La desviación del coste de los recursos es uno de los los KPI de gestión de recursos que no debes perder de vista. Esta métrica suele expresarse como un valor porcentual. Muestra la relación entre los costes programados por miembro del equipo del proyecto y los costes reales por miembro del equipo.
¿Qué utilidad tiene eso?
En primer lugar, el seguimiento de la variación del coste de los recursos permite controlar la rentabilidad del proyecto. Es especialmente crucial cuando se trabaja con un presupuesto fijo. ¿Qué ocurre cuando ves que los miembros de tu equipo generan más costes de lo previsto? Puedes aplicar las optimizaciones necesarias para asegurarte de que el proyecto no afecta negativamente a tu cuenta de resultados.
Las empresas que operan con presupuestos de tiempo y material también deben comprobar periódicamente la desviación del coste de los recursos para poder reaccionar a tiempo ante pautas preocupantes.
Comparar los costes estimados y los reales también puede ofrecerle información valiosa sobre la proceso de estimación de proyectos en su empresa. Por supuesto, las estimaciones nunca serán exactas, pero algunos equipos tienden a subestimar enormemente ciertos aspectos de sus proyectos. Patrones como estos deberían ser evidentes cuando se compara la variación del coste de los recursos de diferentes funciones dentro de su equipo de proyecto o diferentes etapas del proyecto.
La fórmula más sencilla será dividir los costes reales de su equipo (horas de seguimiento multiplicado por los costes horarios de los empleados) por los costes programados (estimaciones del proyecto multiplicadas por los costes horarios). Ahora puedes ver cuánto dinero deberías cobrar a tu cliente frente a cuánto pensabas cobrarle. Si quieres profundizar más, también puedes diferenciar entre los costes internos -el dinero que pagas a los miembros de tu equipo + los costes administrativos- y el dinero que recibes del cliente. De este modo podrás determinar con precisión el beneficio que genera tu organización.
Como puede imaginar, para obtener datos fiables sobre los costes reales de su equipo, debería utilizar software de seguimiento del tiempo de los empleados. Ahora, le mostraremos cómo calcular fácilmente la varianza del coste de los recursos utilizando una completa aplicación de gestión de recursos: Teamdeck.
Teamdeck es software de gestión de recursos con potentes funciones de elaboración de informes a disposición de todos los usuarios. abra una cuenta aquí. Puedes probar Teamdeck gratis durante 7 días. Después de una prueba gratuita, el costo por miembro del equipo es $3.99 que incluye la programación de recursos, seguimiento del tiempo y sistema de gestión de vacaciones características.
¿Tu cuenta de Teamdeck está lista? Para crear un informe significativo sobre tus equipos de proyecto, necesitas pedirles que empiecen a registrar su tiempo usando Aplicación móvil de control del tiempo de Teamdeck o introduciendo sus entradas de tiempo a través de la aplicación web.
Sin embargo, si sólo quieres ver cómo funciona un informe de este tipo, puedes configurar rápidamente una cuenta de demostración, llena de datos de muestra. Solo tienes que hacer clic en "Jugar con datos de muestra" cuando estés en la sección Organizaciones de Teamdeck.
Tanto si trabajas con los datos reales de tu equipo como con puntos de datos de muestra, los pasos siguientes son los mismos. Dirígete a Informes en el menú superior y haz clic en el icono más de la esquina inferior derecha. Hoy le mostraremos cómo crear un informe de desviación de costes de recursos desde cero, así que haga clic en "crear personalizado".
A continuación, asigne un nombre a su informe y establezca un intervalo de fechas adecuado.
La forma en que funcionan los informes de Teamdeck es que tú decides en qué deben consistir. Puedes generar diferentes tipos de gráficos y tablas con campos interactivos. Para empezar, vamos a crear un gráfico de barras que nos dará una buena idea de cómo se comparan las estimaciones y los datos reales.
Haga clic en el icono más de la esquina y elija el gráfico de barras. Por defecto, constará de barras que ilustran las reservas de sus equipos (horas programadas), las hojas de horas (horas de seguimiento), las horas disponibles y las horas de vacaciones. Sólo necesitamos comparar las reservas y las hojas de horas, así que diríjase a Métricas y desmarque las vacaciones, así como la disponibilidad.
Tu tabla debería tener este aspecto:
Por supuesto, si tiene muchas personas en su equipo, el gráfico de barras será mucho menos legible. La desviación del coste de los recursos suele calcularse para un único proyecto, por lo que puede filtrar otros proyectos. Haga clic en Filtros y añada uno apropiado.
Haga clic en aplicar y disfrute de un gráfico lleno sólo de datos relevantes. Observando este gráfico puede ver qué empleados registraron más horas de las previstas y qué personas se quedaron por debajo de su recuento de horas estimado. Sin embargo, para obtener cifras precisas, es mejor añadir una tabla informativa.
Haga clic en el icono más de la esquina y añada un cuadro. Puedes repetir algunos pasos del cuadro anterior: desmarca las métricas innecesarias (deja por ahora solo las hojas de horas y las reservas) y filtra el proyecto correspondiente.
También puede cambiar la agrupación de los datos en su tabla. Por defecto, se agruparán primero por proyectos y luego por miembros del equipo. Para cambiar esta configuración, haga clic en Agrupación y cambie los bloques de datos. También puede eliminar "Proyectos" si utiliza un filtro.
En nuestro informe de ejemplo, la agrupación final tiene este aspecto:
Ahora que su tabla consta de dos columnas de datos (Reservas y Hojas de horas), es hora de añadir más columnas que representen los costes estimados y reales. En primer lugar, debe añadir una columna para los costes por hora de su equipo. Haga clic en Métricas y luego en "Añadir personalizado" -> "Añadir columna de valores personalizados". Asigne un nombre a la nueva columna (por ejemplo, "Coste por hora") y seleccione el formato de los datos.
Cuando apliques estos cambios verás que se ha añadido una columna vacía a la tabla. Funciona de forma similar a una hoja de cálculo de Excel: haga clic en cualquier celda para introducir datos en ella.
Una vez que los costos por hora de tu equipo estén en su lugar, puedes agregar columnas que calcularán automáticamente sus costos totales estimados y sus costos reales. De nuevo, ve a Métricas y haz clic en "Añadir aduanas", pero ahora elige "Añadir campo de cálculo personalizado", ya que queremos que Teamdeck calcule el resultado por sí mismo. Nombre la columna, elija el formato de datos de la moneda e introduzca la fórmula.
Para los costes programados, la fórmula será la siguiente:
= (Reservas: Tiempo / 60) * Valores personalizados: Coste por hora
Para los costes reales:
= (Hojas de horas: Tiempo / 60) * Valores personalizados: Coste por hora
Una vez que empieces a escribir una variable, Teamdeck te sugerirá las opciones disponibles.
Actualmente, debería tener 5 columnas en su tabla, incluyendo dos nuevas para costes estimados y reales.
La última columna que debemos añadir a la tabla es la que se trata en este informe: la desviación del coste de los recursos. Para calcularla, vamos a crear otra columna de campo de cálculo personalizado. Esta vez debemos elegir el formato de datos de porcentaje e introducir la siguiente fórmula:
= (Fórmulas personalizadas: Coste real / Fórmulas personalizadas: Costes previstos)*100
Nota: si sus columnas tienen nombres diferentes, deberá ajustar la fórmula para reflejarlo.
Ya está, aparecerá una nueva columna en su tabla con el valor de la desviación del coste de los recursos para cada uno de sus empleados que trabajen en un proyecto determinado.
Si el valor es superior a 100%, significa que este miembro del equipo registró más tiempo del estimado. Si el valor es inferior a 100%, significa que no se alcanzó la estimación inicial.
Una última cosa que puede querer hacer es modificar la forma en que se calcula la fila "total". Por defecto, es una suma de todos los valores de una columna determinada. Un valor medio sería mucho más útil en este caso. La última fila se puede pulsar y editar como una celda de una hoja de cálculo, así que sólo tienes que introducir la siguiente fórmula:
= media(anidado(Grupo: Personas, Fórmulas personalizadas: desviación del coste de los recursos))
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