Muchas empresas buscan actualmente ideas para optimizar costes en respuesta a la pandemia mundial y sus consecuencias económicas. Al intentar minimizar los costes de RRHH, los equipos deciden congelar la contratación o utilizar su tecnología de RRHH de forma más eficaz, todo ello con el fin de seguir siendo rentables y evitar despidos. Con el ánimo de hacer un mejor uso de la tecnología disponible, queremos mostrarle cómo las empresas pueden reducir los costes empresariales con gestión de los recursos del proyecto.
Nuestros consejos sirven para muchos sectores diferentes, pero las empresas que trabajan para varios clientes a la vez (agencias, consultorías, empresas de software) quizá los encuentren especialmente útiles. Y es que, cuando se hacen malabarismos con varios proyectos a la vez, planificar y gestionar los recursos es todo un reto.
En primer lugar, definamos la gestión de recursos.
En nuestro guía de gestión de los recursos del proyectolo definimos como hacer el uso más eficiente posible de los recursos finitos que tiene a su disposición. ¿De qué tipo de recursos estamos hablando? De personas, por supuesto, pero también de equipos, salas, vehículos o cualquier otra cosa en función de la naturaleza de su empresa. En esta entrada del blog, sin embargo, nos centraremos en la gestión de los recursos humanos.
Aprovechar al máximo sus recursos significa utilizarlos de forma eficiente, asignar las personas adecuadas a los proyectos adecuados (asignación de recursos)y analice el trabajo de su equipo para encontrar oportunidades de optimización. Estos pasos son cruciales para reducir los costes empresariales, como verás en los próximos párrafos.
Utilizando bien software de planificación de recursos te ayudará enormemente. Por supuesto, la aplicación no hará todo el trabajo por ti, pero te permitirá hacer las cosas de manera eficiente, ahorrando tiempo y dinero en el proceso. En esta entrada del blog, verás pantallas de Teamdeckuna aplicación utilizada por equipos de todo el mundo.
Desarrollando Teamdeckcomo aplicación completa de gestión de recursos, a menudo hablamos con nuestros clientes sobre el efecto que tiene la gestión de recursos en sus presupuestos.
Apptension fue una de las primeras empresas que utilizó Teamdeck para planificar y gestionar el trabajo de sus empleados. Piotr Bandosz, responsable de finanzas y personal de Apptension, nos lo cuenta:
Sin Teamdeck, hemos estado desperdiciando $11,130 en tiempo de los empleados mensualmente para lidiar con luchas gerenciales comunes. Teamdeck nos ayudó a reducir este desperdicio a $1.249,50, lo que nos ahorra $9.880,50 al mes.
Apptension es un equipo de 50 personas, por lo que si dirige una empresa más grande, puede esperar un ahorro aún mayor. ¿Cómo es posible? Entremos en detalles: ¿cómo se ahorra dinero cuando se aplica la gestión de recursos?
¿Por qué utilización de recursos tan crucial? En pocas palabras: beneficia tanto al empresario como a los trabajadores. Piense, por ejemplo, en la infrautilización. Las personas que esperan en sus tareas generan costes para la empresa, pero también pueden se sienten muy frustrados. Por otro lado, la sobreutilización puede llevar a agotamiento de los empleados y costes adicionales para el empresario si paga más por horas extraordinarias. Es muy sencillo: con una utilización óptima, no genera costes innecesarios y los miembros de su equipo pueden disfrutar de una equilibrado carga de trabajo del equipo.
La gestión de recursos es clave para mantener una buena utilización de los mismos. Requiere prestar atención a planificación de recursos y asignar trabajo a los empleados que pueden asumir más tareas. Cuando vea todas las reservas de los miembros de su equipo en el calendario de recursoses mucho más fácil detectar a las personas infrautilizadas o sobreutilizadas.
Una de las razones por las que la gestión de recursos influye en la rentabilidad de los proyectos es que te ayuda a elegir a las mejores personas para una tarea determinada. Parece bastante fácil cuando tu equipo es, digamos, de diez personas. Pero, ¿y si gestionas a más de 200 empleados?
Herramientas de gestión de recursos como Teamdeck te ofrecen una buena visión general de la reserva de talento. Puedes ver quién está disponible para unirse a un nuevo proyecto, pero también puedes filtrar a los miembros de tu equipo por habilidades, antigüedad en el puesto o ubicación. Cuando en un proyecto trabajan las mejores personas posibles, es más probable que tenga éxito.
Aun así, aunque tus mejores talentos consigan entregar el proyecto dentro del plazo y el presupuesto previstos, puede resultar que apenas sea rentable. Todo se reduce al presupuesto que acuerdes con el cliente y al método de facturación.
Por ejemplo, si factura por horas (tiempo y material), merece la pena analizar el tiempo facturable y no facturable de su equipo. Seguimiento del tiempo de los empleados es un aspecto importante de la gestión de recursos. Permite introducir mejoras a nivel personal (por ejemplo, reajustar la propia carga de trabajo) y a nivel de proyecto o incluso de organización.
Entra en la sección de tu equipo informe de control horario y ver cuál es el desglose de horas facturables frente a horas no facturables. Después, tómate un momento para pensar cómo puedes mejorar la proporción a tu favor. Por ejemplo, puede que te des cuenta de que tus equipos de proyecto dedican mucho tiempo a largas reuniones o a tareas administrativas como la elaboración de informes de proyecto. Verás literalmente dónde estás perdiendo dinero.
¿Cómo puede solucionarlo? Una idea es mejorar los procesos internos de la empresa. Otra sería enfocar los futuros presupuestos de otra manera y, por ejemplo, asignar un mayor colchón.
La comunicación es fundamental, especialmente para las empresas que han optado por el trabajo a distancia. Si te encuentras en esta situación, te recomendamos que le eches un vistazo a nuestra entrada del blog sobre comunicación eficaz para equipos remotos.
Sin embargo, también es cierto que la comunicación puede ser frustrante y llevar mucho tiempo. ¿Un ejemplo? Imagine que está a cargo de un equipo y mantiene la siguiente conversación con su colega:
Otro ejemplo es cuando la gente no está segura de en qué debe centrarse un día determinado. Puede parecer sorprendente, pero no es algo que ocurra con poca frecuencia, sobre todo en el caso de funciones que dan soporte a varios proyectos a la semana (por ejemplo, ilustradores o especialistas en DevOps).
Parece algo inocente, pero conversaciones similares pueden restar horas a la semana de sus empleados. ¿No sería estupendo eliminar estas idas y venidas y disponer en su lugar de sistemas eficaces para planificar y gestionar el tiempo de trabajo o de vacaciones? Ahí es donde resultan útiles las herramientas de gestión de recursos.
Cuando su equipo está comprometido con la gestión de recursos, es fácil para los empleados comprobar sus prioridades para los próximos días. Las asignaciones y solicitudes de vacaciones también pueden gestionarse sin fricciones. Usted ahorra dinero como empresa, y los miembros de su equipo pueden centrarse en la comunicación que les importa.
¿Alguna vez ha pasado por un costoso proceso de contratación sólo para contratar a un empleado que, después de todo, no tenía tanto que hacer? ¿O quizás ha conseguido un par de proyectos y se ha dado cuenta de que no tiene suficientes recursos? capacidad para entregarlos y tuvo que contratar autónomos o subcontratar equipos por un coste extra? Ambas situaciones podrían haberse evitado con la previsión de recursos. Significa que intentas predecir cuántos recursos necesitarás y cuándo.
¿Cómo puede ayudarle la gestión de recursos con previsión de recursos humanos?
En primer lugar, sus gestores tienen una mejor visibilidad de la capacidad de su equipo y de la carga de trabajo actual, por lo que pueden planificar la cadena de producción en consecuencia. En segundo lugar, puede analizar los datos históricos de las hojas de horas de su equipo para identificar patrones. Por ejemplo, muchas agencias experimentan una demanda de recursos estacional: hay meses en los que simplemente hay más trabajo. Saber esto de antemano le permite prepararse para una escasez de recursos e iniciar un proceso de contratación o negociar un mejor acuerdo con una empresa de externalización. De este modo, optimizará sus gastos y podrá planificar mejor sus finanzas.
Cuando te enfrentas a una crisis, tu primer instinto puede ser limitar el gasto. Invertir en una aplicación de gestión de recursos puede parecer contradictorio cuando lo que se busca desesperadamente es ahorrar dinero, ¿verdad? En realidad, siempre y cuando su equipo directivo se comprometa con una gestión eficaz de los recursos. planificación y gestión de recursosLa rentabilidad de la inversión debería ser alta.
Por ejemplo, Apptension, la empresa que estima que ahorra $10k cada mes gracias a Teamdeck. ¿Cuánto gastan en ello? Una licencia para una persona cuesta $3,99, por lo que un equipo de 50 personas paga $199,50 cada mes. Como puedes ver, es sólo una fracción del ahorro que son capaces de generar gracias a la gestión eficaz de sus recursos.
¿Se pregunta cuál sería el retorno de la inversión para su empresa? Hablemos de ello. Concertar una llamada con Aniela: hablará de sus necesidades de gestión de recursos y le mostrará cómo Teamdeck puede ayudarle a reducir los costes de su empresa.
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