Teamdeck on resurssienhallintaohjelmisto satojen joukkueiden valinta maailmanlaajuisesti. Uskomme, että #1 syy työkalumme omaksumiseen on sen räätälöitävyys. Asiakkaamme asettavat yksilöllisiä näkymiä, muokkaavat malleja ja luovat integraatioita, joiden avulla he voivat hallita tiimejään ilman turhaa vaivaa.
Mitä opit tämän artikkelin ansiosta:
- Miksi projektipäälliköt käyttävät projektin resurssien hallinnan työkalut resurssienhallintaprosessia varten
- Hyödyllisiä resurssienhallintatyökalun ominaisuuksia optimoida resurssien käyttö
- Tehokas resurssien hallinta ei voi toimia ilman räätälöitävissä olevia resurssienhallintaratkaisuja.
Resurssien tehokkaassa hallinnassa on kyse siitä, että käytät aikaasi ja energiaasi toimiin, joilla on merkitystä tiimillesi ja yrityksellesi. Teamdeck-rutiinejesi virtaviivaistaminen antaa sinulle ylimääräistä aikaa keskittyä työsi olennaiseen osaan.
Olitpa Teamdeckin uusi tai kokenut käyttäjä, sinun pitäisi pystyä parantamaan tuottavuuttasi näillä vinkkeillä tehokkaaseen työskentelyyn. projektin resurssien hallinta.
Järjestä asetukset
Teamdeckissä on useita vaihtoehtoja, joista käyttäjät voivat valita. Joustavuus on tärkeää, sillä eri yrityksillä on erilaisia tarpeita. Toisaalta ei kuitenkaan useinkaan käy niin, että tiimi todella käyttää vaikkapa kaikkia 16 ennalta määriteltyä lomasyytä.
Tiimin jäsenet, joilla on omistajaoikeudet, voivat muuttaa ennalta määritettyjä asetuksia. Siirry osoitteeseen Asetukset -> Lisäasetukset aloittaa järjestäytyminen. Käytä pari minuuttia selataksesi luetteloita:
- varaus tunnisteet,
- työaikataulun tunnisteet,
- lomasyistä,
ja poista ne, joita tiimisi ei todennäköisesti käytä. Luetteloista tulee lyhyempiä ja helpompia selata sinun ja joukkuetovereidesi kannalta.
Oletko huolissasi siitä, että saatat tarvita ylimääräisiä tunnisteita? Voit lisätä niitä milloin tahansa, eikä niitä tarvitse kasata etukäteen.
Mukautetut kentät resurssien tehokasta hallintaa varten
Teamdeckin avulla voit lisätä mukautettuja kenttiä tiimin jäsenille ja projekteille. Näin voit antaa lisätietoja tiimeistäsi (tehtävänimike, sijainti, virkaikä) ja työstäsi (asiakas, budjetti).
Mukautettujen kenttien tärkein etu on mahdollisuus porautua resursseihin helposti. Haluatko löytää ohjelmistokehittäjän, joka on käytettävissä uuteen projektiin? Sen sijaan, että kävisit tiimisi läpi yksi kerrallaan, voit valita, että näytetään vain ne henkilöt, joiden tehtävänimike vastaa avointa työpaikkaasi ja jotka ovat käytettävissä tiettynä ajanjaksona. Tätä ominaisuutta arvostavat erityisesti suuremmat tiimit ja yritykset, joilla on useita toimipisteitä ja joissa tiimin jäsenet eivät tunne toisiaan kovin hyvin.
Mukautetut kentät ovat käteviä myös raportteja luotaessa. Kuvittele, että sinun on seurattava projektin todellisia kustannuksia, mutta jokaisella työntekijällä on erilainen tuntihinta. Kun sinulla on jokaiselle tiimin jäsenelle oma mukautettu kenttä "projektihinta", säästät paljon aikaa taulukkolaskennan selaamiseen.
Luo mukautettuja näkymiä
Teamdeckissä jokainen käyttäjä, jolla on manager- tai omistajaoikeudet, voi määrittää useita mukautettuja näkymiä pääkuvaan. resurssikalenteri. Ne voidaan jakaa koko organisaation kesken tai pitää yksityisinä.
Tämä muuttaa pelin, varsinkin jos Teamdeckiä käyttävät yrityksen eri tiimit (PM, HR, myynti), ja näin on lähes aina.
Kalenterin oletusnäkymä näyttää pari riviä jokaiselle tiimin jäsenelle:
- Varaukset
- Työaikataulut
- Saatavuus
- Lomat
- Varaukset/saatavuus (B/A)
- Työaikataulut/saatavuus (T/A)
Oletusnäkymä on hyvin informatiivinen mutta samalla melko laaja, varsinkin jos sinulla on suuri tiimi. Mukautetuissa näkymissä voit sen sijaan tallentaa vain ne tiedot, joita tarvitset työsi tekemiseen.
HR-tiimit luovat yleensä erillisen näkymän vain lomatietoja varten, kun taas myyjät, jotka ovat kiinnostuneita tiiminsä kapasiteetista uusia projekteja varten, keskittyvät varauksiin. Tällaiset yhden käyttötarkoituksen näkymät ovat yleensä paljon helpommin luettavissa.
Miten luoda mukautettu näkymä? Napsauta Uusi näkymä resurssiluettelon yläpuolella. Määritä sitten mukautetun näkymän asetukset ja suodattimet.
Aivan kuten Teamdeckin yleisten asetusten kohdalla, myös kalenterinäkymän pitäisi sopia yrityksesi erityistarpeisiin. Jos tiimissäsi ei esimerkiksi ole osa-aikaisia työntekijöitä, voit luultavasti pärjätä ilman saatavuusriviä. Sama koskee työaikatauluja, jos et halua seurata niitä.
Rakenna pääraportit
Käytettävissäsi on 7 raporttimallia, jotka soveltuvat käyttöasteen laskemiseen tai projektin budjetin seurantaan. Voit mukauttaa niitä tarpeisiisi sopiviksi. Kun olet luonut täydellisen raporttimallin (esim. raporttimalli myynnin tunnuslukujen laskeminen), jaa se muiden johtajien kanssa. Näin he säästävät paljon aikaa ja yrityksessäsi syntyy raportointistandardi.
Tämä lähestymistapa on täysin järkevä koko yrityksen laajuisia raportteja varten. Entä hankekohtaiset raportit? Tällä hetkellä et voi kopioida olemassa olevia raportteja Teamdeckissä, joten kollegasi eivät voi kopioida raporttiasi. He voivat kuitenkin työskennellä käytettävissä olevien mallien avulla nopeuttaakseen raportin luomisprosessia. Vaihtoehtoisesti voit pitäytyä yhdessä raportissa ja käyttää suodattimia, joiden avulla voit näyttää ne tiedot, joita sinun on analysoitava tiettynä hetkenä. Useat henkilöt voivat käyttää samaa raporttia ja muuttaa vain tarkasteltavaa päivämääräväliä/projektia.
Integroi resurssienhallintaratkaisu Slackin tai sähköpostin kanssa.
Resurssien tehokkaan hallinnan kannalta on tärkeää, että pysyt ajan tasalla tiimisi työmäärästä tai poissaoloista. Onneksi on keinoja pysyä ajan tasalla ilman, että sinun tarvitsee tarkistaa tiimisi kalenteri parin minuutin välein. Voit luoda Slack- tai sähköposti-ilmoituksia, jotka varoittavat sinua tärkeistä tapahtumista (esim. uusista lomapyynnöistä).
Helpoin tapa tehdä se on käyttää Zapieria, sillä se ei vaadi ohjelmointitaitoja. Jos haluat luoda mukautetun työnkulun, Teamdeckin julkinen API on käytettävissäsi leikkiäksesi.
Haluatko oppia lisää tehokkaasta resurssienhallinnasta Teamdeckin avulla?
Valitsemalla voimakas online kalenteri suunnittelija on yksi asia. Jotta voisit kuitenkin todella hyötyä siitä, sinun on yleensä opittava temppuja, jotka helpottavat työtäsi. Teamdeckin käytön aloittaminen on helppoa, mutta autamme sinua mielellämme pääsemään tehokäyttäjäksi hetkessä. Varaa ilmainen konsultaatio tiimimme kanssa, jotta voimme keskustella siitä, miten Teamdeck voidaan räätälöidä tarpeisiisi.
