Empezar un nuevo trabajo de gestión de proyectos puede ser estresante: tanto si eres un PM experimentado como si acabas de empezar tu carrera de gestor de proyectos, es probable que te encuentres con algunos retos nuevos. La buena noticia es que has conseguido el trabajo, por lo que tu nuevo empleador confía en tus capacidades de gestión de proyectos. Es hora de que te prepares y empieces tu nuevo trabajo con buen pie. Hemos preparado varios consejos para que te prepares para brillar en tu nuevo puesto.
Hay cosas que puedes hacer antes de tu primer día de trabajo. En primer lugar, ocúpate del papeleo necesario. ¿Hay algún documento que deba entregar al equipo de Recursos Humanos de su nueva empresa? También es posible que quieras volver a comprobar tus prestaciones como empleado. A veces vienen con paquetes opcionales, así que es mejor pensar en ellos de antemano.
Acuérdese de la logística: una de las mejores cosas que puede hacer para evitar un estrés innecesario es planificar y ensayar sus desplazamientos. Asegúrate de que tienes una idea clara del código de vestimenta de tu nueva oficina, las disposiciones de aparcamiento, el acceso al edificio, etc. Tómate un momento para analizar tu equipo. Si trabajas en una oficina, probablemente tengas un puesto de trabajo esperándote. Sin embargo, en un puesto remoto, puede que seas responsable de completar el hardware necesario. Si en algún momento de ese periodo previo al trabajo te surgen preguntas. No dudes en ponerte en contacto con tu nuevo empleador.
Investigar sobre tu nueva empresa puede ser un paso valioso. Por supuesto, ya habrás investigado un poco para preparar la entrevista, así que tienes una buena idea de lo que hacen y de cómo se organizan. Ahora es el momento de conocer mejor la cultura de la empresa. Echa un vistazo a sus redes sociales o al manual del empleado si ya lo has recibido. No te lo pienses demasiado. Se supone que esta tarea debe hacerte sentir más seguro sobre el próximo cambio profesional, no hacerte buscar ninguna "señal de alarma".
Por último, aprovecha el tiempo entre trabajo y trabajo para vivir un poco y relajarte. Te has merecido este tiempo libre: ¡aprovéchalo al máximo! Tu prioridad debe ser llegar a tu nuevo lugar de trabajo con mucha energía positiva, no perder el sueño e intentar prepararte para el trabajo.
La incorporación de nuevos empleados es un proceso importante en todas las organizaciones. Su nuevo empleador probablemente tenga un procedimiento fijo o incluso una ruta especial para los nuevos gestores de proyectos que se incorporan al equipo. Los detalles del incorporación de proyectos El proceso variará de una empresa a otra. Aun así, un paso es seguro: aprenderás mucha información nueva. Para no agobiarte, intenta abarcar estos cuatro aspectos cuando organices tus nuevos conocimientos y hagas preguntas de seguimiento:
Veámoslos uno por uno.
Proceso. Si vas a gestionar proyectos para una organización, tienes que conocer todos los procedimientos establecidos relacionados con los proyectos. Lo más probable es que ya hayas hablado de los aspectos básicos durante el proceso de contratación y conozcas, por ejemplo, la metodología de gestión de proyectos que defiende tu nueva empresa. Pregunte por las plantillas, los hábitos de elaboración de informes, las reuniones (incluyendo reuniones scrum), procedimientos de comunicación, ciclo de vida del proyecto, etc. Su objetivo es gestionar el proyecto de una manera que sea eficaz pero también familiar para su equipo.
Por supuesto, podrías haber sido designado como responsable de crear nuevos procesos y construir la cultura de gestión de proyectos en una empresa determinada. Aun así, es útil conocer los procesos anteriores para mejorarlos.
Herramientas. La mayoría de los gestores de proyectos no pueden imaginar su trabajo sin acceso a programas informáticos que les ayuden a organizarse y a mantener informados a los miembros del equipo. Es posible que tenga que aprender a utilizar una nueva herramienta, a menos que su nueva empresa utilice aplicaciones con las que ya esté familiarizado. Lo más probable es que tengas que lidiar con este tipo de herramientas en línea:
Véase también: Aplicaciones de Slack para gestores de proyectos que mejoran la productividad
Si gestionas un proyecto de software, también debes averiguar qué herramientas utiliza tu equipo (por ejemplo, rastreadores de errores, repositorios de código, herramientas de esquematización). Saber qué aplicaciones y herramientas utilizan los miembros de tu equipo también es esencial para sectores muy especializados, como el de la construcción. Puede que no conozcas bien una aplicación concreta, pero deberías saber qué hace y quién la utiliza. Gracias a ello, podrás comunicarte con tu equipo de forma eficaz.
Proyectos. Normalmente, cuando empiezas como nuevo gestor de proyectos en una organización, es porque hay un proyecto que requiere un líder. Una de tus primeras prioridades debe ser averiguar todo lo posible sobre él. El alcance, el calendario, los requisitos, los presupuestos, los riesgos, las dependencias: todo lo que necesitas para empezar a trabajar. Dependiendo de la fase en que se encuentre el proyecto, puede que también necesites hablar con tu predecesor: puede darse el caso de que te hagas cargo de un proyecto de otra persona. Pregúntale por los progresos realizados hasta el momento, los problemas que hayan surgido por el camino, la relación con las partes interesadas. Intenta que las respuestas sean sinceras: endulzar la situación sólo dificultará tu trabajo a largo plazo. Revisa la documentación del proyecto y evalúa si está actualizada y completa. Si no es así, pregunta sobre cualquier elemento en el que no confíes.
Si es posible, intente recopilar también información sobre otros proyectos de su empresa. Es posible que observe algunos patrones y descubra áreas de mejora o riesgos. Además, conocerás mejor a los miembros de tu equipo.
Clientes. Todo proyecto viene acompañado de partes interesadas. Tanto si gestionas un proyecto interno como si es un cliente externo el que ha contratado a tu empresa, tienes que saber de quién se trata. Una de las partes fundamentales del papel de un gestor de proyectos es establecer una buena relación con las partes interesadas. Esto no quiere decir que debas ser una persona que dice "sí", sino todo lo contrario: cuando tu cliente confía en tu criterio, debería ser más fácil disuadirle de algo que tú y tu equipo no apoyáis. A medida que conozcas a tu cliente, intenta saber más sobre su negocio. El objetivo del proyecto que vas a empezar a gestionar, la base de usuarios, cualquier investigación que hayan realizado antes del lanzamiento: estos datos te ayudarán a tomar mejores decisiones sobre el proyecto.
Cuando empieces un nuevo trabajo de gestión de proyectos, presentarte adecuadamente será de gran importancia. Hay tres grupos de compañeros de trabajo que debes recordar:
Tu equipo de proyecto. Como probablemente imagines, la relación de un gestor de proyectos con su equipo es crucial. En primer lugar, averigua quién forma parte de tu equipo de proyecto y cuáles son sus funciones (tanto en la empresa como en el proyecto). Escuche atentamente sus opiniones: puede que le cuenten cosas sobre el proyecto o el cliente que no podrá aprender de personas que no hayan trabajado en el equipo.
Fomentar la retroalimentación y la comunicación sincera. Crear una cultura de transparencia del proyecto le ayudará a desarrollar la confianza entre usted y su equipo. Desde el principio, intenta ser muy claro sobre tu papel como gestor de proyectos y establece algunas reglas básicas. Le ayudará a mantener conciliación de la vida laboral y familiar y prevenir fluencia laboral.
Sus jefes. Conocer a tu jefe es una parte inevitable (y esencial) del proceso de incorporación. Uno de los consejos más interesantes sobre esta relación es el de Owen Gadeken:
"A estas alturas te estarás preguntando: "¿Y la reunión con mi nuevo jefe?". Sí, eso siempre es importante, y probablemente ya hayas tenido al menos una reunión. Pero te recomiendo que pospongas deliberadamente cualquier reunión de seguimiento hasta que puedas reunir suficiente información para hacer al menos una evaluación preliminar de tu proyecto; de lo contrario, puedes encontrarte haciendo promesas o compromisos que no puedas cumplir. "
Fuente: Gadeken, O. C. (2009). Así que usted es el nuevo director de proyecto: consejos para un buen comienzo. Ponencia presentada en el PMI® Global Congress 2009-North America, Orlando, FL. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
Otros compañeros. Probablemente le beneficiará conocer al mayor número posible de colegas, sobre todo si su organización emplea a menos de, digamos, 500 personas (esta tarea podría ser imposible en las grandes empresas). Puede que incluso quieras preguntar a tu equipo "¿a quién debo conocer?". Como gestor de proyectos, puede que necesites colaborar con equipos de RRHH, jefes de oficina, ventas, finanzas, etc. Saber quién es quién te coloca en una buena posición. Por supuesto, también deberías conocer a otros PM y, si es posible, encuentra a una persona que pueda convertirse en tu mentor.
En algún momento, se espera que te pongas a trabajar: en muchas organizaciones, esto ocurrirá pocos días después de tu incorporación. La transición entre la incorporación y el "trabajo de verdad" puede ser difícil, ya que pasarás de que te cuiden a estar (muy probablemente) por tu cuenta. ¿Cómo afrontar este difícil periodo?
Establecer objetivos mensurables y prioridades: tanto para su equipo de proyecto como para usted mismo. Esa lista será su recurso más valioso para cuando tenga dudas.
Compartir expectativas con su equipo. Sus subordinados directos agradecerán saber cuáles son sus objetivos y responsabilidades principales. Usted, por su parte, podrá estar más seguro de que su estrategia se ejecutará.
Exprese sus preocupaciones y opiniones, especialmente cuando tienen que ver con procesos de gestión de proyectos. Claro que a nadie le gusta esa persona que se incorpora al equipo y quiere dar un giro de 180 grados a todo desde el primer día. Pero hay algo a favor de tener un par de ojos frescos: puede que simplemente te des cuenta de más deficiencias y áreas de mejora que los demás. Mientras te comuniques con calma y basándote en los hechos, no deberías tener problemas. Recuerde que, en última instancia, es usted quien tendrá que asumir las consecuencias de los procesos y métodos defectuosos. Probablemente sea mejor que colabores con tus colegas en la mejora de áreas concretas.
Aquí tienes un par de consejos que te ayudarán a mantenerte organizado durante las primeras y difíciles semanas en un nuevo trabajo:
Las primeras semanas en un nuevo puesto pueden ser difíciles. Aun así, si sigues nuestras directrices, deberías ser capaz de comprender bien tus próximas responsabilidades y tareas. En caso de duda, siempre puede recurrir a los recursos en línea para PMs. Publicamos guías útiles para gestores de proyectos con regularidad, así que asegúrate de marcar el blog de Teamdeck. Y si aún no has probado nuestra aplicación, regístrate para ver los comentarios de otros PM.
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