Con el tiempo, todas las empresas elaboran un sistema para gestionar las solicitudes de días libres. Puede que sea desordenado, puede que lleve mucho tiempo, pero existe. La cuestión es que su empresa no debería conformarse con cualquier política de solicitud de tiempo libre. Lo ideal es que el proceso sea sencillo para los empleados y manejable para los equipos administrativos. ¿Cómo conseguirlo?
Hoy compartiremos tres de los métodos más populares que utilizan las empresas para gestionar las solicitudes de tiempo libre, junto con sus ventajas e inconvenientes. Esperamos que encuentre el que mejor se adapte a las necesidades de su equipo.
Qué obtendrá con este artículo:
- Sugerencias para definir las políticas de tiempo libre
- Papel de la software de planificación de recursos con el tiempo fuera de la función de seguimiento
- El papel de Slack como software de gestión del tiempo libre
Defina su política de solicitud de tiempo libre
Lo primero es lo primero: antes de elegir la mejor herramienta para gestionar las solicitudes de tiempo libre de sus empleados, debe asegurarse de que la política de tiempo libre de su empresa es clara y está bien comunicada.
Intenta pensar en los siguientes detalles:
- ¿Cuántos días libres al año pueden tomarse sus empleados? ¿Existen normas sobre la duración de las vacaciones?
- ¿Con cuánta antelación deben enviar los empleados sus solicitudes de vacaciones?
- ¿A quién deben enviarse las solicitudes? ¿A un responsable de RRHH? ¿A un jefe de equipo que, a su vez, transmitirá sus decisiones a la administración?
- ¿Cómo tratará las solicitudes de días libres que se solapen? ¿Por orden de llegada, o en función del número de días ya disfrutados este año?
Una vez que hayas averiguado estas cosas, asegúrate de documentar las políticas de tu empresa y ponerlas a disposición de todos los empleados. Estos documentos también deberían ser de lectura obligatoria para las nuevas personas que se incorporen a tu equipo.
Ahora que ya tiene en mente unas normas precisas sobre el tiempo libre, puede pensar en el método para gestionar las solicitudes de tiempo libre. A continuación encontrará tres opciones diferentes, con sus ventajas e inconvenientes.
Gestión de las solicitudes de tiempo libre
Software de gestión de bajas laborales y seguimiento del tiempo libre de los empleados
Herramienta de gestión de bajas le ayuda a controlar la asistencia y el tiempo libre de su equipo. Puedes encontrar herramientas de gestión de permisos independientes, pero también pueden formar parte de una solución de gestión de recursos más completa. Teamdeck es una de esas herramientas que combina la gestión de las vacaciones con programación de recursos y funciones de seguimiento del tiempo. En esta entrada utilizaremos la aplicación como ejemplo e incluiremos capturas de pantalla.
Sin embargo, tenga en cuenta que las ventajas generales de las aplicaciones de gestión de bajas se refieren a varias herramientas disponibles en el mercado. Teamdeck es una de las que más nos gustan, ya que hemos estado trabajando en ella durante los últimos cuatro años. Si quieres probarlo por ti mismo, puedes probarlo gratis, no se requiere tarjeta de crédito. [/vc_column_text]
- Es muy cómodo para los empleados. Pueden conectarse a la aplicación que utilizan todos los días para controlar su tiempo y comprobar las próximas tareas. Todo lo que tienen que hacer para solicitar vacaciones es elegir una fecha en un calendario y rellenar un breve formulario de solicitud de tiempo libre. Y lo que es más importante, los empleados ven sus propias reservas en la aplicación. calendario de recursos para que puedan elegir las fechas de vacaciones teniendo en cuenta sus tareas. Cuando los miembros del personal no están seguros de lo que les espera en las próximas semanas o meses, pueden elegir fechas inadecuadas por error. Con herramientas como Teamdeck, hay una mayor transparencia en la carga de trabajo y los planes de todos.
- También es cómodo para los que aprueban. Cada vez que alguien envía una solicitud de tiempo libre, la persona correspondiente recibe una notificación al respecto en la aplicación. Todo lo que tienen que hacer es verificar las reservas de un determinado empleado para evitar conflictos en la programación del proyecto y haga clic en "Aprobar" o "Rechazar". Todo ocurre en la misma app, por lo que el proceso es rápido y eficiente.
- Puedes adaptar la aplicación a la política de tu empresa. Las aplicaciones de gestión de permisos suelen permitir personalizar los distintos tipos de tiempo libre y etiquetarlos como remunerados o no remunerados. Esta distinción puede resultar útil, sobre todo si quieres calcular la nómina de los empleados utilizando los datos de su aplicación de gestión de recursos. En Teamdeck, también puedes especificar los periodos de tiempo libre que tus empleados pueden solicitar (días completos, medios días, etc.).
- Puede integrar la aplicación de gestión de permisos con otras herramientas que utilice. Digamos que desea recibir notificaciones sobre cada nueva solicitud de tiempo libre de un empleado directamente en su cuenta de Slack. Las aplicaciones sólidas de gestión de recursos ofrecen integraciones integradas o formas de crear flujos de trabajo automatizados (por ejemplo, a través de Zapier).
Solicitudes por correo electrónico/Slack
Tal vez sea la forma más rudimentaria de gestionar este proceso; ni siquiera estamos teniendo en cuenta las solicitudes verbales. Sin embargo, para muchos equipos, el correo electrónico sigue siendo el principal canal de comunicación para todo lo relacionado con el tiempo libre.
¿Cómo funciona? Un empleado envía su solicitud de tiempo libre por correo electrónico o Slack a su jefe o a una persona dedicada a RRHH. El destinatario analiza la solicitud e informa al empleado sobre su decisión. Suena bien sobre el papel, pero en la vida real, el proceso no suele ser el ideal.
En primer lugar, un correo electrónico o una solicitud de Slack pueden perderse fácilmente entre otros mensajes importantes. Para no perder de vista las solicitudes de los empleados, la persona responsable de ellas debe tener un sistema de organización impecable, por ejemplo, una carpeta a la que se pueda asignar cada solicitud de tiempo libre o etiquetas de correo electrónico.
El hecho de que los miembros del personal puedan escribir prácticamente cualquier cosa en su mensaje también puede convertirse en un reto. Digamos que usted toma sus decisiones sobre el tiempo libre basándose en la razón que uno da para su solicitud. Pero, ¿y si alguien se olvida de añadir un motivo concreto? Tendrías que responder pidiendo más detalles y esperarlos antes de poder tomar ninguna decisión. Por supuesto, puedes preparar una plantilla de mensaje de correo electrónico/Slack para tus empleados con el fin de minimizar las posibilidades de que omitan información crucial, pero sigue sin ser una garantía de que siempre sigan estas reglas.
Otra desventaja de utilizar el correo electrónico como canal principal para comunicar las solicitudes de vacaciones es que puede llevar mucho tiempo tomar una decisión informada sobre si se debe o no conceder tiempo libre a alguien. Es probable que la persona encargada de dar el visto bueno tenga que comprobar el calendario/las reservas de un empleado determinado o ponerse en contacto con su jefe de proyecto. De lo contrario, una ausencia inesperada puede causar conflictos en la programación del proyecto.
Si la empresa no ofrece una política de vacaciones ilimitadas, también hay que asegurarse de que una persona determinada no ha superado la cuota de tiempo libre. Por último, hay que registrar en algún sitio el tiempo libre aprobado. Si su equipo no utiliza un recurso instrumento de planificaciónPor ejemplo, puede significar entrar en varias aplicaciones diferentes y, en consecuencia, dedicar un tiempo precioso a gestionar la solicitud de tiempo libre de un solo empleado.
Como puedes ver, utilizar el correo electrónico o Slack para gestionar las solicitudes de tiempo libre no es la forma más eficiente de hacerlo. Algunas solicitudes pueden pasar desapercibidas, lo que resulta frustrante para los empleados, e incluso si eres muy organizado, todo el proceso puede llevar mucho tiempo.
Formulario de solicitud de tiempo libre
Introducir formularios de solicitud de tiempo libre es el paso que dan algunos equipos para organizar el proceso de gestión de las vacaciones. Estamos de acuerdo en que los formularios, especialmente si están en línea, pueden ser más eficaces de gestionar que los correos electrónicos, sobre todo para los empleados. Su mayor ventaja es que, como empleador, puedes dar forma a la solicitud. Los empleados se limitan a rellenar los formularios. Esto significa que probablemente todos los detalles necesarios estarán incluidos en el formulario de solicitud de tiempo libre que entreguen. Además, crear un formulario de solicitud de tiempo libre no requiere una gran inversión. Puede utilizar software gratuito, por ejemplo, Google Forms, para crear un formulario de este tipo.
¿Hay algún inconveniente? Hay que tener en cuenta que la gestión de los formularios de solicitud de vacaciones sigue requiriendo cierto trabajo manual. Tienes que archivarlos, comprobar si un determinado empleado tiene derecho a más tiempo libre y registrar tu decisión en algún sitio. Al igual que ocurre con las solicitudes por correo electrónico, es posible que tengas que utilizar varias herramientas antes de poder procesar una sola solicitud.
En general, los formularios de solicitud de tiempo libre pueden simplificar el proceso de gestión de las solicitudes de tiempo libre de los empleados, pero hay que recordar que aún se pueden realizar optimizaciones.
¿Hay algún inconveniente en software de gestión de bajas laborales? Probablemente la mayor consideración para su empresa sea la inversión necesaria para empezar a utilizar una herramienta de este tipo. Afortunadamente, las aplicaciones modernas suelen venir en SaaS pagas una cuota mensual, por lo que no tienes que desembolsar mucho dinero por adelantado.
Teamdeck, por ejemplo, te costaría $3,99 por empleado al mes. Teniendo en cuenta que este es un precio para todas las características, incluyendo hojas de horas, un planificador de calendarios en líneay informes potenteses probable que pronto vea la rentabilidad de su inversión. Al fin y al cabo, tus empleados podrán trabajar de forma más eficiente y evitarán idas y venidas innecesarias.
¿Quiere saber cómo puede beneficiar a su empresa la aplicación de la gestión de recursos? Concertar una llamada con Anielanuestra experta en éxito de clientes. Podrá enseñarte el producto y responder a todas tus preguntas sobre solicitudes de tiempo libre y procesos de RRHH.
Pero, si aún siente curiosidad por software de gestión de empleados - lea el artículo de nuestro blog.
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