Seperti yang bisa kita baca di bawah ini, menurut Institute of Business Forecasting and Planning, setiap keputusan dan tindakan didasarkan - tidak harus secara sadar - pada peramalan sumber daya. Artikel ini didasarkan pada pengalaman Manajer Kantor dan Kepala Bagian Keuangan.
Artikel berisi:
- Perbandingan definisi perkiraan sumber daya manusia
- Laporan prakiraan pemanfaatan tim
- Analisis tren dan peran yang bermanfaat dari perangkat lunak manajemen sumber daya peramalan sumber daya
Bersama dengan tamu kami, Piotr dan Iwona, saya ingin menunjukkan kepada Anda bahwa perencana sumber daya dapat menyediakan data untuk memperdalam pemahaman ini dan, sebagai hasilnya, membuat pilihan prakiraan yang lebih percaya diri.
Iwona Marciniak - Manajer Kantor di Le Polish Bureau, departemen teknis dari sebuah perusahaan produksi terkenal, UNIT9.
Piotr Bandosz - Kepala Keuangan dan Sumber Daya Manusia di Apptension, sebuah perusahaan perangkat lunak kreatif dengan 50 karyawan yang berbasis di Poznań, Polandia.
Menggunakan sejarah untuk memprediksi masa depan - beberapa kata sebelum kita berbicara tentang perkiraan SDM
"(...) disadari atau tidak, hampir semua keputusan dan proses bisnis didasarkan pada perkiraan."
(Institut Peramalan dan Perencanaan Bisnis)
Memang benar, bahwa tanpa masa lalu, tidak akan ada masa depan - secara luhur. Namun lebih jelasnya, prediksi apa pun - dalam kehidupan pribadi juga - didasarkan pada campuran data (yang diambil dari pengalaman Anda sendiri dan diberikan kepada Anda oleh kolega atau alat pendukung) dan imajinasi.
Menciptakan masa depan atau hanya menerapkan tujuan yang telah ditetapkan, dan mengatasi tugas dan tantangan yang akan muncul dalam perjalanan menuju kesuksesan, selalu didasarkan pada dan mengandung unsur-unsur seperti data, dan pengalaman yang membantu memecahkan masalah dan memilih arah yang tepat.
(...) peramalan adalah upaya untuk memprediksi hasil di masa depan berdasarkan kejadian di masa lalu dan wawasan manajemen.
(WoltersKluwer.com)
Peramalan - apakah kita berbicara tentang cuaca, perilaku manusia atau hewan, keuangan, bisnis, atau hanya sumber daya manusia - adalah proses menggunakan data, wawasan, dan pengalaman untuk membuat prediksi dan persiapan untuk memenuhi kebutuhan tertentu, atau kebutuhan bisnis - secara sederhana.
Bagaimana cara mengumpulkan data yang mendukung keputusan peramalan SDM?
Dari makna hingga tindakan - memahami perkiraan SDM
Dengan memahami hal di atas, kita dapat memprediksi arti dari peramalan SDM.
Peramalan SDM atau human resource forecasting adalah proses menentukan atau meramalkan kebutuhan staf perusahaan dengan menggunakan data yang ada.
(the-definition.com)
Dalam hal ini, penekanannya adalah memastikan jumlah yang cukup dan jumlah karyawan yang sesuai dengan keahlian yang diharapkan - yang diharapkan dari sudut pandang perusahaan atau bisnis. Dan tujuannya adalah untuk memastikan kelangsungan bisnis, mencapai kebutuhan bisnis hanya karena karyawan yang berkualitas.
Arti ini cukup dekat dengan perencanaan kapasitas - istilah yang sangat populer di kalangan manajer sumber daya dan proyek. Bagi mereka, perencanaan kapasitas adalah tentang memiliki jumlah karyawan yang tepat (terlatih dan terampil) yang dapat menyelesaikan proyek atau tugas dengan baik.
Dengan demikian, peramalan sumber daya manusia adalah... memprediksi permintaan dan penawaran. Hal ini dapat merujuk pada sejumlah pekerja, keterampilan khusus yang diharapkan, atau peralatan kantor. Dalam SDM, peramalan berarti:
menilai jumlah karyawan dan menghitung keterampilan, peralatan, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan mencapai tujuan bisnis.
(rovva.com)
Apakah terdengar asing ketika kita membandingkan hal di atas dengan penjadwalan sumber daya atau bahkan definisi manajemen sumber daya?
Meringkas bab ini, peramalan sumber daya manusia adalah proses memprediksi - berdasarkan data, kebutuhan perusahaan, dan karyawan yang saat ini bekerja di perusahaan serta indikator keterlibatan dan produktivitas mereka - siapa yang harus dipekerjakan. Dipekerjakan dalam hal penguasaan dan tenaga kerja. Peramalan sumber daya manusia ditujukan untuk memenuhi permintaan proyek-proyek di masa depan. Pada intinya, ini adalah operasi yang membutuhkan pemahaman yang tepat tentang apa yang terjadi di perusahaan Anda.
Laporan prakiraan pemanfaatan tim
Piotr adalah salah satu pengguna OG Teamdeck, yang telah menggunakan aplikasi ini sejak versi beta-nya diluncurkan. Tidak heran jika dia memiliki beberapa favorit dalam hal mengotomatisasi pekerjaan dan mendapatkan nilai dari data. Salah satu laporan favoritnya adalah perkiraan produksi 3 bulan.
Hal ini didasarkan pada ketersediaan tim di masa depan serta pemesanan proyek yang telah ditetapkan.
TIP: Gunakan fitur yang disebut Menambahkan bidang kalkulasi khusus untuk membuat kolom Pemanfaatan.
Memegang posisi sebagai Kepala Keuangan & SDM, Piotr dapat menggunakan laporan ini untuk kedua aspek pekerjaannya. Laporan ini memberinya gambaran umum yang solid tentang rencana produksi Apptension: jika nilai utilisasi lebih rendah dari yang diharapkan, ia dapat berbicara dengan tim penjualan dan melihat apakah ada potensi lebih banyak kesepakatan yang akan ditutup dalam beberapa minggu mendatang.
TIP: Anda dapat memberi label pada berbagai jenis pemesanan dengan label, misalnya "tentatif" untuk pemesanan yang belum dikonfirmasi tetapi beberapa pengaturan telah dibuat.
Tabel sederhana ini juga merupakan petunjuk yang baik untuk perkiraan sumber daya manusia
Piotr dapat menganalisis pemanfaatan orang-orang atau departemen tertentu. Dengan cara ini, dia tahu peran mana yang akan banyak diminati dalam waktu dekat, dan dapat merencanakan proses rekrutmen yang sesuai.
TIP: Bidang khusus berfungsi sebagai tag untuk proyek dan orang di Teamdeck. Tag ini memudahkan untuk menyortir data Anda dalam kategori, misalnya departemen. Baik Iwona maupun Piotr telah menambahkan tag "jabatan" pada rekan satu tim mereka untuk menyaring mereka berdasarkan keahlian.
Melihat tabel di atas, Anda dapat melihat bahwa meskipun departemen Kreatif secara keseluruhan tampaknya cukup dimanfaatkan untuk beberapa bulan mendatang, menelusuri data menunjukkan bahwa kami dapat menggunakan beberapa bantuan copywriting, karena Luisa memiliki banyak tugas.
Perkiraan 3 bulan juga berguna untuk menilai apakah peran yang diberikan akan dibutuhkan untuk jangka waktu yang lebih lama atau hanya pekerjaan singkat yang lebih cocok untuk pekerja lepas.
Peramalan sumber daya manusia berdasarkan data historis
Iwona menunjukkan bahwa akses ke data historis juga sangat berguna saat mencoba mengoptimalkan proses perekrutan di masa depan. Menganalisis data dari beberapa bulan dan tahun terakhir memungkinkan untuk melihat tren data dan membuat prediksi yang lebih akurat. Misalnya, keahlian tertentu ternyata lebih banyak dibutuhkan pada bulan-bulan tertentu. Sekarang tim dapat memperkirakan kebutuhan perekrutan yang akan datang, prosesnya dapat direncanakan sebelumnya.
Jika Anda tidak memiliki cukup data untuk menganalisis tahun-tahun sebelumnya, melihat riwayat terkini juga dapat membantu Anda. Laporan data historis didasarkan pada lembar waktu orang, dan, seperti yang diakui oleh Iwona sendiri, "hanya membutuhkan waktu sekitar 5 menit untuk mempersiapkannya".
Ada tiga kolom dalam laporan Iwona:
- kategori karyawan berdasarkan jabatan mereka, setelah memperluas setiap kategori, Anda dapat melihat bulan dan kemudian orang (gunakan fitur pengelompokan opsi untuk dapat menempatkan data dalam urutan tersebut)
- lembar waktu yang diambil langsung dari Teamdeck - perangkat lunak manajemen sumber daya
- jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyampaikan jumlah jam yang dilacak di kolom kedua
TIP: Kolom Orang adalah apa yang disebut dengan perhitungan khusus dan rumusnya adalah sebagai berikut:
Orang = Lembar Waktu / 60 / 168
Kenapa 168? Itu adalah jumlah rata-rata jam kerja dalam satu bulan kerja. Angka ini bisa berbeda di setiap negara - gunakan nilai yang paling masuk akal dalam kasus Anda.
Laporan ini sangat bermanfaat ketika Anda memperluas baris dan membandingkan beban kerja per bulan dengan jumlah orang yang Anda miliki.
Apa yang Anda lihat dalam gambar adalah rincian lembar kerja per bulan dari tim UX fiksi. Ada tiga orang di dalamnya, dan untuk sebagian besar waktu, itu adalah jumlah yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan (nilai Orang kolom tidak melebihi 3). Namun, bulan Desember tampaknya sangat sibuk bagi tim UX. Semua anggota tim telah mencatat lebih banyak waktu daripada biasanya dan perhitungan menunjukkan bahwa lebih dari 3 orang (3,43 sebenarnya) akan dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan ini dalam jangka waktu reguler.
Bisa jadi bulan Desember ini memang sangat sibuk atau mungkin ini adalah pola yang muncul. Bagaimanapun, Anda punya banyak alasan untuk menonton beban kerja desainer UX secara dekat dan merencanakan perekrutan baru jika perlu.
TIP: Laporan timesheet juga merupakan dasar yang baik untuk menghitung penggajian karyawan Anda.
Tantangan dalam peramalan SDM dan cara menanggapinya
Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam hal sumber daya perencanaan permintaan di agensi. Banyak hal berubah dengan cepat di sini, baik dalam hal proyek baru dalam jalur produksi dan keterampilan baru yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Anda harus membuat keputusan apakah Anda mencari orang untuk bergabung dengan tim Anda atau berkontribusi pada proyek sebagai pekerja lepas. Kemudian, tentu saja, ada biaya untuk proses rekrutmen yang sebenarnya.
Bagaimana dengan konsekuensi dari proses perekrutan yang tidak tepat waktu? Agensi yang kelebihan staf dapat dengan mudah kehilangan likuiditas keuangan mereka, tetapi tidak memiliki sumber daya yang cukup dapat membahayakan proyek yang akan datang atau merusak hubungan dengan klien yang telah dibangun dengan hati-hati. Jelas, ada banyak hal yang dipertaruhkan di sini.
Untungnya, data yang dapat diandalkan tentang:
- proyek yang telah dikonfirmasi (atau pada dasarnya telah dikonfirmasi-menunggu penyelesaian), estimasi durasi, dan peran yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya,
- ketersediaan rekan tim Anda di masa depan,
- catatan masa lalu: lembar waktu, pemanfaatanperkiraan vs aktual,
akan sangat membantu Anda. Peramalan sumber daya manusia berbasis data dimulai dengan mengumpulkan wawasan yang sesuai, sebaiknya secara real-time. Analisis yang disajikan dalam artikel ini telah diambil oleh Teamdeck, perangkat lunak yang dibuat khusus untuk mendukung agensi, perusahaan perangkat lunak, dan perusahaan rintisan di manajemen sumber daya proyek.
Sudah memiliki akun? Buka bagian laporan dan buat dasbor analitik Anda sendiri.
Baru mengenal Teamdeck? Menyiapkan akun gratis dan hanya membutuhkan waktu beberapa menit.
