Gestión eficaz de reuniones

Probablemente no le sorprenda que las reuniones se asocien a menudo con una pérdida de tiempo. Según Informe de AtlassianEn la mayoría de los casos, los empleados pasan hasta 31 horas al mes sentados en reuniones improductivas. Eso es casi una semana entera de trabajo.

Es comprensible que los jefes de equipo y los directivos intenten tomar medidas para reducir los costes de las reuniones. Para algunas empresas, puede consistir en prohibir, por ejemplo, todas las reuniones de estado. Para otras, significa introducir aplicaciones y técnicas para aumentar la eficacia de las reuniones. En este artículo, compartiremos consejos que puede utilizar para planificar y celebrar reuniones con éxito.

¿Qué hace que una reunión sea eficaz?

Las reuniones eficaces producen resultados tangibles que repercuten positivamente en su proyecto o en el conjunto de la organización. Esa es su idea general. Los detalles dependen del objetivo de la reunión. Las reuniones eficaces son aquellas que logran los objetivos fijados por el responsable de la reunión. Por ello, es absolutamente crucial plantear un propósito claro para cada reunión que celebres y compartir los objetivos con los asistentes. Más información al respecto en la siguiente sección.

¿Cómo planificar una reunión eficaz?

Empieza con un objetivo. ¿Qué quiere conseguir con esta reunión? ¿Necesitas tomar alguna decisión empresarial importante? ¿Está planeando una lluvia de ideas? ¿Hay actualizaciones que deban compartirse con su equipo con el espíritu de transparencia del proyecto? Los objetivos que identifique influirán probablemente en la naturaleza de la reunión. Incluso pueden convencerte de... no organizar la reunión.

¿De verdad tienes que celebrar esta reunión?

Muchas empresas siguen el reunión por defecto política: en caso de duda, convoque una reunión. Por desgracia, no es la forma más productiva de emplear el tiempo de los trabajadores. Muchos informes publicados en los últimos años hacen hincapié en la enorme cantidad de reuniones innecesarias. Atlassian analizó los datos y llegó a la conclusión de que la mitad de las reuniones se consideran una pérdida de tiempo. ¡La mitad! Eso me hace pensar que casi todo el mundo podría reducir el número de sesiones que decide organizar.

Un tipo de reunión que a menudo se critica es la infame reunión de estado. Jason Fried, fundador y CEO de Basecamp, escribe que Las reuniones de estado son el peor tipo de reuniones. Elimínalas y sabrás más, ahorrarás mucho dinero y recuperarás decenas de horas al mes. No está solo en este sentimiento. Varias organizaciones admiten abiertamente que han renunciado a reunirse para intercambiar información sobre la marcha del trabajo. En su lugar, se comunican de forma más eficaz con estados escritos. Este enfoque es especialmente valioso para los equipos distribuidos, en los que, para reunir a un grupo de personas en una llamada en tiempo real, hay que hacer un importante esfuerzo de programación. Los informes de estado publicados en Slack o dentro de gestión de proyectos de su elección requieren menos tiempo que sus equivalentes presenciales.

Me imagino que algunos de ustedes desconfiarán de esta idea: después de todo, la gente habla más rápido de lo que pone las cosas por escrito. ¿No son las reuniones más eficaces que escribir las cosas? Pues en este caso no. Las reuniones de estado para grupos de personas llevan más tiempo que preparar una breve nota sobre los progresos de uno mismo. Además, no es probable que los asistentes a la reunión presten la misma atención a todo lo que dicen todos los que participan en ella.

Además, escribir es una excelente oportunidad para sintetizar la información y comunicarla de forma concisa. Como resultado, puedes producir piezas de información perspicaces y duraderas. Hay muchas aplicaciones y complementos que ayudarán a tu empresa a pasar de las reuniones de estado en persona a los resúmenes asíncronos. Pruebe Standuply o Zanahoriapor ejemplo.

Las discusiones de estado no son el único tipo de reuniones que podría eliminar de su calendario. Si no estás seguro de si una determinada reunión debe celebrarse o no, puedes pedir consejo a una app divertida pero útil: ¿Debería ser una reunión?

Ahora que ya has establecido las razones válidas para organizar una reunión de trabajo, tienes que planificarla con cuidado. No hay lugar para una sesión improvisada del tipo "pasaba por tu mesa": datos que 40% de las personas las consideran distracciones importantes.

Invite a su reunión a las personas adecuadas

Uno de los ingredientes clave de las reuniones productivas es reunir al grupo de personas adecuado. Invite a empleados que puedan contribuir al objetivo de la reunión. Organice una reunión de equipo de proyecto si desea compartir actualizaciones importantes y organizar una breve sesión de preguntas y respuestas después. Si su objetivo es producir una decisión ejecutiva durante esta sesión, asegúrese de que los responsables de la toma de decisiones asisten realmente a ella. De lo contrario, difícilmente será un debate eficaz.

Cuando se trata del número de participantes en una reunión, es posible que te hayas topado con la regla de las dos pizzas popularizado por Jeff Bezos. Establece que dos pizzas deberían bastar para alimentar a todo el grupo de reunión. Es una regla práctica, pero te sugiero que no la veas como una fórmula de medida (al fin y al cabo, las pizzas tienen tamaños muy diferentes). En lugar de eso, aprovecha para pensar bien tu lista de asistentes antes de enviar una invitación masiva.

Otro punto que debes tener en cuenta aquí son los costes de tu reunión. A veces pensamos que estamos ahorrando dinero a la empresa organizando una reunión y así "hacemos avanzar las cosas". Sin embargo, cuanto más larga sea la reunión y más gente participe, mayores serán los costes empresariales. La próxima vez que intentes decidir a quién invitar a tu reunión, quizá quieras consultar calculadora de costes de reuniones compartido por Harvard Business Review. Los resultados pueden sorprenderle.

Crear un orden del día de la reunión

Una vez planificados los objetivos de la reunión y teniendo en mente la lista de empleados que asistirán a ella, tienes que elaborar un plan de acción. Para diseñar el orden del día de tu reunión, intenta responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cómo debe ser la reunión?
• ¿Quién debe hablar y cuándo?
• ¿Qué pasos hay que dar para alcanzar el objetivo?
• ¿Qué decisiones hay que tomar?
• ¿Cuánto tiempo debe dedicarse a cada punto del orden del día?
• ¿A qué hora debe empezar la reunión?
• ¿Quién y cómo tomará notas?

Elegir la franja horaria adecuada para su reunión puede ser todo un reto, sobre todo si invita a personas cuya disponibilidad no es fija. En primer lugar, echa un vistazo al calendario de recursos de tu equipo para determinar la fecha adecuada para tu reunión. Ten en cuenta que la hora de inicio de tu sesión no debe ser aleatoria. Como se muestra en Informe de Doodle sobre el estado de las reuniones en 2019sólo 12% de las personas prefieren celebrar reuniones después de las 14.00 horas. Herramientas como Calendly o Meetingbird ayudarle a encontrar el momento adecuado para reunirse.

Tenga en cuenta que lo ideal es que los órdenes del día de las reuniones de equipo se envíen junto con las invitaciones y no se añadan posteriormente a la descripción del evento. Esta última opción puede hacer que algunos participantes no reciban el orden del día y, en consecuencia, no sepan qué esperar durante la reunión. Su agenda debe dejar claro que usted es el líder y/o el facilitador de esa reunión. Si no hay un responsable individual de una reunión, es difícil completar todos los pasos con éxito. Asegúrate de que todos los asistentes a la reunión saben lo que tienen que preparar de antemano. De lo contrario, tendrá dificultades para gestionar el debate con eficacia.

¿Cómo dirigir una reunión eficaz?

Como moderador de la reunión, eres el responsable de su desarrollo. Tú decides cuándo empieza la reunión y si se sigue el plan de acción. Ten presente en todo momento el objetivo principal del debate. Estos son los principales elementos de las reuniones eficaces:

• Tiempo - Ten en cuenta la hora. Por ejemplo, si está previsto que empiece la reunión, pero uno de los asistentes se retrasa, probablemente deberías empezar el debate sin él. Por supuesto, las cosas suceden, y a veces un retraso puede deberse a circunstancias externas. Pero, ¿y si en su equipo hay alguien que llega tarde y siempre está "demasiado ocupado" para acudir? Seguro que ha elegido cuidadosamente la franja horaria y evaluado los costes de esta reunión. ¿Por qué desperdiciar todo ese esfuerzo sólo porque alguien no respeta las reuniones?
• Reglas - El moderador de la reunión es el responsable de establecer las directrices que deben seguir todos los participantes. Una práctica que realmente aumenta la productividad de los asistentes a la reunión es la no multitarea. Esto suele significar que todos los portátiles deben estar apagados y los teléfonos guardados. ¿Hay algo más molesto que esa persona que ha estado sentada en tu reunión mientras navegaba por la web y luego dice: "¿Puedes repetir esa última parte? No estaba prestando atención". Es una terrible pérdida de tiempo y dinero. Además, afecta negativamente a la energía de todos los presentes en la sala.
• Notas – tomar notas es vital para casi todas las reuniones. Puedes asignar a una persona que anote las decisiones tomadas durante la sesión, o puedes hacerlo tú mismo. Alternativamente, puedes animar a todos los participantes a anotar cosas (siempre que no sea una excusa para navegar por la bandeja de entrada del correo electrónico o Slack). Una idea que merece la pena explorar es utilizar notas visuales (notas de boceto) como técnica principal. Lee nuestro guía de sketchnoting para gestores de proyectos para ver que la toma de notas visual es algo que todo el mundo puede hacer (¡no hace falta saber dibujar!). Si eliges a una sola persona para tomar notas en tu reunión, envía sus notas a los demás asistentes. Quieres que todos estén de acuerdo con el resultado de la reunión. Más información al respecto en la última sección de este artículo.

Gestión eficaz de los distintos tipos de participantes en las reuniones

Encontrará muchos recursos en línea que describen varios tipos de personalidades de reuniones (como ésteo esteo ese). Todos estos artículos difieren un poco en cuanto al número de asistentes a la reunión o sus nombres. Lo que todos tienen en común, sin embargo, es que es probable que te encuentres con asistentes que dominarán la reunión con sus opiniones, comentarios en voz alta o incluso discusiones fuera de tema. Por otro lado, habrá personas que tengan algo muy valioso que decir, pero que, por una razón u otra, permanecerán calladas.

Un método para llevar a cabo reuniones productivas con diferentes personalidades a bordo es intentar eliminar la estructura de poder. De este modo, se anima a todos los asistentes a contribuir, sin que tengan que preocuparse por hablar fuera de turno. Un gran ejemplo de este enfoque es el del cofundador de Pixar, Ed Catmull. Él se explayó al respecto en su entrevista con el CEO de Slack: [durante una reunión] nadie, desde el director creativo hasta el propio Catmull, puede pasar por encima del equipo de producción que acude en busca de opiniones. La razón es sencilla: ya saben que algo no funciona; no quieren juicios, sino soluciones. Catmull admite que no siempre aciertan. "De vez en cuando es un desastre", dice. "Pero a veces sucede algo mágico. Y por magia, quiero decir que el ego ha salido de la habitación".

El ego en la sala también puede verbalizarse anulando el orden del día e iniciando discusiones fuera de tema. Es fácil que al responsable de la reunión le pille por sorpresa este tipo de comportamiento. Por eso es mejor prepararse de antemano para este tipo de interrupciones. Se puede establecer el llamado aparcamiento de ideas: una pizarra o un papel donde anotar las cosas planteadas por los asistentes que no se hayan incluido en el plan de acción. Organizar una reunión eficaz es mucho más fácil cuando eres capaz de decir: "es un punto interesante, pongámoslo en un aparcamiento y volvamos a él después de esta reunión".

Pasos a seguir después de una reunión

Las reuniones eficaces rara vez terminan cuando se abandona la sala de conferencias. Suele haber alguna acción que hacer. Puede que tengas que poner en práctica una decisión que se tomó durante la reunión. O quizá haya una lista de ideas generadas por el grupo que deba compartirse con otras personas.

Comparte las notas de la reunión con todos los participantes. Asegúrate de incluir en tus notas los puntos de acción y los siguientes pasos. Deben asignarse responsables a todas las tareas pendientes.

Después de la reunión, evalúela y compruebe si hay algún elemento de la gestión de reuniones que pueda perfeccionarse en el futuro. Un planteamiento así te ayudará a que las reuniones sean menos una lucha y más un instrumento empresarial eficaz. Buena suerte.