Cualquiera que haya dirigido alguna vez un equipo o una empresa le dirá que es extremadamente difícil completar un proyecto sin planificar quién debe hacerlo y cuándo puede hacerse. Sin embargo, muchas empresas recurren a asignación de recursos y la actitud de "esperemos que funcione".
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De hecho, sólo 62% de las organizaciones encuestados por el Project Management Institute admitieron que siempre o a menudo utilizan la gestión de recursos para estimar y asignar sus recursos.
Es especialmente alarmante ya que el mismo estudio muestra que la asignación insuficiente de recursos es lo que pone en peligro muchos proyectos. Cuando se les preguntó por las principales causas de los fracasos de sus proyectos anteriores, 23% de los encuestados mencionaron "la previsión inadecuada de recursos" y "la dependencia de recursos".
Es cierto que no es el problema más común, pero comparado con el "cambio en las prioridades de la organización" (mencionado por el 41% de los encuestados), la planificación de recursos parece un factor que está muy en tus manos.
Puede que la gestión de recursos no sea lo más importante para las empresas jóvenes que, comprensiblemente, se centran en el crecimiento.
Sin embargo, cuando se produce dicho crecimiento, tienen que mejorar rápidamente su programación para prosperar. Esto es especialmente cierto para las empresas que hacen malabarismos con varios proyectos al mismo tiempo: agencias, consultorías o empresas de software.
Una asignación inadecuada de recursos provoca el caos en la comunicación y pone en peligro los proyectos.
Soy un gran defensor de establecer procesos de gestión de recursos independientemente del tamaño de tu equipo. En realidad, una planificación meditada del equipo puede acelerar tu crecimiento desde el principio y mantener una empresa saludable.
Veamos los pasos más importantes que hay que dar para disfrutar de las ventajas de la gestión de recursos.
Muchos equipos se enfrentan a una visibilidad limitada, lo que provoca una sobrecarga de trabajo de los empleados, retrasos en los proyectos o falta de comunicación entre los distintos jefes de proyecto.
Un calendario global de recursos es imprescindible para las empresas, independientemente de su tamaño. ¿Es usted la única persona responsable de la asignación de recursos en su empresa? (Como gestores de proyectos... conocemos la importancia de la gestión de la carga de trabajo).
Una lista de empleados es un comienzo, pero recomiendo encarecidamente asignar atributos como el cargo, la antigüedad o la ubicación (si trabaja en un equipo virtual) para que pueda filtrar sus recursos fácilmente. Los jefes de proyecto que aún no han trabajado con determinados miembros del equipo, no necesariamente conocen sus habilidades, por lo que este calendario de proyecto global con etiquetas personalizadas les ayuda a decidir a quién asignar para un proyecto determinado.
Otra cosa que hay que tener en cuenta a la hora de mejorar la eficacia de la asignación de recursos es la carga de trabajo. No es raro que las empresas dependan excesivamente de algunos empleados, mientras omiten a otros que podrían realizar una tarea determinada. Observando el calendario, puedes detectar a las personas con exceso de trabajo y a las infrautilizadas, y nivelar sus asignaciones.
La mayor visibilidad del equipo también será apreciada por tus equipos de ventas y producto. A la hora de negociar nuevos acuerdos o decidir más funciones para tu app, podrán tomar decisiones informadas sobre los plazos.
Supongamos que tienes tres diseñadores en plantilla que no tienen encargos inmediatos y, por tanto, podrían trabajar en un proyecto recién ganado. Si tenemos en cuenta sólo el calendario de trabajo, no hay ningún problema o incluso no hay muchas opciones. Pero resulta que uno de esos diseñadores está de baja por enfermedad, otro de vacaciones y el tercero acaba de pedir trabajar a tiempo parcial este mes.
Y así de fácil, tu proyecto corre peligro y puede que tengas que retrasarlo o subcontratar diseñadores adicionales. Ambas opciones suelen afectar a tu cuenta de resultados.
Conocer la disponibilidad de su equipo es esencial para asignar los recursos con éxito.
Tanto si su empleado se toma una baja prolongada como si sólo se trata de una ausencia de medio día, usted y sus jefes de proyecto deben saber quién puede asumir nuevas tareas de forma realista.
Lo ideal es que muestre tanto las asignaciones de su equipo como los datos de disponibilidad en un mismo horario, para que pueda tener ambos en cuenta a la hora de planificar sus proyectos. Pide a tus empleados a tiempo parcial y a los autónomos con los que trabajas a menudo que compartan contigo su disponibilidad diaria.
El funcionamiento de teamdeck consiste en que los propios empleados pueden introducir su disponibilidad e incluso solicitar días libres. Los gestores aceptan o rechazan sus solicitudes y el horario se actualiza inmediatamente.
Hay que reconocer que la previsión y la asignación de recursos son en parte ciencia y en parte experiencia. Para aprovechar al máximo la parte científica de esta fórmula, hay que empezar a utilizar datos históricos: es obvio, pero nunca es sencillo.
Para muchas empresas, el control del tiempo es algo que han acordado con sus clientes. Otras piensan que es una reliquia corporativa que no encaja con la cultura relajada que están construyendo.
Mi postura sobre el control del tiempo es que, cuando se hace correctamente, no es intrusivo para los empleados y es esclarecedor para los directivos. Recomiendo hacer el seguimiento del trabajo en tiempo real o, al menos, rellenar las hojas de horas el mismo día. Aumenta la precisión de los datos.
Cuando asigne recursos a un nuevo proyecto, analice el tiempo empleado por los miembros de su equipo en sus tareas anteriores. Si superan repetidamente el tiempo estimadopero pueden ser inadecuados para un proyecto con plazos ajustados.
También puede evaluar la utilización de su equipo (comparando las reservas de las personas con sus hojas de horas) y ver qué empleados han sido sobreutilizados en los últimos proyectos. Tal vez sea necesario contratar a una nueva persona con un conjunto de habilidades similar.
Es posible que haya marcado todas las casillas y calculado los mejores calendarios para su equipo. Pero es inevitable que algo cambie y afecte a tus planes: puede ser el alcance de tu proyecto o su calendario. La gente puede caer enferma o dejar la empresa a mitad del proyecto.
Es fundamental estar preparado para el cambio y ser capaz de actuar con rapidez cuando nos enfrentamos a él. Algo que ayuda a mi empresa a gestionar varios proyectos diferentes a la vez es nuestro calendario en tiempo real. Todos los jefes de proyecto pueden ver la disponibilidad y la carga de trabajo de cada uno.
Hay un problema con las hojas de cálculo y los documentos que preparas meticulosamente antes del inicio del proyecto. Quedan obsoletos en cuanto algo cambia. En la mayoría de los proyectos, es muy pronto. No se puede controlar todo, así que mejor prepararse para aceptar el cambio.
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