Como líder de una empresa o de un equipo, sin duda es consciente del efecto que los KPI pueden tener en la moral y el rendimiento de su equipo. Unos indicadores de rendimiento cuidadosamente seleccionados ayudarán a todos los miembros de su equipo a ver si van por el buen camino. Además, ayudan a mantener la atención de todos en las métricas que importan y representan bien los objetivos del proyecto.
Qué obtendrá con este artículo:
- Valores, diferencias y tipos de indicadores clave de rendimiento
- Métodos útiles en los procesos de gestión de proyectos para calcular los KPI
- El papel de software de gestión de recursos en la gestión del rendimiento
Las métricas típicas de recursos humanos incluyen controlar si hay una alta rotación o cuánto tiempo se tarda en cubrir los puestos vacantes. Por otra parte, las métricas de gestión de recursos estarán estrechamente relacionadas con la medición de los efectos de planificación de recursos y gestión de proyectos.
Supervisar periódicamente sus indicadores clave es crucial, ya que le permite abordar los problemas de inmediato y, potencialmente, evitar que el proyecto se vaya al traste. Su personal también apreciará la enfoque basado en datos a la gestión de recursos, ya que significa que es probable que tengan horarios más equilibrados.
En la primera parte de esta entrada de blog, enumeraremos un par de métricas esenciales relacionadas con gestión de los recursos del proyecto. Aprenderás cómo pueden serte útiles y de dónde sacarlas. Más adelante, te contaremos un poco sobre Teamdeck, es el mejor herramienta de gestión de recursos que facilita el seguimiento de todas estas métricas en su empresa.
Estimaciones frente a cifras reales
Comparar los valores estimados en la fase de planificación del proyecto con los resultados reales es una buena forma de comprobar si el proyecto se desarrolla según lo previsto. Le recomendamos que compruebe tanto el tiempo que dedican sus empleados a un proyecto determinado como el coste que genera. Luego, compárelo con sus estimaciones.
Horas estimadas frente a horas reales trabajadas por miembro del equipo
Al planificar un proyecto y asignación de recursosUna vez iniciado el proyecto, deberá comparar periódicamente estas estimaciones con las horas reales de trabajo de los miembros de su equipo. Una vez iniciado el proyecto, debes comparar periódicamente estas estimaciones con las horas reales registradas por los miembros de tu equipo.
¿Qué utilidad tiene eso?
Es un método excelente para detectar señales tempranas de retrasos en los proyectos: si alguien dedica a una tarea determinada mucho más tiempo del previsto, podría afectar significativamente al calendario del proyecto. También puedes utilizar estas métricas para la planificación estratégica de recursos en tus futuros proyectos. Cuando se conoce el ritmo habitual de cada persona, es más fácil estimar su tiempo.
Coste estimado frente a coste real por miembro del equipo (desviación del coste de los recursos)
Naturalmente, también querrá examinar los costes generados por la mano de obra de su equipo. Las sólidas herramientas de gestión de recursos como Teamdeck te permiten asignar tarifas horarias o diarias a cada uno de los empleados y crear seguimiento de los costes del proyecto informa basándose en ellas y en las hojas de horas de su equipo.
¿Qué utilidad tiene eso?
Conocer los costes actuales de sus proyectos es crucial para que su empresa siga siendo rentable. Si sabe que un proyecto determinado puede acabar siendo más caro, puede actuar en consecuencia. Por ejemplo, puede negociar el presupuesto con su cliente o alterar el alcance del proyecto.
Horas facturables y no facturables
Hablando de rentabilidad, también debes prestar atención al desglose de horas facturables y no facturables en tus proyectos. Calcula ambas cifras y comprueba cuánto tiempo de tu equipo se dedica a actividades no facturables, como tareas administrativas, reuniones de todos los equipos o sesiones de formación.
¿Qué utilidad tiene eso?
Si el personal registra muchas horas no facturables, podría ser una señal de que necesita optimizar algunos procesos en su empresa. ¿Quizás podría organizar menos reuniones en toda la empresa? Otra posibilidad es que un alto porcentaje de horas no facturables relacionadas con el proyecto sea un motivo para renegociar algunos aspectos del contrato con el cliente. Por ejemplo, podrías acordar tratar algunos tipos de horas como facturables aunque no las hayas cobrado hasta ese momento.
Utilización de los recursos
La utilización de la capacidad de los recursos es una de las métricas más importantes que puede controlar en su empresa. Al fin y al cabo, no quiere que su personal trabaje en exceso, pero tampoco quiere dejar a algunas personas sin tareas. Hay dos formas de calcular utilización de recursosy puede utilizarlos en dos fases distintas del ciclo de vida del proyecto.
Al planificar el proyecto, calcule la utilización prevista
La fórmula de la utilización planificada es sencilla. Tenga en cuenta las reservas estimadas de sus empleados (por ejemplo, 50 horas por proyecto al mes) y divídalo por la capacidad planificada de las personas (cuánto tiempo estarán disponibles en un periodo determinado). Por supuesto, realizar este cálculo será más fácil si dispones de una aplicación de gestión de recursos que almacene la capacidad de los recursos y las reservas. (Otras palabras sobre planificación de la capacidad de recursos).
¿Qué utilidad tiene eso?
La gestión eficaz de los recursos no es posible si no se presta atención a la creación de calendarios equilibrados para el equipo. Es imprescindible comprobar cómo se comparan los horarios previstos con la capacidad de los recursos. (Y esta es la razón por la que se nos considera un herramienta de planificación de la capacidad también). En la fase de planificación del proyecto, es probable que aún tenga margen de maniobra. Puede reasignar a algunas personas o repartir la contratación entre más miembros del equipo.
A medida que se desarrolla el proyecto, supervise la utilización real
Este KPI es muy similar al anterior. La única diferencia es que, en lugar de las reservas, se tienen en cuenta las hojas de horas (horas reales). Como resultado, obtendrá un valor porcentual de la utilización real de su equipo.
¿Qué utilidad tiene eso?
Debe supervisar regularmente la utilización de los recursos. Desgraciadamente, a menudo el trabajo no se reparte por igual entre todos. Algunas personas tienen mucho más trabajo que otras. Sin embargo, puede ocurrir que tenga recursos perfectamente equipados para realizar un trabajo determinado pero que, por ejemplo, no se tuvieron en cuenta en la fase de planificación de recursos. Obviamente, las personas que tienen que trabajar por encima de sus capacidad pueden sentirse frustrados e incluso acabar abandonando el trabajo. Curiosamente, las personas infrautilizadas tampoco están satisfechos.
¿Cómo medir los KPI de gestión de recursos?
Probablemente te imagines que calcular todos estos indicadores de rendimiento en una hoja de cálculo sería tedioso. Además, el objetivo del seguimiento de las métricas de gestión de recursos es utilizar datos fiables, a los que no tienes acceso cuando, por ejemplo, tu empresa no utiliza sistemas de seguimiento del tiempo o de gestión de bajas.
La forma más eficaz de supervisar los indicadores clave de rendimiento antes mencionados es realizar su seguimiento en una herramienta que su empresa utilice para la gestión de recursos. Existen varias herramientas de gestión de recursos disponibles en el mercado, por lo que deberías poder encontrar la adecuada para tu negocio. Estamos muy orgullosos de Teamdeck, la aplicación que creamos cuando nos dimos cuenta de que no existían soluciones para agencias que combinaran software de programación de proyectos, seguimiento del tiempo de los empleadosy lsistema de gestión de aleros características.
¿Cómo puede Teamdeck ayudarle a realizar un seguimiento de sus métricas de gestión de recursos? En primer lugar, es una aplicación en la que puedes planificar y gestionar el trabajo de tu equipo sin complicaciones. Hay un calendario de recursos, una única fuente de información sobre tus compañeros de equipo:
- reservas
- hojas de horas
- disponibilidad diaria
- vacaciones.
Utilizando el calendario de recursos de Teamdeck, puedes responder fácilmente a las siguientes preguntas:
- ¿Quién trabaja en qué proyecto?
- ¿Tenemos capacidad suficiente para un nuevo proyecto?
- ¿Quién está disponible para unirse a mi proyecto (y tiene las aptitudes necesarias)?
- ¿Quién está sobrecargado de trabajo y quién tiene tiempo para asumir más tareas?
Dado que puede ver las hojas de horas de las personas en el calendario de recursosPor lo tanto, debe haber una forma de controlar el tiempo. Con Teamdeck, pueden utilizar una cómoda aplicación móvil de control del tiempo o introducir manualmente sus entradas de tiempo en el calendario, por ejemplo, al final de cada jornada laboral.
También hemos diseñado las funciones de gestión de vacaciones para garantizar la máxima comodidad a todos los implicados. Cada empleado puede enviar una solicitud de vacaciones con sólo unos clics, directamente desde el calendario de recursos. Los responsables de la gestión de recursos también ven esta solicitud en la aplicación y pueden responder de inmediato. Todas las vacaciones aceptadas aparecen inmediatamente en el calendario para evitar posibles conflictos de programación.
Cuando se trata de medir varios KPIs, definitivamente disfrutarás de la suite de informes de Teamdeck. La hemos diseñado para ayudar a los jefes de equipo, gestores de proyectos y especialistas en RRHH a crear informes personalizados de proyectos y equipos.
Usted configura su informe una vez y luego puede supervisarlo regularmente a lo largo del proyecto. Los datos se actualizarán automáticamente a medida que las personas registren más entradas de tiempo, cambien las reservas, etc.
Y lo que es más importante, puedes introducir valores externos a Teamdeck en tus informes, por ejemplo, las tarifas horarias de tus recursos o los presupuestos de los proyectos. Las fórmulas flexibles permiten realizar análisis aún más avanzados.