Cuando gestionas una agencia o una empresa de software en la que tu equipo trabaja en varios proyectos a la vez, puede resultar complicado estar al día de todo. Incluso si estás gestionando un único proyecto como gestor de proyectos, a menudo puedes tener dificultades para supervisar varios elementos del mismo.
¿Qué aprenderá de este artículo?
- Herramientas útiles que permiten crear cuadros de mando en la gestión de proyectos
- Ventajas de los cuadros de mando en la gestión de proyectos
- El papel de software de planificación de recursos
Ojalá hubiera una forma de obtener una visión general informativa de la salud del proyecto sin tener que rebuscar en tu aplicación PM durante mucho tiempo.
Afortunadamente, los paneles de control de proyectos ofrecen la oportunidad de hacer precisamente eso: actúan como el único lugar donde puede comprobar los KPI críticos y evaluar el progreso de su proyecto. También se convierten en una única fuente de información sobre el estado del proyecto, algo que puede compartir fácilmente con sus clientes o gestores. Normalmente, un cuadro de mandos de gestión de proyectos consta de varios widgets -gráficos, puntos de datos o tablas- que se refieren a distintos elementos del proyecto.
En esta entrada del blog, le contaremos un poco más sobre las ventajas de los cuadros de mando de proyectos y le daremos algunos consejos sobre cómo crear uno.
¿Por qué crear un cuadro de mando de gestión de proyectos?
En primer lugar, disponer de un cuadro de mandos de gestión de proyectos supone un enorme ahorro de tiempo para las personas que lo utilizan. Por ejemplo, como jefe de equipo, normalmente tienes que consultar varios informes/pantallas en tu proyecto. instrumento de planificación para hacerse una idea general de cómo va un proyecto determinado. Por otra parte, los gestores de proyectos a menudo tienen que dedicar horas cada semana a redactar informes de situación del proyecto y recopilar indicadores clave de rendimiento. Los cuadros de mando facilitan la actualización automática de "informes" con datos en tiempo real y perspectivas adaptadas a un público específico.
Hablando de información a medida, hay que decir que, aunque las herramientas de gestión de proyectos y recursos suelen estar diseñadas para proporcionar a sus usuarios información valiosa, aún tienen que atender a las necesidades de muchos equipos. Como resultado, los cuadros de mando o informes predeterminados que ofrecen estas aplicaciones pueden no ser especialmente útiles para su equipo. Resulta beneficioso crear un gestión de proyectos y recursos o incluso un par de ellos, cada uno preparado para servir a un propósito específico. Por ejemplo, el director financiero de tu empresa puede estar interesado en métricas diferentes a las del cliente.
Los cuadros de mando de gestión de proyectos orientados al cliente también le resultarán muy prácticos. No sólo ahorrará tiempo en la preparación de nuevos informes de vez en cuando, sino que las partes interesadas en el proyecto podrán echar un vistazo a los cuadros de mando escaneables y entender fácilmente lo que está pasando en el proyecto. Además, un cuadro de mando bien diseñado hará que su empresa quede muy bien a los ojos del cliente.
Por último, el análisis de un cuadro de mando de proyecto es una gran oportunidad para identificar oportunidades de mejora que de otro modo pasarías por alto. Una vista de pájaro de los diferentes aspectos del proyecto puede hacerle pensar en soluciones que aún no ha considerado. Digamos que el cuadro de mandos de su proyecto incluye ideas sobre utilización de recursos y las tareas completadas. Esto le permite compararlas y, por ejemplo, darse cuenta de que algunas tareas están atrasadas, pero no todos los miembros del equipo están utilizados de forma óptima, y podrían asumir fácilmente más tareas.
Mejores prácticas para crear un cuadro de mando de gestión de proyectos
Cuando elabore un cuadro de mando de proyecto personalizado, debe recordar algunas características clave de los cuadros de mando eficaces.
Para empezar, los cuadros de mando realmente potentes contienen sólo la información pertinente. Por eso es beneficioso empezar con una lista de métricas/elementos que realmente necesitas mostrar o respuestas que quieres que responda el cuadro de mando de gestión de proyectos. De lo contrario, puede resultar tentador añadir un par de gráficos coloridos adicionales para que el cuadro de mandos parezca más "profesional". Desgraciadamente, esto no ayudará a los miembros de su equipo a distinguir los datos valiosos del ruido. Una vez más, tenga en cuenta que puede preparar distintos tipos de cuadros de mando diseñados para distintos públicos y que contengan sólo los elementos que más les importan.
El cuadro de mandos de su proyecto también debe ser fácil de escanear. Al preparar los distintos widgets o gráficos que aparecerán en el cuadro de mandos, asegúrate siempre de que sean legibles. La información debe ser clara de un vistazo, sin tener que leer complejas tablas o hacer cálculos mentales. Siempre puedes pedir a un miembro del equipo que te dé su opinión sobre la legibilidad del cuadro de mando.
Preste siempre atención a si sus cuadros de mando contienen o no datos precisos. Si no es así, se pierde toda la razón de ser de un cuadro de mando. Utiliza solo fuentes de datos fiables y, si es posible, diseña el cuadro de mando del proyecto de modo que presente información en tiempo real.
Herramientas que permiten crear un cuadro de mandos de gestión de proyectos
Quizá se pregunte cómo crear un cuadro de mando de proyecto. Tengo que invertir en una herramienta específica?
De hecho, hay un par de opciones que puede seguir:
- Consigue una aplicación de cuadro de mando de datos. Existen varias aplicaciones de cuadros de mando en el mercado que permiten crear cuadros de mando de datos personalizados, incluidos los de gestión de proyectos. Estas herramientas suelen ofrecer una gran flexibilidad a la hora de diseñar el cuadro de mando. Sin embargo, tienes que determinar si las fuentes de datos de las que dependes están disponibles en una aplicación determinada. Herramientas que puede probar: Tablero Geckboard, Klipfolio.
- Utiliza tu software de gestión de proyectos. Muchas aplicaciones de gestión de proyectos incluyen funciones que te permiten crear un panel de control para supervisar el estado del proyecto. Herramientas que puede probar: ClickUp, Lunes.
- Utilice su software de gestión de recursos. Las empresas utilizan el mejores herramientas de gestión de recursos planificar y gestionar el trabajo de sus equipos. Como tales, contienen mucha información valiosa sobre el bienestar de los proyectos y los recursos. Teamdeck es una aplicación de gestión de recursos que hemos creado y, en la siguiente sección de esta entrada de blog, te mostraremos cómo utilizarla para crear un sólido panel de control de proyectos.
Cree un panel de gestión de proyectos personalizado con Teamdeck
Por defecto, Teamdeck viene con un tablero personal disponible para todos los usuarios con permisos de nivel de gerente, donde se puede comprobar los detalles básicos como:
- cuántas horas has seguido este mes,
- cuántos días de vacaciones te has tomado,
- ¿cuál es la utilización de su equipo?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Para crear un cuadro de mando de gestión de proyectos personalizado, tienes que crear un informe. Los informes de Teamdeck funcionan como cuadros de mando en el sentido de que puedes utilizar diferentes elementos para crear una historia basada en datos en tiempo real. Además, puedes generar un enlace y compartir tu informe con el cliente o las partes interesadas de otro proyecto.
He aquí algunos ejemplos de elementos que podrían mostrarse en el cuadro de mandos/informe del proyecto de su equipo:
- Informe de horas extraordinarias. Permite ver fácilmente cuántas horas extra han realizado sus empleados en un intervalo de tiempo determinado.
Aprende a construir este gráfico con Teamdeck - lee nuestro guía para los informes de situación de los proyectos.
- Horas/costes estimados frente a los reales registrados por su equipo. Un gráfico de este tipo te ayudará a ver de un vistazo si el presupuesto de tu proyecto sigue bajo control o no.
Aprende a construir este gráfico con Teamdeck - lee nuestra entrada de blog sobre seguimiento de los costes del proyecto.
- Utilización facturable. Vea qué parte del tiempo de su equipo se ha dedicado a actividades facturables. Te ayudará a comprobar si un determinado proyecto es realmente rentable.
Por supuesto, puedes crear muchos tipos diferentes de gráficos y tablas con Teamdeck. Puedes probar la aplicación tú mismo regístrese para una prueba gratuita aquí. También puede Programe una llamada con Anielanuestra experta en éxito de clientes. Ella te mostrará las diferentes capacidades de Teamdeck a la hora de presentar los datos sobre el rendimiento de tu equipo.
