Ressursside jaotamine aitab teil valida mitme projekti jaoks parimad olemasolevad ressursid ja juhtida neid kogu töö käigus, et vältida töötajate ala- või ülekoormust. Kahjuks ei kasuta seda kõik projektijuhid oma huvides.
Mida sa saad tänada selle artikli eest:
PMI uuringu ("Pulse of the Profession") kohaselt kasutavad ainult 26% ettevõtetest alati ressursside hindamiseks ja jaotamiseks ressursside haldamist ja 36% neist teevad seda sageli. Samal ajal vastab vähem kui 60% projektidest algsele eelarvele ja vaevalt 50% neist valmib õigeaegselt, selgub samast uuringust.
Paljud projektijuhid, kes soovivad tutvustada, mis on projektijuhtimine, kasutavad projektijuhtimise instituudi (PMI) määratlust. Viimase kohaselt on projektijuhtimine see, et kasutada kõike, mis on vajalik selleks, et pakkuda inimestele midagi kasulikku - nagu nad ütlevad, et "pakkuda inimestele väärtust".
Täpsemalt öeldes usub APM, et projektijuhtimine tähendab teatud pädevuste, võimete, andide, teadmiste, tööriistade, masinate, vahendite, tarkvara, meetodite, tehnikate ja protsesside kasutamist, et "pakkuda inimestele väärtust".
Väljend "väärtus inimestele" paneb meid arvama, et projektijuhtimise tulemus võib olla kõik. Maja, rakendus, park või isegi mõni sotsiaalne liikumine, sealhulgas ristisõda, LGPT või religioon. Kõik, mis on kasulik mõnele numbrile inimestele.
Eespool nimetatud kommentaarid on põhjus, miks meie - äritegevusega seotud inimesed - kasutame projektijuhtimise assotsiatsiooni (APM) pakutud määratlust. Väljapakutud arusaam projektijuhtimisest sisaldab kriteeriume, mis aitavad eristada lihtsalt juhtimist projektijuhtimisest. Vaatame seda lähemalt:
Projektijuhtimine on protsesside, meetodite, oskuste, teadmiste ja kogemuste rakendamine konkreetsete projekti eesmärkide saavutamiseks vastavalt projekti vastuvõtukriteeriumidele kokkulepitud parameetrite piires. Projektijuhtimisel on lõpptulemused, mis on piiratud ajaliste ja eelarveliste piirangutega.
Kui me võrdleme nii APMi kui ka PMI määratlusi, näeme mõningast lähedust. Mõlemad käsitlevad asjade juhtimist ja teadmiste, kogemuste, meetodite jne kasutamist, et asjad saaksid tehtud. Kuid ainult viimane projektijuhtimise iseloomustus on - tahaksime öelda - asjalik.
Aeg, eelarve ja "projekti vastuvõtukriteeriumid" on - ütleme - tegeliku projektijuhtimise aspektid (ja muidugi ressursside juhtimise või ressursside jaotamise protsessid). Kõik me teame, et ärisuhete maailmas on igal projektil oma eesmärk. Ja iga peab olema tehtud teatud ajaks, teatud eelarve piires ja see peab olema kinnitatud tellija poolt - olgu selleks siis klient või teie ettevõtte direktor.
Ja siin on peamine erinevus juhtimise ja projektijuhtimise vahel. Lihtsalt juhtimine on pidev, pidev protsess. Projektijuhtimise lõpptulemus on ette nähtud piiratud aja ja eelarve piires.
Selle eristamise tulemusena on projektijuhtimine mitte lihtsalt protsess, vaid struktureeritud protsess. Seda nimetatakse projektijuhtimise elutsükliks ja see koosneb tavaliselt 5 etapist.
Nii nagu Ganntic ettevõte - meie konkurent ressursijaotussüsteemide turul - ressursijaotus ja ressursside planeerimine (selle alternatiivne termin ressursside juhtimise kohta) on projektijuhtimise elutsükli protsessi aspektid. Nad vastutavad planeerimise, ressursside (töötajate) organiseerimise ja nende tootlikkuse mõõtmise eest (jah, see on eespool nimetatud projektijuhtimise protsessi 4. etapp).
Nüüd teame, kust leida ressursside juhtimine projektijuhtimise elutsükli kontekstis. On aeg mõista ressursihaldust. Miks? Sest ressursside eraldamine on osa ressursside juhtimisest ja ressursside juhtimine - nagu te juba teate - on osa projektijuhtimise protsessidest.
Tänu APM-i teadmistekogule teame, et ressursse mõistetakse väga laialdaselt. Raha, tööriistad, masinad, tehnoloogia ja - mis on kõige olulisem - inimesed ja nende oskused. Ressursid tähendavad kõike, mida nõutakse ülesande ja projekti lõpuleviimiseks.
Milline on siis seos ressursside jaotamise ja ressursside juhtimise (ressursside planeerimise) vahel? Vaatame APMi esitatud määratlust. Nende jaoks on ressursside juhtimine:
(...) projekti jaoks vajalike ressursside (...) hankimine, eraldamine ja haldamine. Ressursside haldamine tagab, et sisemisi ja väliseid ressursse kasutatakse tõhusalt, õigeaegselt ja eelarve piires.
Nagu me näeme, on projektijuhtimise määratlusega identne, on aeg ja eelarve need aspektid, mis on selles protsessis kriitilise tähtsusega. Ja me ei tohiks välistada ka "vastuvõtukriteeriume".
Sellest hoolimata mõistetakse ressursside juhtimise all ressursside planeerimise, valimise, ajastamise ja jaotamise protsessi, et täita vastuvõtukriteeriumid ja viia projekt lõpule.
Ressursihalduse ja ressursside jaotamise elemendiks on olemasolevate ja piisavate ressursside tuvastamine ning nende sobitamine sobivate ülesannetega õigel ajal. Ja ressursi- või projektijuhi ülesanne on teha kindlaks asjakohaste oskuste ja kogemustega töötajad (nn ressursid), kes suudavad tööd teha (see on osa planeerimisest), ning otsustada, millal konkreetseid ressursse vajatakse (ressursside jaotamise või ressursside planeerimise kaudu).
See artikkel võib sundida mõnda vähem kogenud inimest arvama, et see ei tohiks olla raske. Nii et selle peatüki lõpus kasutame Wellingtoni firmast pärit aastaaruannet.
Enne kui me räägime ressursside jaotamise tähendusest projektijuhtimises, alustame sellest, et mõistame ühte kõige olulisemat terminit selles artiklis - ressursid. Tänu sellele sissejuhatavale lõigule tunnete paremini erinevusi mõnede allpool nimetatud ressursside jaotamise mõistete vahel.
Nagu võite ette kujutada, võivad ressursid olla täiesti erinevad - alates materiaalsetest kuni mittemateriaalseteni. Ja ei erine ka ressursside jaotamise kontekstis, kuid arusaam sellest, mida "ressurss" tähendab, sõltub tööstusharust, kus seda kasutatakse.
Selles peatükis näete mitmeid kaubamärke - sealhulgas meie ärikonkurente. Võrdleme mõnda Brittanica sõnaraamatu esitatud määratlust ja tähendust, aga ka meie hästi tuntud konkurente - Wrike, Resource Guru või TeamGantt ettevõte. Tähendused alates üldisematest kuni täpsemate ja projektijuhtimise tegevustega seotud tähendusteni.
Cambridge'i sõnaraamat teatab, et ressursside eraldamine on
raha, oskuste jne. jagamine organisatsiooni osakondade vahel.
Rangemini teises väga tunnustatavas Brittanica sõnaraamatus, mis viitab meie termini majanduslikule taustale. Ressursside jaotamist mõistetakse kui:
tootmisvarade jaotamine erinevate kasutusviiside vahel. (Brittanica sõnaraamat)
Aga - kui osa, ütleme, projektijuhtimise tööstusest - keskendume selle haruga seotud tähendusele. Niisiis, Float - meie konkurent ja tuntud ressursside jaotamise projektijuhtimise tarkvara pakkuja - teatab meile ühes oma blogiartiklis, et rressursside eraldamine on ressursside määramise ja käitlemise protsess, et aidata meeskonna ülesandeid, projekte ja strateegilisi eesmärke.
Kuid jätkates lugemist ja olles täpsem, rõhutab Float kahte ressursside jaotamise aspekti. Esimene on sobitamine. Jaotamine tähendab töötajate või meeskonnaliikmete pädevuste ja kogemuste sobitamist õigete projektide või ülesannetega. Ja (asjakohane) sobitamine on üks tema ressursside jaotamise mõistmise kahest põhielemendist.
Ja teiseks, tagage, et iga meeskonnaliige ja iga projektis osalev töötaja on võimeline täitma iga ülesannet ja iga etteantud ülesannet.
Saviomi seisukohalt veel üks tarkvara, mille eesmärk on aidata projektijuhte ressursihaldusprotsessides:
Ressursside eraldamine, mida nimetatakse ka ressursside planeerimiseks, tuvastab ja määrab ressursid konkreetseks perioodiks erinevatele tegevustele.
Need tegevused - nagu me oleme lugenud teistes kohtades kirjutatud - võivad olla seotud projektiga või mitte. Admin, tugi, tegevus jne. Siinkohal juhib Saviom tähelepanu tunnustamisele kui ressursside jaotamise esimesele olulisele elemendile. Teiseks - nagu paljud teisedki - määramine. Kolmas element on "konkreetne periood".
Veebisaidil projectmanager.com on meile teatatud, et ressursside jaotamise mõiste tähendab sama, mis ressursside juhtimine ja ressursside planeerimine (sellest lähemalt järgmises lõigus). Ja tegelikult on ressursside jaotamine nende seisukohast lihtsalt ressursside planeerimine, mis võtab arvesse olemasolevaid ressursse, mida ülesanne või projekt eeldatavate tulemustega lõpuleviimiseks vajab.
Selle peatüki lõpetuseks ütleksime lihtsalt:
Ressursside jaotamine tähendab lihtsalt ressursside (enamasti inimesed, nende oskused, sealhulgas nende kättesaadavus, praegune või varasem töövõime ja ajajuhtimise oskused) jaotamist projekti erinevate ülesannete vahel, et töötada tähtaegade saavutamiseks võimalikult tõhusalt ja säästlikult.
Ressursside jaotamine hõlmab de facto ressursside olemasolu, praegused ja eeldatavad oskused (osalemine protsessides, mis tagavad olemasolevate ressursside kasutamise kas üksi või koostöös personaliosakonna või välisfirmaga), kogemused (nii projektijuhid kui ka töötajad), hinnangud, sõltuvused, prioriteedid ja muudatuste taotlused, mis ilmnevad kogu tootearenduse või projektijuhtimise käigus.
Sellest punktist on õigus öelda, et viimane tähendus viitab sellele, et ressursside eraldamine on paljude valikute tulemus. Viimasele otsusele, milleks on õigete ressursside valimine, eelnevad mikrootsused, mis mõjutavad meeskonna tulemuslikkust ja määravad projekti edu.
See osa võiks olla ka eespool, kuid selle olulisuse tõttu oleme otsustanud sellest teemast rääkida eraldi lõigus. Miks?
"Ressursside jaotamise" käsitlemine "ressursside planeerimise" (nt Saviom) ja isegi "ressursside juhtimise" (nt Project Manager) sünonüümina ei ole päris uus. Kuid projektijuhi keskkonnas ja ülikooli esindaja, ei ole nõus üht terminit teise või kolmanda terminiga võrdsustama. Mõne jaoks on ressursside eraldamine ressursijuhtimise protsess.
Vikipeedias nägime sellist teavet, mis ei ole päris lähedal PMI soovitustele:
Projektijuhtimises on ressursside eraldamine või ressursside juhtimine tegevuste ja nende tegevuste jaoks vajalike ressursside planeerimine, võttes arvesse nii ressursside kättesaadavust kui ka projekti aega.
Projektijuhtimise instituudi seisukohast ei ole see päris tõsi. Mõned eespool esitatud määratlusest on tõsi: ressursside kättesaadavus ja projekti aeg. Aga kuidas on lood eelarvega? Enamasti määrab eelarve selle aja, millal midagi saab teha. Sest kui teil on olemas eelarve, saate otsustada ressursside - projektis osalevate inimeste ja mis tahes muude ressursside (tööriistad, seadmed jne) - kättesaadavuse üle.
Ressursside jaotamisel võetakse arvesse ka ressursside kättesaadavust, võimsust ja kasutamist kogu ettevõttes, kuid seda ei tohiks segi ajada ressursside planeerimisega.
Visual-planning.com vaatenurgast:
Ressursside planeerimine viitab tegevuste ja metoodika kogumile, mida organisatsioonid kasutavad selleks, et tõhusalt määrata olemasolevad ressursid töödele, ülesannetele või projektidele, mida nad peavad lõpetama, ning iga ülesande või projekti algus- ja lõpukuupäevad, mis põhinevad ressursside kättesaadavusel.
Float soovitab ressursside planeerimine on protsess, mida meeskonnad kasutavad oma töötajate organiseerimiseks ja struktureerimiseks nii, et tööülesanded, mida nad peavad täitma, oleksid planeeritud vastavalt kättesaadavusele ja võimekusele.
Aga Ressursi Guru rõhutab rolli, mis seisneb selles, et tuleb ära tunda või tuvastada täpne vink, millal ressursid tuleks määrata. Nad mõistavad ressursside planeerimist kui protsess, mille käigus määratakse täpselt kindlaks, milliseid ressursse on vaja ja seejärel ajakava, kui neid vajatakse. Sellest vaatenurgast vaadatuna on õigesti jaotatud ressursid asjakohaste oskustega töötajate (või lihtsalt sobivate oskustega olemasolevate töötajate hulgas) väga hea tuvastamise tulemus, mis tagab, et projekt viiakse ellu oodatud nõuete kohaselt. Loomulikult eeldab see, et projekt või ressursihaldur mis suudab suurepäraselt või vähemalt väga hästi hinnata töötajate potentsiaali ja nende kasulikku rolli konkreetses projektis.
Siiski, pidades silmas ülaltoodud kaalutlusi ja neid, mis puudutavad ressursside jaotamist projektijuhtimises, on raske vastu seista tundele, et ressursside jaotamise rolli mõistmine on ilmnenud mitmeid kordi osana projekti ressursside juhtimine või isegi ressursside planeerimise protsessi. Kuid ka ravi kui sünonüüm on õigustatud.
Ressursside haldamisel on mitmeid probleeme, mida peate teadvustama, et jaotada ressursse õigesti ja hallata neid kogu projekti jooksul.
1. Kliendi muudatused
Projektijuhina olete võib-olla juba kogenud, kuidas muudatused projekti mahus, ajakavas või eelarves võivad mõjutada projekti elluviimist. Ressursside jaotamisega on tegelikult sama - ajakohastatud ressursikalendri olemasolu aitab teil muutuste ilmnemisel ressursse sujuvalt kohandada.
2. Ressursside kättesaadavus
Uue projekti alustamine, ideaalis võiksite kasutada kõiki vajalikke ressursse, mis on teie ettevõttes olemas. Aga mis siis, kui teie agentuur on mitme projekti käivitamine ja te peate teiste PM-idega samade ressursside üle läbirääkimisi pidama? Või mis siis, kui mõni meeskonnaliige on haiguspuhkusel? Kättesaadavus muutub ja te peate seda kogu aeg jälgima, et märgata ohud teie projekti elluviimisele.
3. Projekti sõltuvused
Ressursside jaotamisel tuleb arvestada projekti sõltuvusi, mis on projekti ülesannete või tegevuste vahelise seose vorm. Näiteks IT-projektides on ülesandeid, mida saab teha alles pärast mõne teise ülesande täitmist, seega ei ole mõtet varakult ressursse hõivata.
4. Projekti ebakindlus
Isegi kui te olete projekti alustamisel kõik kastid ära märkinud ja kokku leppinud, et ajakava, eelarve ja ulatus, alati on asju, mida ei saa ette näha. Ressursside juhtimine nõuab, et te suudaksite reageerida project ebakindlus, nt ressursside ümberpaigutamise teel teistest projektidest või nende ümberpaigutamise teel.
5. Prioriteedid kogu ettevõttes
Kui teie ettevõttes on samaaegselt mitu projekti, peate teie ja teie kolleegid võib-olla jagama piiratud ressursse, väga sageli samasuguse ajakava raames. Kuid isegi kui teil õnnestub kokku leppida, milliseid ressursse te mõlemad vajate, võivad ühe projekti puhul prioriteedid muutuda.
Vaatame, kuidas teie käsutuses olevaid ressursse tõhusalt kasutada.
1. Tunne projekti ja meeskonda
Ainult siis, kui te teate oma ettevõtte ulatust ja olemasolevaid ressursse, saate määrata oma projektile õigesti meeskonnaliikmeid.
Alusta luues projekti kõrgetasemeline kava, mis koosneb selle nõuetest ja tulemustest. Seejärel, kui te teate täpselt, keda teil on vaja projekti lõpuleviimiseks, saate oskuste maatriksi abil välja selgitada, milliseid töötajaid teie ettevõttes tuleb kaasata.
Või kui olete Teamdeck'i kasutaja, saate lihtsalt filtreerida oma töötajaid nende oskuste järgi, avastades asjaomased töötajad ja nende olemasolevad broneeringud hetkega:
Kui filtreerite inimesi, keda soovite oma projekti jaoks broneerida, kontrollige nende kättesaadavust, et näha, kas nad on teie projektiga liitumiseks tegelikult vabad. Lihtne vabade kohtade riba aitab palju:
Siinkohal kehtib rusikareegel, et mitte liialdada ja mitte eraldada projektile liiga palju ressursse. Tegelikult peetakse ressursside ülepakkimist veaks, mida projektijuhid teevad, et kaitsta end ebakindluse eest. Kuid see omakorda muudab projekti hinnangud ja pikaajalised plaanid ebatäpseks, mis mõjutab ettevõtte tulemit.
Mõelge ressursside eraldamisel alati üldisele pildile. Kontrollige teiste PMide poolt juba tehtud broneeringuid, et märgata ressursse, mida te mõlemad võite vajada, juhul kui peaksite oma ajakava sellega kohandama.
Samuti aitab see, kui teate, millal teie meeskonnaliikmetel on vabad päevad. Kas näete allpool olevaid kollaseid kirjeid? Need peate oma hinnangusse lisama, sest just siis ei ole need töötajad saadaval. Samamoodi võite märgata teie projekti ajal toimuvaid riiklikke pühi.
2. Varajane riskide avastamine
Me oleme sellest natuke rääkinud. ressursihaldusega seotud väljakutsed jagu. Projektijuhina olete hästi teadlik sellistest riskidest nagu kliendi ülevaated, viivitused, isiklikud hädaolukorrad, konkureerivad projektid jne. Need segavad ka ressursside jaotamist.
Kui üks eespool nimetatud probleemidest tekib, peate oma broneeringuid kohandama. Kõrgetasemeline ülevaade teie organisatsiooni ressurssidest aitab teil kiiremini leida teisi ressursse, jaotada ressursse ümber, pikendada või kärpida olemasolevaid broneeringuid või vajadusel isegi kustutada mõningaid.
3. Jälgige projekti
Mäletate, kuidas ressursside eraldamine on teie meeskonna kasuteguri tõhususe parandamine? Nüüd on aeg kontrollida, kuidas teie meeskonnal läheb. Seda saate teha järgmiselt ressursside kasutamise mõõtmine.
Alustage aja ja töökoormuse jälgimisega. Teamdeckis saate hõlpsasti märgata töötajaid, kellel on liiga palju või liiga vähe (mis võib samuti olla probleem) teha. Mäletate kättesaadavuse riba? Ületunnid on märgitud punase värviga, kasutamata aeg aga valge värviga.
Ressursikasutuse mõõtmiseks võite kasutada ka lihtsat valemit:
Ressursi kasutamine = hõivatud aeg / vaba aeg
Nii saate kiiresti teada, kas teie meeskond on täisvõimsusel hõivatud või mitte.
Projekti käigus on soovitatav aeg-ajalt võrrelda hinnanguid tegelike andmetega ja vajadusel ressursse ümber paigutada. Võimalik, et mõne muudatuse tõttu peate broneeringuid kohandama, et vältida ressursside alaressursi või ületäitmist ja täita projekti nõudeid.
Regulaarsete kontrollkäikude korraldamine koos oma meeskonnaga aitab teil ka neid ohte märgata.
Projektijuhina võite vastutada ka järgmiste ülesannete eest projekti eelarve jälgimine. Võite seda teha oma meeskonna tööajatabelite alusel, korrutades projektile kulutatud tundide arvu kliendi tunnitasuga. Jällegi, võrreldes hinnanguid tegelike kuludega, näete, kas olete eelarves või mitte.
4. Analüüsige projekti
Varasemate projektide käigus kogutud andmete kasutamine annab teile suure eelise. Nende andmete põhjal saate oma tulevasi projekte paremini planeerida ja juhtida. Võttes arvesse ressursside haldamise tarkvara kohandatud aruannetega aitab palju, sest siis saab neid andmeid organiseerida, et arvutada erinevaid mõõdikuid, näiteks töötajate palgaarvestus või müügi peamised näitajad.
Nagu näete, saate õigeid protsesse järgides ja terviklikku ressursihaldusvahendit kasutades muuta ressursside jaotamise lihtsamaks ja saada sellest mitmekülgset kasu:
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Ettevõtted teevad tavaliselt palju jõupingutusi ressursside eraldamiseks. Te soovite, et kõik oleksid hõivatud, tagades samal ajal, et nende ülesanded on ettevõtte jaoks väärtuslikud (mis sageli tähendab, et need on tasulised). See muutub tõeliselt keeruliseks, kui teie meeskond...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...