Las horas extraordinarias, la cantidad de trabajo realizado más allá del horario previsto, son un tema demasiado complejo como para limitarse a ofrecer un consejo del tipo "evítalas a toda costa". De hecho, dedicar horas extra puede ser la única manera de salvar un proyecto cuando surgen complicaciones inesperadas.
Lo que no quiere es que las horas extraordinarias se conviertan en algo habitual, ya que pueden perjudicar a su empresa tanto desde el punto de vista financiero como cultural. Afortunadamente, existen algunas prácticas de eficacia probada que pueden ayudarle a gestionar las horas extraordinarias con sensatez. En este artículo las repasaremos una a una.
Qué obtendrá gracias a este artículo:
- Papel del seguimiento de las horas extraordinarias en la gestión de proyectos
- Papel de la gestión pertinente de la carga de trabajo y las horas extraordinarias
- ¿Quién utiliza software de planificación de recursos como solución para la gestión de las horas extraordinarias
Planificar una empleado carga de trabajo para evitar las horas extraordinarias
Gestión eficaz de las horas extraordinarias (y estrategia de gestión del tiempo) comienza con la planificación de un calendario de trabajo equilibrado. Aquí es donde puede cometer costosos errores que se multiplicarán a lo largo del proyecto. ¿Cómo evitarlos? Cuando sea posible, intente planificación flexibleque permite escenarios alternativos y ajustes temporales.
También puede analizar la carga de trabajo prevista para todos sus empleados: preste especial atención a las personas con habilidades únicas, cuyas tareas no pueden transferirse a otros miembros del equipo. Si su carga de trabajo es alta, es más probable que hagan horas extra, ya que no hay nadie más para ayudar.
Una idea para evitarlo sería crear una red de autónomos que pudieran enchufarse al proyecto cuando fuera necesario. Otra es contratar a una nueva persona con habilidades similares que pueda asumir parte de la carga de trabajo. Aumente la productividad de 9 a 5
Controlar la carga de trabajo, aunque es un paso esencial, no siempre basta para evitar las horas extra. Los proyectos con calendarios apretados y plazos inamovibles tienen muy poco margen de maniobra cuando algo va mal.
Un empleado enfermo o un problema técnico pueden provocar rápidamente que el equipo tenga que hacer horas extra. Para minimizar las horas extra, puedes implantar un par de normas que ayuden a la gente a centrarse en su trabajo de 9 a 5.
En primer lugar, debe asegurarse de que su equipo sabe cuáles son sus próximas tareas. Aunque parezca obvio, no siempre es así. Los miembros del equipo que no conocen sus tareas (o no comprenden plenamente su alcance) probablemente pierdan mucho tiempo precioso antes de empezar a trabajar.
El siguiente paso sería suprimir las reuniones que no sean absolutamente imprescindibles. Si sigues un enfoque ágil de la gestión de proyectos, puedes programar reuniones scrum. Están diseñados para cubrir los puntos esenciales sin perder tiempo ni recursos.
Otra forma de aumentar la eficiencia es facilitar la comunicación entre los miembros del equipo. Existen muchas herramientas de colaboración en el mercado: desde aplicaciones de chat (p. ej. Slack) a programas informáticos de gestión de proyectos (p. ej. JIRA).
Una vez elegidas las herramientas, intenta integrarlas entre sí para crear flujos de trabajo fluidos. Un ejemplo sería instalar las notificaciones de JIRA en Slack: así los miembros del equipo pueden ver las actualizaciones en tiempo real y reaccionar en consecuencia.
Gestione las horas extraordinarias a lo largo del proyecto con un planificador de recursos o un planificador de horas extraordinarias.
Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que hacer un seguimiento del progreso de las entregas, así como de la carga de trabajo real (lea más sobre gestión de la carga de trabajo). ¿Cómo hacerlo? Una forma eficaz de conocer el tiempo de trabajo de sus empleados es utilizar un software de seguimiento del tiempo. Además, es muy cómodo para el equipo.
Gracias a los partes de horas, los miembros de tu equipo pueden estar seguros de que ves su esfuerzo extra. ¿Una ventaja para los directivos? Cuanto antes conozca las horas extraordinarias, antes podrá llegar a la causa raíz.
Para realizar un seguimiento eficaz de las hojas de horas de su equipo, lo mejor es utilizar un sistema de actualización automática. informe de control horario. Al observar los datos de tiempo registrados, también resulta útil analizar las descripciones de las hojas de horas. Las descripciones son comentarios que sus empleados pueden introducir al registrar una entrada de tiempo determinada. Comprobar las descripciones puede proporcionarle información valiosa sobre los patrones de horas extra de su equipo:
En la imagen de arriba se puede ver que Rose sólo registraba horas extraordinarias significativas cuando tenía tareas que le exigían interactuar con el cliente (talleres, revisiones de activos). Quizá sea algo que merezca la pena estudiar.
Dependiendo de la causa de las horas extraordinarias, puede ajustar el calendario del proyecto (más información sobre técnicas de programación de proyectos) o contratar ayuda adicional. Si cree que es imposible evitar algunas horas extraordinarias, asegúrese de comunicar sus expectativas al equipo.
Calcular la compensación por el trabajo extra
Aunque muchos empleados están dispuestos a hacer un esfuerzo adicional, sus horas extraordinarias conducen a un equilibrio negativo entre trabajo y vida privada. Por eso, la mayoría de las empresas pagan un suplemento por el tiempo que se pasa del horario normal. Dado que todos los gastos deben incluirse en el presupuesto del proyecto (lea más sobre seguimiento del presupuesto del proyecto)es importante saber cuánto dinero se destinará a la compensación de las horas extraordinarias.
Algunos herramientas de gestión de recursos facilitan esta tarea proporcionando informes que puede extraer del hojas de horas. En Teamdeck, puede crear un informe de compensación de actualización automática que le ayudará a gestionar las horas extraordinarias.
Sólo tiene que elegir los puntos de datos que necesita e introducir las tarifas de horas extraordinarias de su equipo. Puede utilizar tarifas diferentes para los distintos miembros del equipo. A medida que avanza el proyecto, todo lo que tienes que hacer es abrir el informe y comprobar el gasto actual en horas extraordinarias. Incluso puedes compartir el enlace del informe con tu equipo de nóminas para facilitarles también el trabajo.
Una vez establecida una política adecuada de gestión de las horas extraordinarias, no olvide comunicar las expectativas a su equipo. Lugar de trabajo y transparencia del proyecto son especialmente importantes en este caso, ya que pueden ayudarle a evitar agotamiento de los empleados.
Un reciente estudio de Gallup demostró que mientras carga de trabajo inmanejable de hecho es uno de los 5 factores correlacionados con el burnout, también lo son falta de comunicación y apoyo por parte de los directivos y presión de tiempo excesiva. La comunicación abierta, la comprensión de las limitaciones de tiempo del proyecto y unas normas claras para la compensación de las horas extraordinarias son necesarias para que los miembros de tu equipo se sientan mejor con su actual carga de trabajo.
Teamdeck facilita la gestión de las horas extraordinarias de su equipo. Con las hojas de asistencia y los informes de compensación de horas extra, puede estar al tanto de la carga de trabajo de su equipo y del presupuesto del proyecto al mismo tiempo. ¡Programe una llamada con Aniela y aprenda a dirigir su equipo de manera eficaz!
