Apptension - rumah perangkat lunak dari Polandia - menghemat hampir $10.000 per bulan, dan kami hanya menggunakan satu alat untuk mencapainya.

Namun, tidak selalu semudah itu.

Sebagai rumah perangkat lunak yang mengerjakan beberapa proyek sekaligus, kami telah mencoba beberapa alat bantu untuk pelacakan waktu dan penjadwalan sumber daya.

Namun, pada akhirnya, kami masih sedikit kecewa.

Pelacak waktu yang didasarkan pada pengisian spreadsheet membutuhkan lebih banyak waktu untuk digunakan dan tidak akurat. Karena muak dengan laporan tebak-tebakan yang tidak berarti, kami memutuskan untuk membuat alat kami sendiri, dan begitulah caranya Teamdeck menjadi hidup.

Sejak awal, kami telah menerapkannya secara internal. Hal ini membantu kami untuk tetap mengikuti proyek-proyek kami, baik anggota tim yang berada di kantor maupun yang bekerja dari jarak jauh, serta para pekerja paruh waktu.

"Pemesanan ketersediaan karyawan melampaui daftar liburan dan hari libur yang direncanakan secara tradisional. Di zaman nomaden digital dan tim virtual, merupakan tantangan untuk mengelola anggota tim yang tersebar di berbagai zona waktu, dengan jam kerja yang fleksibel" - Zbigniew Czarnecki, CEO di Penambahan

Kami telah mengumpulkan studi kasus ini untuk menunjukkan kepada Anda contoh nyata tentang bagaimana Anda dapat memperoleh manfaat dari penggunaan Teamdeck dalam tim Anda.

Untuk apa kita menggunakan Teamdeck?

Salah. alokasi sumber daya dan tidak memprediksi ketersediaannya menyebabkan kegagalan 26% dari proyek-proyek tersebut.

Karena kami ingin menghindari hal tersebut, kami membutuhkan alat yang dapat melacak waktu karyawan, menjadwalkan ketersediaan mereka, hari libur, dan hari libur pribadi.

Kami ingin melakukan semua ini untuk menghindari waktu henti, kurangnya pemanfaatan karyawan atau terlalu banyak bekerja. Dengan kata lain, kami hanya ingin merencanakan dan mengelola pekerjaan mereka dengan lebih baik.

Dengan Teamdeck, kita bisa melakukan semuanya.

1. Pelacakan waktu yang mudah *

Di Teamdeck, kita bisa mengatur waktu yang dihabiskan untuk proyek tertentu secara manual, atau melacaknya dengan pengatur waktu desktop sekali klik.

Karena tidak ada tebakan yang diperlukan di sini, ini memberikan laporan yang lebih akurat dan lembar waktu yang dapat diandalkan. Kami juga dapat membandingkan estimasi waktu dengan waktu aktual yang dihabiskan untuk sebuah proyek dan menggunakannya untuk memperkirakan tugas-tugas di masa mendatang dengan lebih baik.

* Sudah cukup lama sejak kami memposting studi kasus ini...
Beberapa bulan yang lalu, kami meluncurkan Teamdeck untuk Seluler. Aplikasi seluler kami memungkinkan Anda untuk memperluas fitur Teamdeck ke ponsel Anda. Anda bisa melacak waktu kerja Anda, meninjau lembar waktu, dan menelusuri kalender tanpa harus mengakses versi web Teamdeck. 

Catatan: Teamdeck untuk seluler hanya tersedia untuk pengguna Teamdeck yang terdaftar. Pastikan Anda telah mendaftar di desktop sebelum mencoba proses masuk seluler. 

2. Penjadwalan sumber daya tingkat lanjut

Hanya dengan menggunakan satu alat, kami dapat melacak hari libur karyawan, hari libur nasional, dan pemesanan proyek. Kami dapat memantau jadwal anggota tim, sehingga manajer proyek kami lebih mudah merencanakan alokasi tim dan mengelola beberapa proyek.

3. Jadwal dan anggaran yang lebih akurat

Kami juga telah memasukkan Teamdeck ke dalam pipeline penjualan kami, yang memberikan kami kemungkinan untuk memprediksi waktu dan karyawan yang tersedia dengan lebih baik saat menegosiasikan kesepakatan baru. Jadwal dan anggaran menjadi lebih akurat.

Bagaimana kami mendapatkan manfaat dari Teamdeck

Oke, setelah Anda mengetahui apa saja yang bisa Anda gunakan untuk Teamdeck, mari kita lihat apa saja manfaat menerapkannya di perusahaan Anda.

Kami telah membagi bagian ini menjadi keuntungan finansial dan manfaat dari perspektif manajer proyek.

Berapa banyak uang yang kita hemat setiap bulan?

Untuk menghitung biaya manajemen karyawan di perusahaan kami, kami telah mengajukan tiga kelompok pertanyaan kepada diri kami sendiri, yang biasanya ditanyakan oleh para karyawan sendiri:

1. Apa yang harus saya kerjakan hari ini? / Berapa banyak waktu yang harus saya habiskan untuk mengerjakannya?
2. Dapatkah saya mengambil hari libur? Berapa hari libur yang telah saya ambil? Apakah permintaan liburan saya disetujui?
3. Berapa banyak waktu yang telah saya lacak bulan ini? Berapa banyak anggaran yang telah saya habiskan hingga saat ini? Berapa penggunaan sumber daya saat ini?

Karena saat ini kami mempekerjakan sekitar 50 orang, kami menggunakan angka ini dan tarif per jam $30 untuk menghitung, berapa banyak uang yang kami buang berdasarkan waktu yang kami habiskan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini.

Butuh spreadsheet dan matematika dasar untuk menyadari bahwa, tanpa Teamdeck, kami telah membuang waktu karyawan sebesar $11.130 setiap bulannya, untuk menangani masalah manajerial yang umum ini.

Teamdeck membantu kami mengurangi limbah ini menjadi $1,249.50, yang menghemat $9,880.50 per bulan.

Yang menarik, 40% karyawan kami menghabiskan sebagian besar waktu untuk bertanya kepada manajer proyek mereka tentang tugas harian. Kami memperkirakan bahwa hal ini menyebabkan 56 jam terbuang setiap bulannya, yang jika dijumlahkan mencapai $1.680 jam yang seharusnya bisa kami gunakan dengan lebih baik.

Apakah lebih mudah bagi PM kami untuk mengelola proyek?

Keuntungan lain dari menggunakan Teamdeck adalah lebih mudah bagi Manajer Proyek untuk menjalankan proyek, mengetahui dengan pasti karyawan mana yang tersedia pada suatu waktu, atau siapa yang akan menyelesaikan tugas mereka dalam waktu dekat.

Pertama-tama, kita dapat mengatur rencana jangka panjang, dengan mempertimbangkan hari libur dan hari libur nasional.

Manajer proyek kami dapat membuat laporan yang akurat dan melacak anggaran. Mereka kemudian dapat menggunakan pengetahuan tersebut untuk mengalokasikan karyawan dengan lebih baik untuk proyek-proyek masa depan, merencanakan anggaran, dan membuat estimasi yang lebih baik untuk klien kami, ketika membuat kesepakatan baru.

Laporan dapat diunduh dalam file PDF dan dilampirkan pada ulasan sprint kami, yang membuat komunikasi antar tim menjadi lebih mudah.

Terakhir, kami dapat dengan mudah melacak kapan karyawan paruh waktu kami tersedia.

Semua ini menghemat banyak pekerjaan manajer proyek kami, sehingga memungkinkan mereka untuk mengelola tim dengan lebih efisien.

Manajemen sumber daya membuahkan hasil

31% perusahaan yang diwawancarai oleh Access Group menyatakan bahwa rendahnya visibilitas sumber daya manusia tertentu dalam organisasi merupakan tantangan besar yang mereka hadapi.

Menggunakan penjadwalan sumber daya, manajemen cuti, dan alat pelacakan waktu di perusahaan kami terbukti sangat bermanfaat. Tidak hanya membantu kami menghemat uang, namun juga memungkinkan kami merencanakan dan mengelola proyek yang sedang berjalan dan yang akan datang dengan lebih baik. Hal ini juga penting untuk menjaga agar karyawan tetap senang, kata Zbigniew Czarnecki:

"Sangatlah penting untuk menginvestasikan waktu untuk memeriksa setiap aspek manajemen sumber daya. Di satu sisi, kami akan terhindar dari kesalahan yang merugikan, dan di sisi lain kami akan menjaga kenyamanan dan kebahagiaan karyawan kami."

Hemat waktu dan uang perusahaan Anda-berinvestasi dalam alat manajemen sumber daya untuk melacak dan mengalokasikan karyawan dengan lebih baik dalam proyek.