut secara kognitif. Hal ini terdengar terlalu bagus untuk menjadi kenyataan bagi diri saya yang sedang terganggu, tetapi pada saat yang sama, ini adalah tujuan yang bagus untuk diupayakan.
Hari 1:
Pengamatan pertama saya tentang sesi kerja mendalam saya adalah bahwa sesi tersebut tampak seperti waktu yang sangat singkat. 3 jam kerja yang sangat terfokus per hari tidak terdengar mengesankan. Namun, hasil dari 180 menit itu, lebih dari memuaskan: Saya telah mencapai banyak hal!
Saya segera menyadari bahwa pekerjaan yang mendalam adalah yang paling efektif bagi saya ketika saya memiliki satu tugas yang tidak memerlukan penjelajahan Internet. Menulis posting blog, yang merupakan tugas utama saya untuk salah satu blok hari ini berjalan dengan baik. Di sisi lain, meneliti sebuah artikel, terasa sedikit lebih tidak terstruktur. Sulit untuk membedakan kapan Anda masih meneliti topik dan kapan Anda hanya membaca artikel menarik yang kurang lebih membahas topik tersebut.
Hari ke-2:
Berdasarkan pengalaman saya di hari sebelumnya, saya memutuskan untuk mendedikasikan kedua sesi kerja saya hari ini untuk menulis. Tanpa telepon, tanpa media sosial, tanpa internet (kecuali untuk teman tersayang saya: tesaurus).
Wow, ini berjalan dengan cepat! Saya melakukan lebih dari yang diharapkan. Begini, saya biasanya sangat memperhatikan suasana hati saya saat menulis dan jika ada tanda-tanda kelelahan, saya akan beristirahat sejenak. Tampaknya itu merupakan taktik yang bagus, karena saya tidak ingin kualitas tulisan saya menurun. Namun demikian, dengan pekerjaan yang mendalam, saya merasa lebih bertekad untuk bertahan sampai akhir sesi.
Berbicara mengenai tanda-tanda kelelahan, yang paling jelas bagi saya adalah ketika saya mulai terpaku pada satu kalimat atau judul, kemudian mencoba menyempurnakannya berkali-kali tanpa melihat efek apa pun. Saya sadar bahwa perulangan mental semacam ini bisa mengalihkan perhatian saya dari fokus yang mendalam. Sekarang, alih-alih mencoba mencari solusinya, saya hanya akan membuat catatan "untuk diperbaiki" dan melanjutkan. Hal ini membuat semuanya jauh lebih produktif.
Hari ke-3
Sesi pertama didedikasikan untuk menulis, sehingga terasa akrab dan berjalan lancar.
Saya harus mengerjakan beberapa tugas sekitar jam makan siang, jadi saya baru bisa memulai sesi kerja mendalam yang kedua sekitar pukul 16:30. Saya sedikit lelah: tugas-tugas yang menguras tenaga + saya makan burger untuk makan siang, yang bukan merupakan ide yang bagus jika Anda tidak berencana untuk tidur siang setelahnya, tapi hei, mari kita lihat!
Sesi kedua hari ini didedikasikan untuk membuat beberapa tata letak ebook di InDesign. Saya merasa bahwa membuat hal semacam itu sendiri sangat memuaskan, jadi saya mencoba untuk belajar dan menjadi lebih mahir dalam menggunakan alat bantu Adobe. Ternyata antusiasme saya dalam membuat sesuatu benar-benar membuat saya tidak sabar untuk segera menyelesaikannya, dan saya bahkan menghabiskan waktu lebih banyak dalam mode kerja mendalam daripada yang saya rencanakan.
BTW, saya menggunakan pengatur waktu bawaan iPhone untuk mengatur alarm untuk sesi kerja saya yang panjang.
Hari 4:
Sesi pertama berjalan dengan baik (mengoreksi artikel yang harus saya kirimkan ke klien saya), namun saya menyelesaikan tugas tersebut sebelum batas waktu 90 menit. Saya tidak ingin memulai tugas yang sama sekali berbeda, jadi saya memutuskan untuk memperpanjang sesi kedua dan menjadikannya 105 menit.
Sekarang, saya benar-benar melihat nilai dari bebas gangguan selama sesi kerja yang mendalam. Tugas-tugas pekerjaan dangkal untuk hari ini (membalas email, memilah-milah beberapa dokumen, membuat spanduk sederhana untuk grup Facebook) membutuhkan waktu lebih lama dari yang seharusnya, karena saya tidak terlalu memperhatikan tingkat fokus saya. Mungkin ada baiknya untuk membuat batasan waktu untuk tugas-tugas yang tidak terlalu penting juga?
Hari ke-5:
Sekali lagi, saya bergumul dengan beberapa pekerjaan dangkal yang melibatkan saya di awal hari. Catatan untuk diri saya sendiri: Saya harus melalui sesi pekerjaan mendalam pertama hari itu sebelum memeriksa kotak masuk saya.
Selain itu, saya tidak merasakan hal yang berbeda hari ini, meskipun hari ini adalah hari Jumat dan saya berharap untuk merasa sedikit lebih malas daripada bagian pertama minggu ini. Tidak, tidak terjadi - saya suka bahwa pekerjaan yang mendalam mengharuskan Anda untuk mengikuti langkah-langkah yang sama terlepas dari hari, waktu atau tempat. Hal ini benar-benar mendukung produktivitas.
Kesan terakhir:
Saya sangat senang dengan teknik manajemen waktu ini. Pekerjaan yang mendalam memungkinkan saya untuk melakukan semua yang saya rencanakan untuk minggu itu, tanpa memperpanjang hari kerja saya. Justru sebaliknya - saya memiliki lebih banyak waktu luang daripada biasanya. Aturan tanpa gangguan yang ketat membuat saya menyelesaikan beberapa tugas yang berat dalam waktu yang jauh lebih singkat dari biasanya.
Saya berencana untuk terus bereksperimen dengan deep work: mungkin saya bisa menambahkan sesi harian ketiga atau membuatnya berdurasi 2 jam? Satu-satunya kelemahan saya adalah bahwa saya akan benar-benar kembali ke cara lama saya yang terganggu selama waktu kerja dangkal saya. Saya harus memperbaiki hal itu.
Saya tidak yakin apakah teknik ini akan mudah diterapkan untuk orang-orang yang bekerja dalam tim, tetapi saya sangat merekomendasikannya untuk para pekerja lepas yang memegang kendali atas jadwal harian mereka.
Joanna
Spesialis Keberhasilan Pelanggan
Karyawan paruh waktu
Teknik manajemen waktu yang sudah saya uji: Pomodoro (dikembangkan oleh Francesco Cirillo pada akhir tahun 1980-an)
Premis utama: Saya akan mengerjakan tugas-tugas yang telah dipilih selama 25 menit (satu pomodoro) tanpa interupsi, lalu istirahat selama 5 menit. Setelah 4 pomodoro, saya akan beristirahat lebih lama, lalu memulai lagi.
Harapan:
Saat kuliah, saya biasa belajar tanpa gangguan selama 45 menit dan beristirahat selama 5 menit di sela-sela sesi belajar. Saya pikir ini akan serupa.
Saya sangat bersemangat untuk mencoba teknik ini. Satu-satunya hal yang saya khawatirkan adalah akan sulit untuk membagi tugas saya ke dalam blok waktu 25 menit. Berinteraksi dengan klien adalah prioritas utama saya, jadi saya tidak ingin mengorbankannya karena jadwal tetap Pomodoro.
Hari 1:
Saya agak bingung - apakah membuat jurnal tentang metode ini dihitung sebagai istirahat atau tidak? Ini adalah waktu istirahat saya yang panjang (25 menit) dan saya memutuskan untuk menggunakannya untuk melaporkan kesan pertama saya. Tentu saja, ini bukan masalah teknik ini sendiri, tetapi lebih kepada perencanaan saya.
Bagaimanapun, sesi kerja selama 25 menit sulit untuk diselaraskan dengan rapat harian atau panggilan telepon dengan Adrianna. Tak satu pun dari panggilan reguler ini yang berlangsung selama 25 menit penuh dan saya kesulitan untuk menemukan tugas untuk sisa waktu pomodoro tersebut.
Aplikasi yang saya gunakan untuk mengatur waktu sesi pomodoro saya memiliki suara detak yang membantu saya untuk fokus. Namun, di sisi lain, aplikasi ini terlalu sunyi untuk meniadakan suara bising dari percakapan kantor, dan juga tidak cocok dipadukan dengan musik.
Saya merasa saya bekerja lebih cepat karena saya ingin menyelesaikan pomodoro selama 25 menit. Pada dasarnya saya menantang diri saya sendiri.
Daftar "yang harus dilakukan" saya telah diedit beberapa kali karena saya meremehkan durasi tugas tertentu. Saya harus menambahkan 3 pomodoro lagi untuk menyelesaikan sesuatu yang awalnya saya perkirakan selama 25 menit.
Agak menegangkan ketika saya tahu bahwa saya hanya perlu 2 menit untuk menyelesaikan tugas, namun pengatur waktu saya menunjukkan bahwa saya hanya punya waktu 11 detik. Oh, dan saya melewatkan satu waktu istirahat hari ini, karena saya salah menjadwalkan panggilan klien untuk waktu tersebut.
Hari ke-2
Hari ini, saya memutuskan untuk menyesuaikan teknik Pomodoro dengan cara kerja saya. Saya telah mempersingkat waktu istirahat yang panjang menjadi 15 menit. Saat membuat daftar "yang harus dilakukan" untuk hari ini, saya telah mempertimbangkan prioritasnya dan juga rapat-rapat yang telah saya rencanakan. Selain itu, saya juga menuliskan waktu mulai dan selesai yang direncanakan di samping setiap tugas:
10:00 - 10:25 - SETIAP HARI
10:30 - 10:55 - mengirim pesan LinkedIn tentang kampanye Perburuan Produk kami
Aplikasi yang saya gunakan (Focus Keeper) memiliki durasi jeda yang tetap (dalam versi gratis), jadi saya hanya menggunakannya untuk mengatur waktu pomodoro, bukan jeda. Saya juga sudah berhenti menggunakan suara detak. Saya jauh lebih tidak cemas daripada kemarin dan masih bekerja dengan sangat efisien. Mendengarkan musik sangat membantu untuk menjaga fokus saya. Tidak sekalipun saya terganggu oleh percakapan di kantor hari ini!
Secara keseluruhan, aplikasi ini berada dalam jangkauan saya dan saya menggunakannya untuk mengatur waktu pomodoro saya, tetapi dengan mengetahui bahwa saya harus menyelesaikan sebuah sesi tepat pada pukul 11.30, membuat semuanya menjadi tidak terlalu abstrak. Saya bahkan telah berhasil menjadwalkan demo klien secara ideal dalam satu pomodoro.
Saya membuat daftar "yang harus dilakukan" untuk 4 pomodoro sekaligus. Setelah istirahat panjang, saya merencanakan 4 sesi berikutnya. Saya lebih fleksibel dengan cara itu dan daftar saya hanya perlu sedikit pengeditan.
Satu hal lagi - waktu berlalu begitu saja ketika dibagi menjadi potongan-potongan 25 menit!
Hari ke-3
Pomodoro tidak terlalu bagus ketika terjadi hal yang tidak terduga: pemadaman internet di tengah sesi atau camilan vegan baru di kantor yang harus segera dicicipi, atau ketika 6 orang mengadakan rapat di sebelah meja Anda.
Hari ke-4
Tidak ada hari ke-4 - Saya adalah karyawan paruh waktu, ingat?
Hari ke-5:
Hari ini saya benar-benar gagal dalam menjaga ritme kerja 25-5-25. Sebagian karena ada rapat yang dibatalkan dan sebagian lagi karena ada tugas mendesak selama 10 menit.
Menurut saya, waktu 25 menit terlalu singkat untuk bekerja bagi saya. Istirahat akan lebih menjengkelkan daripada tidak. Saya merasa mudah untuk masuk ke dalam kondisi mengalir dan ketika saya berada di sana, saya lebih suka menyelesaikan tugas. Rata-rata, saya bekerja 5 jam per hari dan saya merasa bahwa saya tidak terlalu membutuhkan waktu istirahat yang lama. Saya pernah mencoba untuk beristirahat selama 25 menit dan sejujurnya itu terasa seperti membuang-buang waktu. Saya hanya perlu satu kali istirahat lebih lama per hari kerja untuk makan camilan.
Saatnya untuk memuji Pomodoro:
Membuat daftar "yang harus dilakukan" sangat bagus dan membantu saya menyelesaikannya tanpa memindahkan tugas ke hari berikutnya.
Kesan terakhir:
Yang baik:
Yang buruk:
Satu pemikiran terakhir: teknik manajemen waktu ini bekerja paling baik jika rekan tim Anda tahu bahwa Anda mengikutinya. Begitu mereka memahami bahwa Anda ingin, misalnya, melakukan standup harian dalam satu pomodoro, mereka tidak akan cenderung menunda-nunda. Dan siapa tahu, mungkin mereka juga akan mendapatkan peningkatan produktivitas!
Adrianna
Manajer Pertumbuhan
Karyawan penuh waktu
Teknik manajemen waktu yang telah saya uji: Jam energi puncak
Premis utama: Saya akan mencoba menemukan jam-jam energi puncak saya (saat-saat paling produktif) dan memanfaatkannya untuk melakukan sebagian besar pekerjaan saya.
Harapan:
Apa yang saya harapkan? Menemukan waktu yang paling produktif bagi saya untuk merencanakan pekerjaan dengan lebih baik. Bekerja terus-menerus dari jam 9 pagi sampai jam 5 sore tidak memberikan Anda banyak pilihan di area tersebut. Itu akan menjadi sesuatu yang baru, jadi saya sangat bersemangat untuk melakukannya!
Hari 1:
Saya berhasil bangun jam 5 pagi, mengaktifkan Slack dan mulai menulis laporan. Tiga jam pertama sangat produktif, tidak ada gangguan, saya menyukainya.
Saya memiliki jadwal panggilan telepon pada pukul 17.00, jadi saya beristirahat lebih lama di tengah hari (saya tidak tertarik untuk bekerja lebih dari 12 jam). Istirahat tersebut ternyata gagal total. Karena waktu istirahat tersebut tumpang tindih dengan jam kerja standar tim, saya menerima banyak pesan dan pertanyaan, ditambah lagi saya harus meninjau beberapa aset visual. Saya meninggalkan beberapa tugas untuk sesi kerja malam hari, jadi total waktu kerja saya hari itu lebih dari 10 jam.
Pembaruan: Saya sangat lelah di malam hari, sehingga saya hanya mampu bekerja selama satu jam. Saya harus memeriksa apakah malam hari bisa menjadi waktu energi puncak saya di akhir minggu.
Hari ke-2:
Saya masih merasakan kelelahan dari hari sebelumnya, tetapi saya berhasil bangun pagi dan bekerja. Sesi larut malam tidak terjadi karena saya menghabiskan terlalu banyak waktu untuk bekerja di siang hari.
Hari ke-3 & 4:
Saya mengubah segalanya: Saya tetap melakukan sesi pagi saya namun memulainya sedikit lebih lambat (sekitar jam 8). Saya bekerja sampai jam 1 siang dan kemudian hanya membalas pesan Slack. Kali ini saya bisa mencoba sesi malam hari dan itu sangat produktif.
Secara keseluruhan, menurut saya, ini adalah masalah komunikasi. Ketika tim Anda bekerja dari jam 8 sampai jam 4, Anda harus tersedia setidaknya sebagian. Jika Anda benar-benar perlu fokus untuk melakukan tugas tertentu, saya sangat menyarankan metode ini, tetapi pertama-tama, beri tahu tim Anda dan persiapkan mereka bahwa Anda tidak akan tersedia dari jam X sampai jam Y.
Hari ke-5:
Hari ke-5 agak sulit, saya harus hadir dan terlibat selama jam kerja normal dari jam 8 sampai jam 4, saya memiliki beberapa pertemuan yang dijadwalkan dan saya tidak bisa melewatkannya. Hal ini juga menunjukkan kepada saya betapa fleksibelnya saya di tempat kerja dan bagaimana saya bisa menyesuaikan jam-jam energi puncak saya dengan jadwal kantor.
Kesan terakhir:
Saya senang karena saya dapat menemukan waktu produktivitas puncak pribadi saya (itu adalah tujuan saya di awal). Saya mencoba waktu yang berbeda: pagi hari dan juga larut malam.
Jam-jam energi puncak saya? Saat fajar menyingsing (kecuali untuk fase penyangkalan alarm selama 10 menit).
Kelemahannya adalah pendekatan ini tidak cocok untuk bekerja dengan tim. Sebagai Growth Manager, saya harus siap sedia untuk mengambil keputusan atau menjawab pertanyaan dari tim pengembangan.
Mari kita cari dukungan:
Salah satu tugas tersulit bagi pemilik bisnis dan manajer sumber daya adalah penjadwalan shift. Hal ini bisa sangat menantang dan memakan waktu untuk merencanakan siapa yang harus bekerja kapan dan pada apa, berdasarkan preferensi pribadi mereka dan...
Sebagai perusahaan perangkat lunak, kami telah menguji banyak aplikasi manajemen waktu terbaik. Dalam bisnis TI dan perangkat lunak - yang sebagian besar memiliki klien bisnis dari Amerika Serikat dan Inggris - kami terbiasa bekerja dengan...
