Cuando gestionas una agencia o una empresa de software en la que tu equipo trabaja en varios proyectos a la vez, puede resultar complicado estar al día de todo. Incluso si estás gestionando un único proyecto como gestor de proyectos, a menudo puedes tener dificultades para supervisar varios elementos del mismo.
¿Qué aprenderá de este artículo?
Ojalá hubiera una forma de obtener una visión general informativa de la salud del proyecto sin tener que rebuscar en tu aplicación PM durante mucho tiempo.
Afortunadamente, los paneles de control de proyectos ofrecen la oportunidad de hacer precisamente eso: actúan como el único lugar donde puede comprobar los KPI críticos y evaluar el progreso de su proyecto. También se convierten en una única fuente de información sobre el estado del proyecto, algo que puede compartir fácilmente con sus clientes o gestores. Normalmente, un cuadro de mandos de gestión de proyectos consta de varios widgets -gráficos, puntos de datos o tablas- que se refieren a distintos elementos del proyecto.
En esta entrada del blog, le contaremos un poco más sobre las ventajas de los cuadros de mando de proyectos y le daremos algunos consejos sobre cómo crear uno.
En primer lugar, disponer de un cuadro de mandos de gestión de proyectos supone un enorme ahorro de tiempo para las personas que lo utilizan. Por ejemplo, como jefe de equipo, normalmente tienes que consultar varios informes/pantallas en tu proyecto. instrumento de planificación para hacerse una idea general de cómo va un proyecto determinado. Por otra parte, los gestores de proyectos a menudo tienen que dedicar horas cada semana a redactar informes de situación del proyecto y recopilar indicadores clave de rendimiento. Los cuadros de mando facilitan la actualización automática de "informes" con datos en tiempo real y perspectivas adaptadas a un público específico.
Hablando de información a medida, hay que decir que, aunque las herramientas de gestión de proyectos y recursos suelen estar diseñadas para proporcionar a sus usuarios información valiosa, aún tienen que atender a las necesidades de muchos equipos. Como resultado, los cuadros de mando o informes predeterminados que ofrecen estas aplicaciones pueden no ser especialmente útiles para su equipo. Resulta beneficioso crear un gestión de proyectos y recursos o incluso un par de ellos, cada uno preparado para servir a un propósito específico. Por ejemplo, el director financiero de tu empresa puede estar interesado en métricas diferentes a las del cliente.
Los cuadros de mando de gestión de proyectos orientados al cliente también le resultarán muy prácticos. No sólo ahorrará tiempo en la preparación de nuevos informes de vez en cuando, sino que las partes interesadas en el proyecto podrán echar un vistazo a los cuadros de mando escaneables y entender fácilmente lo que está pasando en el proyecto. Además, un cuadro de mando bien diseñado hará que su empresa quede muy bien a los ojos del cliente.
Por último, el análisis de un cuadro de mando de proyecto es una gran oportunidad para identificar oportunidades de mejora que de otro modo pasarías por alto. Una vista de pájaro de los diferentes aspectos del proyecto puede hacerle pensar en soluciones que aún no ha considerado. Digamos que el cuadro de mandos de su proyecto incluye ideas sobre utilización de recursos y las tareas completadas. Esto le permite compararlas y, por ejemplo, darse cuenta de que algunas tareas están atrasadas, pero no todos los miembros del equipo están utilizados de forma óptima, y podrían asumir fácilmente más tareas.
Cuando elabore un cuadro de mando de proyecto personalizado, debe recordar algunas características clave de los cuadros de mando eficaces.
Para empezar, los cuadros de mando realmente potentes contienen sólo la información pertinente. Por eso es beneficioso empezar con una lista de métricas/elementos que realmente necesitas mostrar o respuestas que quieres que responda el cuadro de mando de gestión de proyectos. De lo contrario, puede resultar tentador añadir un par de gráficos coloridos adicionales para que el cuadro de mandos parezca más "profesional". Desgraciadamente, esto no ayudará a los miembros de su equipo a distinguir los datos valiosos del ruido. Una vez más, tenga en cuenta que puede preparar distintos tipos de cuadros de mando diseñados para distintos públicos y que contengan sólo los elementos que más les importan.
El cuadro de mandos de su proyecto también debe ser fácil de escanear. Al preparar los distintos widgets o gráficos que aparecerán en el cuadro de mandos, asegúrate siempre de que sean legibles. La información debe ser clara de un vistazo, sin tener que leer complejas tablas o hacer cálculos mentales. Siempre puedes pedir a un miembro del equipo que te dé su opinión sobre la legibilidad del cuadro de mando.
Preste siempre atención a si sus cuadros de mando contienen o no datos precisos. Si no es así, se pierde toda la razón de ser de un cuadro de mando. Utiliza solo fuentes de datos fiables y, si es posible, diseña el cuadro de mando del proyecto de modo que presente información en tiempo real.
Quizá se pregunte cómo crear un cuadro de mando de proyecto. Tengo que invertir en una herramienta específica?
De hecho, hay un par de opciones que puede seguir:
Por defecto, Teamdeck viene con un tablero personal disponible para todos los usuarios con permisos de nivel de gerente, donde se puede comprobar los detalles básicos como:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Para crear un cuadro de mando de gestión de proyectos personalizado, tienes que crear un informe. Los informes de Teamdeck funcionan como cuadros de mando en el sentido de que puedes utilizar diferentes elementos para crear una historia basada en datos en tiempo real. Además, puedes generar un enlace y compartir tu informe con el cliente o las partes interesadas de otro proyecto.
He aquí algunos ejemplos de elementos que podrían mostrarse en el cuadro de mandos/informe del proyecto de su equipo:
Aprende a construir este gráfico con Teamdeck - lee nuestro guía para los informes de situación de los proyectos.
Aprende a construir este gráfico con Teamdeck - lee nuestra entrada de blog sobre seguimiento de los costes del proyecto.
Por supuesto, puedes crear muchos tipos diferentes de gráficos y tablas con Teamdeck. Puedes probar la aplicación tú mismo regístrese para una prueba gratuita aquí. También puede Programe una llamada con Anielanuestra experta en éxito de clientes. Ella te mostrará las diferentes capacidades de Teamdeck a la hora de presentar los datos sobre el rendimiento de tu equipo.
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