Teamdeck es el software de gestión de recursos de cientos de equipos de todo el mundo. Creemos que la razón #1 de la adopción de nuestra herramienta es su capacidad de personalización. Nuestros clientes establecen vistas personalizadas, ajustan plantillas y crean integraciones que les ayudan a gestionar sus equipos sin complicaciones innecesarias.
Qué aprenderá gracias a este artículo:
La gestión eficiente de los recursos consiste en emplear tu tiempo y energía en acciones que marquen la diferencia para tu equipo y tu empresa. Racionalizar tu rutina en Teamdeck te dará tiempo extra para centrarte en la esencia de tu trabajo.
Tanto si eres un nuevo usuario de Teamdeck como si ya tienes experiencia, deberías ser capaz de mejorar tu productividad con estos consejos para ser eficiente gestión de los recursos del proyecto.
Teamdeck viene con una variedad de opciones para que los usuarios elijan. La flexibilidad es importante, ya que diferentes empresas tienen diferentes necesidades. Por otro lado, sin embargo, no es frecuente que un equipo utilice realmente, digamos, los 16 motivos de vacaciones predefinidos.
Los miembros del equipo con permisos de propietario pueden cambiar los ajustes predefinidos. Ir a Configuración -> Avanzado para empezar a organizar. Tómate un par de minutos para echar un vistazo a las listas de:
y elimine las que su equipo no vaya a utilizar. Las listas serán más cortas y fáciles de consultar para ti y tus compañeros de equipo.
¿Le preocupa necesitar etiquetas adicionales? Puede añadirlas en cualquier momento, no hace falta acumularlas de antemano.
Teamdeck te permite añadir campos personalizados a los miembros de tu equipo y a tus proyectos. De este modo, puedes proporcionar más detalles sobre tus equipos (cargo, ubicación, antigüedad) y tu trabajo (cliente, presupuesto).
La principal ventaja de disponer de campos personalizados es la posibilidad de desglosar los recursos con facilidad. ¿Necesita encontrar un desarrollador de software que esté disponible para unirse a un nuevo proyecto? En lugar de ir uno a uno por el equipo, puedes elegir que sólo aparezcan las personas cuyo cargo coincida con la vacante y que estén disponibles para trabajar en un periodo determinado. Esta función es especialmente apreciada por los equipos más grandes y las empresas con varias oficinas, donde los miembros del equipo no se conocen tan bien.
Los campos personalizados también resultarán útiles a la hora de crear informes. Imagina que tienes que controlar los costes reales de tu proyecto, pero cada empleado tiene una tarifa por hora diferente. Tener un campo personalizado "tarifa del proyecto" asociado a cada miembro del equipo te ahorrará mucho tiempo de búsqueda en hojas de cálculo.
En Teamdeck, todos los usuarios con permisos de administrador o propietario pueden configurar varias vistas personalizadas de la vista principal. calendario de recursos. Pueden compartirse en toda la organización o mantenerse en privado.
Esto cambia las reglas del juego, especialmente si Teamdeck es utilizado por diferentes equipos de la empresa (PM, RRHH, ventas), lo que casi siempre es el caso.
La vista por defecto del calendario muestra un par de filas para cada miembro del equipo:
La vista por defecto es muy informativa pero, al mismo tiempo, bastante extensa, sobre todo si tienes un equipo grande. Las vistas personalizadas, en cambio, pueden almacenar solo los datos que necesitas para hacer tu trabajo.
Los equipos de RR.HH. suelen crear una vista separada sólo para los datos de vacaciones, mientras que los comerciales, interesados en la capacidad de su equipo para nuevos proyectos, se centran en las reservas. Estas vistas con un único propósito suelen ser mucho más fáciles de leer.
¿Cómo crear una vista personalizada? Haga clic en el botón Nueva vista encima de su lista de recursos. A continuación, configure los ajustes y filtros de su vista personalizada.
Al igual que ocurría con la configuración general de Teamdeck, la vista de calendario debe adaptarse a las necesidades particulares de tu empresa. Por ejemplo, si en tu equipo no hay empleados a tiempo parcial, probablemente puedas prescindir de la fila de disponibilidad. Lo mismo ocurre con las hojas de horas si decides no hacerles seguimiento.
Tiene a su disposición 7 plantillas de informes, adecuadas para calcular la utilización o supervisar los presupuestos de los proyectos. Puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades. Una vez que haya creado una plantilla de informe perfecta (por ejemplo, una para cálculo de los KPI de ventas), compártelo con tus compañeros directivos. Así ahorrarán mucho tiempo y se establecerá una norma de información en tu empresa.
Este enfoque tiene mucho sentido para los informes de toda la empresa. ¿Qué pasa con los específicos de cada proyecto? Por ahora, no puedes duplicar informes existentes en Teamdeck, por lo que tus compañeros no pueden copiar tu informe. Sin embargo, pueden trabajar con las plantillas disponibles para acelerar el proceso de creación de informes. Alternativamente, puedes ceñirte a un informe y utilizar filtros para mostrar los datos que uno necesita analizar en un momento dado. Varias personas pueden utilizar el mismo informe y cambiar únicamente el intervalo de fechas/proyecto que están consultando.
Estar al tanto de la carga de trabajo o las ausencias de su equipo es importante para una gestión eficaz de los recursos. Afortunadamente, hay formas de estar al día sin tener que consultar el calendario de tu equipo cada dos por tres. Puedes crear notificaciones en Slack o por correo electrónico para que te avisen de eventos importantes (por ejemplo, nuevas solicitudes de vacaciones).
La forma más sencilla de hacerlo sería utilizar Zapier, ya que no requiere conocimientos de programación. Si desea crear un flujo de trabajo personalizado, API pública de Teamdeck está disponible para que juegues con él.
Elegir un potente planificador de calendarios en línea es una cosa. Sin embargo, para beneficiarte realmente de ella, normalmente necesitas aprender trucos que te faciliten el trabajo. Comenzar con Teamdeck es sencillo, pero estaremos encantados de ayudarte a convertirte en un usuario avanzado en muy poco tiempo. Reserva una consulta gratuita con nuestro equipo para discutir cómo puedes adaptar Teamdeck a tus necesidades.
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