Uno apenas es capaz de mantenerse al día en el creciente panorama del software relacionado con los proyectos. Capterra enumera más de 600 herramientas sólo en la categoría de software de gestión de proyectos. Si a eso le añadimos herramientas de planificación de proyectos de recursos como software de gestión de proyectos, diagramas de Gantt o gestores de proyectos de tareas, acabaremos con una lista de la compra muy larga.
Gracias a este artículo obtendrá mucha información sobre las herramientas de planificación de proyectos:
Si buscas una visión evidente de todo el equipo y de todas las tareas y proyectos, estás en un buen lugar. Teamdeck.io es el hijo de una empresa de desarrollo de software de gestión de proyectos de TI que también trabaja con Uber, Netflix, Heineken y Spotify. Es una fantástica herramienta de gestión de proyectos. Como la herramienta de planificación de proyectos de recursos en uso por la tecnología, la educación, creativo, y las industrias del juego. Dirigido a la planificación de alto nivel ayuda - por ejemplo - en la evitación de cuellos de botella, la subutilización y sobreutilización, conflictos de programación, o la elección del empleado adecuado para un proyecto en particular.
Esta herramienta de planificación de proyectos permite gestionar el progreso del proyecto, el calendario del equipo o la disponibilidad de los empleados.
Teamdeck se puede alternar entre equipos y proyectos. Esta herramienta de planificación de proyectos en línea ayuda con la programación, el seguimiento del tiempo, la gestión de la carga de trabajo o la gestión de la disponibilidad, por mencionar algunos grupos o funciones. En esencia, se centra en los miembros de tu equipo y en su capacidad, no sólo en las tareas en sí. Teamdeck te da una visión general de quién está disponible para trabajar y durante cuánto tiempo. A menudo es exactamente lo que necesitas saber a la hora de planificar un nuevo proyecto, por lo que deberías estar realmente interesado en este software de gestión de proyectos.
Este enfoque le permite planificar su proyecto teniendo en cuenta las condiciones reales. Es más probable que evitar conflictos de programación cuando veas otros proyectos, las fechas de vacaciones de la gente, los días festivos, etc.
Una vez que el proyecto esté en marcha, los miembros del equipo podrán registrar su tiempo en los partes de horas. Verás si tus estimaciones eran correctas y podrás actuar en consecuencia. Ten en cuenta que las horas extra se marcan con barras rojas, así que te darás cuenta enseguida.
Otra función que te resultará útil tanto durante la planificación como durante la ejecución del proyecto es la generación de informes. Esto es especialmente útil si tienes que vigilar el presupuesto de tu proyecto. Con las herramientas de planificación de proyectos puedes crear un informe que compare las estimaciones financieras con el coste real, calculado a partir de las hojas de horas de tu equipo.
Trello es un software de planificación de proyectos que permite a los gestores de proyectos crear tableros y llenarlos con diferentes listas. Yo opté por un tablero sencillo basado en Kanban y creé listas que se corresponden con estados (en curso, por hacer, etc.). Enumeré las principales tareas que hay que hacer durante este proyecto:
Trello es una de las herramientas de planificación de proyectos que permitiría a los gestores de proyectos crear tareas más granulares, pero he decidido utilizar listas de control que se construyen dentro de las tarjetas para realizar un seguimiento de las tareas más pequeñas (ver la imagen de abajo).
También puedes añadir archivos adjuntos a las tarjetas, lo que facilita la comunicación de nuevas iteraciones o la obtención de comentarios. Añadir fechas de vencimiento a determinadas tarjetas también resulta práctico para planificar un proyecto.
Trello, uns un software de gestión de proyectos que permite una visión profunda de todo el equipo y el intercambio de archivos entre los miembros
Si quieres utilizar Trello, la herramienta definitiva de planificación de proyectos, sólo para la fase de planificación del proyecto, tienes un par de enfoques que puedes seguir, por ejemplo:
Cuando busques una forma de configurar tu tablón de Trello, asegúrate de echar un vistazo a estos consejos públicos preparadas por otros usuarios de Trello. Pueden servirte de inspiración, ya que se basan en proyectos de la vida real.
Precio: Las funciones principales de este software de planificación de proyectos están disponibles de forma gratuita para un número ilimitado de personas
Una lista de las mejores herramientas de gestión de proyectos no podría existir sin Asana. Asana es otro software de gestión de proyectos muy popular y potente para gestionar proyectos de varios tamaños y, aunque la versión gratuita viene con funciones limitadas, parece ser perfectamente adecuada para proyectos más pequeños.
Con este software de gestión de proyectos, el plan de su proyecto puede visualizarse en forma de lista, tablero o calendario (véase más abajo). Esta última vista es especialmente útil para planificar hitos y plazos. Puede ver cuánto tiempo queda realmente entre las diferentes fechas de vencimiento. Tenga en cuenta, sin embargo, que el establecimiento de fechas de inicio para las tareas no está disponible en el plan gratuito.
Cada tarea de este software de gestión de proyectos puede ir acompañada de una lista de subtareas (con sus propios plazos), archivos adjuntos, etiquetas o comentarios.
Antes de incorporar a tu equipo, tal vez quieras ver los cursos gratuitos en video disponibles en la Academia Asana. Verlos puede darte a ti y a los miembros de tu equipo muchas ideas a la hora de aprovechar al máximo esta herramienta.
Precio: Los equipos de hasta 15 personas pueden utilizar Asana, una de las herramientas de planificación de proyectos más populares, de forma gratuita y con funciones limitadas (incluidas tareas, vista de tablero, vista de lista y vista de calendario).
Los creadores del software de gestión de proyectos Nifty se enorgullecen de haber creado una aplicación que abarca la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. El aspecto de colaboración está respaldado por el hecho de que esta aplicación incluye un chat de equipo. ¿Y la parte de gestión de proyectos?
Con ésta, una de las herramientas de planificación de proyectos más populares, puede planificar su proyecto a partir de una lista de tareas, o trazar sus hitos en un diagrama de Gantt:
Las propias tareas pueden gestionarse en una vista de tablero. Con este software de planificación de proyectos puedes crear el tablero y las columnas desde cero o utilizar una plantilla predefinida. Para este proyecto, he elegido la plantilla de desarrollo ágil (y he eliminado la columnaretrasocolumna):
Entre las funciones de Nifty se incluyen plantillas de proyectos predefinidas
TeamGantt no le dejará colgado. La experiencia inicial te ayudará enormemente, especialmente si eres nuevo en la planificación de proyectos o en los diagramas de Gantt en general.
Como sugiere el nombre de este software de gestión de proyectos, crear Diagramas de Gantt es la funcionalidad principal. El proceso de creación y edición de gráficos es muy sencillo, también puede asignar personas a tareas concretas:
Los diagramas de Gantt son una parte crucial de muchas herramientas de gestión de proyectos
Con este software de gestión de proyectos, el plan de su proyecto también puede mostrarse en forma de lista:
Otra característica interesante de las herramientas de planificación de proyectos como TeamGantt es la tabla de carga de trabajo: puedes ver cuánto trabajo tiene cada uno en sus platos. Los usuarios de planes gratuitos solo pueden medir la carga de trabajo por el número de tareas por día, lo que puede no ser la medida más precisa, pero aun así te da una idea de la utilización de tu equipo.
La función de gestión de la carga de trabajo de TeamGantt
Por sí solo, MeisterTask es un software de gestión de proyectos que te permite planificar tu trabajo a bordo.
Lo que me pareció especialmente interesante para herramientas de planificación de proyectos como ésta es su integración con MindMeister, una herramienta para crear mapas mentales. Los mapas mentales en sí son estupendos para esbozar la estructura inicial de tu proyecto.
Crea un mapa de este tipo en MindMeister y luego importa las tareas directamente a MeisterTask. Todo lo que tienes que hacer es arrastrar un elemento de tu mapa mental sobre la persona a la que está asignada esta tarea. Estas tareas se añadirán a tu tablón de MeisterTask. También verás a las personas asignadas en tu mapa mental:
Muchas herramientas de planificación de proyectos en línea no disponen de una función como el mapa mental
Si está buscando una herramienta de software de planificación de proyectos y asignación de recursospara gestionar múltiples proyectos, nTask podría ser justo lo que necesitas. Por supuesto, también será adecuado para un solo proyecto. Es sólo que nTask es realmente bueno en proporcionarle una visión global de todos sus proyectos en curso.
A la hora de planificar un único proyecto con esta herramienta de planificación de proyectos, puede crear una lista de tareas o un simple diagrama de Gantt. Las tareas también pueden visualizarse en forma de cuadrícula:
Los miembros del equipo pueden registrar el tiempo dedicado a una tarea concreta. Con este software de gestión de proyectos, puede asignar tarifas horarias a sus empleados para hacer un seguimiento del coste del proyecto.
Asignación de tareas en nTask
Cuando se trata de la planificación de proyectos en sí, las herramientas de planificación de proyectos como Teamwork son una opción realmente potente. En primer lugar, puedes planificarlo todo en un diagrama de Gantt y detectar dependencias y posibles obstáculos.
Teamwork también ofrece una vista de tablero, un calendario con hitos o una lista:
Si tienes pensado hacer un seguimiento del tiempo de tus empleados a lo largo del proyecto (o necesitas facturar a los miembros del equipo por el tiempo que dedican), ya lo tienes todo listo. El software de gestión de proyectos Teamwork viene con un controlador de tiempo integrado:
Puede que se deba a la cantidad de funciones disponibles en Teamwork, pero me ha resultado un poco difícil navegar por esta aplicación. Afortunadamente, su base de conocimientos fue de gran ayuda para volver a encarrilarme.
Zenkit, como una de las herramientas de planificación de proyectos será apreciado por aquellos de ustedes que les gusta empezar a planificar su proyecto con un mapa mental. Si bien hay muchas herramientas de mapas mentales por ahí (además, siempre se puede confiar en la pluma y el papel), podría ser una molestia para traducir su mapa visual en un backlog del proyecto. Con Zenkit, es bastante fácil.
Empecé con un simple mapa mental:
Tienes que saber que, con este software de gestión de proyectos, cada elemento del mapa mental es un elemento similar a una tarea: puedes añadir una fecha límite, una fase del proyecto o un miembro del equipo responsable de su realización. Después sólo tienes que cambiar la vista a tablero y verás un tablero Kanban basado en el mapa mental:
Otras vistas disponibles de este software de planificación de proyectos son la de calendario, la de lista o la de tabla. La característica que hace que esta última sea realmente potente es la posibilidad de añadir campos personalizados. De esta forma puedes personalizar tu vista y agregar los datos de la forma que más te convenga.
Puede que Airtable no sea lo primero en lo que pienses cuando pienses en herramientas gratuitas de planificación de proyectos, simplemente porque no es una aplicación de gestión de proyectos per se. Es más bien una herramienta para almacenar y organizar datos. Como tal, Airtable es realmente versátil y, en mi opinión, también es genial para la planificación de proyectos.
Cuando cree una lista de tareas/hitos, utilizando este software de planificación de proyectos, tendrá pleno control sobre la estructura de su base de datos. Puedes añadir campos (con distintos formatos), conectar distintas tablas o importar una hoja de cálculo que hayas hecho previamente.
La vista de esta herramienta de planificación de proyectos puede cambiarse de lista a calendario o tablero Kanban:
He creado una estructura bastante básica para mi proyecto, utilizando esta herramienta de gestión de proyectos. Si quieres incluir epopeyas e historias de clientes en tu plan de proyecto, puedes encontraresta plantillaútil:
Airtable dispone de plantillas que permiten poner fin a los hitos del proyecto
Precio:Plan gratuito con funciones básicas (los miembros del equipo no están limitados)
ProofHub: una de las herramientas de planificación de proyectos más interesantes
ProofHub es uno de los mejores software de planificación de proyectos que le permite planificar y organizar proyectos de la forma más adecuada para su equipo. Además, puedes asignar tareas, ver datos en función de las prioridades y tener a mano los detalles esenciales.
Utilice los diagramas de Gantt para visualizar, planificar y programar tareas. El software de diagramas de Gantt le permite establecer la dependencia entre tareas, resaltar rutas críticas, asociar hitos, realizar un seguimiento del progreso, exportar o imprimir diagramas de Gantt y ver sus datos de Gantt en una ubicación centralizada.
Con este software de planificación de proyectos puede añadir listas de tareas y tareas al diagrama de Gantt. Además, le muestra cómo se completarán sus tareas en una vista de línea de tiempo y le permite planificar y programar cómo se completarán.
Las herramientas de planificación de proyectos (o herramientas de planificación del trabajo, herramientas de planificación en línea, planificadores de proyectos en línea, etc.) son sistemas de software desarrollados para gestionar todos los procesos relacionados con los proyectos de los gestores de proyectos: por lo general, para gestionar las tareas y las personas asignadas (o no asignadas) a ellas. Para organizar proyectos, listas de tareas y estimación de proyectos, y garantizar que el equipo del proyecto y cada especialista individual son capaces de completar las expectativas del proyecto a corto y largo plazo. En una palabra: ayudan tanto a los líderes como a los miembros del equipo a gestionar múltiples proyectos.
Las mejores herramientas de planificación de proyectos agilizan el proceso ofreciendo una plataforma centralizada (sobre todo en el SaaS que ayuda a definir la ruta crítica de un proyecto, crear tareas y subtareas, programar recursos y comunicarse con los miembros del equipo, todo ello a través de la misma plataforma.
Funciones principales y generales de las mejores herramientas de planificación de proyectos:
El seguimiento del progreso de los proyectos no es igual para todas las empresas. Incluso las pequeñas empresas con proyectos pequeños y equipos reducidos utilizan a veces varias herramientas para hacer un seguimiento de las tareas, controlar el tiempo empleado o simplemente gestionar proyectos y listas de tareas pendientes.
Por supuesto, los proyectos cambian, las expectativas y supuestos de los directores rara vez son los mismos y las personas que crean el producto también cambian. Eso, por supuesto, determina el papel de o la elección de una herramienta de planificación de proyectos.
¿Es diferente la situación en los grandes equipos responsables del desarrollo de productos muy complejos? Todo líder, no sólo el jefe de un gran departamento de gestión de proyectos, el líder de proyectos complejos, que incluye a muchos especialistas y tareas individuales, sabe lo importante que es estar cerca de cada aspecto de todo el proceso. No se trata sólo del rendimiento del equipo o de los empleados individuales, sino del conocimiento sobre la desarrollo de elementos individuales de lo que constituye el producto final.
Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores, estas son las razones por las que el mercado ofrece un número absolutamente elevado de herramientas para gestionar múltiples proyectos, a veces herramientas dedicadas a algún aspecto de todo el proceso de gestión de proyectos, o al sector (por ejemplo, la industria creativa) y entender por qué son tan importantes unas buenas herramientas de planificación de proyectos.
Así pues, lo que puede denominarse una "potente herramienta de gestión de proyectos" o "las mejores herramientas de gestión de proyectos" varía de una empresa a otra. Algunas necesitan en algún momento un software con funciones avanzadas, pero en otras ocasiones no utilizan todas las funciones, sino unas pocas. Algunas necesitan software de programación de proyectospero otra software de seguimiento del tiempo de los empleados.
Ahí lo tienes: una lista de aplicaciones gratuitas para planificar tu proyecto. Puedes combinar un par de ellas y crear una caja de herramientas realmente potente para tu proyecto. Desde la ideación de proyectos, pasando por la planificación de recursos, hasta los tableros kanban, deberías poder encontrar un software que se adapte a tus necesidades.
Sigo buscando grandes herramientas gratuitas de planificación de proyectos: si tienes alguna sugerencia de herramienta que pueda añadirse a esta lista, no dudes en escribirnos en el chat.
Lo más probable, sin embargo, es que esté empezando con su proyecto. Y que trabaje solo o con un equipo muy pequeño. Por eso, tu presupuesto ideal para herramientas de gestión de proyectos es de $0.
Si es así, no hay por qué preocuparse. Hay más opciones gratuitas de herramientas de planificación de proyectos que una hoja de cálculo o una pizarra de oficina. He probado 10 herramientas gratuitas de planificación de proyectos que vienen con los planes $0 (no sólo pruebas gratuitas). En este artículo, encontrará una lista de estas aplicaciones junto con sus principales características.
Para probar estas herramientas de planificación de proyectos, he creado un plan simplificado para construir un sitio web. Mi sitio web imaginario consta de una página de inicio, una página sobre nosotros y una página de contacto. Tengo que diseñarlo, crear contenidos para él y, por último, desarrollarlo.
¿Quién mejor que un equipo imaginario para trabajar en un sitio web imaginario? Yo también tengo uno: está formado por 2 desarrolladores de software, un diseñador UX/UI, un ilustrador freelance y yo.
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