Menguasai seni manajemen beban kerja yang halus adalah tugas penting untuk beberapa peran yang berfokus pada proyek di perusahaan. Kepala departemen atau eksekutif sering kali menangani alokasi proyek dan manajemen beban kerja di tingkat perusahaan, sedangkan manajer proyek perlu memberikan tugas kepada tim proyek mereka. Terlepas dari skalanya, strategi utama untuk manajemen beban kerja yang sukses didasarkan pada prinsip-prinsip yang sama.
Apa yang akan Anda dapatkan berkat artikel ini:
Makna dan filosofi manajemen beban kerja dan filosofi di baliknya
Peran perangkat lunak manajemen sumber daya dalam proses manajemen beban kerja
Apa strategi perencanaan beban kerja yang paling efektif
Mari kita bandingkan beberapa definisi sebelum Anda mendapatkan beberapa saran yang berkaitan dengan alat bantu manajemen beban kerja (atau perencanaan beban kerja - jika Anda mau, keduanya memiliki arti yang sama).
Masing-masing menginformasikan tentang peran bukan manajer proyek atau pemimpin, tetapi peran karyawan atau karyawan dalam proyek yang kompleks. Yang menarik perhatian adalah pembagian: tim vs karyawan tertentu. Beberapa di antaranya berfokus pada tim dan karyawan. Namun hanya di mata Forecast - pesaing dekat kami di pasar alat bantu manajemen beban kerja - yang fokus pada karyawan tertentu. Filosofi mana yang merupakan pilihan yang lebih baik? Bagaimana cara menganalisis kinerja setiap karyawan? Apa yang ditekankan oleh salah satu dari mereka? Mari kita lihat lebih dekat.
Istilah manajemen beban kerja adalah singkatan dari proses pemberian tugas kepada karyawan dan memastikan mereka memiliki cukup waktu untuk melaksanakannya.
Proses mendistribusikan dan mengatur pekerjaan secara efektif di seluruh tim adalah inti dari manajemen beban kerja.
Peduli dengan waktu karyawan (yang memungkinkan mereka untuk melakukan tugas-tugas mereka) - ini adalah saran dari Teamhood - alat manajemen beban kerja. Dapat dikatakan bahwa mengelola beban kerja tim secara efektif berarti pemimpin mampu menetapkan tenggat waktu yang dapat dicapai. Namun bagaimana cara menghindari tenggat waktu yang tidak realistis atau apa yang menjadi dasar jika Anda ingin memprioritaskan pekerjaan dan memberikan tugas lain? Mari kita tinggalkan pertanyaan-pertanyaan ini tanpa jawaban untuk saat ini dan lanjutkan.
Mengutip kata-kata dari alat manajemen beban kerja Asana - pesaing kami dan penyedia alat manajemen beban kerja - dengan manajemen beban kerja, mereka memahami tidak hanya mendistribusikan dan mengukur pekerjaan. Mereka menyarankan ketika proses manajemen beban kerja dilakukan secara efisien. Alat manajemen beban kerja meningkatkan eksekusi kerja karyawan (atau, sumber daya, seperti yang bisa kita katakan) dan - yang sangat menarik dan patut diperhitungkan - kepuasan mereka. Di akhir setiap hari, karyawan lebih senang daripada kewalahan.
Perusahaan menekankan pada peningkatan kinerja karyawan dan (bagian terpenting jika memikirkan hubungan jangka panjang dengan karyawan tertentu) kepuasan pada akhirnya. Kepuasan untuk kedua belah pihak: untuk manajer dan timnya.
Beberapa isu tentang alat manajemen beban kerja dan kemajuan proyek muncul di sini. Pertama, kesejahteraan karyawan juga berasal dari apa yang terjadi dalam kehidupan pribadinya yang tidak dapat kita pengaruhi. Kedua, Anda harus memiliki hubungan yang cukup baik dengan mereka untuk mengetahui secara pasti apa yang ada di dalam atau melalui pekerjaan yang membuat mereka merasa puas (dan hal ini tidak selalu terlihat dari pernyataan karyawan, yang di bawah tekanan tempat kerja mungkin tidak mau membicarakan segala sesuatu karena takut saya ingin melakukan sesuatu yang lain selain yang saat ini harus mereka kerjakan). Dan yang ketiga - mungkin yang paling penting - bagaimana kita mengukur kepuasan ini? Bagaimana cara memilih alat manajemen beban kerja terbaik?
Alat manajemen beban kerja mengacu pada penugasan pekerjaan kepada tim dengan cara yang memaksimalkan keterampilan dan kemampuannya serta memungkinkannya mencapai kinerja terbaik dan menghasilkan hasil kerja dengan kualitas terbaik.
Smartsheet menyarankan - proyek lain alat perencanaan dan pesaing kita - pada pandangan pertama - sesuatu yang lebih konkret tentang apa yang harus dilakukan. Alat manajemen beban kerja seperti itu juga menekankan kompetensi manajer proyek dan hubungannya yang kuat dengan kinerja tim. Namun hanya kompetensi yang berguna untuk mengeluarkan kemampuan karyawan dan memberi mereka tempat untuk berkembang. Bagaimana cara melakukannya? Bagaimana cara meningkatkan kinerja dan keterampilan karyawan yang berguna bagi perusahaan selama waktu tertentu?
Manajemen beban kerja adalah (...) apa yang kami sebut sebagai kemampuan untuk mendistribusikan bekerja dengan adil, memberikan setiap karyawan bagian yang adil dan tidak lebih. Kecuali ada kasus khusus yang membutuhkan lebih banyak pekerjaan, Anda tidak boleh membebani siapa pun. Alat bantu manajemen beban kerja dapat membantu.
Dan ini adalah definisi yang paling kontroversial. Perusahaan Prakiraan lebih jauh lagi dan juga menginformasikan tentang peran kemampuan. Namun kemampuan ditujukan untuk mendistribusikan pekerjaan secara merata dan dengan cara agar setiap karyawan mendapatkan "bagian yang adil" - apa pun artinya. Alat manajemen beban kerja yang tepat dapat membantu dalam hal ini.
Tetapi pada akhirnya, kita mengetahui bahwa ini semua tentang tidak membebani siapa pun, kecuali untuk kasus-kasus yang sangat khusus - tetapi tugas apa yang penting? Bukankah setiap tugas itu sangat penting? Apakah pekerjaan semua orang bisa sama? Bagaimana dengan perbedaan pengalaman, kompleksitas proyek, persyaratan seperti waktu penyelesaian tugas, dan - yang paling penting - profitabilitas bisnis (beberapa proyek lebih penting daripada yang lain; beberapa di antaranya membutuhkan lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk mencapai hasil yang diharapkan)? Setiap pembaca artikel tentang manajemen proyek dan alat manajemen beban kerja ini tahu bahwa kebutuhan bisnis menentukan apa yang harus dilakukan dan apa yang dapat disebut sebagai "kasus khusus". Titik.
Peran setidaknya sumber daya yang baik manajemen beban kerja tidak hanya membantu dalam pengukuran kinerja tim dan penjadwalan sumber daya, tetapi juga manajemen beban kerja.
Masing-masing memiliki visi sendiri tentang manajemen beban kerja tim yang efektif. Masing-masing menekankan dua hal - alat bantu manajemen beban kerja itu penting.
Pertama, manajemen beban kerja adalah sebuah proses, membutuhkan waktu yang tidak sebentar karena banyak pertanyaan dan banyak penjelasan yang digunakan selama waktu tertentu.
Dan yang kedua - manajemen beban kerja yang efektif dan cerdas mengasumsikan bahwa seorang pemimpin memiliki sekumpulan keterampilan tertentu yang membantu anggota tim mencapai tujuan bisnis yang diharapkan oleh mereka, atau bahkan terkadang tujuan yang sangat pribadi. Keterampilan seperti apa dan apa yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan?
Proses - karena banyak pertanyaan dan jawaban; pilihan yang baik tergantung pada pengetahuan atau pengalaman pemimpin tertentu
Menetapkan tugas kepada anggota tim dan menjaga kinerja tim serta kemajuan proyek
Kumpulan dari - katakanlah - keterampilan manajemen beban kerja (kita dapat menambahkan "interpersonal" atau hanya "seperangkat keterampilan lunak" - karena tidak jelas dalam arti yang diberikan di atas)
Merawat anggota tim (karena ini adalah alasan mengapa mereka berkinerja baik dengan hasil yang diharapkan oleh perusahaan). Berikut ini ada dua tantangan. Yang pertama adalah pertanyaan apakah Anda sebagai pemimpin harus lebih peduli pada tim atau lebih peduli pada pekerja tertentu. Dan yang kedua - kata "peduli" juga memiliki banyak arti dalam setiap kutipan yang disebutkan di atas. Jadi, inilah pertanyaan lainnya: apa yang harus menjadi perhatian pemimpin ketika ia mengelola beban kerja setiap orang?
Alat bantu manajemen beban kerja terbaik - dapat membantu dalam manajemen proyek
Anda tidak memeriksa kapasitas dan beban kerja tim saat ini (perencanaan kapasitas sumber daya)
Anda tidak memberikan tugas berdasarkan prioritas dan keahlian karyawan
Anda tidak berpikir tentang modifikasi dan penugasan ulang
Anda "resisten terhadap pengetahuan" dan tidak ingin belajar dari yang terbaik
Anda tidak berpikir tentang Agile
Anda tidak berpikir untuk menggunakan semacam alat bantu manajemen beban kerja dan perangkat lunak manajemen proyek
Pemindahbukuan (atau pemindahbukuan kurang)
Produktivitas dan efisiensi yang lebih rendah
Lebih banyak stres dan kecemasan
Lebih banyak menunda-nunda
Keterlibatan yang lebih sedikit dan berpikir untuk meninggalkan tim
Namun, untuk lebih seriusnya - mengapa manajemen beban kerja itu penting? Memantau beban kerja saat ini dan pekerjaan tim (terutama tim jarak jauh) membantu manajer proyek menemukan tren dan area yang bermasalah lebih awal, sehingga memberi mereka kesempatan untuk menyelesaikan masalah sebelum masalah tersebut meningkat. Kesempatan untuk alokasi sumber daya, menyesuaikan jadwal proyek, atau meningkatkan manajemen beban kerja.Rencana pengembangan, terutama, jika Anda dapat menggunakan alat manajemen beban kerja dan alat manajemen proyek terbaik.
Apa saja strategi manajemen beban kerja yang paling efektif?
Mengetahui adalah elemen penting dalam menerapkan manajemen beban kerja dan menggunakan alat bantu manajemen beban kerja tim. Ada banyak penyebab potensial dari beban kerja yang tidak seimbang (misalnya manajemen alur kerja yang buruk, alokasi tugas, perkiraan proyek yang tidak akurat, kinerja yang kurang baik dari individu di dalam seluruh tim) dan untuk memperbaiki masalah tersebut, Anda harus memahami dari mana asalnya. Akan lebih baik jika Anda mengetahuinya:
Apa yang perlu dilakukan dalam sebuah proyek?
Siapa yang seharusnya mengerjakan apa,
Bagaimana beban kerja aktual dibandingkan dengan perkiraan proyek?
Bagian "apa yang perlu dilakukan" dapat dicakup oleh dokumentasi proyek atau perangkat lunak manajemen proyek. Di Teamdeck, di mana kita bisa memberikan tugas, kita menggunakan Jira untuk melacak semua tugas dalam daftar pekerjaan. Dengan cara ini, kami tahu apa yang perlu dilakukan (dan berapa jangka waktunya). Alat bantu populer lainnya untuk manajemen proyek dan tugas adalah Trello, Asana, dan Podio.
Sebaliknya, untuk melacak beban kerja, saya sarankan untuk menyiapkan kalender sumber daya. Meskipun beberapa alat bantu PM untuk manajemen tugas memiliki beberapa fitur manajemen tim sebagai bagian dari produk, banyak perusahaan yang memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen beban kerja khusus.
Tujuannya adalah untuk mengalokasikan pekerjaan di antara para karyawan, melacak beban kerja, dan mengelola ketidakhadiran. Manajemen proyek dan alat perencanaan kapasitas sering kali dapat diintegrasikan satu sama lain sehingga tidak perlu memasukkan data dua kali atau khawatir akan informasi yang hilang.
Kalender sumber daya memberi Anda visibilitas yang sangat dibutuhkan ke dalam beban kerja tim Anda saat ini, di masa lalu, dan di masa depan. Semua karyawan Anda terdaftar di sana, bersama dengan proyek-proyek yang dialokasikan untuk mereka.
Saat menelusuri kalender sumber daya tim Anda, perhatikan hal-hal berikut ini:
Lembur
Perbedaan antara waktu kerja yang direncanakan dan aktual
Karyawan dengan sedikit atau tidak ada hari libur yang diambil (kecuali cuti sakit)
Ini adalah tanda bahaya paling umum yang dapat mendorong Anda untuk mengambil tindakan. Beberapa alat bantu manajemen proyek sumber daya akan memperingatkan Anda tentang lembur karyawan atau penggunaan yang berlebihan:
Perangkat lunak manajemen proyek Teamdeck memungkinkan Anda untuk membuat laporan beban kerja, yang diperbarui secara real-time dan memiliki fitur-fitur canggih. Ini lebih nyaman daripada tampilan kalender saat membandingkan perkiraan jam dengan waktu aktual yang dilacak.
Pertama, cobalah untuk mencari tahu apa akar masalahnya dan periksa apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang baik untuk manajemen tugas. Terkadang lembur terjadi karena proyek diremehkan sejak awal, sedangkan dalam kasus lain, salah satu anggota tim yang berkinerja buruk (atau kurang terampil) yang menyebabkan penundaan.
Ketika beban kerja tidak terdistribusi secara merata di seluruh tim, periksa apakah Anda bisa mengalokasikan tugas sehari-hari kepada karyawan yang tidak terlalu sibuk, dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Hal ini tidak selalu memungkinkan, terutama jika ada konflik keterampilan/pengalaman. Dalam kasus seperti itu, Anda dapat mencoba memasukkan bantuan freelance atau memindahkan karyawan di antara beberapa proyek.
Perbandingan antara waktu pemesanan dan waktu lembar waktu adalah indikator yang digunakan selama manajemen beban kerja dan pengoptimalannya.
Perlu diingat, bagaimanapun juga, bahwa orang baru, bahkan seorang profesional yang sangat berpengalaman, akan membutuhkan waktu untuk membiasakan diri dengan proyek dan persyaratannya, sehingga tidak selalu dapat menyelesaikannya dengan cepat. Akan lebih baik jika alat bantu memiliki fitur-fitur canggih.
Jika seluruh tim bekerja terlalu keras dan hal ini tidak disebabkan oleh hambatan dalam tim, melainkan karena adanya perubahan persyaratan atau perkiraan yang tidak memadai, Anda mungkin perlu menegosiasikan jadwal proyek ini. Tenggat waktu mungkin tidak dapat diperpanjang, dalam hal ini Anda dapat mencoba memadatkan durasi proyek dengan melakukan fast-tracking. Ini adalah praktik tumpang tindih tugas-tugas proyek tertentu yang pada awalnya direncanakan untuk dilakukan satu demi satu:
Dalam artikel Teknik penjadwalan proyek Anda dapat menemukan daftar saran yang berguna untuk mengelola beban kerja secara efektif. (Namun, bukan berarti ini akan menyelamatkan Anda dari penggunaan perangkat lunak penjadwalan sumber daya).
Ada beberapa cara untuk menangani masalah beban kerja saat terjadi, namun tentu saja lebih baik mencegahnya terlebih dahulu. Inilah sebabnya mengapa pendekatan berbasis data dan budaya tim merupakan elemen penting dalam manajemen beban kerja yang efektif.
[/vc_column_text]Dapatkan Uji Coba GRATIS selama 30 hari
Kalender sumber daya (atau kalender manajemen proyek, atau kalender perencanaan proyek, perangkat lunak perencanaan sumber daya) memungkinkan Anda merencanakan dan mengelola serta mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan efisien - terutama jika Microsoft Excel memiliki peran utama dalam...
Apa tujuan akhir dari manajer proyek? Menyelesaikan proyek mereka dengan sukses. Para PM sendiri mengakui bahwa hal ini tidak terlalu sering terjadi: menurut survei Pulse of the Profession terbaru, kurang dari 60% proyek yang diselesaikan dengan baik...
Manajemen kapasitas adalah strategi yang digunakan oleh bisnis untuk memanfaatkan efisiensi produksi dengan sebaik-baiknya sehubungan dengan permintaan layanan atau produk. Tujuan akhir dari manajemen kapasitas adalah untuk: Mengidentifikasi dan...