Kui töötad mitme projektiga korraga, on normaalne, et asjad muutuvad veidi kaootiliseks, eks?

Siiski on turul palju lahendusi, et hoida oma projektid graafikus ja tagada, et teie meeskonna töö oleks hästi planeeritud. Projektijuhid kasutavad sageli ressursside planeerimise tarkvara, aga kuidas on lood ressursihaldusrakendustega? Kas on vaja investeerida mõlemat tüüpi lahendustesse?

Selles blogipostituses jagame mõningaid näitajaid, mis teie ettevõte peaks tõsiselt kaaluma ressursihaldustarkvara kasutuselevõttu, et oma meeskonna tööd paremini planeerida ja juhtida.

Iga allpool käsitletava märgi puhul näitame ka, kuidas tugev ressursihaldusrakendus võiks teid aidata.

Enne kui arutame konkreetseid probleeme, millega ettevõtted silmitsi seisavad, tuletame lühidalt meelde, mis on ressursihaldusvahendid.

Mis on ressursside haldamise vahend?

Ressursihaldustarkvara aitab teil oma meeskonna tööd paremini planeerida ja tulemusi mõõta. Nagu nimigi ütleb, keskendutakse siin teie meeskonnale:

Enamik ressursside haldamise rakendusi sisaldab funktsioone ressursside planeerimiseks ja jaotamiseks. Leidub ka põhjalikumaid vahendeid, nagu Teamdeck, mis ühendab endas ressursside planeerimise, tööaja jälgimise ja puhkuste haldamise. Kui soovite sellega tutvuda, võite registreeru tasuta prooviperioodiks.

Räägime nüüd väljakutsetest, millega te võib-olla silmitsi seisate:

Teie meeskonnaliikmed võitlevad projektide õigeaegse ja eelarve piires lõpuleviimisega.

Projektide ebaõnnestumise põhjuseid on mitmeid, kuid ressursside juhtimine võib märkimisväärselt aidata teil oma projekte edukalt ellu viia.

Kõigepealt tuleb vaadata ressursside jaotust ja tagada, et õiged inimesed töötavad õigete projektidega.. Seda ei ole lihtne teha, kui teil on suur meeskond ja suur projektiportfell. Selleks, et tagada, et valite antud projekti jaoks parimad võimalikud töötajad, on kasulik, kui kogu ettevõtet hõlmav ressursside kalender.

Sellise kalendri abil on lihtne näha, millised töötajad on teie projektiga liitumiseks saadaval. Lisaks sellele aitab hea ressursside planeerimise vahend teil filtreerida meeskonnaliikmeid oskuste, staaži või asukoha järgi. Selle põhjal peaksite suutma eraldada projektile õiged inimesed.

Veel üks põhjus, miks projektid ebaõnnestuvad, on suutmatus jälgida nende edenemist. Projektijuhtimistarkvara võimaldab sageli luua Gantt diagrammi, et illustreerida projekti ajakava. Siiski peaksite oma meeskonna tööd jälgima ka tööajatabelite abil. Miks? Näiteks kui näete, et inimesed kulutavad mingi ülesandega palju kauem aega kui planeeritud, võib see olla märk sellest, et kogu projekt võib viibida.

Te ei ole kindel oma töötajate tootlikkuse ja kasutustaseme osas.

Miks on ressursside kasutamine nii oluline teie meeskonna heaolu ja teie projektide seisundi jaoks? Ühest küljest ei taha te tööandjana, et teie meeskonnad oleksid ülekoormatud. Ressursside planeerimise tarkvara, nagu Teamdeck, võimaldab teil koheselt märgata ületunnid oma töötajate töögraafikutes ja jälgida nende töökoormus reaalajas.

Ressursikalender võimsuse planeerimise lahenduses

Tasakaalustatud ressursikasutus on oluline ka ettevõtte seisukohast. Te lihtsalt ei saa endale lubada, et teie meeskonnas on inimesi, kellel ei ole piisavalt tööd. Need meeskonnaliikmed ise on ka tõenäoliselt pettuda nende ülesannete puudumise kohta. Kahjuks võib mõni inimene kergesti vahele jääda, kui teil puudub tsentraliseeritud ressursside planeerimise vahend. Oma meeskonna ressursikasutuse regulaarne mõõtmine on oluline, et töötajad oleksid rahul ja teie ettevõte kasumlik.

meeskonna kasutamise aruanne

Teil on raske hinnata oma projektide tervislikku seisundit enne nende valmimist.

Kuidas te teate, kas teie projektidega on kõik korras? Üks võimalus on kontrollida oma meeskonna ülesannete halduri "tehtud" osa, kuid soovitame teil pöörata tähelepanu ka sellele, kui palju aega teie meeskond konkreetsele projektile kulutab.

Hea mõte on võrrelda projekti hinnangulisi töötunde tegeliku ajaga, mida teie meeskond jälgib. Ideaalis vaatate, kuidas väärtused aja jooksul muutuvad. Vaadake seda Teamdecki projektiaruandluse paketis loodud graafikut:

Ressursside haldamise vahend - hinnangud vs. tegelikud andmed

Tumerohelised tulbad tähistavad teie meeskonna broneeringuid - hinnangulised töötunnid. Helerohelised tulbad on tegelikud töötunnid, mis on salvestatud tööaja jälgimise rakenduse kaudu. Näete, et projekti algusest peale on inimesed jälginud veidi rohkem tunde kui algselt arvestatud. Erinevus hinnanguliste ja tegelike tundide vahel oli nähtav, kuid mitte nii suur. 17. jaanuaril jälgis meeskond aga kaks korda rohkem tunde kui prognoositud. Juhtide jaoks on see näitaja, et projektis on midagi valesti. Võib-olla oli kliendilt tulnud ootamatu muutmistaotlus? Või äkki osutus üks ülesanne oodatust palju keerulisemaks? Tõsi, paar lisatundi ei tohiks suures plaanis olla suur asi, kuid kujutage ette, et selline olukord kestab nädalaid või kuid. Ilma aja jälgimise ja ressursihaldustarkvara kasutamata ei pruugi te märgata, et projekt ei ole õigel teel.

Teie projektijuhtimisvahend ei võimalda ressursside planeerimine.

Enamik ettevõtteid kasutab mingit projektijuhtimise rakendust. See võib olla lihtne Kanbani tahvel või terviklik lahendus koos ressursside planeerimise võimalustega. Kui teie PM-vahend keskendub aga ainult ülesannetele ja projekti vahe-eesmärkidele, vajate teist rakendust, et juhtida oma projekti ja meeskonda võrdselt hästi.

Õnneks on ressursihaldusvahenditel tavaliselt sisseehitatud integratsioonid projektijuhtimise rakendustega, avalik API või Zapier rakendused.

Uute projektide kavandamine on arvamismäng.

Sellel võib olla mitu põhjust. Me mainisime juba ressursside jaotamist kui märkimisväärset väljakutset projektijuhtidele. Veel üks probleem on see, et paljud ettevõtted töötavad korraga mitme projektiga. Ilma ressursside planeerimise vahendita võite kergesti inimesi topelt broneerida või põhjustada projekti ajakava konfliktid. Lõpuks on projekti planeerimine äärmiselt keeruline, kui teil puudub ülevaade töötajate kättesaadavusest ja kavandatud puudumistest. Kujutage ette, et broneerite programmeerija kiireks projektiks, kuid avastate, et tal on keset projekti kaks nädalat puhkust.

Nagu võite ette kujutada, võivad ressursside haldamise rakendused teid kõigist neist muredest vabastada, kui nad pakuvad lisaks ressursside planeerimise võimalustele ka puhkuse haldamise funktsioone.

Teamdeck'i abil saate kuvada kõikide töötajate ajakava, kättesaadavust ja puhkusi. Nii saate oma projekte kindlamalt planeerida. Mis siis, kui teil on vaja teha muudatusi? Teamdeckis on drag-and-drop online kalendriplaneerija, nii et saate ajakava hõlpsasti muuta ja tagasi oma meeskonna juhtimisega tegeleda.

Teie personalitöötajad kasutavad inimeste kättesaadavuse ja puudumiste jälgimiseks tabeleid ja paberkandjal vorme.

Te juba teate, et mõned ressursside planeerimise vahendid kombineerivad ajakava ja vaba aja haldamist (puhkuse haldamise süsteem). See on suurepärane võimalus viia teie ettevõtte personaliprotsessid järgmisele tasemele.

Kahjuks tuginevad paljud meeskonnad endiselt tabelitele ja struktureerimata suhtlusele, et hallata vaba aega. See ei ole kõigi protsessis osalejate jaoks tõhus: töötajatele on puhkusetaotluse saatmine aeganõudev ja juhid võivad kergesti kaoses ära eksida.

Selle tulemusena võib projektijuhtidel olla väga vähe ülevaadet ressursside kättesaadavusest ja kavandatud puudumistest. Loomulikult võib see põhjustada kulukaid planeerimisvigu. Tõhus ressursside juhtimine ja võimsuse planeerimine on võimalik ainult siis, kui te teate, kes teie meeskonnast on saadaval ja millal. 

Teamdeckiga saavad töötajad taotleda vaba aega vaid paari klikiga. Iga aktsepteeritud puudumine on nähtav ressursikalendris, nii et projektijuhid saavad seda uute projektide planeerimisel arvesse võtta.

Töötajate vaba aja jälgimine koos puhkuse taotlemise funktsiooniga

Teil ei ole aimugi, kui palju arvestatavaid ja mittearvestatavaid töötunde teie töötajad igal nädalal teevad.

Arusaam sellest, kui palju arvestatavaid ja mittearvestatavaid tunde teie meeskonnad jälgivad, on oluline selleks, et projekti tasuvuse jälgimine. Kui näete tundide jaotust, võite proovida otsida optimeerimist ja näiteks vähendada mitte-arvutatavaid tunde, näiteks teie meeskonna koosolekute tõhususe suurendamine.

Kuidas arvutada arvestatavaid töötunde? Teamdeckis saavad töötajad aja jälgimisel määrata oma ajakannetele sildid, nagu "mittearveleantavad". Juhina peate vaid looma lihtsa aruande, et analüüsida valitud meeskondi või projekte. Veelgi enam, saate sama aruannet kasutada töötajate palgaarvestuse või kliendile makstava tasu arvutamiseks.

Arvuta kliendi jaoks arvele võetavad tunnid'projekti jaoks ressursside planeerimise tarkvara abil.

Kuidas leida oma meeskonnale parim ressursihaldustarkvara?

Loodetavasti näete, et ressursside haldamise tarkvara võib olla suurepärane täiendus teie meeskonna tööriistakasti. Nüüd peate leidma oma meeskonnale sobiva tööriista. Soovitame alustada lugemisest ülevaade populaarsetest ressursside planeerimise vahenditest. Kasutage seda, et võrrelda turul saadaolevate erinevate pilvepõhiste tööriistade funktsioone ja hindu.

Võib-olla teile meeldis see, mida te selles blogipostituses nägite, ja te soovite rohkem teada saada Teamdecki kohta? Plaani kõne Anielaga, meie kliendi eduekspert. Ta näitab teile Teamdeck'i kõige olulisemaid funktsioone ja selgitab, kuidas saate oma ettevõtte protsesse optimeerida, võttes kasutusele ressursside juhtimise.

Teamdeck on rahvusvaheliselt tunnustatud ressursside haldamise tarkvara valitud Hill-Knowltoni ja Stormind Gamesi poolt

Seotud ametikohad