Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning eraldada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli teie ettevõttes juhtiv roll.
Sageli on osa ressursside haldamise vahend, on ressursikalender teie jaoks mõeldud vaade projektide planeerimisel, broneeringute määramisel ja meeskondade haldamisel. Järgneb ressursikalendri jaotus, et anda teile ülevaade olulistest funktsioonidest ja sellest, miks tasub sellist kalendrit kasutada oma igapäevatöös projektijuhina.
Mida saate selle artikliga:
Kuidas projektijuhtimise kalendrid lahendavad probleeme
Paar sõna ressursikalendri kohta, meeskonna ajakava, meeskonna aja jälgimineja puhkuse haldamine 1 tööriistaga
Mõju ressursside planeerimise tarkvara projektijuhtimise kohta
Ressursikalendrite tähendus ja roll
Projektijuhtimise väljakutsete lahendamine: Projektijuhtimise kalendrid lahendavad mitmeid probleeme, pakkudes struktureeritud lähenemist planeerimisele ja ressursside jaotamisele. Need hõlbustavad meeskonna jõupingutuste sünkroniseerimist, tagades, et ressursse kasutatakse optimaalselt ja projekti vahe-eesmärke täidetakse õigeaegselt.
Põhjalik ülevaade ressurssidest: Ressursikalendrid pakuvad terviklikku ülevaadet ressursside jaotamisest, sealhulgas töötajate kättesaadavusest, võimsusest, töökoormusest ja kasutamisest. Selline läbipaistvus aitab vältida ressursside üle- või alakasutust, säilitades seeläbi tasakaalustatud töökoormuse kogu meeskonnas.
Integratsioon teiste vahenditega: Kaasaegsed ressursikalendrid integreeruvad sujuvalt ressursihaldustarkvaraga ja muude projektijuhtimise ja aja jälgimise vahenditega, luues ühtse platvormi projekti kõigi aspektide haldamiseks. Selline integratsioon suurendab tõhusust, vähendades vajadust käsitsi andmete sisestamise järele ja võimaldades reaalajas ajakohastamist.
Ressursikalender (mida siin ja seal tuntakse ka projektijuhtimise kalendrina ja projekti planeerimise kalendrina) jälgib hulgaliselt ülesandeid, sündmusi ja kuupäevi, mis toimuvad või toimuvad projekti elutsükli jooksul. Ressursikalendri koostamine on tõhusaks projektijuhtimiseks hädavajalik, sest see aitab planeerida ja ressursse jaotada juba projekti algusest peale. Selles jälgitakse üksikute töötajate - vähemalt - kättesaadavust, võimekust, töökoormust ja kasutamist.(Teamdeck) Ressursikalender - nagu terminid viitavad - on kalender ressursside, sealhulgas nii töötajate kui ka seadmete kontrollimiseks, koordineerimiseks ja jälgimiseks. See annab projektijuhtidele täiesti läbipaistva ülevaate kogu meeskonnast ja kõigist projektidest, mis on suurepärane võimalus aidata ettevõtteid oma ettevõtte laienemine.
Rangemalt öeldes ülevaade sellest, kuidas kasutatakse ressursse (töötajaid), millised konkreetsete oskustega ressursid on kättesaadavad, kui kaua võtavad eraldatud projektid aega ja kui palju konkreetsed projektid maksavad. Projekti- ja ressursikalendrid mängivad projektide ajakava ja ressursside kättesaadavuse haldamisel erinevat rolli. Projektikalender jälgib edusamme ja tähtaegu, samas kui ressursikalender keskendub ressursside jaotamisele ja kättesaadavusele. Samuti aitab see vältida töökoormuse juhtimise probleeme, näiteks üle- või alakasutust. Ressursikalender näitab nii inim- kui ka mitterahaliste ressursside kättesaadavust, sealhulgas tööaega ja vabu päevi, et tagada tõhus projekti planeerimine.
Mida otsivad projektijuhtide funktsioonid ressursikalendris?
Kättesaadavuse / puhkuse haldamise funktsioonid - aeg, milleks saab töötajat broneerida.
Kohandatavad, kergesti arusaadavad aruanded
Planeeritud töö - aeg, mille jooksul töötaja on määratud projektile. Ideaaljuhul ei tohiks ühe inimese üldine broneering ületada tema kättesaadavust.
Tööajatabelid ja töötajate tööaja jälgimine - aeg, mille töötaja on töötanud konkreetse ülesande/projekti kallal. Ideaaljuhul ei tohiks ajakirjed ületada broneeringuid.
Töötajate kasutamise analüüsi funktsioonid
Töökoormuse juhtimine ja selle optimeerimine
Projekti eelarvestamine
Projekti kontrollimine ja planeerimine
Integratsiooni võime
Täiustatud kohandused
Meeskonnaliikmete broneeringud, tööajatabelid, puhkuste ülevaade
Puhkused - töötajate puhkused, haiguspuhkused ja muud liiki puudumised peaksid olema lisatud töötajate mitmesse kalendrisse, et saaksite hõlpsasti tuvastada, millal konkreetne meeskonnaliige ei ole kättesaadav.
Riiklikud pühad - sarnaselt puhkustele tuleks riiklikud pühad märkida ressursikalendrisse kui aeg, mil ressursid ei ole kättesaadavad, nii et neid ei saa projekti planeerimisel arvestada.
[Ekraan Teamdeckist - ressursi- ja projektijuhtimise kalendrist]
Ressursikalendrid mängivad keerukate projektide haldamisel olulist rolli, pakkudes mitmeid eeliseid:
Kõrgetasemeline ülevaade ressurssidest: Need annavad ülevaate inimressursside kättesaadavusest, aidates projektijuhtidel tõhusalt planeerida ja jaotada ressursse, kus vaja.
Tõhustatud arusaam tootmisliinist: Visualiseerides projekti ajakava ja projekti ressursse, saavad juhid parema ülevaate ettevõtte tootmisvõimsusest ja saavad vastavalt planeerida.
Optimeeritud töökoormuse juhtimine: Raamatupidamiste ja ajakannete jälgimise abil saavad juhid kiiresti tuvastada ja lahendada üle- või alakasutuse probleemid, tagades ülesannete tasakaalustatud jaotuse.
Projektijuhid saavad ressursikalendri kasutamisest mitmel viisil kasu, nt:
omades kõrgetasemelist ülevaadet ressursside kättesaadavusest,
paremini mõista ettevõtte tootmisprotsessi,
suutma ressursse läbimõeldumalt planeerida,
suutlikkus kohandada meeskonna töökoormust alakasutuse või ülekoormuse korral.
Ressursside tõhus juhtimine on mitme projekti käsitlemisel väga oluline, et tagada töökoormuse tasakaalustatus ja meeskonnaliikmete ülekoormuse vältimine.
Ressursikalendri abil saate planeerida oma meeskonna tööd tõhusamalt. Pöörates tähelepanu töötajate kättesaadavusele, nende kavandatud puhkustele ja riiklikele pühadele, vähendate riski, et tööjõudu on projekti lõpuleviimiseks liiga vähe.
Samamoodi saate kasutada ressursikalendrit, et leida vajalikke töötajaid, kes on hetkel mõne teise projekti jaoks broneeritud. Teades, kui kaua nad ei ole kättesaadavad, saate kohandada oma projekti ajakava või pidada teise PMiga läbirääkimisi ressursside üle, mida te mõlemad vajate.
Teine ressursikalendri eelis on selge ülevaade töötajate töökoormusest. Kui jälgite broneeringuid või ajakirjeid, saate kiiresti märgata meeskonnaliikmeid, kellel on liiga palju või liiga vähe tööd, nii et saate nende broneeringuid vastavalt kohandada. See aitab projektimeeskonnal olla kursis oma ajakava ja võimalike väljakutsetega, toetades lõppkokkuvõttes ülesannete paremat jaotamist ja säilitades meeskonna töömoraali.
Teeme sissejuhatuse. Teamdeck on SaaS ressursside haldamine lahendus, mille on välja töötanud tarkvaramaja, mis töötab koos NetFlixi, Uberi või Universaliga. Varem oli tarkvara pühendatud nende endi jaoks, kuid pärast kümneid kuid sai toode kommertsialiseeritud. Nii sai see ressursikalender - üldiselt öeldes - osaks tohutust projektijuhtimistarkvara turust.
Teamdeck võimaldab kasutajatel luua oma ressursikalendri, et paremini hallata ressursse, aidates vältida ülebroneerimist ja parandada meeskonna töökoormuse nähtavust.
See aitab iga projektijuhti ja meeskonnaliiget kogu projekti vältel, kusjuures ressursside planeerimine, haldamine ja tulemuslikkuse mõõtmine.
Teamdeck, on teil juurdepääs oma töötajate töökoormusele koos lihtne ressursside planeerija. Teamdeckis on saadaval järgmised andmed: broneeringud, tööajatabelid, saadavus ja puhkus.
Lisaks oleme lisanud veel kaks üksikasja, mis võivad teid töökoormuse jälgimisel aidata:
Broneeringud vs. saadavus
Tööajatabelid vs. kättesaadavus
Ribad näitavad töötajate broneeringuid või ajalehed võrreldes nende kättesaadavusega. See on kiire ja lihtne viis näha, kas meeskonnaliige on alakasutatud või ülekoormatud, mis teeb meetmete võtmise lihtsamaks.
Üks ressursikalendri põhilisi omadusi on selle võime jälgida töötajate kättesaadavust ja hallata puhkusi. See funktsioon on kriitilise tähtsusega, et projektijuhtidel oleks täpne ülevaade sellest, kes on igal ajal projektis töötamiseks saadaval.
Seevastu projektikalendrit kasutatakse tööpäevade, vahetuste ja ülesannete tähtaegade kindlaksmääramiseks, mis annab projekti ajakavast staatilisema ülevaate.
Kalender peaks sisaldama:
Planeeritud puhkus: Töötajate planeeritud vaba aega tuleb arvestada, et vältida ajakonflikte.
Haiguspuhkused: Haigestumisest tingitud ootamatuid puudumisi tuleb jälgida ja neid kiiresti hallata.
Riiklikud pühad: Riiklikud pühad tuleks märkida, et tagada nende arvestamine projekti ajakava kavandamisel.
Omades üksikasjalikku ülevaadet nendest teguritest, saavad projektijuhid vältida töötajate ülebroneerimist ja tagada, et projektides oleks piisavalt töötajaid.
Kohandatavad aruanded on ressursikalendri teine oluline omadus. Need aruanded annavad ülevaate ressursihalduse erinevatest aspektidest, näiteks:
Ressursside eraldamine: Mõistmine, kuidas ressursid on jaotatud erinevate projektide vahel.
Projekti edenemine: käimasolevate projektide seisu jälgimine ja võimalike viivituste tuvastamine.
Meeskonna tulemuslikkus: Üksikute meeskonnaliikmete ja meeskonna kui terviku tulemuslikkuse analüüs.
Neid aruandeid saab kohandada vastavalt projektijuhi konkreetsetele vajadustele, pakkudes paindlikkust ja üksikasjalikku ülevaadet, mis aitab otsuste tegemisel.
Planeeritud tööaja planeerimine tagab, et iga töötaja töökoormus on hallatav ja ei ületa tema kättesaadavust. See funktsioon aitab:
Tasakaalustatud töökoormuse jaotamine: Ennetada läbipõlemist, tagades, et ükski töötaja ei ole ülesannetega ülekoormatud.
Tõhus ressursikasutus: Tagada, et kõiki meeskonnaliikmeid kasutatakse piisavalt ja et ükski ressurss ei jääks kasutamata.
Tõhus ajakava on oluline, et säilitada kõrge tootlikkuse tase ja tagada projektide tõhus lõpuleviimine.
Täpne ajaregistreerimine on oluline, et mõista, kui palju aega töötajad erinevatele ülesannetele kulutavad. See funktsioon hõlmab järgmist:
Tööajatabelid: Töötajad saavad registreerida konkreetsete projektidega seotud töötunnid, mis võimaldab üksikasjalikku arvestust kulutatud aja kohta.
Aja jälgimine: Reaalajas tööaja jälgimine, et jälgida tootlikkust ja tagada ajakannete täpsus.
Võrreldes töögraafikuid planeeritud broneeringutega, saavad projektijuhid tuvastada lahknevusi ja teha vajalikke kohandusi tõhususe parandamiseks.
Töötajate kasutamise analüüs aitab projektijuhtidel mõista, kui tõhusalt nende meeskonnaliikmeid kasutatakse. See hõlmab:
Kasutusmäärad: Töötajate arveldatavatele ülesannetele kuluva aja osakaalu arvutamine võrreldes mittearveldatavate tegevustega.
Võimsuse planeerimine: Optimaalse töökoormuse määramine igale meeskonnaliikmele, et maksimeerida tootlikkust ilma läbipõlemist põhjustamata.
See analüüs on oluline, et teha teadlikke otsuseid ressursside jaotamise ja projektide planeerimise kohta.
Tõhus projektijuhtimine nõuab hoolikat eelarvestamist ja kulude kontrollimist. Ressursikalender aitab:
Kulude hindamine: Projekti kulude täpne prognoosimine ressursside ja ajakulu alusel.
Eelarve jälgimine: Tegelike kulutuste jälgimine võrreldes eelarvega, et tagada projektide rahaline jätkusuutlikkus.
Finantsaruandlus: üksikasjalike finantsaruannete koostamine, et anda sidusrühmadele ülevaade projekti kuludest ja kasumlikkusest.
Need funktsioonid aitavad projektijuhtidel säilitada finantsdistsipliini ja tagada, et projektid on kasumlikud.
Täiustatud kohandamisvõimalused muudavad ressursikalendrid kohandatavaks erinevatele organisatsioonilistele vajadustele. Nende hulka kuuluvad:
Kohandatud vaated: Looge kohandatud kalendri vaateid, mis tõstavad esile konkreetseid meeskondi, rolle või projekte.
Filtri valikud: Kalendri filtreerimine, et kuvada asjakohast teavet, näiteks konkreetsete oskuste kättesaadavust.
Isikupärastatud seaded: Kalendrisätete kohandamine vastavalt individuaalsetele eelistustele ja töövoogude nõuetele.
Kohandamine suurendab ressursikalendri kasutatavust, muutes selle mitmekülgseks tööriistaks erinevate projektijuhtimise stsenaariumide jaoks.
Ressursikalendrid mängivad projektijuhtimises strateegilist rolli, pakkudes tsentraliseeritud platvormi ressursside haldamiseks. See strateegiline tähtsus ilmneb mitmes võtmevaldkonnas:
Ressursikalendrid pakuvad kõrgetasemelist ülevaadet ressursside kättesaadavusest ja jaotamisest. Selline nähtavus on oluline järgmistel juhtudel:
Proaktiivne planeerimine: Võimaldab projektijuhtidel ette planeerida ja ressursse tõhusalt jaotada. Meeskonnajuhid mängivad olulist rolli ressursside täpse kalendri pidamisel ja tõhusa ressursside jaotamise tagamisel.
Konfliktide lahendamine: Ajagraafikakonfliktide tuvastamine ja lahendamine enne, kui need mõjutavad projekti ajakava.
Ressursside optimeerimine: Tagada, et kõiki olemasolevaid ressursse kasutatakse tõhusalt, et maksimeerida tootlikkust.
Tsentraliseeritud ressursikalender soodustab paremat koostööd meeskonnaliikmete ja osakondade vahel. Eelised hõlmavad järgmist:
Kooskõlastatud jõupingutused: Ülesannete ja tegevuste koordineerimise hõlbustamine eri meeskondade vahel.
Läbipaistev kommunikatsioon: annab selge ülevaate sellest, kes millega töötab, parandab suhtlust ja vähendab arusaamatusi.
Ühised eesmärgid: Tagada, et kõik meeskonnaliikmed oleksid kooskõlas projekti eesmärkide ja tähtaegadega.
Ressursikalendrid toetavad organisatsioonide skaleeritavust, pakkudes vahendeid kasvava keerukuse haldamiseks. See hõlmab järgmist:
Skaleeritav ressursihaldus: kohanemine organisatsiooni kasvavate vajadustega, kui organisatsioon laieneb ja võtab vastu rohkem projekte.
Tõhus sisseelamine: Uute töötajate sisseelamisprotsessi sujuvamaks muutmine, pakkudes selget ülevaadet meeskonna ajakavadest ja kättesaadavusest.
Kohanemisvõime: Projekti muutuvate nõuete ja ressursside kättesaadavuse kohandamine reaalajas.
Tõhus ressursside juhtimine on projektijuhtimise riskijuhtimise kriitiline komponent. Ressursikalendrid aitavad kaasa:
Riskide tuvastamine: võimalike ressursiga seotud riskide, näiteks ülebroneerimise või oskuste puudumise esiletõstmine.
Riskide maandamine: Strateegiate rakendamine nende riskide vähendamiseks, näiteks ressursside ümberjaotamine või projekti tähtaegade kohandamine.
Situatsiooniplaneerimine: situatsiooniplaanide väljatöötamine ettenägematute ressursiprobleemide lahendamiseks.
Kättesaadavuse ribad Teamdecki projektiplaneerimise kalendris
Et Teamdecki kasutamine oleks mugavam, saate kohandada vaate, valides, milliseid ridu soovite näha.
Lisaks saate vaate filtreerida, et kuvada kindlaksmääratud töötajate nimekirja, nt ainult frontend-arendajad või disainerid. Saate luua oma vaateid, nii et saate kiiresti ülevaate erinevatest meeskondadest.
Selleks, et maksimeerida ressursikalendrist saadavat kasu, peaksid projektijuhid järgima ressursihalduse parimaid tavasid. Nende hulka kuuluvad:
Sagedased ülevaated: Kalendri korrapärane läbivaatamine ja ajakohastamine, et kajastada muudatusi projekti ajakavas, ressursside kättesaadavust ja meeskonna ülesandeid. Ressursikalendri korrapärane ajakohastamine on oluline projekti planeerimise etapis, et tagada täpne ajakava ja ressursside eraldamine.
Reaalajas kohandamine: kalendri muutmine reaalajas vastavalt uue teabe saamisele, tagades, et see jääb täpseks ja usaldusväärseks planeerimisvahendiks.
Töötajate koolitus: Töötajate põhjalik koolitamine, kuidas ressursikalendrit tõhusalt kasutada, tagades, et kõik on ühel ja samal leheküljel.
Pidev toetus: Pideva toetuse ja ressursside pakkumine, et aidata töötajatel töövahendiga toime tulla ja lahendada tekkivaid probleeme.
Läbipaistev poliitika: selgete põhimõtete ja menetluste kehtestamine selle kohta, kuidas ressursikalendrit kasutada, tagades järjepidevuse ja vastutuse.
Avatud dialoog: Meeskonnaliikmete vahelise avatud dialoogi julgustamine, et käsitleda mis tahes probleeme või ettepanekuid vahendi tõhususe parandamiseks.
Insights'i kasutamine: Ressursikalendri pakutava teabe kasutamine, et teha andmepõhiseid otsuseid ressursside jaotamise, projektide planeerimise ja töökoormuse juhtimise kohta.
Pidev täiustamine: Andmete kasutamine parandamist vajavate valdkondade kindlakstegemiseks ja strateegiate rakendamiseks, et parandada üldisi projektijuhtimise protsesse.
Kokkuvõttes on ressursikalender kaasaegse projektijuhtimise hädavajalik vahend. See pakub terviklikku lahendust ressursside haldamiseks, ülesannete planeerimiseks ja töökoormuse optimeerimiseks. Andes selge ülevaate ressursside kättesaadavusest ja kasutamisest, parandab ressursikalender tõhusust, koostööd ja otsuste tegemist. Sellised tööriistad nagu Teamdeck on näide täiustatud ressursside planeerimise tarkvara eelistest, pakkudes tugevat platvormi, mis toetab keeruliste projektide edukat elluviimist. Järgides parimaid tavasid ja kasutades ressursikalendrite kogu potentsiaali, saavad projektijuhid märkimisväärselt parandada oma võimet viia projektid ellu õigeaegselt ja eelarve piires, aidates lõppkokkuvõttes kaasa oma organisatsiooni kasvule ja edule.
Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et seda ei juhtu väga tihti: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...
Kui te ei kasuta suurepärast ressursiplaneerimise tarkvara, siis vaadake parem planeerimistehnikaid. Planeerimistehnikad aitavad viia projekti ajakava, ulatust ja teie ressursse vastavusse. Ajagraafik peab sobima kindlaksmääratud ajakavaga ja...