Equipos de todo el mundo se enfrentan a retos similares cuando se trata de planificar el calendario de su equipo. Crear un plan de proyecto es difícil de por sí, y mantenerla actualizada y reaccionar ante los cambios es más complicado. La situación se vuelve aún más exigente cuando muchos empleados trabajan a distancia.
¿Qué aprenderá de este artículo?
Cómo un planificador de calendarios en línea ayuda en la gestión de proyectos
Cómo Software de gestión de recursos Teamdeck se utiliza en la planificación en línea
Diferencias entre un planificador de horarios en línea y un planificador de calendarios en línea
Antes de que usted consiga una penetración bastante agradable en cómo un planificador en línea del calendario trabaja, usted necesita saber qué hace el mercado parece.
En primer lugar, un planificador de calendarios en línea, un software de planificación de calendarios, herramienta de planificación de proyectoscalendario de planificación de proyectos, calendario instrumento de planificaciónPlanificador de horarios en línea software de programación de recursos - tienen la misma función. Deben ayudarte a organizar tu trabajo y el de los miembros de tu equipo.
¿Calendario online o calendario tradicional?
En segundo lugar, siempre es necesario tener en cuenta los procesos de gestión de proyectos y la diversidad de retos y expectativas relacionados con ellos. Cuando los gestores utilizan algún tipo de solución de gestión de proyectos o simplemente un planificador de horarios en línea, prestan atención a funciones como:
Total transparencia del equipo, las tareas y el tiempo (nuestro sector acostumbra a comunicarlo gracias a la frase A vista de pájaro)
Capacidad de personalización e informes personalizables
Seguimiento del tiempo de los empleados y gestión de los partes de horas, incluido el apoyo a los procesos de facturación
Proceso de programación de equipos y asignación de tareas más sencillo que antes
Capacidad para gestionar empleados de distintas zonas horarias
Gestión de la disponibilidad o de las ausencias
Funciones de etiquetado, codificación por colores y priorización
Software de gestión de bajas laborales - porque cualquier el proyecto tiene que llegar a tiempo
El tercero, un planificador de calendarios en línea, es sólo una parte de una gran familia de herramientas de gestión de proyectos. Según el artículo de Wrike -nuestro competidor en el mercado de los planificadores de calendario en línea-, el software para la gestión de proyectos propone 4 tipos de planificadores de calendario en línea.
Un planificador de calendarios en línea, un creador de horarios en línea o un planificador de horarios en línea... se llame como se llame, lo que tienen en común es un tablón, tareas y personas asignadas. Estos planificadores suelen tener la función de arrastrar y soltar, lo que permite a los usuarios asignar tareas y reorganizar horarios fácilmente.
[Fuente: Teamdeck - software de gestión de recursos basado en planificador de calendario en línea].
Un diagrama de Gantt es un gráfico con dos ejes. El horizontal muestra la cronología de un proyecto. El vertical muestra todas las tareas en forma de barras.
Un tablero visual separa las tareas/proyectos en diferentes categorías, y cada categoría ilustra las diferentes fases de un proyecto. La configuración más típica es "por hacer", "en curso" y "completado", complementados por otros.
[Fuente: Trello - team management solution with calendar view].
A pesar de las diferencias, el objetivo es el mismo. Un planificador de calendarios en línea o -como preferimos nosotros- planificador de horarios en línea es una herramienta de software que permite planificar y añadir tareas, proyectos y eventos en una vista de calendario/pizarra de calendario.
Suena sencillo, hasta que utilizamos otro término: simplemente "planificador de calendarios". Y debería ser un impulso que inicie una nueva pregunta: ¿hay alguna diferencia? ¿En qué se diferencia un planificador de un calendario en línea (por ejemplo, Google Calendar)?
Estos dos tipos de aplicaciones tienen objetivos diferentes:
Un calendario permite programar eventos (por ejemplo, reuniones) y sirve para recordarlos,
un planificador en línea también permite programar eventos (por ejemplo, añadir tareas, establecer recordatorios, añadir eventos, editar eventos, añadir notas), pero además viene con potentes funciones de planificación del trabajo. Estas funciones pueden incluir la gestión de la disponibilidad, el seguimiento de las dependencias entre tareas, el control del tiempo y el análisis de proyectos.
Se puede decir que las herramientas de calendario online también pueden ayudarte a planificar tu trabajo. Y es cierto, al menos para uso personal. Sin embargo, cuando tengas que fijar plazos o crear un calendario para tu equipo (o varios equipos), necesitarás más funciones de las que ofrecen la mayoría de los calendarios.
Hablemos de ventajas: ¿cuáles son los beneficios tangibles de utilizar planificadores de calendario en línea? Hemos decidido dividirlas en un par de categorías:
¿Se ha preguntado alguna vez cuántas horas dedica su equipo a intercambios innecesarios de información sobre sus tareas actuales o futuras? Apptension, una empresa de 50 personas empresa de desarrollo de software ha calculado que solían perder más de $11k cada mes en preguntas como "¿en qué debo trabajar hoy?", "¿se ha aprobado mi solicitud de vacaciones?". Con un planificador de calendarios en línea, han conseguido reducir esta cifra en casi $10k.
Cuando decides implantar un planificador en línea en tu organización/equipo, éste se convierte en la única fuente de verdad en cuanto a horarios, proyectos, progresos, responsabilidades, etc. En muchos planificadores, la parte izquierda de la interfaz incluye una columna de asignados para seguir el progreso del trabajo y programar las tareas. Es esencial, especialmente para los equipos distribuidos, tener una visión transparente del trabajo que se realiza en un equipo.
Asignación (reserva) de empleados en función de sus habilidades y disponibilidad. Cada vista de semana y asignación aparece en el planificador de calendario en línea. [Fuente: Teamdeck]
Recomendamos encarecidamente utilizar planificadores en línea en lugar de planificar el trabajo en Excel o en papel. La razón es que, cuando se produzcan cambios -y casi inevitablemente ocurrirán-, podrá reaccionar con rapidez y editar fácilmente el plan utilizando una herramienta interactiva. Las hojas de cálculo y los documentos de texto pueden quedar obsoletos rápidamente, a menos que los actualices con regularidad.
Imagine que su empresa ejecuta varios proyectos a la vez. Cada uno de ellos jefe de proyecto necesita reunir un equipo y programar la fecha de inicio de un proyecto en función de su disponibilidad. Con un calendario planificador, también pueden ver lo que otros PMs están planeando y evitar conflictos en la programación del proyecto.
Proyecto y planificación de recursos Las aplicaciones son herramientas para crear un equipo feliz. Los empleados quieren saber cuáles son sus próximas tareas. También se sienten mejor cuando los jefes pueden ver y planificar su disponibilidad o carga de trabajo. Las posibilidades de que se produzcan horas extra o infrautilización son mucho menores cuando se utiliza un planificador en línea sólido. Lea cómo medir utilización de recursos y su papel en los procesos de gestión de proyectos.
Ahora que ya conoces las principales ventajas de planificar el trabajo con herramientas de calendario online, queremos mostrarte cómo puedes hacerlo en la práctica, utilizando Teamdeck.
Teamdeck es un planificador de calendarios en línea (o - software de gestión de recursos, por así decirlo) que combina las funcionalidades de un planificador de calendarios en línea con otras potentes funciones como el seguimiento del tiempo, la gestión de ausencias y la elaboración de informes de proyectos.
Así es como planificar la semana para tu equipo puede ser más fácil con Teamdeck:
Antes de empezar a elaborar su plan semanal, necesita tener una visión general de la disponibilidad de su equipo. Es muy sencillo: sólo tiene que consultar la página calendario de recursos.
También puede utilizar campos personalizados para capturar y organizar información adicional como funciones, responsabilidades y atributos específicos del proyecto.
Aquí puede seguir los detalles de la disponibilidad de su equipo en dos niveles diferentes:
disponibilidad diaria/horas de trabajo (es especialmente útil si trabajas con empleados a tiempo parcial y autónomos),
vacaciones programadas y distintos tipos de permisos (por ejemplo, maternidad).
También puedes comprobar las asignaciones actuales de las personas y ver si están asignadas a algún proyecto y por cuánto tiempo. Cuando las personas ya tienen muchas tareas en sus platos, es posible que desee no abrumarlos con más trabajo.
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Una vez identificados los empleados que podrían participar en tu proyecto, puedes asignárselo fácilmente. También puedes añadir etiquetas y notas a tu reserva: úsalas para notificar a otros gestores que esta asignación es provisional o, por el contrario, muy urgente.
Como gestor de proyectos o jefe de equipo, tiene que mantener el pulso y supervisar el progreso de su proyecto todos los días. Mirar sólo el trabajo planificado no te dará todas las respuestas. Por eso, los usuarios de Teamdeck pueden registrar el tiempo que dedican a un proyecto determinado. Con un fácil acceso a esta información, es sencillo comparar las estimaciones con los datos reales y hacer un resumen de ambos:
Utilice informes de situación del proyecto como ésta para tomar mejores decisiones relacionadas con el equipo.
Es probable que tus empleados utilicen un montón de aplicaciones diferentes para simplificar su trabajo: chats, calendarios, herramientas PM para hacer un seguimiento de sus horas de trabajo y tareas. Puedes integrar fácilmente Teamdeck con muchas herramientas populares y hacer que la planificación y gestión de los recursos del proyecto procesos más eficientes, por ejemplo:
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