Manajemen Paruh Waktu: Kiat Mengelola Karyawan Paruh Waktu & Pekerja Lepas

Ekonomi pertunjukan sedang meningkat. Dalam 5 tahun terakhir, 3,7 juta pekerja lepas baru muncul di pasar AS saja. Tren ini sepertinya akan terus berlanjut, sebagai pekerjaan paruh waktu, karena kerja paruh waktu sangat populer di kalangan karyawan yang lebih muda. Menurut survei tahun 2018 oleh Upwork, 42% pekerja AS yang berusia antara 18 dan 34 tahun adalah pekerja lepas. 

Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini:

• Tentang peran perangkat lunak manajemen sumber daya dalam mengelola karyawan paruh waktu
• Bagaimana melakukan manajemen paruh waktu dengan benar untuk membawa kesuksesan perusahaan

Mengelola karyawan paruh waktu dan pekerja lepas merupakan hal yang biasa terjadi di sektor TI. Sementara ekonomi gig semakin umum di semua industri, TI masih menjadi benteng pertahanan bagi para pekerja lepasdengan 33% pekerja menyebutkan pekerjaan manggung sebagai sumber pendapatan utama atau sekunder mereka. 

Tidak heran jika manajer proyek TI secara teratur ditugaskan untuk memimpin tim yang terdiri dari karyawan dengan jadwal kerja yang berbeda. Meskipun ini bisa dilihat sebagai tantangan, ada beberapa taktik yang telah terbukti untuk membuat pengelolaan karyawan paruh waktu menjadi lebih mudah dan efektif. 

Perhatikan bahwa artikel ini berfokus pada manajemen karyawan sehari-hari: memimpin tim proyek, misalnya. Untuk mempekerjakan karyawan paruh waktu, seluruh perusahaan Anda harus siap dari segi budaya dan proses. 

Untuk saat ini, mari kita fokus pada apa yang dapat Anda lakukan sebagai manajer untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif dan produktif bagi rekan kerja paruh waktu Anda. 

Menetapkan beberapa aturan dasar

Beberapa orang melihat penetapan aturan sebagai tanda gaya manajerial yang tidak fleksibel. Namun pada kenyataannya, karyawan sendiri merasa jauh lebih baik dalam lingkungan kerja yang transparandi mana ekspektasi yang jelas diungkapkan. 

Pastikan untuk mendiskusikan aspek-aspek berikut tentang karyawan yang bekerja paruh waktu:

• Setiap kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan tim Anda.
• Apa peran mereka dalam proyek ini? Siapa lagi yang menjadi bagian dari tim?
• Saluran komunikasi utama.
• Pertemuan berulang yang harus mereka hadiri (secara langsung atau offline).
• Ketersediaan yang diharapkan (haruskah tumpang tindih dengan jam kerja tim?)
• Berapa lama sebelumnya jadwal mereka harus direncanakan?
• Pelaporan kerja & pelacakan waktu - bagaimana mereka harus melacak pekerjaan mereka?

Mendiskusikan hal-hal seperti itu di awal akan membatasi potensi kesalahpahaman di kemudian hari.

Memahami jadwal pekerja paruh waktu

Untuk mengelola pekerja paruh waktu, Anda perlu mengetahui kapan mereka tersedia dan berapa lama. Hal ini penting untuk membuat ketersediaan/kalender sumber daya di mana rekan tim Anda dapat mengatur jam kerja mereka. Tergantung pada kesepakatan Anda, mereka dapat mengisinya sendiri atau meminta persetujuan Anda untuk jadwal mereka terlebih dahulu. 

Ketersediaan karyawan paruh waktu adalah bagian dari kalender Teamdeck. Orang-orang dengan jadwal paruh waktu tetap dapat menetapkan aturan untuk mengulangi ketersediaan mereka yang berulang.

Ada satu aspek lagi untuk memahami jadwal karyawan Anda. Pekerja paruh waktu bekerja paruh waktu karena suatu alasan. Beberapa orang ingin memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan sampingan atau urusan pribadi. Beberapa orang hidup dengan cara ini, untuk sementara waktu atau lebih lama, karena mereka harus melakukannya; beberapa orang - karena mereka menginginkannya. Namun demikian - jadwal yang fleksibel dan membantu perangkat lunak manajemen sumber daya atau sistem manajemen karyawan menjadi elemen imanen dari sebuah perusahaan.

Akan sangat bermanfaat untuk memahami situasi anggota tim Anda (tanpa menjadi terlalu usil) dan sejauh mana jadwal mereka fleksibel. Dengan cara ini, Anda akan tahu lebih baik daripada menjadwalkan panggilan yang akan mengganggu tugas mereka yang lain.

Mempertahankan beban kerja yang optimal

Mengetahui siapa yang tersedia dan kapan waktunya membuat perencanaan sumber daya jauh lebih mudah. Langkah selanjutnya adalah merencanakan tugas mereka dengan cara yang sesuai dengan kapasitas dan kebutuhan proyek Anda. 

Tentu saja, Anda harus memastikan bahwa pemesanan yang direncanakan tidak melebihi ketersediaan karyawan Anda, tetapi itu hanya setengah dari pekerjaan. Yang lainnya adalah memeriksa rencana proyek Anda dan menyelidiki ketergantungan antara tugas pekerja paruh waktu dan tugas tim lainnya. Anda tidak ingin berakhir dalam situasi ketika seluruh tim sedang menunggu aset yang akan disiapkan oleh desainer lepas dalam beberapa hari. Anda mungkin juga tidak mengharapkan desainer tersebut bekerja di waktu luang mereka (kecuali jika Anda telah menetapkan bahwa tidak masalah bagi mereka untuk menambah jam kerja).  

Setelah proyek direncanakan, Anda harus memonitor beban kerja yang sebenarnya anggota tim Anda (baca tentang manajemen beban kerja). Lebih mudah bagi mereka yang bekerja di kantor, namun bagi pekerja paruh waktu yang bekerja dari jarak jauh, mungkin sulit untuk melihat tanda-tanda penggunaan waktu yang kurang atau berlebihan (baca tentang pemanfaatan sumber daya). Inilah sebabnya mengapa Anda akan mendapatkan keuntungan dengan menggunakan alat dan teknik yang meningkatkan visibilitas karyawan. Pelacakan waktu karyawan, jika diimplementasikan dengan benaradalah salah satu teknik tersebut. Hal ini memungkinkan para manajer untuk memahami beban kerja yang sebenarnya dari tim mereka. Di sisi lain, karyawan merasa bahwa upaya mereka diperhatikan. 

Lembar waktu membantu manajer proyek memahami pemanfaatan aktual tim mereka. Lembur dapat dengan mudah terlihat berkat bar merah.

Di Teamdeck, kami percaya bahwa beban kerja yang optimal adalah salah satu dari tiga pilar kebahagiaan tim (yang lainnya adalah transparansi dan keseimbangan kehidupan kerja). Ketika Anda memenuhi ketiganya, Anda bisa berharap semua karyawan Anda, termasuk pekerja paruh waktu dan pekerja lepas, menjadi lebih bahagia dengan tempat kerja mereka. 

Jadikan mereka bagian dari tim Anda

Meskipun pekerjaan karyawan Anda telah direncanakan dengan cermat dan dianalisis dengan baik, Anda tetap harus membuat mereka merasa menjadi bagian dari tim, jika Anda ingin proyek berjalan dengan lancar. 

Ada banyak cara untuk membangun rasa persahabatan di antara anggota tim Anda: mulai dari permainan pemecah kebekuan hingga retret tim. Namun, Anda tidak boleh lupa untuk melibatkan karyawan paruh waktu Anda dalam siklus proyek yang sebenarnya. Mereka harus tahu tentang setiap pembaruan dan bagian dari keputusan yang dibuat oleh tim. 

Jika ada rapat atau lokakarya untuk seluruh proyek, pastikan semua orang bisa hadir. Sering kali waktu para pekerja lepas dan pekerja paruh waktu terlalu berharga untuk dihabiskan dalam rapat: Anda bisa memberikan pengarahan kepada mereka setelahnya. Jika itu masalahnya, maka mungkin rapat itu tidak diperlukan sejak awal dan lebih baik lebih banyak orang dalam tim yang menerima informasi terbaru tentangnya. Memiliki orang-orang dengan ketersediaan yang bervariasi dalam tim Anda, sebenarnya dapat secara positif mempengaruhi efisiensi tim Anda. 

Berbicara tentang efisiensi, cobalah untuk memanfaatkan alat yang mendukung kolaborasi asinkron. Ketika Anda mempekerjakan desainer grafis atau ilustrator lepas untuk menghasilkan aset visual untuk merek Anda, Anda biasanya ingin meninjau pekerjaan mereka. Menggunakan perangkat lunak manajemen karyawan Dengan fitur pemeriksaan online, seperti ProofHub, Anda dapat dengan mudah menunjukkan saran secara langsung pada materi yang ditinjau. Pekerja lepas yang bekerja dengan Anda akan dapat dengan cepat memahami umpan balik Anda, tanpa harus bolak-balik melalui email atau telepon. Ini juga sangat berguna untuk mengelola tim jarak jauh. 

Kami bertanya kepada Vartika Kashyap, CMO Proofhub, tentang pentingnya mengelola karyawan jarak jauh:

Tanpa ProofHub, tim jarak jauh memiliki data yang tersebar di berbagai platform - mereka biasa mengelola tanggal jatuh tempo dan daftar tugas melalui email, mengobrol menggunakan platform yang berbeda, mendapatkan pembaruan melalui telepon, umpan balik tentang desain membingungkan dan biasanya tersesat dalam utas email yang panjang, dan tidak ada satu tempat pun untuk tinjauan pekerjaan dan kinerja. ProofHub menempatkan semua alat yang dibutuhkan tim, manajer, dan klien dalam satu atap. Alison Dalziel dari Localise bahkan menggambarkan mengelola tim jarak jauh tanpa ProofHub sebagai, "Anjing dan Kucing." "ProofHub telah memecahkan masalah kami dalam mendukung proyek dari jarak jauh," tambahnya.

Apakah Anda siap untuk mulai mengelola karyawan paruh waktu secara efektif?

Pada intinya, mengelola karyawan paruh waktu tidak jauh berbeda dengan memimpin tim pekerja penuh waktu, terutama pekerja penuh waktu jarak jauh. Dalam kedua kasus tersebut, komunikasi yang lancar, saling pengertian, dan empati akan sangat membantu. 

Namun, untuk pekerja lepas dan pekerja paruh waktu, Anda harus ekstra hati-hati, karena banyak masalah yang mungkin luput dari perhatian. Sangat mudah untuk melewatkan karyawan yang terlalu banyak bekerja jika mereka tidak bekerja di kantor dan jam kerja mereka tidak terlacak. Pastikan Anda menggunakan berbagai cara untuk meningkatkan visibilitas karyawan, agar selalu mengetahui situasi mereka saat ini.