En los negocios, podemos identificar varios recursos críticos que determinan el crecimiento de su empresa. Uno de los más importantes es la capacidad, es decir, cuánto puede hacer en un tiempo determinado. Un factor tan importante no puede dejarse sin control, y por eso se han desarrollado muchas herramientas de gestión de la capacidad. Pero, ¿cómo elegir la mejor?
En este artículo aprenderás:
Características importantes a la hora de elegir una herramienta de planificación de la capacidad
Algunas sugerencias sobre las mejores prácticas en planificación de la capacidad de recursos proceso
¿Cómo puede software de planificación de recursos hacer más eficaz el proceso de planificación de la capacidad
La gestión de la capacidad no es una tarea sencilla, sobre todo porque este único factor se compone de varios otros que interactúan entre sí. El número de empleados, su tiempo, disponibilidad y competencias: cada uno de estos datos influye en la capacidad de su empresa. Por eso son importantes las herramientas de planificación de la capacidad.
Esto no es fácil de comprender con sólo diez empleados. ¿Y qué pasa cuando hay 100 o 200 personas en su organización? Para evitar los cuellos de botella, el caos y la frustración, necesita el apoyo de una aplicación específica, sobre todo en el campo de batalla de cada miembro del proceso de planificación de recursos.
El equilibrio entre los recursos disponibles (empleados) y las exigencias del proyecto o del cliente es, para muchos, la esencia de la planificación de la capacidad (o gestión de la capacidad, si se prefiere) en la gestión de proyectos. La importancia de la planificación de la capacidad es el resultado de su fuerte conexión con otras áreas de la gestión de proyectos: tiempo, equipo, trabajo, y gestión de los recursos del proyecto. Pero empecemos con una pregunta general sobre la capacidad.
La capacidad se define como la aptitud para conseguir, almacenar o producir. En el caso de una organización, la capacidad sería la aptitud de un sistema determinado para producir resultados en un periodo de tiempo específico.
"Capacidad de logro" parece ser la pregunta esencial de la planificación de la capacidad, sobre todo si la comparamos con las definiciones siguientes. Intentar dar una respuesta muy buena y justificada a la pregunta "¿tenemos capacidad de logro?" nunca deja de ser una inspiración continua para realizar optimizaciones, análisis, etc. Por eso pueden ser útiles las herramientas de planificación de la capacidad.
Búsqueda de recursos basada en competencias [Fuente: Teamdeck - Resource Management and Capacity Planning Tool].
Para tener pleno conocimiento de si su empresa o un empleado en particular tiene suficientes competencias duras y blandas que no le defraudarán - que se definirán como la "capacidad de logro" - debe estar bastante cerca de él/ella.
El tiempo dedicado a determinadas tareas, la disponibilidad o madurez y la experiencia esperada en un campo determinado son algunos de los criterios que se tienen en cuenta durante el proceso de selección. planificación de la capacidad de recursos proceso durante el cual tratará de averiguar si un recurso es motivo para pensar que el empleado indicado, o su equipo, o la empresa tiene "capacidad de logro", especialmente con herramientas de planificación de la capacidad.
Para hacerlo más difícil, lo único que sabemos es que estamos en el entorno empresarial. Así que el tiempo no es el único indicador que determina tus decisiones. Y según nuestro competidor, el proveedor de herramientas de planificación de la capacidad, con el que estamos de acuerdo:
La planificación de capacidades es el proceso de gestión que garantiza que su organización dispone de las competencias y los recursos necesarios para completar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y de acuerdo con las expectativas del cliente.
Esta definición subraya que los recursos (empleados) cualificados con precisión tienen que hacer frente a 3 retos: tiempo (limitado), presupuesto (limitado) y expectativas del cliente (en otras palabras, exigencias del proyecto). O, dicho de otro modo, esas habilidades tienen que ser lo suficientemente buenas como para ayudar a resolver los retos mencionados. Y el papel de alguien responsable de la planificación de la capacidad es garantizar el número exacto de empleados con las cualificaciones precisas. En connectoin con, las herramientas de planificación de la capacidad son importantes.
Parte del proceso de planificación de la capacidad consiste en determinar de qué disponemos y con qué rapidez y dónde podemos obtener recursos precisos.
La planificación de la capacidad es un proceso que permite determinar si se dispone o no de los recursos y competencias necesarios para realizar el trabajo, o de la oferta para satisfacer la demanda.
Como vemos, gestión de la capacidad no es una tarea sencilla, sobre todo porque este único factor se compone de varios otros que interactúan entre sí. El número de empleados, su tiempo, disponibilidad, productividad, utilización y competencias duras y blandas: cada uno de estos datos influye en la capacidad de su empresa. Por ello, las mejores herramientas de planificación de la capacidad pueden ser de gran ayuda.
Esto es difícil de comprender con sólo 5 empleados. ¿Y qué pasa cuando tienes 15, 35 o 50 personas en tu organización?
Tal vez no se haya mencionado antes: los autores de este artículo somos gente de la casa del software. Cada una de las herramientas de planificación de la capacidad de recursos que se mencionan a continuación fue comprobada por nosotros: directores generales, jefes de proyecto, desarrolladores, comercializadores, etc. Algunos de ellos cuando formábamos parte de la empresa actual y otros en etapas anteriores de nuestras carreras.
Precio: $ 3.99 / Miembro de pleno derecho / mensual
Disponibilidad del equipo Resumen de la utilización del equipo en Teamdeck.io - herramienta de gestión de recursos con funciones de planificación de la capacidad de recursos.
Herramienta de control del tiempo de trabajo en equipo y hojas de horas
Programación de recursos y proyectos
Gestión de la carga de trabajo
Planificación de proyectos
Horario de trabajo y disponibilidad de la organización personalizada
Posibilidad de asignar campos personalizados a personas y proyectos, es decir, cargos, competencias, tecnologías, etc.
Visualización transparente del horario de trabajo y la disponibilidad de los distintos departamentos y puestos mediante la vista de calendario.
Etiquetas personalizadas
Proceso de aceptación de la gestión de bajas
Días festivos automáticos para varias localizaciones
Disponible en versión móvil
Integración con otros sistemas como Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier y REST API.
Prueba gratuita
No se pueden comprobar los procesos de contratación
Sin funciones de planificación del flujo de trabajo
La aplicación móvil de seguimiento de horas no permite ver sólo los proyectos activos
Precios: $12.5 para Planificación de recursos + seguimiento del tiempo por persona
Panel de arrastrar y soltar fácil de usar
Planificación multiproyecto
Planificación de futuros proyectos
Posibilidad de asignar funciones, departamentos, competencias y estatus
Disponibilidad personalizada
Previsiones e informes
Disponible en versión móvil
Funciones adicionales: programación de recursos, sistema de gestión de vacaciones
Integración con otros sistemas como Jira, Teamwork, Asana, Trello
Prueba gratuita
Contras de la herramienta de gestión de proyectos Float
Precio - $6 - $10 por persona
Falta de funcionalidad para comprobar los procesos de contratación.
Float es un software de gestión de proyectos muy reconocido que también ayuda a planificar la capacidad de recursos.
Precios: $40 por usuario y mes
ProjectCOR - una aplicación para gestionar la capacidad de un equipo, o la gestión de recursos.
Basado en IA
Visibilidad en tiempo real de la disponibilidad por equipo y miembro
Estimación de las competencias y el tiempo necesarios
Posibilidad de asignar funciones y competencias
Visión transparente del estado y la capacidad del proyecto
Centraliza la información, la comunicación y los archivos en un solo lugar
Otras funcionalidades como el seguimiento automatizado del tiempo, el panel de inteligencia empresarial
Prueba gratuita
Sin informes
Sin gestión de permisos
Sin integraciones
La UX suele ser el motivo por el que algunos de ellos son rechazados nada más ser probados por los gestores de proyectos.
Cualquier persona -tanto en el ámbito privado como en el empresarial- utiliza muchas aplicaciones. En la empresa, dependiendo del puesto de trabajo, utilizamos muchas interfaces. Eso crea hábitos. Y esta es una razón por la que un planificación de la capacidad de recursos funciones de la herramienta son fuente de irritación.
Así que tenga en cuenta si la herramienta de planificación de la capacidad contiene sólo funciones realmente útiles, si la interfaz es comprensible para cualquier persona de la empresa, si tiene un alto nivel de automatización y si es lo suficientemente flexible como para responder a las necesidades específicas de su empresa. Y, por último, pero no por ello menos importante, averigüe si la herramienta seguirá siendo útil en caso de que cambie la estructura de su empresa o sus objetivos empresariales.
En la empresa actual, cada vez es más raro tener un modelo de trabajo estándar, en la oficina de 9 de la mañana a 5 de la tarde. La gente trabaja a horas diferentes, a tiempo parcial, en zonas horarias diferentes.
La gestión de la disponibilidad de recursos es mucho más fácil con ajustes personalizados. [Pantalla del software de planificación de la capacidad]
Estas variables y ajustes son fundamentales para calcular con precisión la capacidad, por lo que la herramienta ideal debe tener la capacidad de personalizar la disponibilidad de cada empleado, y siempre que sea necesario. También es importante que los usuarios de las herramientas de planificación de la capacidad puedan editar su disponibilidad y horas de trabajo siempre que cambie.
Algunos de los proveedores de software de planificación de la capacidad ofrecen muchos informes, pero sólo algunos de ellos son personalizables.
Las empresas utilizan diferentes métricas (herramientas de planificación de la capacidad) para medir la eficacia del negocio en función del sector o de la estructura de la empresa. Muchos proveedores de sistemas ofrecen informes predefinidos, que son -podemos decir- parte integrante de la oferta... tan integrante que no puede modificarse o, lo que es peor, no puede ajustarse a las expectativas de los equipos de proyecto.
Por tanto, busque proveedores de herramientas de planificación de la capacidad que ofrezcan informes que no sólo se ajusten a sus expectativas, sino que además no estén abiertos a cambios mientras su organización crece. ¿Son los informes suficientemente personalizables? ¿Se pueden compartir y exportar? Es más fácil desarrollar buenas prácticas en una empresa para encontrar puntos débiles y fuertes si se pueden analizar los datos. Una herramienta ideal debe tener una rica funcionalidad de informes.
En el caso de un plan de capacidad, es fundamental una planificación eficaz de la capacidad y/o la transparencia de la estrategia de planificación de la capacidad.
El acceso a los datos mediante herramientas de planificación de la capacidad debe permitir centrarse en un periodo reducido, pero también obtener una perspectiva sobre un intervalo de fechas más amplio. Los jefes de equipo y los gestores de proyectos planifican los compromisos de su equipo en relación con el conjunto de competencias necesarias, pero también con los proyectos provisionales o no confirmados.
También es importante la visibilidad de las nuevas contrataciones y cuándo se incorporan a la empresa y están disponibles para trabajar. El trabajo de los distintos departamentos y equipos está estrechamente relacionado, por lo que la herramienta que elija debe proporcionar una visión de toda la información clave. Especialmente los datos del departamento de ventas.
Para estimar la capacidad, no sólo son esenciales el tiempo y el número de empleados, sino también sus competencias.
Etiquetas gestión en Teamdeck.io - el software de gestión de la capacidad.
8 horas para un senior y 8 horas para un becario tienen un valor completamente diferente en términos de trabajo realizado. Del mismo modo, cuando se trata de realizar tareas específicas, si necesitas diseño gráfico, no sirve de nada que tu especialista en RR.HH. tenga algo de tiempo libre.
Para planificar de forma óptima la capacidad y asignar a las personas adecuadas a los proyectos, se necesitan las mejores herramientas de planificación de la capacidad e información adicional como competencias, cargos, departamentos y otras etiquetas para establecer el papel de cada uno en un proyecto. También es importante poder etiquetar cada dato, por ejemplo, para diferenciar los proyectos facturables de los que no lo son, o realizar un seguimiento del tiempo dedicado a reuniones para calcular mejor las tarifas mediante las funciones de elaboración de informes.
Función de gestión de bajas mediante las mejores herramientas de planificación de capacidades. Uno de los errores más comunes al estimar la capacidad es no calcular las vacaciones y los días libres. En una organización bien gestionada, cada empleado es importante y repercute no sólo en el flujo de trabajo diario, sino en general en los flujos de trabajo de proyectos y recursos.
Para planificar su carga de trabajo del equipo y flujo de trabajo del proyecto En el mejor de los casos, se necesita un sistema que tenga en cuenta los diferentes tipos de vacaciones: vacaciones, baja por enfermedad, baja por maternidad y días festivos (que pueden ser diferentes para cada localización en una institución internacional).
Procesos de contratación en curso. Todas las empresas se enfrentan a la rotación de personal.
Esto es completamente normal en la realidad actual, pero no puede dejar que paralice su empresa. Las herramientas de planificación de la capacidad deben tener en cuenta los procesos de contratación en curso y los periodos de preaviso. De este modo, podrá ver de un vistazo cuántas personas tiene a bordo listas para trabajar, incluido el proceso de incorporación adecuado.
Integraciones. Tenga en cuenta no sólo los logotipos, sino también el potencial de una API y la capacidad de integraciones rápidas.
No se deje engañar por el número de logotipos que brillan en los sitios web. El número de nuevas herramientas sigue creciendo, por lo que el número de logotipos también lo hará. Por tanto, no importa cuántos logotipos vea, sino lo rápido que el proveedor de software de planificación de la capacidad sea capaz de integrarse con la nueva solución tecnológica.
Por lo tanto, si busca integraciones y una herramienta que esté abierta a nuevas -digamos- conexiones, tenga en cuenta no sólo los logotipos, sino también la flexibilidad de la API.
Las herramientas de planificación de la capacidad se anuncian como aquellas que "optimizan su flujo de trabajo", "llevan su organización a un nivel completamente nuevo" y "le permiten lograr resultados como nunca antes". Todos estos eslóganes suenan bien, pero vayamos al grano. ¿Qué le aportarán REALMENTE las herramientas de planificación de la capacidad?
Gracias a las herramientas de planificación de la capacidad podrá ver lo que cada empleado, equipo y departamento está haciendo actualmente y cuánto tiene que hacer. Esto le ayudará a decidir a quién asignar más tareas para no llegar a una situación en la que algunas personas estén sobrecargadas de trabajo y el resto tenga muy pocas responsabilidades.
La situación de la capacidad es muy dinámica. Vacaciones, finalización de tareas, nuevos proyectos, nuevos empleados. Son factores muy importantes que influyen en sus decisiones de planificación del trabajo, por lo que le resultaría muy difícil hacerlo eficazmente sin los conocimientos suficientes.
El software de planificación de la capacidad le enviará notificaciones actuales sobre cambios o posibles cuellos de botella en su empresa. Por supuesto, para muchos planificadores de capacidad, es muy importante que la herramienta de gestión de recursos permita decidir qué notificación debe activarse o desactivarse.
Esta función de las herramientas de planificación de la capacidad le permite controlar cuánto tiempo dedican sus empleados a determinadas tareas, si tienen algo de espacio o, por el contrario, hacen horas extra. Este conocimiento es vital para estimar la capacidad del equipo y decidir qué proyectos y departamentos necesitan más apoyo y a quién se pueden asignar nuevas tareas.
Los proyectos de cada empresa tienen prioridades y plazos diferentes. Como gestor de proyectos, seguramente tendrá que decidir más de una vez qué es lo más importante en ese momento y necesita que todos se pongan manos a la obra para cumplir el contrato. La herramienta de planificación de capacidades le permitirá hacer un seguimiento del estado de sus proyectos y asignar los recursos en función de sus necesidades.
No se puede mejorar algo o mantener buenas estrategias mediante herramientas de planificación de capacidades si no se sabe si son eficaces. Y no todo puede deducirse de la simple observación. Una de las funciones más importantes de la herramienta de planificación de la capacidad es proporcionarle datos sobre métricas clave relacionadas con la planificación del trabajo. Entre ellas se incluyen:
Es decir, la capacidad de su empresa frente a sus necesidades.
Es decir, hasta qué punto se aprovecha el potencial de su organización, si faltan competencias o recursos o incluso sobran.
Es decir, predicciones de cómo será su capacidad en el futuro en función de la información que introduzca (proyectos previstos, próximos eventos, nuevas contrataciones, etc.).
Muestra qué personas están asignadas a un proyecto determinado, su disponibilidad, cargo y competencias.
Ya hemos hablado de cómo elegir la mejor herramienta de planificación de la capacidad y de cómo ayudan a nuestra empresa. Una buena herramienta hará casi todo el trabajo sucio por usted, pero para sacarle el máximo partido, primero debe comprender el proceso de planificación de la capacidad. A continuación lo explicaremos paso a paso.
El punto de partida para trabajar con herramientas de planificación de la capacidad en cualquier proceso de una organización es saber cómo es actualmente. Sólo entonces podrá evaluar los puntos fuertes y débiles y decidir lo que necesita. Compruebe cuál es la capacidad de su empresa: cuántos empleados tiene, cuál es su disponibilidad y cuáles son sus competencias.
A continuación, debe utilizar herramientas de planificación de la capacidad para evaluar la necesidad de su empresa de diferentes recursos. Comparando este factor con su capacidad, podrá ver fácilmente qué recursos le faltan. Esto será crucial para planificar su estrategia de crecimiento.
En esta fase, compruebe si todos los recursos de su empresa se planifican con la máxima eficacia. Puede que algunos empleados tengan competencias que no se estén aprovechando o que determinados procesos lleven más tiempo del que deberían, como largas reuniones o sesiones de revisión.
Como directivo de una gran empresa, no puede saberlo ni darse cuenta de todo, y esto es perfectamente normal. Sin embargo, es útil saber todo lo posible, y nadie puede decirle tanto sobre los procesos de su empresa como los empleados que participan en ellos. Celebre reuniones individuales periódicas y pida a su equipo que le diga qué les frustra, les dificulta las cosas, les hace perder el tiempo o les resulta ineficaz. Su punto de vista puede influir enormemente en su estrategia mediante herramientas de planificación de la capacidad.
Ahora que sabe lo que tiene y necesita su organización, es hora de planificar soluciones. Prepare una estrategia que describa lo que debe ocurrir para que la empresa funcione de forma óptima. Puede que tenga que contratar a más gente, asignar empleados para apoyar otros proyectos o reestructurar determinados procesos. Incluya también en su plan objetivos e hitos clave. Esto le facilitará el seguimiento de sus progresos.
Optimizar el proceso de gestión de la capacidad es un reto al que se enfrentan casi todas las empresas. Algunas lo harán mejor, otras peor, porque elegirán distintas formas de alcanzar su objetivo, no siempre pertinentes para las necesidades individuales de su empresa. Sin embargo, tenemos algunos consejos universales para que se convierta en un maestro de la planificación de la capacidad.
Utilice una buena herramienta de planificación de la capacidad para comprobar constantemente los recursos disponibles y la demanda, y reúna toda la información importante sobre la empresa en un solo lugar.
Planifique una estrategia bien pensada en lugar de hacer cambios ad hoc
Prevea su capacidad y demanda futuras para optimizar la utilización
Recabe la opinión de los empleados sobre los procesos que puede mejorar
Evite perder tiempo en procedimientos ineficaces y reduzca el tiempo de trabajo en el banco de pruebas
Aproveche al máximo el potencial de sus empleados y conozca sus competencias
Planificar los procesos de contratación en función de la capacidad de cada departamento.
La gestión de la capacidad es uno de los procesos más importantes de toda organización. Le permite aumentar la eficacia, aprovechar mejor su presupuesto, incrementar la satisfacción y productividad de los empleados, prevenir posibles cuellos de botella y conocer a fondo el flujo de trabajo de su empresa. Es mucho trabajo, pero sus efectos no pueden sobrestimarse. Y el mercado ofrece herramientas perfectamente diseñadas para que este proceso resulte cómodo e intuitivo.
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