Influencia del software de gestión de recursos en la finalización a tiempo de un proyecto.
Cómo iniciar un proyecto para perder menos.
La puesta en marcha de un proyecto es un momento en el que se hacen suposiciones y se toman decisiones que, en última instancia, pueden ser decisivas.
En esta fase, tienes que prepararte, recopilar toda la información que puedas utilizando un sistema de gestión de documentos, evaluar la carga de trabajo y asignar tus recursos de forma meditada. Y a veces puede ser una gran idea utilizar un software de gestión de proyectos personales.
Por otra parte, también es el momento de dar el pistoletazo de salida para marcar la pauta de todo el proyecto y establecer una cultura eficaz y positiva para su equipo.
En Teamdeck, empresa creadora del software de gestión de recursos, nos comprometemos a ayudar a nuestros colegas gestores de proyectos a estimar, planificar, ejecutar y supervisar mejor los proyectos. Por eso hemos elaborado un libro electrónico gratuito sobre las mejores prácticas de gestión de recursos.
Este artículo es un extracto de nuestro ebook, en el que analizamos los siguientes pasos cruciales, esenciales para garantizar el éxito de su proyecto. Un orden del día estructurado para la reunión de lanzamiento del proyecto es vital para que la reunión sea ágil y eficiente, para que el equipo y las partes interesadas participen activamente y para realizar ajustes en los lanzamientos de proyectos ágiles.
Comprender plenamente el proyecto significa que conoces las expectativas de las partes interesadas en cuanto al producto final y el alcance del trabajo de tu equipo. Los criterios de éxito deben definirse claramente. Algunos posibles y cuantificables son: cumplir los plazos, no salirse del presupuesto inicial y alcanzar los objetivos de ventas. Estos criterios no sólo proporcionan una dirección clara, sino que también sirven como puntos de referencia para evaluar el progreso y el éxito del proyecto.
Los detalles del proyecto, como las metas y los objetivos, el calendario, el presupuesto y los entregables, deberían estar ya incluidos en el resumen del proyecto. Léalo detenidamente y resuma qué detalles puede obtener de él y cuáles faltan. Es esencial asegurarse de que el resumen del proyecto es exhaustivo y aborda todos los aspectos críticos del proyecto. Un informe del proyecto bien redactado sienta las bases de una planificación y ejecución eficaces.
Si algo no está claro, no espere a concertar una llamada con el cliente. Es importante reunir toda la información posible sobre el proyecto antes incluso de empezar a planificar el trabajo. Este enfoque proactivo ayuda a detectar posibles problemas en una fase temprana y permite resolverlos a tiempo, evitando así malentendidos o retrasos más adelante en el proyecto.
Cuando creas que tienes suficientes detalles, invita a tu cliente a la reunión inicial del proyecto. Puedes hacerlo en persona, por Skype o incluso organizar una conferencia telefónica más profesional. Se trata de una sala de reuniones para hablar del alcance del proyecto, las expectativas del cliente, lo que puedes entregar y cómo. Esta reunión marca la pauta del proyecto y garantiza que todo el mundo esté de acuerdo con los objetivos y entregables del proyecto.
Cuando comprenda plenamente los objetivos comunes del proyecto, es hora de identificar a quién necesitará para llevarlo a cabo y quién es responsable de qué. Definir claramente las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto ayuda a evitar confusiones y garantiza la rendición de cuentas. Cada miembro del equipo debe saber qué se espera de él y cómo contribuye su trabajo a los objetivos generales del proyecto.
Significa que tiene que identificar las funciones dentro del proyecto: ¿a quién necesita implicar exactamente? O: ¿cuáles son las funciones sin las cuales el proyecto no puede llevarse a cabo? Esto implica determinar las competencias y conocimientos clave necesarios para el proyecto y asignarlos a los miembros del equipo. También es crucial tener en cuenta la disponibilidad y la carga de trabajo del equipo para asegurarse de que pueden dedicar al proyecto el tiempo y el esfuerzo necesarios.
Dependiendo del proyecto y de los requisitos del cliente, puede necesitar desarrolladores frontend y/o backend, diseñadores gráficos, diseñadores de movimiento o especialistas en marketing y redactores publicitarios. Cada función debe estar claramente definida, con tareas y responsabilidades específicas asignadas a cada miembro del equipo. Esto ayuda a garantizar que se cubren todos los aspectos del proyecto y que no se olvida nada.
Cuando sepas exactamente a quién tienes que implicar en el proyecto, busca a los mejores empleados para el trabajo. Para ello, evalúa sus aptitudes y utiliza una matriz de aptitudes. Una matriz de competencias es una tabla sencilla que incluye las competencias de los empleados y ayuda a calificarlas y puntuarlas para ver si pueden o no realizar las tareas. Esta herramienta tiene un valor incalculable a la hora de identificar a las personas adecuadas para las tareas adecuadas, garantizando así que el equipo del proyecto está bien equipado para afrontar los retos del proyecto.
Una vez identificadas las funciones y las personas que pueden desempeñarlas, compruebe la disponibilidad de sus empleados y asígnelos al siguiente proyecto. Esto implica programar y planificar los recursos para garantizar que los miembros de tu equipo no estén sobrecargados y puedan ofrecer su mejor rendimiento. Una gestión eficaz de los recursos es clave para garantizar que su proyecto se mantenga en el buen camino y se complete a tiempo y dentro del presupuesto.
Consejo útil: Si no utiliza una matriz de competencias, puede utilizar una lista de empleados en la que se describan sus competencias y experiencia. Esto ayuda a evitar la infrautilización de los empleados y el exceso de reservas, ya que la visibilidad de los recursos disponibles puede garantizar una mejor asignación de la mano de obra.
Hay muchas razones para pensar que la fase de planificación puede hacer o deshacer su proyecto. Las estimaciones inexactas, las malas decisiones personales y pasar por alto los riesgos potenciales son lo que suele provocar retrasos y cambios en el presupuesto. Una planificación eficaz implica no sólo esbozar las tareas y actividades necesarias para completar el proyecto, sino también prever los posibles retos y desarrollar estrategias para mitigarlos. Al planificar un proyecto externo, es crucial marcar el tono y la visión, establecer objetivos, tareas y plazos comunes, y preparar al equipo del proyecto para la reunión inicial oficial con el cliente.
Según los datos de 2016, solo 49% de los proyectos se completan a tiempo. Además, 53% de todos los proyectos se mantienen dentro del alcance presupuestario. - PMI. Estas estadísticas ponen de relieve la importancia de una planificación de proyectos y una gestión de recursos eficaces para garantizar el éxito de los proyectos.
La gestión de los recursos del proyecto es uno de los ingredientes clave de una planificación eficaz y de la fase de inicio del proyecto. Ya ha identificado las funciones necesarias para el éxito del proyecto y las personas adecuadas que pueden encargarse de las tareas. Ahora es el momento de asignar los recursos de forma eficaz y garantizar que se utilicen de forma óptima a lo largo del proyecto.
Para una mejor gestión de los empleados y de los proyectos, una estimación de cuánto tiempo necesitará a determinadas personas implicadas en cuál de los siguientes aspectos le ayudará a poner en marcha un proyecto. Un calendario de recursos actualizado es esencial y le facilitará mucho el trabajo. Este calendario debe incluir no solo la disponibilidad de los miembros de tu equipo, sino también cualquier otro compromiso que puedan tener, como otros proyectos o tiempo libre personal.
Sabiendo quién y durante cuánto tiempo será necesario en su proyecto, establezca un calendario del proyecto. Debe incluir aspectos como la disponibilidad de recursos, otros proyectos en los que puedan participar o compromisos que puedan tener, sus días libres y las fiestas nacionales. Cuando trabaje con miembros de equipos remotos, tenga en cuenta las zonas horarias. Este nivel de planificación detallada ayuda a garantizar que el calendario del proyecto sea realista y factible.
De este modo, evitará el exceso de reservas o la infrautilización de los empleados, y establecerá el flujo correcto del proyecto desde el principio. Teamdeck es una herramienta de gestión de recursos y seguimiento del tiempo, con funciones de seguimiento del tiempo de los empleados y sistema de gestión de licencias, que puede utilizar para la asignación y supervisión de empleados y recursos. Estas herramientas proporcionan visibilidad en tiempo real de la disponibilidad y utilización de los recursos, ayudando así a tomar decisiones informadas y a realizar los ajustes necesarios.
Para crear un plan de acción de proyecto minucioso, tiene que calcular el tiempo que necesitan sus empleados para completar las actividades. Las estimaciones pueden ser complicadas, ya que, cuando se hacen mal, pueden perjudicar más que beneficiar al proyecto. Una estimación precisa requiere un profundo conocimiento de las tareas implicadas, las competencias necesarias y la capacidad de su equipo. Esto incluye consideraciones específicas para la estimación de recursos y tareas para proyectos internos, como la preparación del equipo del proyecto para la reunión oficial de lanzamiento y la organización de una reunión interna de lanzamiento del proyecto.
En su artículo "¿Por qué estimamos?", John Cutler destacaba la importancia del contexto a la hora de estimar. Las estimaciones deben basarse en datos históricos y en el contexto específico del proyecto actual. Esto ayuda a garantizar que las estimaciones sean realistas y factibles.
Por otro lado, estimar las tareas en horas para muchos equivale a leer hojas de té. Por eso, según nuestra propia experiencia, es más seguro medir las historias de usuario en puntos de historia. Los puntos de historia son las unidades de medida que permiten evaluar el tamaño de las distintas historias de usuario. Son relativos, lo que significa que una historia de 4 puntos es dos veces mayor que una de 2 puntos. Esta técnica de estimación relativa ayuda a garantizar que las estimaciones sean coherentes y comparables entre diferentes tareas.
Una vez establecidos los puntos de las historias (la escala puede ser del 1 al 10), hay que ajustarlos a la velocidad del equipo. Si el equipo fue capaz de emplear el tiempo suficiente para completar historias por valor de 14 puntos en la iteración anterior, es probable que vuelva a completar la misma cantidad de trabajo. Esto ayuda a establecer objetivos realistas y alcanzables para el proyecto.
Cuando tenga las estimaciones de los puntos de la historia para todos los elementos deseados de su proyecto, puede dividir este número por la velocidad del equipo y obtener el número de iteraciones necesarias para completar el proyecto. Esto ayuda a garantizar que el calendario del proyecto sea realista y alcanzable.
A la hora de asignar tiempo a la gestión de determinadas personas, hay que tener en cuenta su capacidad de recursos, tanto en términos de la cantidad de trabajo que pueden hacer en función de su experiencia como de las "horas laborables" durante el día. Esto ayuda a garantizar que los miembros de su equipo no estén sobrecargados y puedan ofrecer su mejor rendimiento.
Asegúrate de que entiendes la diferencia entre el tiempo ideal y el tiempo transcurrido. El primero es el tiempo realmente empleado en una tarea determinada, mientras que el segundo incluye esperas, perturbaciones, cambios de contexto y preparativos. Esta distinción es crucial para garantizar que tus estimaciones sean realistas y tengan en cuenta los diversos factores que pueden influir en el tiempo real necesario para completar una tarea.
Tenga en cuenta que cuando pregunte a los desarrolladores cuánto tiempo llevará una tarea determinada, le proporcionarán una estimación en el "tiempo ideal", es decir, un periodo de trabajo ininterrumpido. Esto ayuda a establecer expectativas realistas y a garantizar que el calendario del proyecto sea alcanzable.
La ejecución es la fase en la que el plan se traduce en acción. En esta fase, el director del proyecto coordina a las personas y los recursos, e integra y lleva a cabo las actividades del proyecto de acuerdo con el plan de gestión del proyecto. Durante la ejecución, es crucial vigilar el progreso del proyecto para asegurarse de que va en la dirección correcta. Las reuniones periódicas de estado pueden ser muy útiles. Estas reuniones deben cubrir lo que se ha hecho, lo que está en curso y lo que queda por hacer.
La comunicación es clave durante esta fase. Utiliza un software de gestión de proyectos para mantener a todo el mundo al día y seguir el progreso del proyecto. Herramientas como Teamdeck pueden ayudar a programar, gestionar las tareas y controlar el tiempo. Estas herramientas proporcionan visibilidad en tiempo real del progreso del proyecto y ayudan a identificar cualquier problema con antelación, lo que permite resolverlo a tiempo.
Los procesos de seguimiento y control son necesarios para seguir, revisar y regular el progreso y el rendimiento del proyecto e identificar las áreas en las que es necesario introducir cambios en el plan. Esta fase garantiza el cumplimiento de los objetivos del proyecto midiendo y controlando su rendimiento.
Algunas de las herramientas y técnicas que puede utilizar en esta fase son las revisiones del rendimiento, la gestión del valor ganado y el software de gestión de proyectos. Las sesiones periódicas de información y revisión ayudan a mantener el proyecto en marcha. Estas sesiones brindan la oportunidad de revisar el progreso del proyecto, identificar cualquier problema y hacer los ajustes necesarios para garantizar que el proyecto siga por buen camino.
El cierre de un proyecto implica la finalización de todas las actividades de todos los grupos de procesos de gestión de proyectos para concluir formalmente el proyecto o la fase. Esto incluye obtener la aprobación del cliente, entregar la documentación del proyecto, liberar los recursos del proyecto y realizar una revisión posterior al proyecto.
Una revisión posterior al proyecto ayuda a comprender qué ha ido bien y qué podría mejorarse en futuros proyectos. Es un paso importante para la mejora continua en la gestión de proyectos. La información obtenida de estas revisiones puede ser muy valiosa para mejorar los procesos de gestión de proyectos y garantizar el éxito de futuros proyectos.
El inicio de la creación de un nuevo proyecto no tiene por qué ser tan estresante y desalentador como algunos dicen. Si has establecido el proceso adecuado desde el principio y lo has seguido paso a paso, tu primera reunión de trabajo no solo puede ser más fácil, sino que puedes evitar cometer algunos errores comunes.
Entender de qué se trata.
Hable con su cliente antes de planificar nada, organice una reunión inicial del proyecto.
Comprender las funciones dentro del proyecto.
Encuentre a los mejores empleados para el trabajo y compruebe su disponibilidad.
Establecer el plan del proyecto.
Estimación de recursos y tareas.
Así te asegurarás de que lo sabes todo sobre los requisitos del proyecto, la disponibilidad de recursos propios, las expectativas fijadas y el calendario antes del inicio del proyecto.
Deje que su equipo dé lo mejor de sí mismo con un software eficaz de planificación de recursos
El calendario de recursos (o calendario de gestión de proyectos, o calendario de planificación de proyectos, software de planificación de recursos) le permite planificar, gestionar y asignar recursos de forma más eficaz y eficiente, especialmente si Microsoft Excel tuvo un papel protagonista en su...
¿Cuál es el objetivo último de los jefes de proyecto? Llevar a buen puerto sus proyectos. Los propios gestores de proyectos admiten que esto no ocurre muy a menudo: según la última encuesta Pulse of the Profession, menos del 60% de los proyectos se completan o...
La gestión de la capacidad es una estrategia utilizada por las empresas para aprovechar al máximo la eficiencia de la producción con respecto a la demanda de un servicio o un producto. El objetivo final de la gestión de la capacidad es: Identificar y...