La planificación eficaz de los recursos es un objetivo crucial para empresas de todos los tamaños, ya operen en línea o en sectores tradicionales. Dada la gran variedad de empresas que necesitan planificar sus recursos, es difícil recomendar un planificador de recursos en línea que se adapte a todas ellas. Esta guía pretende ayudarle a navegar por el proceso de selección planteando preguntas esenciales que le orientarán hacia las mejores herramientas de planificación de recursos para su equipo.
Qué obtendrá con este artículo:
El papel del software de planificación de recursos en la gestión de proyectos.
Cinco consideraciones y preguntas clave a la hora de buscar un planificador de recursos eficaz.
Ejemplos de empresas que han elegido Teamdeck.io como su principal planificador de recursos.
Estrategias para gestionar eficazmente la planificación de capacidades, las tareas de los proyectos y los procesos empresariales.
Planificador de recursos, programador de recursos, software de planificación de recursos, calendario de proyectos, planificador de calendarios en líneaetc. - son los términos que describen, en términos generales, lo mismo. Una herramienta de planificación de recursos permite gestionar los recursos y asignar los miembros adecuados del equipo a los proyectos/tareas/clientes adecuados.
La planificación de recursos es parte integrante de gestión de recursosque es el proceso de utilizar los recursos de una empresa de la forma más eficiente posible (fuente: Diccionario comercial). Le permite utilizar mejor a su equipo y asegurarse de que todos trabajan en algo para lo que están bien equipados. Gracias a la capacidad de los recursos, es más probable que sus proyectos y compromisos tengan éxito.
Una vista de pájaro de los miembros del equipo, el equipo del proyecto, el proyecto y las tareas.
Tenga en cuenta que, en esta entrada del blog, nos centraremos únicamente en el software de gestión en línea -aplicaciones dedicadas a la planificación de recursos-, programación de recursosy otras herramientas de gestión de recursos. Es posible utilizar una hoja de cálculo (u otra herramienta que te sirva) para asignar el trabajo de los miembros de tu equipo.
Sin embargo, creemos que un software diseñado para ese fin hará que el proceso de gestión de la cartera de proyectos sea más eficiente y eficaz. Además, puede encontrar planificadores de recursos a distintos precios (incluidas opciones gratuitas, especialmente para equipos pequeños). Debería poder encontrar algo que se ajuste a su presupuesto y a sus necesidades.
Las herramientas de planificación de recursos han evolucionado mucho a lo largo de los años, pasando de ser ayudas básicas para la programación a plataformas sofisticadas que ofrecen toda una serie de funcionalidades diseñadas para mejorar la eficacia y la productividad. Profundicemos en el funcionamiento de estas herramientas y en las distintas prestaciones que ofrecen.
Las herramientas modernas de planificación de recursos ofrecen un panel centralizado en el que los gestores pueden ver y gestionar todos los recursos. Esta vista completa incluye detalles sobre los proyectos en curso, la asignación de recursos y los próximos plazos. La posibilidad de ver toda esta información en un solo lugar ayuda a tomar decisiones informadas con rapidez.
Ejemplo: Una agencia de marketing que trabaje simultáneamente en varias campañas puede utilizar el panel de control centralizado para saber qué miembros del equipo están trabajando en qué campañas, su carga de trabajo actual y los próximos plazos. Esta visibilidad garantiza que no se pase por alto ningún proyecto y que los recursos se utilicen de forma óptima.
Las herramientas eficaces de planificación de recursos facilitan la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo. Funciones como los calendarios compartidos, la mensajería instantánea y la edición colaborativa de documentos garantizan que todos estén de acuerdo, independientemente de su ubicación física.
Escenario: Una empresa tecnológica con equipos repartidos en diferentes zonas horarias puede utilizar estas funciones para coordinar el trabajo sin problemas. Los miembros del equipo pueden actualizar su disponibilidad, comunicar cambios y ajustar horarios en tiempo real, reduciendo retrasos y malentendidos.
Los informes y análisis son fundamentales para comprender cómo se están utilizando los recursos y dónde se pueden hacer mejoras. Muchas herramientas de planificación de recursos ofrecen informes detallados sobre la asignación de recursos, el progreso de los proyectos y el rendimiento de los equipos. Esta información tiene un valor incalculable para la planificación estratégica y la optimización del uso de los recursos.
Estudio de caso: Una empresa de construcción utiliza análisis avanzados para supervisar la utilización de maquinaria pesada y mano de obra en varias obras. Analizando estos informes, pueden identificar equipos infrautilizados o personal sobrecargado, lo que permite una mejor distribución de los recursos y un ahorro de costes.
El software de planificación de recursos desempeña un papel fundamental en la gestión de proyectos, ya que garantiza la asignación eficaz de los recursos y la finalización de los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. He aquí cómo se integra en los procesos de gestión de proyectos:
Los planificadores de recursos ayudan a los gestores de proyectos a crear calendarios detallados que tienen en cuenta la disponibilidad y las capacidades de los miembros de su equipo. Esta programación va más allá de la simple asignación de tareas e incorpora factores como el conjunto de habilidades, la experiencia y el equilibrio de la carga de trabajo.
Perspicacia: En el desarrollo de software, la asignación de tareas a los miembros del equipo con la experiencia adecuada es crucial para la eficiencia. Un planificador de recursos puede ayudar a asignar a los desarrolladores tareas que se ajusten a sus habilidades y experiencia, garantizando que los retos de codificación complejos sean gestionados por las personas mejor preparadas para resolverlos.
Equilibrar las cargas de trabajo es esencial para evitar el agotamiento y garantizar que todos los miembros del equipo trabajan a su capacidad óptima. Las herramientas de planificación de recursos ofrecen representaciones visuales de la distribución de la carga de trabajo, lo que facilita identificar cuándo algunos miembros del equipo están sobrecargados o infrautilizados.
Ejemplo: En un bufete jurídico, algunos abogados pueden estar sobrecargados de casos, mientras que otros tienen horarios más ligeros. Un planificador de recursos ayuda a distribuir los casos de forma más equitativa, garantizando que todos los abogados tengan una carga de trabajo manejable y que los clientes reciban una atención puntual.
Los proyectos suelen tener tareas que son interdependientes, lo que significa que una tarea no puede empezar hasta que otra esté terminada. El software de planificación de recursos puede ayudar a identificar de antemano estas dependencias y los posibles cuellos de botella, lo que permite a los gestores planificar en consecuencia y mantener el proyecto encarrilado.
Escenario: Un equipo de producción cinematográfica utiliza un planificador de recursos para gestionar los calendarios de rodaje y asegurarse de que los actores, los decorados y el equipo estén disponibles en el momento adecuado. Al anticiparse a las dependencias, pueden evitar costosos retrasos y garantizar un proceso de producción fluido.
Antes de buscar al nuevo planificador de recursos de su equipo, debe comprender los beneficios que gestión de recursos (y, en concreto, una programación y planificación eficaces de los recursos) puede proporcionar. Diferentes empresas apreciarán diferentes beneficios de la disponibilidad de recursos y, como tales, priorizarán características específicas cuando busquen un programador de recursos o una herramienta de gestión de proyectos con esas funcionalidades.
Evitar conflictos de programación: una de las muchas funciones del planificador de recursos
Por ejemplo, si trabaja en una organización con varios proyectos a la vez, le resultará crucial disponer de una herramienta que le permita coordinar su cartera de proyectos y alinear varios calendarios para entregar los proyectos.
¿Cuáles son las principales ventajas de planificar los recursos con la ayuda de una aplicación específica?
Las imágenes siguientes muestran la interfaz de Teamdeckel software de planificación de recursos que hemos creado. Si tienes alguna pregunta sobre la herramienta, ¡háznosla llegar!
Claro, es fácil asignar recursos a una tarea determinada utilizando una aplicación de planificación de horarios, pero también lo es escribirlo en un papel o en una hoja de cálculo. La verdadera ventaja de los planificadores de recursos reside en su capacidad para ayudarte a modificar los horarios de tu equipo. Planificación flexible es mucho más fácil cuando sabes que puedes reasignar rápidamente tus recursos o probar diferentes opciones de programación. Muchas aplicaciones de gestión de recursos te permiten arrastrar y soltar varias asignaciones, lo que resulta muy práctico cuando tienes que mover cosas rápidamente.
Las aplicaciones de gestión de recursos le ayudan a solucionar conflictos en la programación del proyecto editando rápidamente el horario, sino que también le permiten evitarlos en primer lugar. Es posible porque puede ver la disponibilidad de sus empleados (incluyendo trabajadores a tiempo parcial o autónomos que trabajan para su empresa). Esta información te permitirá planificar mejor el trabajo. Al fin y al cabo, no te sorprenderán las vacaciones inesperadas u otros compromisos.
Gestores de recursos o PM quiere asegurarse de que los miembros del equipo tienen trabajo que hacer, pero no están abrumados con las tareas. Las herramientas de programación de recursos le ayudan a encontrar el equilibrio adecuado: puede supervisar la carga de trabajo de los empleados y reasignarlos a futuros proyectos cuando sea necesario.
Cuando implantas una herramienta o aplicación de gestión de recursos en tu organización, consigues que todo el mundo comprenda mejor lo que ocurre en la empresa: todos están en la misma página. Los directivos pueden evaluar los calendarios de los distintos proyectos, mientras que los empleados y cada miembro del equipo ven lo que les espera en los próximos días, en qué otras fases del proyecto se encuentran.
Mejor trabajo y transparencia del proyecto gracias al planificador de recursos. Reservas, gestión de la carga de trabajoDeja el rastreo.
Antes de empezar a analizar los distintos programas de gestión de recursos herramientasSi está buscando una solución, tómese un momento para pensar en las necesidades de su empresa. Saber lo que busca le facilitará el proceso de decisión.
Puede empezar con las siguientes preguntas:
¿Qué tipo de recursos quiere programar (por ejemplo, personal, equipos, espacio de oficina)?
¿Qué quiere planificar (por ejemplo, proyectos, turnos, eventos)?
¿Utiliza otras herramientas?
¿Cuál es la estructura de su equipo?
¿Cuáles son los hábitos de su equipo?
Analicemos detenidamente cada una de estas cuestiones. Lo primero que tienes que plantearte es el tipo de recursos que quieres planificar. Probablemente se haya dado cuenta de que a lo largo de esta entrada del blog nos hemos referido principalmente a herramientas de programación de personas que gestionan recursos y procesos. También puede crear horarios para recursos no humanos. Digamos que tiene un puñado de salas de conferencias que deben asignarse a diferentes personas cada día. O que tiene equipos que deben reservarse con antelación.
La mayoría de las aplicaciones de gestión de recursos permiten introducir en el sistema tanto recursos humanos como no humanos, pero muchas herramientas se han diseñado específicamente para la planificación de recursos humanos. Si su principal objetivo de planificación de la capacidad son los recursos inanimados, no se preocupe: probablemente exista un planificador de recursos específico para ese fin (p. ej., jefe de equipo o planificador de espacios de oficina)
De acuerdo, en general podríamos decir que todas las empresas trabajan en algún tipo de proyecto. Aun así, tiene que profundizar en los requisitos de su trabajo. ¿Quiere planificar proyectos a largo plazo (por ejemplo, desarrollo de software)? O quizá necesites planificar turnos de trabajo diarios o actuaciones puntuales. Los distintos sectores tendrán necesidades específicas en este sentido, por lo que quizá te interese buscar otras funciones: por ejemplo, planificador de turnos para restaurantes.
Las dos primeras preguntas deberían haber acotado su búsqueda a un segmento concreto del mercado. Ahora es el momento de evaluar características de las distintas herramientas de ese segmento.
Para empezar, tienes que asegurarte de que un nuevo planificador de recursos encajará en la caja de herramientas de tu equipo. Es especialmente importante cuando tu equipo utiliza varias herramientas en línea (como software de gestión de proyectos, chat o aplicaciones de creación de contenidos). Quiere que el nuevo planificador se integre a la perfección con su ecosistema actual. Pregunta si la app que estás evaluando tiene suficientes integraciones, extensiones u opciones para personalizarla (con API, por ejemplo).
A continuación, analice la estructura de sus jefes de proyecto y equipos (las personas que utilizarán el planificador). Lo más probable es que quieras conceder distintos tipos de permisos a los diferentes miembros del equipo. Asegúrate de que podrás hacerlo en la aplicación.
Por último, tenga en cuenta los hábitos de los gestores de recursos de sus empleados. Por ejemplo, si sus equipos pasan gran parte de su tiempo de trabajo en movimiento, tiene sentido utilizar una herramienta con una aplicación móvil robusta.
Siempre es útil comparar la aplicación que estás considerando con otras herramientas de planificación de proyectos populares y mejores. Muchas aplicaciones ofrecen páginas dedicadas a la comparación (hemos creado sitios de este tipo para personas que buscan alternativas a Resource Guru, Monday y Wrike).
Aunque al leer la descripción de un producto pienses que una determinada aplicación cumple todos los requisitos, es imprescindible que la pruebes. De este modo, te harás una idea de la experiencia de usuario y probarás distintas funciones antes de ponerla a disposición de todo el equipo.
Una opción será utilizar una prueba gratuita que ofrecen muchos productos. Regístrese y explore la aplicación por su cuenta antes de presentarla a su equipo. Otra opción es solicitar una demostración del producto: es una oportunidad excelente para evaluar el servicio de atención al cliente de una empresa determinada.
En Teamdeck, ofrecemos dos opciones:
Regístrate para una prueba GRATUITA de 30 días. Obtendrás acceso completo a la aplicación y podrás pasar a la suscripción Premium cuando la prueba expire sin problemas. Consejo: si quieres ver cómo es usar Teamdeck en escenarios reales, puedes importar datos de muestra a tu cuenta y jugar.
Concierte una llamada con Aniela. Ella discutirá sus necesidades, le mostrará las diferentes capacidades de nuestro planificador de recursos, los informes de recursos, cómo planificar los recursos y planificar los proyectos, y le ayudará a decidir si es la opción adecuada.
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