Tanto si es gestor de proyectos como si dirige una empresa, su prioridad es asegurarse de que su equipo entrega sus proyectos con éxito: a tiempo y dentro del presupuesto. Por otro lado, sin embargo, también quiere que los miembros de su equipo estén satisfechos y contentos en el trabajo. Alcanzar ambos objetivos puede parecer complicado, pero ignorar uno de ellos tendría resultados desastrosos para su empresa.
Qué conseguirás gracias a este artículo:
- ¿cómo se proyectan y gestores de recursos ver la importancia de la gestión de los recursos
- por qué utilizan software de gestión de recursos
Para muchos equipos, el proceso de gestión de recursos resultó ser una estrategia acertada para alcanzar ambos objetivos. ¿Por qué gestión de los recursos del proyecto ¿Importante? Se trata de una estrategia para obtener beneficios empresariales tangibles y, al mismo tiempo, mantener contento a su equipo. Con una gestión eficaz de los recursos, todos ganamos. Veamos más de cerca las principales ventajas de la gestión de recursos para las organizaciones y también para los recursos.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de recursos?
Antes de pasar a enumerar las ventajas, recapitulemos lo que permite hacer la gestión de recursos, porque es la base de todas las ventajas que se describen a continuación.
En primer lugar, utilizando Software de gestión de recursos Teamdeck (ya se trate de una aplicación dedicada o simplemente de un calendario de recursos), sabrá exactamente quién está disponible para trabajar en su proyecto y durante cuánto tiempo. Como resultado, puede asignar recursos a distintas tareas teniendo en cuenta los objetivos empresariales.
Pero la gestión de recursos no se limita a asignación de recursos-también tiene que supervisar a su equipo mientras trabaja en el proyecto y tomar decisiones en consecuencia, por ejemplo, cambiar de equipo o modificar y gestión de la carga de trabajo de determinadas personas. En resumen, la gestión de recursos le ofrece una visibilidad en profundidad de la capacidad, la carga de trabajo y el rendimiento de su equipo.
¿Qué ganará cuando empiece a gestionar los recursos estratégicamente?
Eficiencia y eficacia en la ejecución de proyectos
La gestión de recursos puede influir positivamente en la ejecución de los proyectos. Por eso es un aspecto tan esencial de la gestión de proyectos. Cuando se aplica una estrategia planificación de recursos y asignación, se asegura de que las personas adecuadas trabajen en los proyectos adecuados.
También aumentan la eficiencia y la eficacia de los proyectos, ya que se pueden detectar posibles problemas (conflictos de programación(escasez de recursos, demasiadas horas extra) y ajustar el calendario del proyecto antes de que se agraven. Un aviso de este tipo puede evitar el fracaso del proyecto. Cuando se les preguntó por las causas principales de los fracasos de sus proyectos anteriores en 2017, 23% de Los encuestados del Project Management Institute denominado "inadecuado previsión de recursos" y "dependencia de recursos".
Transparencia y mejora de la comunicación
Los jefes de proyecto saben que transparencia del proyecto es esencial para mantener la confianza dentro de sus equipos. La gestión de recursos favorece en gran medida las relaciones sanas entre los empleados y sus jefes, pero también entre los distintos gestores de proyectos. La razón es que cuando se tiene una visión general de la disponibilidad de recursos y de la carga de trabajo prevista, es poco probable que se tomen decisiones equivocadas al respecto. Así, por ejemplo, no reservará dos veces a determinados empleados.
Tampoco tienes que perder tiempo en intercambios de correos electrónicos, que se gestionan desde la aplicación de gestión de recursos. Por ejemplo, si tienes previsto añadir un recurso humano concreto a tu equipo de proyecto, pero el proyecto en sí no tiene luz verde, no tienes que ponerte en contacto con otros gestores de proyectos y "pedir derechos" sobre algunos empleados. Tu herramienta debería permitirte añadir una reserva provisional para esa persona: los demás gestores verán que esa persona probablemente se incorporará a tu equipo.
Vamos a plantear otro escenario: esta vez, se trata de un empleado que quiere irse de vacaciones cortas. Envía un correo electrónico a su proyecto o gestor de recursos u otro supervisor, y comienza la cadena de correo electrónico. Cuando tenga un sistema de gestión de vacaciones los empleados podrán gestionar las solicitudes de vacaciones con unos pocos clics. Además, las propias vacaciones quedarán registradas en el sistema, por lo que ese día no habrá conversaciones incómodas del tipo "¿trabajas hoy? Esto nos lleva al siguiente punto: la felicidad del equipo.
Felicidad en equipo
Imagine que hoy es su día libre. Tienes algunos planes preparados, o tal vez simplemente te estás preparando para holgazanear todo el día. En cualquier caso, creo que sería bastante molesto recibir correos electrónicos o mensajes de Slack de tus compañeros de trabajo como si estuvieras en el trabajo ese día. Daría la sensación de que realmente no se dan cuenta de tu horario. Lo mismo ocurre cuando estás desbordado de trabajo, pero te siguen asignando más y más tareas. O cuando eres un empleado a tiempo parcial a quien se invita a reuniones que tienen lugar fuera de su horario laboral.
Estas situaciones podrían evitarse si se utiliza un calendario de recursos y seguir las mejores prácticas de gestión de recursos. Es imprescindible que tus recursos humanos sientan que se les tiene en cuenta y que se respeta su horario. Cuando se tiene fácil acceso a dicho horario, es mucho más fácil tener en cuenta su tiempo. Esto, a su vez, puede aumentar la felicidad de sus empleados.
Los miembros de su equipo también apreciarán una carga de trabajo óptima, que les permita ser productivos en el trabajo y seguir manteniendo un conciliación de la vida laboral y familiar. Cuando, como gestor, sabes lo que cada uno tiene entre manos, puedes detectar los excesos o las deficiencias. infrautilizado personas de inmediato.
Planificación estratégica y mejor toma de decisiones
Cuando tiene visibilidad de los recursos de su empresa, su horario y disponibilidad, puede tomar mejores decisiones sobre aspectos fundamentales de su negocio.
Por ejemplo, sabrá a ciencia cierta si su equipo tiene un capacidad para un nuevo proyecto. Aunque no pueda detectar algo inmediatamente en el calendario de recursos, puede utilizar los datos para tomar una decisión informada. Analice los hojas de horas de algunos proyectos anteriores para ver patrones en su rendimiento o comprobar la utilización de recursos-la gestión de recursos le ofrece valiosas herramientas para ayudarle a tomar decisiones difíciles.
También podrá planificar mejor las futuras contrataciones: a continuación le explicamos cómo utilizar los informes de utilización de equipos y los datos históricos para previsión de recursos humanos.
Reducir costes
Ya sabe que la gestión de recursos mejorará la comunicación de su equipo y, en consecuencia, le ahorrará algo de dinero. Lo que también es importante es que el uso de software especializado le ayudará a reducir algunos costes administrativos innecesarios (rellenar hojas de horas en papel o seguimiento de las ausencias manualmente). Si está interesado en aprender a ahorrar dinero con herramientas de gestión de recursos, no deje de consultar Estudio de caso de Apptension. Han conseguido ahorrar casi $10k al mes una vez que implantaron Teamdeck en la organización.
¿Qué es una gestión eficaz de los recursos?
Las ventajas descritas anteriormente tienen un asterisco: sólo son visibles cuando el proceso de gestión de recursos es eficaz. Quizá se pregunte: ¿cómo puedo asegurarme de que mis esfuerzos tienen éxito? La receta corta es: siga las mejores prácticas y controle periódicamente los resultados. He aquí cómo.
Aquí, en el blog de Teamdeck, publicamos regularmente guías sobre gestión de recursos y gestión de proyectos tanto para principiantes como para profesionales. Si quieres aprender más sobre la gestión eficaz de recursos, quizá quieras empezar por esto gestión de los recursos del proyecto guía.
Estas entradas del blog también le ayudarán a mejorar en la gestión de recursos:
- Gestión eficaz de los recursos del proyecto
- Gestión de la carga de trabajo del equipo
- Planificación de recursos en la gestión de proyectos
- Asignación de recursos - una guía completa para gestores de proyectos
Mida sus esfuerzos de gestión de recursos
El seguimiento de los resultados es la mejor manera de identificar las áreas de mejora y ver qué está funcionando bien en términos de gestión de los recursos del proyecto.
¿Qué se puede medir?
- la eficacia de sus procesos de programación de recursos (compare las horas estimadas con las realizadas)
- la utilización de sus recursos humanos (para detectar tanto a los empleados con exceso de trabajo como a los infrautilizados)
- el importe de las horas extraordinarias y su distribución
- el presupuesto desglosado de su proyecto
- costes y tiempo registrados por los distintos equipos de proyecto y funciones dentro de estos proyectos.
Por supuesto, el seguimiento de estas métricas es imposible si no recopila datos sobre la disponibilidad, las reservas, el tiempo de seguimiento o las vacaciones de su equipo. Algunas herramientas de gestión de proyectos tienen funciones dedicadas a la gestión de recursos, pero también puedes utilizar un software específico de gestión de recursos para analizar tus procesos.
Teamdeck es un software de gestión de recursos que permite programar los recursos en varios proyectos. Los propios empleados pueden planificar sus vacaciones, registrar su disponibilidad y hacer un seguimiento del tiempo que dedican a las distintas tareas. Las funciones de elaboración de informes de Teamdeck te permiten crear cuadros de mando analíticos que se actualizan automáticamente y que luego puedes compartir con tus jefes o clientes. Puedes registrarte y probar la aplicación gratis aquí.
Si buscas plantillas e ideas para informes de proyectos, deberías echar un vistazo a estas entradas:
- Diseñar un informe de proyecto sólido + seguimiento del presupuesto del proyecto
- Crear un potente informe de control horario
- Construir un seguimiento de ausencias proceso
¿Está preparado para introducir la gestión de recursos en su organización?
Esperamos que esta entrada del blog le haya convencido de que la gestión de recursos puede aportar beneficios sustanciales a su empresa. Al mismo tiempo, entendemos que implantar un nuevo proceso en toda la empresa puede ser una tarea difícil. Si ese es su caso, puede Programe una llamada con Anielanuestra experta en éxito de clientes. Ella le ayudará a averiguar las necesidades de gestión de recursos de su empresa, le mostrará cómo gestionar los recursos de forma eficiente con una herramienta específica y establecerá un plan para introducir esta estrategia en su organización.