La gestión del conocimiento, desde la concepción del término a finales de los 80, se ha asociado a grandes organizaciones y estructuras corporativas complejas. Las grandes empresas cuentan con grandes presupuestos y una larga lista de requisitos, por lo que las herramientas de apoyo a los procesos de gestión del conocimiento suelen ser bastante caras y extensas.
Sin embargo, las empresas más pequeñas también podrían beneficiarse de la gestión del conocimiento. Pierden mucho dinero por compartir mal el conocimiento, por los silos de información o por cometer el mismo error numerosas veces. En este artículo, desglosaremos cómo aplicar algunas buenas prácticas de gestión del conocimiento en un entorno no corporativo.
Diccionario empresarial define la gestión del conocimiento como
Estrategias y procesos diseñados para identificar, captar, estructurar, valorar, aprovechar y compartir los activos intelectuales de una organización para mejorar su rendimiento y competitividad. Se basa en dos actividades críticas: (1) la captura y documentación del conocimiento individual explícito y tácito, y (2) su difusión dentro de la organización.
Según esa definición, un proceso óptimo de gestión del conocimiento se basa en:
Tendremos en cuenta estos dos pasos en la siguiente parte del artículo. Antes de sumergirnos en algunos consejos prácticos sobre la gestión del conocimiento, reiteremos las razones para adoptarla en primer lugar.
En esencia, la gestión del conocimiento consiste en asegurarse de que los empleados tomen buenas decisiones. Se trata de una necesidad bastante universal, independientemente del tamaño de la empresa. La normalización de los procesos permite a las empresas aumentar su productividad: las cosas se hacen más rápido y son de mejor calidad.
Centrarse en la recopilación y el intercambio de conocimientos es también una gran oportunidad para identificar y celebrar a los verdaderos expertos en un campo determinado. Este enfoque probablemente hará que dichos expertos estén más comprometidos y satisfechos con su lugar de trabajo. Al mismo tiempo, el resto de su equipo adquirirá valiosos conocimientos. Su empresa sale ganando.
Adoptar la gestión del conocimiento en una fase temprana facilita la ampliación de la empresa. A medida que su equipo crece, ya dispone de procesos para aprovechar al máximo sus conocimientos colectivos. Estas ventajas afectarán tanto a las organizaciones basadas en proyectos (agencias creativas, consultoras de software) como a las empresas que trabajan en el desarrollo de su propio producto.
No es necesario empezar con un proceso completo o un software específico. La gestión eficaz de los conocimientos puede convertirse en parte de la cultura de su empresa si fomenta la documentación y el intercambio de los conocimientos de todos. He aquí algunas ideas que puede probar sin tener que preocuparse por su presupuesto para software:
Transparencia del proyecto requiere visibilidad de la información dentro de un equipo de proyecto. Aquí puedes poner en práctica varias ideas: desde requisitos claros y bien documentados para el proyecto hasta sesiones periódicas de feedback. Fomentar la comunicación abierta y el intercambio de conocimientos entre las personas que trabajan en el mismo proyecto probablemente afectará a la eficacia de tus equipos, pero también sentará las bases de políticas para toda la empresa. Además, estudios demuestran que la transparencia es muy apreciada por los empleados.
Construir una base de conocimientos o una intranet puede parecer algo que necesitan las grandes organizaciones. Sin embargo, lo cierto es que su empresa podría superar fácilmente el sistema inicial de almacenamiento de documentos e información (Google Docs o Dropbox, por ejemplo). Una base de base de conocimientos será especialmente valioso si
En Teamdeck, utilizamos Atlassian's Confluencia para almacenar conocimientos importantes para los miembros de nuestro equipo. También es donde publicamos las políticas escritas y compartimos las actualizaciones de la empresa. Resulta útil a la hora de incorporar nuevos empleados o de tratar de encontrar una forma óptima de hacer las cosas basándonos en las experiencias pasadas del equipo.
Hablando de experiencias pasadas, para aprender colectivamente una lección, es necesario tener una lección de la que aprender. Es una buena idea documentar las sesiones postmortem, los informes posteriores a la acción o las reuniones retrospectivas. Aunque resulte un poco embarazoso, porque el proyecto que estás documentando acabó fracasando, no deja de ser una gran oportunidad de aprendizaje. Gracias a estas "lecciones aprendidas", otros empleados podrán comprender las causas de un problema y evitar algunos errores en el futuro. Haga hincapié a su equipo en que este proceso no consiste en señalar con el dedo ni en alardear. Se trata de aprender de los errores o aciertos del pasado.
Eche un vistazo a este texto postmortem de Gitlab, escrito después de su infame incidente de interrupción de la base de datos. Estoy seguro de que cientos de desarrolladores que han leído este post no repetirán errores similares. Esto no quiere decir que todas las lecciones aprendidas deban estar a disposición del público: a veces no es posible debido a acuerdos de confidencialidad. Sin embargo, es algo en lo que podrías pensar, especialmente si usuarios externos se han visto afectados por un determinado suceso.
Como se menciona en la primera parte de este texto, es necesario reconocer a los expertos: personas que tienen muchos conocimientos sobre un aspecto determinado de sus operaciones. Una vez identificados, hay que animarles a compartir sus conocimientos. Esto puede hacerse de diversas maneras: desde reuniones de equipo dedicadas a un tema determinado, pasando por la publicación de blogs, hasta programas de mentores.
Asegúrese de prestar atención no sólo a la conocimiento explícito (ya codificado/fácil de articular), sino también al conocimiento tácito. Este último se basa en el saber hacer de sus empleados: su perspicacia única, su intuición o una habilidad que no es fácil de verbalizar. Piense en el sentido estético, en la capacidad de concebir ideas innovadoras o... montar en bicicleta.
El conocimiento tácito suele ser muy valioso, pero es difícil de compartir. Piense en formas de emparejar a sus expertos con otros miembros del equipo en un entorno "real", que no tiene por qué ser necesariamente trabajando en el mismo equipo. Por ejemplo, organizar un hackathon puede ser una buena oportunidad para que tus empleados colaboren entre sí. Mientras trabajan juntos, pueden ver una idea tácita en acción y aprender de ella.
Hay una cosa más que tiene que hacer para introducir con éxito la gestión del conocimiento en su empresa: demostrar que se trata de una prioridad real. Podría darse el caso de que los miembros de tu equipo no documenten los conocimientos simplemente porque piensan que es mejor centrarse en el "trabajo real". Las iniciativas de intercambio de conocimientos también podrían abandonarse fácilmente cuando los tiempos se ponen ajetreados. El trabajo de un líder de empresa es asegurarse de que la gente vea el valor de preservar los conocimientos importantes. Documentar y compartir la experiencia de cada uno debería formar parte de su trabajo, no ser una ocurrencia tardía. Sólo entonces podrá adoptar realmente un enfoque basado en el conocimiento y beneficiarse plenamente de la gestión del conocimiento.
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