Beneficios del Control Horario: Por qué su empresa fracasa en el control del tiempo

Al dirigir una empresa o una startup, es posible que desee vigilar cada detalle de la misma. Si contrata a desarrolladores de software, diseñadores y gestores de proyectos, el seguimiento de las horas de trabajo es probablemente lo que hace a diario. Puede que no sea su tarea favorita en el trabajo, puede resultar desalentadora y frustrante, pero en la mayoría de los servicios profesionales se ha convertido en una obligación.

El seguimiento del tiempo permite gestionar la productividad de los empleados, controlar el tiempo dedicado a una tarea determinada y, en definitiva, ayuda a optimizar mejor la futura asignación de la mano de obra en la empresa.

Y lo que es aún más importante, ayuda a mostrar a los clientes lo que realmente están pagando.

"El control del tiempo es una necesidad para los profesionales que facturan por horas" - Fast Company

Bueno, al menos esa es la principal razón para hacerlo.

¿Por qué tiene sentido el control del tiempo?

Los estudios han demostrado que las empresas que no utilizan la gestión del tiempo pierden más de un millón de euros al año. $18.000 de media al año.

Si se aplica correctamente, el control del tiempo puede ayudar a su empresa a ser más eficiente y transparente tanto con los equipos como con los clientes, según Small Business Trends:

"Un software adecuado de seguimiento de tiempos y proyectos puede ayudar a las empresas a entender y contabilizar las contribuciones de sus empleados, a pesar de las métricas más desafiantes con las que ahora deben medirse esas contribuciones."

Idealmente, el seguimiento del tiempo puede reducir las conjeturas a la hora de asignar mano de obra o estimar futuros proyectos, ayudando a la empresa a planificar mejor el presupuesto.

Sin embargo, la realidad es muy distinta, como afirma el informe de McKinsey & Company:

"Por término medio, los grandes proyectos de TI superan en un 45% el presupuesto y en un 7% el plazo previsto, al tiempo que aportan un 56% menos de valor de lo previsto. Los proyectos de software corren el mayor riesgo de sobrepasar los costes y los plazos".

Así que puede que ahora estés pensando:

¿Por qué, si es tan necesario hacer un seguimiento de las horas de trabajo, dices que puede no ser bueno para mí?

Lo explicaré enseguida.

Cuando el control del tiempo no tiene sentido

Muchas empresas aplican software de seguimiento del tiempo de los empleados por el mero hecho de hacerlo.

En su "Guía del gestor de proyectos para el seguimiento del tiempo", Michał Bielak presta atención a un caso muy importante:

"...el control del tiempo, cuando no se aplica correctamente, puede dejar a sus empleados abrumados y, en realidad, ni siquiera ligeramente más productivos".

Se trata de un problema real en la comunidad de desarrolladores, bien expresado por el Sr. Anne Dev en "Soy un mal desarrollador, esa es la única explicación razonable". Describe lo intimidada, asustada e incluso avergonzada que se sentía por aplicaciones de gestión del tiempo se enfrentó:

"Me sentía como una mierda y estaba enfadado. Me sentía como una carga para mi equipo. Y me parecía que comparar cuatro horas de comida con un cliente con cuatro horas de programación era una gilipollez. Pero, ¿tenían razón sobre mi bajo rendimiento? ¿O estaba negando mi autoestima y mi productividad?".

Se puede ver la magnitud de este problema en las respuestas y comentarios que recibió en Medium y de Comunidad Hacker News. Otros desarrolladores le compadecen porque también se han sentido mal juzgados por su trabajo y por personas que no entienden que el desarrollo de software es complicado y no siempre puede medirse por horas estrictas o compararse con otros proyectos.

Los peligros del control del tiempo

¿Cómo sacar el máximo partido del control del tiempo sin cabrear a los empleados?

Lo mejor es evitar estos cinco errores comunes:

1. Perder el tiempo con el seguimiento temporal

Para muchos empleados, controlar el tiempo es un trastorno. Tienen que dedicar tiempo extra sólo para rellenar las hojas de horas.

Existen muchas herramientas de software para gestores de proyectos, como Harvest o Basecamp, pero exigen que los usuarios se acuerden de rellenar formularios específicos para hacer un seguimiento de sus horas de trabajo. Estos informes pueden ser inexactos, como explicaré más adelante, pero también consumen mucho tiempo a los empleados.

Sin embargo, existen herramientas de seguimiento en tiempo real como Toggl, que no requieren rellenar ninguna hoja de horas. En su lugar, los empleados inician y detienen el seguimiento siempre que lo necesitan. Esto les permite hacer realmente su trabajo y les evita algunas frustraciones.

2. No hacer un seguimiento de todo

No somos perfectos, admitámoslo. Cometemos errores, mentimos u olvidamos cosas. Entonces, ¿cómo puede ser exacto un control del tiempo basado en la cumplimentación retroactiva de hojas de cálculo?

Otra investigación muestra cuántas cosas no contabilizamos cuando hacemos el seguimiento de nuestro tiempo en el trabajo, simplemente porque no son facturables: se trata sobre todo de correos electrónicos, reuniones o comunicación en equipo. No contabilizar los correos electrónicos, por ejemplo, conlleva graves pérdidas de dinero.

Según Harvard Business Review, la economía estadounidense está perdiendo 50 millones de horas, es decir, $7.400 millones al día, en productividad. Esto ocurre simplemente porque la gente se olvida de contabilizar el tiempo dedicado a leer y responder correos electrónicos como tiempo de trabajo.

3. No motivar al equipo para que controle su tiempo

Controlar el tiempo no es algo que nos guste hacer. Para muchos de nosotros, no es natural o incluso no tiene sentido.

Es deber del directivo educar a los empleados sobre la importancia de seguimiento temporal de proyectos y mostrarles cómo hacerlo correctamente.

Como dice Michał Bielak en su guía del primer ministro:

"[No puedes] reunir un día a los miembros de tu equipo en una sala y decirles: "A partir de ahora, utilizaremos este programa informático de control del tiempo para ver cómo va vuestro trabajo. Pinchad aquí, ahora pinchad allí, perfecto, gracias, se acabó la reunión".

La falta de contexto puede llevar a situaciones como la descrita por el Sr. Anne Dev, mencionada anteriormente en este artículo: las personas pueden empezar a sentirse mal por el tiempo que dedican a los partes de horas, se sentirán frustradas y enfadadas por todo el proceso.

4. Seguimiento del tiempo tras finalizar la tarea

Ya he hablado un poco de ello antes: los empleados tienden a rellenar los partes de horas después de terminar la tarea, lo que da lugar a conjeturas y suposiciones.

Los informes basados en un seguimiento impreciso del tiempo son engañosos y causan a la empresa problemas de gestión y financieros.

Y lo que es peor, 9,1% de los trabajadores rellenan sus partes de horas una vez a la semana, y 3,6% lo hacen una vez al mes, lo que provoca aún más inexactitud en los datos que introducen. Recuerda a tus trabajadores que rellenen los partes de horas con regularidad o cambia a herramientas de seguimiento en tiempo real.

5. Creación de informes engañosos

¿Cómo puede asignar sus recursos si los datos que obtiene de los partes de horas son inexactos?

Al no saber exactamente cuánto tiempo dedican sus empleados a determinadas tareas, puede subestimar o sobreestimar futuros proyectos, lo que puede incluso afectar al presupuesto de su empresa.

Una previsión adecuada es crucial en la gestión de proyectos, por lo que no querrá tomar esas decisiones basándose en datos erróneos.

Considerar la gestión de los recursos

Mientras que el seguimiento del tiempo le permite controlar cuántas horas dedican sus empleados a las tareas, la gestión de recursos le ayuda a asignar sus recursos de forma eficaz, en función de la capacidad de trabajo y de los miembros del equipo disponibles.

De este modo se asegurará de no abrumar a los empleados con demasiado trabajo, evitando tiempos muertos al mismo tiempo en otros equipos.

Basándonos en esta sencilla idea, hemos creado Teamdeck.io - una sencilla herramienta de planificación de recursos que ayuda a informes de control horario o con la aplicación de estrategias de gestión del tiempo. Con una sólida experiencia en el desarrollo de software, entendemos lo importante que es asignar adecuadamente la mano de obra en los proyectos recientes y futuros, para garantizar el flujo de la empresa, así como la satisfacción de los empleados y los clientes.

La razón para implantar una herramienta de programación de recursos es empezar a centrarse en todo el proceso, obteniendo una visión general de alto nivel de su equipo. Con una herramienta de este tipo puedes controlar a todos los empleados a la vez, supervisando los proyectos a los que están asignados, las vacaciones y los días libres.

El seguimiento del tiempo basado en tareas puede llevar a ignorar el panorama general, mientras que la gestión de recursos le ayuda a asignar mejor la mano de obra no sólo por el tiempo que dedican a una tarea determinada, sino por su disponibilidad y capacidad de trabajo.

Descubra lo que funciona en su empresa

Como no estoy intentando convencerte de que elijas el control del tiempo o la programación de recursos (utilizar ambos tiene mucho sentido), espero que seas más consciente de los peligros del control del tiempo, sobre todo si no se aplica correctamente en la organización.

Si quiere sacar el máximo partido del control del tiempo en su empresa, recuerde seguir estos pasos:

• hazlo lo más sencillo posible para no perturbar a tus empleados
• eduque a su equipo para que realice un seguimiento de cada actividad, tanto facturable como no facturable
• recuerde a su equipo que debe controlar su tiempo con regularidad
• asegúrese de que realiza un seguimiento preciso de los datos