¿Qué hay que incluir en un plan de trabajo de gestión de proyectos?
Es esencial tener en cuenta que los proyectos pueden ser muy diferentes, por lo que, en función de la naturaleza de los proyectos que realicen, las distintas empresas pueden utilizar declaraciones de trabajo muy diferentes. Sin embargo, hay algunos elementos que su SOW incluirá normalmente. Veámoslos uno por uno:
Resumen del proyecto
En la introducción del plan de trabajo se resume el proyecto y se describen todas las partes implicadas. En el resumen del proyecto se suele explicar el propósito y la visión del proyecto. ¿De qué trata el proyecto? ¿Cuál es el objetivo empresarial para llevarlo a cabo? ¿Qué problema resolverá el producto final?
Explicar estos elementos al principio del pliego de condiciones te ayudará a establecer el tono de todo el documento y a justificar la inclusión o no de determinados entregables en el alcance.
Alcance del proyecto
En esta parte de su declaración de trabajo, intenta responder a dos preguntas:
- ¿Qué se entregará?
- ¿Qué no se entregará?
Como es lógico, esta sección no puede ser demasiado vaga, ya que puede dar lugar a malentendidos. Por otro lado, es posible que no pueda, por ejemplo, esbozar todas las tareas en este punto. Si es así, no pasa nada. Lo importante es que reflejes con precisión el alcance que tú y las demás partes interesadas habéis acordado.
Puede pasar de una visión general del alcance a una lista de los pasos y tareas concretos que deberá realizar el equipo del proyecto. No te olvides de los entregables, y sé específico al respecto. Es fundamental evitar frases ambiguas como "entregaremos esto o aquello. Si quieres que tu declaración de trabajo sea útil en posibles negociaciones futuras con el cliente, debe ser lo más clara posible.
También puede ser una buena idea incluir un alcance negativo en tu SOW. Nos referimos a esos elementos del proyecto que se discutieron con el cliente o que están presentes en los productos de la competencia, pero que finalmente acordaste no incluir en el alcance.
Calendario e hitos
A medida que describa los distintos pasos del proyecto, puede que desee incluir hitos del proyecto y fechas de entrega. Algunos proyectos tendrán plazos fijos, mientras que otros no, por lo que no siempre podrás especificar el periodo exacto de ejecución. Aun así, es útil comunicar al menos las diferentes fases del proyecto en el SOW y la cantidad aproximada de tiempo que deberían llevar.
Criterios de aceptación, definiciones de éxito
Ya hemos insistido en la necesidad de utilizar un lenguaje preciso en la Declaración de Trabajo y presentar el proyecto con exactitud. Lo mismo cabe decir de las normas y los criterios de aceptación que debe incluir el pliego de condiciones.
Imagina que tu equipo está trabajando en una aplicación móvil para el cliente. No basta con describir las características de la aplicación en el SOW. ¿Qué pasa si tu aplicación funciona según lo especificado en la mayoría de los dispositivos móviles, pero no en todos? Si el cliente y tú no os ponéis de acuerdo en la lista de plataformas a las que va dirigida la aplicación, os resultará difícil argumentar que el trabajo se ha completado con éxito. Por eso es tan importante incluir algunas normas específicas del sector. En el caso de los proyectos de desarrollo de software, pueden incluir detalles sobre:
- Pruebas (¿Cómo se probará el producto?),
- dispositivos, navegadores y sistemas operativos.
- tiempo de inactividad y mantenimiento de los productos,
- normas de seguridad, etc.
También puedes mencionar las responsabilidades del cliente en el documento SOW, por ejemplo, si tiene que aportar algún activo.
Por último, registre la definición de éxito del proyecto: ¿cómo espera el cliente que sea el éxito del proyecto? ¿Quién se encargará de determinar si el proyecto es un éxito?
Precio y condiciones de pago
La información sobre el presupuesto es parte integrante de su SOW. Si puedes presentar los costes del proyecto, anótalos. Si trabajas en base a tiempo y material o hay algún otro acuerdo en vigor, explica claramente sus términos. No te olvides de los costes adicionales del proyecto: licencias, equipos, viajes, etc.
El calendario de pagos también debe especificarse en el pliego de condiciones. ¿Cuándo debe esperar el pago? ¿Hay plazos? Como empresa responsable del proyecto, le conviene no dejar lugar a dudas en ninguna parte del pliego de condiciones y, como es lógico, esta sección no es una excepción.
¿Ha recopilado todos los detalles necesarios en su Declaración de trabajo? Asegúrate de que todas las partes implicadas están familiarizadas con el documento y haz que lo firmen.