A veces bien dominado estrategias de gestión del tiempo no son suficientes. Pero, ¿cómo hacer un seguimiento de las horas de los empleados? ¿Cómo realiza el seguimiento de las horas de los empleados? ¿Utiliza software de seguimiento del tiempo de los empleados y analizar informes? ¿Tiene una hoja de Excel o una hoja de control en papel para registrar las horas? ¿O tal vez no registra en absoluto el tiempo dedicado a los distintos proyectos?
El artículo contiene:
- Cómo generar un hoja de horas informa
- Vídeo sobre un informe de horas extraordinarias
- El papel de software de planificación de recursos en los informes de control horario y gestión de las hojas de horas proceso
En Teamdeck, sabemos que gestión eficaz de los partes de horas ofrece ventajas a la propia empresa, pero también es beneficioso para los empleados. Ambas partes salen ganando cuando el proceso es transparente y eficaz. En este artículo, aprenderá a crear un potente informe de hoja de horas utilizando las funciones de informes de Teamdeck. A partir de este informe, podrá calcular las nóminas, facturar a sus clientes y comprender los patrones de productividad de su equipo.
Pero, antes de mostrar cómo crear un informe de hoja de horas, unas palabras sobre las propias hojas de horas. Una hoja de horas es una tabla con datos que contiene el seguimiento de las horas que un empleado concreto ha trabajado durante un determinado periodo de tiempo y/o tarea, o proyecto para un determinado cliente. Con este objetivo, se utilizan muchos métodos diferentes para registrar los partes de horas. Desde un papel, un software dedicado a las hojas de horas, una aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados o un planificador de recursos con funciones de seguimiento del tiempo e informes de las hojas de horas.
Construir un informe simple de hoja de horas
Para crear un informe básico basado en las hojas de horas de tu equipo, necesitas acceder a sus horas registradas. Teamdeck ofrece funciones de seguimiento del tiempo (incluyendo un cronómetro móvil), por lo que podrá crear informes utilizando los datos de tiempo de seguimiento de sus empleados.
¿No está seguro de cómo controlar el tiempo con Teamdeck? Nuestro base de conocimientos debería ayudar.
¿Listo para empezar a crear tu informe de control horario? Inicia sesión en Teamdeck y dirígete a la sección de informes, que encontrarás en el menú superior. Ahora, cuando hagas clic en Crear nuevo informe, tendrás dos opciones:
- utilizar una plantilla de informe
- crear un análisis personalizado
Aunque las plantillas de informes son ciertamente útiles y pueden agilizar su trabajo, en este artículo aprenderá a crear informes de hojas de horas desde cero. Haga clic en crear personalizado.
Ahora que ha generado un informe vacío, puede alimentarlo fácilmente con datos. No olvides darle un nombre y seleccionar un intervalo de fechas adecuado (ambos elementos pueden editarse en cualquier momento).
Empecemos por añadir una nueva tabla (haga clic en añadir tabla) con información básica sobre el tiempo de su equipo. Observará que las hojas de horas ya aparecen en su nueva tabla, junto con los datos de Reservas, Disponibilidades y Vacaciones. Si desea analizar exclusivamente la información de las hojas de horas, puede eliminar las demás columnas haciendo clic en el icono de la papelera. Debería terminar con una tabla dividida en diferentes proyectos.
¿Desea ver las horas registradas de un usuario o empleado concreto de su equipo? Sólo tiene que cambiar la forma en que se agrupan los datos en su tabla:
Observe la pantalla anterior. En función de sus necesidades, puede agrupar la información por personas, proyectos, semanas, etc., para comprender mejor la carga de trabajo y el rendimiento de su equipo (más información en gestión de la carga de trabajo).
Una tabla de este tipo puede servir de base para calcular las nóminas de los empleados. También puede filtrar los datos para incluir, por ejemplo, sólo determinados proyectos. Si cobras por horas, este informe es un buen complemento para la factura del cliente.
Haz clic en el icono más de la esquina inferior derecha si quieres añadir más elementos a tu informe. Visualice la hoja de horas creando un gráfico de líneas o de barras. También puede comprobar la proporción de los distintos proyectos en el tiempo total registrado de su equipo. Un gráfico circular le será útil en este caso:
Analizar los datos con diferentes métodos de visualización puede ayudarle a descubrir nuevas perspectivas, por ejemplo, el hecho de que un proyecto ocupa 30% del tiempo de su equipo, aunque apenas sea tan rentable como otras cosas que tiene en proyecto.
Desglose sus hojas de horas en categorías personalizadas (horas facturables/no facturables, etc.)
Tener acceso a las horas registradas de sus empleados es sin duda valioso, pero desglosar estos datos puede resultar aún más beneficioso. Tras haber leído los párrafos anteriores, ya sabe cómo agrupar sus datos en categorías básicas (personas, proyectos, periodos de tiempo). Ahora, es el momento de ser un poco más sofisticado e introducir categorías personalizadas que puede configurar por su cuenta. Estos insights personalizados se pueden generar utilizando:
- etiquetas de hoja de horas
- campos personalizados
¿Cuál es la diferencia entre estas dos? Las etiquetas de registro de horas pueden añadirse a cada entrada de tiempo registrado, de modo que describen las horas registradas en sí mismas. Ejemplos comunes de etiquetas de registro de horas son facturables, no facturables y horas extraordinarias pero puede añadir sus propias etiquetas para proporcionar más información a la vista del parte de horas. Los campos personalizados, por su parte, describen proyectos o personas.
La mayoría de nuestros clientes utilizan el campo personalizado "Cargo" para poder agrupar a sus trabajadores en diferentes categorías en función de sus competencias. También es posible que quieras agrupar tus proyectos en diferentes categorías de "Cliente", sobre todo si trabajas en varios proyectos para varias empresas.
Puede gestionar tanto las etiquetas como los campos personalizados en los Ajustes de su organización.
¿Por qué es útil disponer de categorías personalizadas en las que agrupar todos los datos?
En primer lugar, le permite crear una vista que tenga 100% sentido para su empresa. Por ejemplo, puede comparar las hojas de horas de distintas oficinas de su empresa.
Las etiquetas de partes de horas le permiten desglosar los datos y supervisar una categoría de su elección: por ejemplo, puede agrupar partes de horas etiquetadas como horas extraordinarias, facturables o incluso oficina en casaSi un desglose determinado tiene sentido para su organización.
¿Desea obtener más información sobre las hojas de horas de su equipo? Puede añadir una columna llamada "Descripción del parte de horas" para importar la descripción de cada entrada en su informe. Las descripciones son comentarios realizados por los miembros de su equipo cuando registran sus entradas en el parte de horas. Ver estas descripciones le ayudará a darse cuenta de qué causó exactamente ciertas tendencias en las hojas de horas de su equipo.
Reserva una consulta con los expertos de Teamdeck. Te ayudaremos a configurar incluso los informes más sofisticados.
Analice la tasa de horas extraordinarias de su equipo
Uno de los beneficios del control del tiempo es que puedes llevar un registro de las horas extras de tus empleados. Ya hemos mencionado que una forma de hacerlo con Teamdeck sería pedir a tus empleados que utilicen una etiqueta de control de horas horas extraordinarias cada vez que trabajan horas extra.
Sin embargo, también puede calcular las horas extraordinarias sin tener que depender de un etiquetado correcto. ¿Cómo? Todo lo que necesita es el número de horas de trabajo estimadas (u horas disponibles) y, por supuesto, el número de horas reales/registradas.
Ayuda de Teamdeck con gestión de las horas extraordinarias también. Le permite almacenar tanto las horas disponibles (como las de sus empleados disponibilidad así como las horas de trabajo estimadas (reservas). Teniendo este tipo de datos a tu disposición, puedes crear un informe preciso de las horas extra de tu equipo. Vamos a crearlo paso a paso.
- Inicie un nuevo informe (personalizado).
- Añadir una nueva tabla y dejar Reservas y Hojas de horas columnas allí (en lugar de Reservas, podría utilizar Disponibilidad).
- Ahora, tenemos que crear una nueva columna para las horas extraordinarias. Para crearla, hay que hacer clic en métricas, entonces añadir personalizado y añadir campo de cálculo personalizado. Esta opción le permite definir sus propias métricas derivadas de los datos disponibles en Teamdeck. ¿Cómo calcular las horas extraordinarias? Se puede definir como el número de horas trabajadas por encima de las horas previstas. Por lo tanto, si el tiempo de tu hoja de horas es mayor que el tiempo de las reservas, significa que has trabajado más.
Dentro del Añadir campo de cálculo personalizado cambie el formato de los datos a Tiempo e introduce la siguiente fórmula: Hojas de horas: Tiempo - Reservas: Tiempo. Haga clic en Guardar y aplicar.
- Debería poder ver que ahora hay una nueva columna en su informe de hoja de horas: Horas extras. Sin embargo, es posible que observe que hay algunos valores negativos en las filas donde los datos de la hoja de horas eran en realidad inferiores a los datos de las reservas. Probablemente no sea un problema, pero hay una forma de solucionarlo.
- Si desea que su columna Horas extras muestre sólo números positivos, puede definirla de nuevo en el formulario del campo de cálculo personalizado. Necesitamos crear una sentencia If que se puede describir de la siguiente manera: si hay horas extras (por lo que el número de horas de la hoja de horas es mayor que el número de reservas), introduzca el valor de las horas extras, de lo contrario introduzca "0". La fórmula exacta para esta sentencia if es (por favor escríbala en el campo de cálculo, no puede pegarla directamente):
if ((Hojas:tiempo-Cuentas:tiempo)>0,Hojas:tiempo-Cuentas:tiempo,0)
Previsión de las necesidades de contratación
Tanto si decide utilizar la etiqueta de horas extra de la hoja de horas como marcador de horas extra o calcular usted mismo la columna de horas extra, puede agrupar los datos de distintas formas para comprender mejor quién y en qué circunstancias ha tenido que hacer horas extra.
Uno de los posibles casos de uso podría ser agrupar su tabla por Títulos de Trabajo (es un campo personalizado) y luego ver qué roles tuvieron horas extra dedicadas al trabajo. De este modo, puede previsión de recursos humanos necesidades de contratación o mejorar su asignación de recursos.
Si observamos el informe de horas extraordinarias anterior, probablemente podamos decir que esta empresa debería contratar a más especialistas en marketing, ya que los empleados actuales que desempeñan esta función realizan muchas horas extraordinarias.
¿Listo para tomar decisiones respaldadas por datos? Informe de horas trabajadas con Teamdeck
Una vez que guardas un informe en Teamdeck, permanece en tu panel de control. Revisa tu informe con regularidad para ver nuevos patrones en los datos y detectar posibles áreas de mejora.
¿Quieres compartir estos datos con tu equipo? Hágalo directamente en la aplicación pulsando share. También puede exportar los datos o generar un enlace a su informe, de modo que sea accesible para personas de organizaciones externas, por ejemplo, sus clientes o especialistas en nóminas.
Prácticamente no hay límites a lo que se puede hacer y analizar con los informes de Teamdeck. Y lo que es más importante, las funciones de informes están disponibles para todos los usuarios de la aplicación. Independientemente de si tienes 15 o 150 personas a bordo, podrás utilizar informes de hoja de horas robustos para tu beneficio.
